UNIVERSITI MALAYSIA SABAH Ruj. Kami Ruj. Tuan Tarikh : Diisi oleh Pemegang Akaun/Ketua Projek : Kosongkan : kosongkan Bendahari Universiti Malaysia Sabah. Melalui: (Nama Dekan Dan Nama SPIU) (Tandatangan Dekan) Tuan, PERMOHONAN MEMBUKA AKAUN AMANAH NAMA AKAUN : _(sila nyatakan nama projek dan kod projek) Dengan hormatnya saya ingin memohon membuka sebuah Akaun Amanah bagi yang tersebut di atas. Tujuan pembukaan Akaun Amanah berkenaan adalah untuk menjalankan aktiviti sepertimana yang dinyatakan di Lampiran A (Surat Ikatan Akaun Amanah). Anggaran pendapatan dan cadangan perbelanjaan Akaun Amanah adalah seperti di Lampiran B. Akaun-akaun Amanah yang lain di bawah kawalan saya adalah seperti di Lampiran C. Sila rujuk lampiran di muka surat sebelah untuk butiran lanjut. Sekian. Yang Benar, (Tandatangan) Nama. Jawatan. Jabatan/Fakulti. Tel. (ext) : _Maklumat Ketua Projek / Pemegang akaun amanah : : : E-mail :
LAMPIRAN SURAT Sila tanda ( / ) petak yang berkenaan. 1. Sumber kewangan untuk Akaun Amanah ini. (Tanda dan nyatakan sumber peruntukan, cth: MOSTI) Tempatan Luar Negeri Nama Penaja: Nama Penaja: Negeri : 2. Kategori Aktiviti : (Sila pilih kategori yang sesuai) Tabung Pusingan Tabung Amanah Rekreasi / Kebajikan Projek Penyelidikan Persidangan / Seminar / Kursus / Bengkel Program Ijazah Lanjutan Lawatan Sambil Belajar / Aktiviti Pelajar * Projek-projek Perundingan Akaun Amanah Yang Lain * Permohonan untuk aktiviti-aktiviti pelajar mestilah dibuat melalui Pegawai Hal Ehwal Pelajar; iaitu pegawai HEP sebagai pemegang amanah.
Lampiran A UNIVERSITI MALAYSIA SABAH SURAT IKATAN AKAUN AMANAH UNIVERSITI ( Untuk diisi dalam 2 salinan) Surat Ikatan Akaun Amanah ini dibuat pada tarikh (kosongkan ruangan ini) Di bawah Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 dan Bahagian V, Peruntukan Kewangan (Perkara 44), Perlembagaan Universiti Malaysia Sabah di antara penama di perenggan 10 (yang kemudiannya ini disebutkan sebagai Pemegang Amanah ) dan Universiti Malaysia Sabah (yang kemudiannya disebut sebagai Universiti ). Bahawasanya dengan surat ini, ditubuhkan satu Akaun Amanah di dalam serta digabung dengan Akaun Amanah Universiti dan dikenali sebagai (nyatakan nama projek dan kod akaun projek) Akaun Amanah ini dikawal dan dipertanggungjawab kepada Pemegang Amanah tersebut. Surat Ikatan Amanah ini dibaca seperti berikut :- 1. OBJEKTIF AKTIVITI Objektif aktiviti ini adalah seperti berikut : (isikan objektif projek) 1.3 1.4 2. TEMPOH AKTIVITI (Nyatakan tempoh mula dan akhir projek)
Tempoh aktiviti bagi Akaun Amanah ini ialah dari hingga. 3. PENTADBIRAN AKAUN AMANAH Akuan Amanah ini hendaklah sentiasa tertakluk kepada arahan-arahan seperti yang terkandung di dalam Surat Ikatan Akaun Amanah ini dan apa-apa arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan dari semasa ke semasa. Akaun ini ditadbir oleh suatu Jawatankuasa yang dianggotai oleh (Minimum 3 Orang) : (Hendaklah terlibat dalam projek tersebut dan dinamakan oleh Ketua Projek/Pemegang Akaun. Cth: Co-researcher/Dekan) a) b) c) d) e) f) Fungsi dan tanggungjawab JawatanKuasa Akaun Amanah ini adalah seperti berikut : a) memutuskan dasar dan tatacara berhubung dengan penggunaan wang di dalam Akaun Amanah ini selaras dengan tujuan Akaun Amanah ini seperti yang dinyatakan di Fasal 1, Surat Ikatan Akaun Amanah ; b) memastikan semua laporan dan penyata berhubung dengan terimaan dan perbelanjaan akaun ini disediakan dan dikemukakan sebagaimana yang ditetapkan di dalam Surat Ikatan Akaun Amanah ini, arahan Perbendaharaan dan Pekeliling yang berkaitan ; dan c) mengawasi supaya Akaun Amanah ini sentiasa berbaki kredit dan tidak terlebih dikeluarkan pada setiap masa. 4. TERIMAAN (Nyatakan jenis terimaan. Cth: Peruntukan) Tabung Amanah ini akan dikreditkan dengan terimaan-terimaan berikut :
Semua terimaan untuk Akaun Amanah ini hendaklah dibuat melalui Cek / Bank Draf / Wang Pos yang berpalang dan dibayar atas nama BENDAHARI, UMS. 5. PERBELANJAAN (Nyatakan perbelanjaan yang bakal dibuat. Cth: Sewaan, Perjalanan, ) Akaun Amanah ini akan digunakan untuk perbelanjaan / tujuan berikut sahaja : Semua bayaran hendaklah dibuat daripada Akaun Amanah ini dan diperakukan oleh Pemegang Amanah serta disahkan oleh Ketua Pusat tanggungjawab atau wakil yang dilantiknya secara bertulis dan kemudian diluluskan oleh Bendahari, Universiti atau pegawai yang telah diberi kuasa olehnya. Bayaran-bayaran daripada akaun ini adalah untuk objektif di perenggan 1 dan perbelanjaan yang dinyatakan di perenggan 4. 6. PERATURAN KEWANGAN (Sila sertakan salinan proposal/perjanjian/dokumen yang sesuai) Semua terimaan dan perbelanjaan adalah tertakluk kepada syarat-syarat pemberian yang dinyatakan oleh pihak penaja sepertimana yang dipersetujui di Jadual A (Lampirkan salinan-salinan Kertas Cadangan kepada penaja / perjanjian / Memorandum Persefahaman / minit-minit keputusan / lain-lain dokumen yang berkaitan sebagai Jadual A). Sekiranya kadar-kadar bayaran atau peraturan kewangan tidak disebutkan oleh penaja, peraturan semasa Universiti adalah berkuatkuasa. 7. AKAUN AMANAH SENTIASA BERBAKI KREDIT Pemegang Amanah bertanggungjawab untuk memastikan Akaun Amanah ini sentiasa berbaki kredit (atau tidak lebih belanja). Sekiranya Akaun Amanah berbaki debit, Pemegang Amanah adalah bertanggungjawab untuk mendapatkan sumber-sumber kewangan bagi menampung baki debit berkenaan.
8. AKAUN Akaun Amanah ini akan diperakukan oleh Universiti dengan tahun perakaunan yang berakhir pada setiap 31 Disember. Akaun Amanah ini juga akan diaudit bersama dengan akaun Universiti pada setiap tahun. 9. PENUTUPAN AKAUN AMANAH Akaun Amanah ini akan ditutup oleh Universiti sekiranya akaun didapati tidak perlu atau enam (6) bulan selepas akaun didapati tidak aktif, mana yang terdahulu. Setiap baki kredit akan terus dikreditkan ke akaun yang telah ditetapkan oleh Universiti mengikut peraturan semasa. Permohonan secara bertulis perlu dikemukakan untuk sebarang penangguhan atau perlanjutan tempoh aktiviti. 10. TUNTUTAN OLEH PIHAK UNIVERSITI Pihak Universiti boleh membuat sebarang potongan atau penyelarasan daripada Akaun Amanah bagi sebarang caj perkhidmatan dan perbelanjaan yang telah didahulukan atau ditanggung oleh pihak Universiti semasa perlaksanaan aktiviti di bawah Akaun Amanah ini. 11. Surat Ikatan Akaun Amanah ini dipersetujui oleh penama-penama berikut: Diperaku terima oleh Pemegang Amanah bagi Akaun Amanah yang dimaksudkan: Tandatangan Nama No. K.P. : Maklumat Pemegang Akaun/Ketua Projek
Jawatan Jabatan / Fakulti Tarikh Tandatangan Saksi : _Maklumat saksi Nama No. K.P. Jawatan Jabatan / Fakulti Tarikh 12. Ditandatangani bagi pihak Universiti oleh: (Sila kosongkan) Tandatangan Nama No. K.P Jawatan Jabatan Tarikh : Bendahari, Universiti Malaysia Sabah. : Bendahari Tandatangan Saksi Nama No. K.P. Jawatan Jabatan Tarikh (UNTUK KEGUNAAN JABATAN BENDAHARI, UMS) (sila kosongkan) Nama Akaun Amanah No./Kod Akaun Amanah Tandatangan : Tarikh :
Lampiran B ANGGARAN PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN AKAUN AMANAH Hendakah diisikan oleh Pemegang Akaun/Ketua Projek Nama Akaun Amanah Bil. Pendapatan ( Sumber-sumber kewangan) RM 1. Sumbangan Luar 2. Yuran-yuran 3. Lain-lain (sila nyatakan) JUMLAH BESAR PENDAPATAN Bil. Kod Akaun Perbelanjaan RM 1. 11000 Emolumen 2. 21000 Perjalanan dan Sarahidup 3. 22000 Pengangkutan Barang 4. 23000 Perhubungan dan utiliti 5. 24000 Sewaan 6. 25000 Bahan-bahan Makanan dan Minuman 7. 26000 Bekalan dan Bahan-bahan Mentah 8. 27000 Bekalan dan Bahan- bahan lain 9. 28000 Penyelenggaraan dan Pembaikan Kecil 10. 29000 Perkhidmatan Ikhtisas dan Hospitaliti 11. 30000 Aset JUMLAH BESAR PERBELANJAAN Nota : 1. Semua kadar bayaran adalah tertakluk kepada syarat-syarat perjanjian / Memorandum Persefahaman dengan pihak penaja atau minit-minit keputusan pihak berkuasa Universiti. 2. Sekiranya kadar-kadar bayaran tidak disebutkan oleh pihak penaja, kadar dan peraturan Universiti adalah berkuatkuasa.
Lampiran C (Hendaklah diisi oleh Pemegang Akaun/Ketua Projek) SENARAI AKAUN AMANAH DI BAWAH KAWALAN PEMEGANG AMANAH Adalah dengan ini disahkan Akaun-akaun Amanah berikut adalah di bawah kawalan saya :- a) b) c) d) e) Yang benar, Nama : Jawatan : Jabatan / Fakulti : Tel. : E-mail :