BAB I PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG

Transkripsi

1 1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Program Beasiswa Darmasiswa RI adalah program beasiswa yang ditawarkan kepada semua mahasiswa asing dari negara-negara yang memiliki hubungan diplomatik dengan Indonesia untuk belajar Bahasa Indonesia, seni budaya, kuliner dan pariwisata, dll. Peserta dapat memilih salah satu dari 54 Lembaga Perguruan Tinggi yang tersebar di berbagai kota di Indonesia. Program ini diselenggarakan oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud) bekerja sama dengan Kementerian Luar Negeri (Kemlu) program Darmasiswa dimulai pada tahun 1974 sebagai bagian dari inisiatif ASEAN (Association of South East Asian Nations), yang diakui hanya siswa dari ASEAN. Namun, pada tahun 1976 program ini diperluas untuk mencakup mahasiswa dari negara lain seperti Australia, Kanada, Perancis, Jerman, Hungaria, Jepang, Meksiko, Belanda, Norwegia, Polandia, Swedia, dan Amerika Serikat. Pada awal 90-an, program ini diperpanjang untuk memasukkan semua negara yang memiliki hubungan diplomatik dengan Indonesia. Sampai saat ini, jumlah negara yang berpartisipasi dalam program ini adalah lebih dari 90 negara di seluruh dunia. Tujuan utama dari program Darmasiswa RI adalah untuk mempromosikan dan meningkatkan minat bahasa dan budaya Indonesia di kalangan pemuda dari negara-negara lain. Hal ini juga telah dirancang untuk menyediakan link budaya kuat dan pemahaman di antara negara-negara peserta. Sekretariat Beasiswa Darmasiswa RI BPKLN (Biro Perencanaan dan Kerjasama Luar Negeri) Kemendikbud, sebagai penyelenggara program Beasiswa Darmasiswa RI, telah menerapkan pemanfaatan teknologi informasi dalam bentuk website, yaitu Website ini menyediakan informasi pendaftaran, formulir pendaftaran yang dapat di-download oleh calon peserta, dan hasil seleksi peserta Darmasiswa RI. Namun, pemanfaatan teknologi ini belum optimal, karena website yang sedang dikembangkan cenderung bersifat statis. Interaksi yang terjadi dalam website tersebut hanya bersifat satu arah, yaitu dari penyedia website kepada pengguna. Mekanisme proses seleksi Darmasiswa RI dimulai dari calon peserta mendaftar melalui Perwakilan RI di negara asal, kemudian dilakukan seleksi wawancara dan tes, setelah mempunyai calon peserta. Perwakilan RI mengirimkan seluruh berkas untuk 1

2 2 diseleksi administrasi oleh sekretariat Darmasiswa RI. Proses seleksi administrasi yang berjalan saat ini juga tidak terlepas dari sejumlah persoalan, yaitu proses pengiriman yang kurang efektif dan tidak terintegrasinya data pendaftaran beasiswa darmasiswa ri. Perwakilan RI harus mengirimkan aplikasi dan melalui jasa pengiriman internasional yang membutuhkan waktu yang lama dan biaya yang tidak sedikit. Di samping itu, panitia seleksi administrasi harus mendata berkas calon peserta yang masuk sebelum melakukan proses seleksi akademik dan penilaian. Untuk mengatasi berbagai persoalan yang masih dihadapi saat ini dan mengantisipasi jumlah pendaftar yang terus meningkat, perlu dikembangkan sebuah sistem informasi yang dapat menangani manajemen seleksi administrasi Beasiswa Darmasiswa RI dengan efektif dan dapat diakses secara online oleh Perwakilan RI diseluruh Dunia. Sehingga sistem tersebut dapat digunakan kapan dan dimana saja tanpa terbatas pada waktu dan tempat tertentu. Oleh karena itu, setelah mengidentifikasi masalah tersebut yang kemudian akan kami berikan solusinya. Berdasarkan uraian diatas, diperlukan untuk membangun sebuah aplikasi seleksi administrasi sehingga diharapkan aplikasi tersebut dihasilkan perangkat lunak yang berkualitas tinggi, reusable, dan mudah untuk dipelihara dengan judul PEMBUATAN APLIKASI SELEKSI ADMINISTRASI PENERIMA BEASISWA DARMASISWA RI BERBASIS WEB PADA KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN. 1.2 RUMUSAN MASALAH Berdasarkan latar belakang, maka dapat dirumuskan beberapa rumusan permasalahan, diantaranya: 1. Bagaimana mempermudah proses administrasi calon peserta Darmasiswa RI yang telah lulus seleksi di perwakilan RI? 2. Bagaimana mempermudah sekretariat Darmasiswa RI BPKLN (Biro Perencanaan dan Kerjasama Luar Negeri) dalam mengelola dan menyimpan data calon peserta? 3. Bagaimana mempercepat waktu Perwakilan RI mengirimkan data calon peserta tanpa melalui Jasa Pengiriman Internasional? 4. Bagaimana membantu efisien atau penghematan dalam keuangan Perwakilan RI diseluruh dunia untuk tidak membayar Jasa Pengiriman Internasional?

3 3 1.3 BATASAN MASALAH Adapun beberapa hal yang membatasi sistem informasi dalam pembuatannya, antara lain: 1. Pembuatan aplikasi ini dibatasi hanya untuk calon peserta yang mendaftar melalui Perwakilan RI serta pengelolaan arsip dan pendokumentasian dokumen-dokumen penting calon peserta yang akan menjadi kandidat penerima Beasiswa Darmasiswa RI. 2. Pembuatan aplikasi ini hanya digunakan di internal perwakilan RI dengan bagianbagian terkait lainnya yang berhubungan dengan program Beasiswa Darmasiswa RI ini. 1.4 TUJUAN DAN MANFAAT Tujuan dalam pembuatan aplikasi ini adalah merancang dan membangun sebuah sistem atau aplikasi dimana dapat membantu dan mempercepat proses yang ada di Beasiswa Darmasiswa RI ini. Sedangkan untuk manfaat dari pembuatan sistem ini adalah: 1. Memberikan kemudahan kepada staff dalam proses administrasi calon peserta Darmasiswa RI yang telah lulus seleksi di perwakilan RI sebelum dilakukan seleksi administrasi. 2. Memberikan kemudahan sekretariat Darmasiswa RI BPKLN (Biro Perencanaan dan Kerjasama Luar Negeri) dalam mengelola data penting calon peserta. 3. Memberikan kemudahan dalam mencari data penting calon peserta. 4. Memberikan waktu yang cepat dan efisien dana Perwakilan RI untuk pengiriman melalui jasa pengiriman internasional. 1.5 METODE PENELITIAN Untuk memperoleh data-data dan informasi yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi di bagian Sekretariat Darmasiswa RI ini, maka ada beberapa metodologi penelitian pengumpulan data yang akan dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Metode Pengumpulan Data

4 4 a. Wawancara Yaitu salah satu metode pengumpulan data dengan cara mewawancarai atau tanya jawab kepada staff administrasi yang ada di bagian ini, dimana pihak ini adalah pihak yang bertugas untuk mengelola informasi. Penulis akan mewawancarai langsung staff administrasi untuk mengetahui requirement apa saja yang diperlukan dalam perancangan dan pembuatan aplikasi ini. b. Observasi Melakukan pengamatan langsung dilapangan dan mempelajari siklus kerja yang terjadi dengan mempelajari dokumen dokumen yang ada. c. Studi Pustaka Yaitu salah satu metode pengumpulan data dengan membaca buku-buku yang berhubungan dengan penelitian ini. 2. Metode Permodelan sistem a. Pembuatan UML (Unified Modeling Language) b. Pembuatan perancangan basis data (MySQL) c. Pembuatan perancangan layar (Dreamweaver CS4) 3. Metode Rekayasa Perangkat Lunak Dalam melakukan perancangan sistem ini, metode rekayasa perangkat lunak yang digunakan adalah waterfall. Tahapan metode waterfall secara terurut adalah : a. Analisa kebutuhan b. Desain (design) c. Pembuatan kode program d. Pengujian (testing) e. Pemeliharaan (maintenance) 1.6 SISTEMATIKA PENULISAN Sistematika penulisan yang digunakan dalam tugas akhir ini terbagi dalam beberapa pokok bahasan, yaitu : BAB I PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan tentang hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas akhir yang berisi uraian mengenai: latar belakang,

5 5 rumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat, metode penelitian serta sistematika penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini berisi teori teori yang menunjang dalam pembuatan tugas akhir ini. BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Pada bab ini membahas tentang Bab ini berisikan rangkuman informasi yang dihimpun dari pustaka yang relevan dengan masalah yang menjadi objek kajian untuk memperluas basis informasi dalam melakukan kajian. BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Bab ini menjelaskan tentang implementasi dan pengujian terhadap sistem atau aplikasi tersebut yang telah di analisis, dirancangn sesuai kebutuhan dan rincian terhadap operasionalnya. BAB V PENUTUP Bab ini berisi kesimpulan dari pembahasan yang telah ada pada bab - bab sebelumnya serta saran - saran yang ada untuk kelengkapan sistem atau aplikasi berbasis website ini.