BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang perguruan tinggi, yang bersama-sama dengan unsur lainnya, berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tingginya (Depdiknas, 2004 : 3). Perpustakaan perguruan tinggi dibentuk oleh perguruan tinggi yang bersangkutan. Yang dimaksud perguruan tinggi adalah universitas, sekolah tinggi, institut, fakultas, jurusan, akademi, maupun politeknik. Perpustakaan perguruan tinggi sangat penting bagi perguruan tinggi, karena perpustakaan tersebut dimaksudkan untuk menunjang dan memfasilitasi kegiatan dan proses pengembangan ilmu pengetahuan serta penelitian. Perpustakaan perguruan tinggi memberikan pelayanan kepada seluruh sivitas akademika perguruan tinggi, yang terdiri atas mahasiswa, dosen, peneliti, guru besar, pimpinan, serta seluruh staf administrasi dan akademik. Layanan perpustakaan harus menunjang tridharma perguruan tinggi. 2.2 Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan perguruan tinggi memiliki tujuan dan fungsi sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya. Adapun tujuan perpustakaan perguruan tinggi menurut Hasugian (2009 : 80) adalah untuk memberikan layanan informasi untuk kegiatan belajar, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dalam rangka melaksanakan Tri dharma perguruan tinggi. Sedangkan fungsi dari perpustakaan perguruan tinggi menurut Depdiknas (2004 : 3) adalah sebagai berikut : 1. Fungsi Edukasi Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika. Oleh karena itu, koleksi yang disediakan meruapakan koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi yang mendukung proses belajar mengajar.
2. Fungsi Informasi Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi. 3. Fungsi Riset Perpustakaan mempersiapkan atau menyediakan bahan pustaka yang dapat mendukung penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi tentu pasti dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya-karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang. 4. Fungsi Rekreasi Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan. 5. Fungsi Publikasi Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademik dan staf non-akademik. 6. Fungsi Deposit Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya. 7. Fungsi Interpretasi Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakuan dharmanya. 2.3 Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi Yang dimaksud dengan koleksi perpustakaan adalah semua pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi mereka (Perpustakaan Nasional R.I, 1999 : 11). Perpustakaan perguruan tinggi bertugas mengelola koleksi perpustakaan. Pengelolaan koleksi mencakup kegiatan survai kebutuhan pengguna, penyusunan kebijakan pengembangan koleksi, pemilihan dan pengadaan bahan perpustakaan, pengolahan, pelayanan, perawatan bahan perpustakaan serta evaluasi koleksi. Koleksi perpustakaan perguruan tinggi harus memperhatikan kebutuhan informasi pengguna perpustakaan agar tercapai tujuan perpustakaan perguruan tinggi yaitu pendidikan, penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan. Koleksi perpustakaan perguruan tinggi hendaknya tidak terbatas hanya pada pemenuhan kurikulum belaka, tetapi juga memberikan kesempatan kepada
pengguna untuk mengembangkan dirinya sesuai dengan bakat dan cita-citanya dan tidak terbatas pada buku saja melainkan segala bentuk cetakan maupun rekaman supaya kebutuhan informasi pengguna dan pengunjung terpenuhi. Koleksi perpustakaan dapat dikelompokkan dalam dua bentuk (Perpustakaan Nasional R.I, 1999 : 11) yaitu: 1 Tercetak a. Buku/Monograf Buku atau monograf adalah terbitan yang mempunyai satu kesatuan yang utuh, dapat terdiri dari satu jilid atau lebih. Terbitan yang termasuk dalam kelompok ini adalah buku, laporan penelitian, skripsi, tesis, disertasi, prosiding dan kumpulan karangan yang dijilid. b. Bahan Bukan Buku 1) Terbitan berkala/berseri 2) Terbitan berkala/berseri adalah terbitan yang diterbitkan terus-menerus dengan jangka waktu/kala terbit tertentu. Terbitan seperti ini dapat berupa harian, mingguan, bulanan, dan sebagainya. Yang termasuk dalam bentuk ini adalah surat kabar, majalah dan terbitan lain yang mempunyai kala terbit tertentu. 3) Peta. 4) Gambar. 5) Brosur, pamphlet, booklet dan lain-lain. 6) Makalah 7) Terbitan ini mempunyai nilai sementara, tidak diolah sebagaimana bahan pustaka lainnya. 2 Tidak Tercetak a. Rekaman gambar, misalnya film, microfilm, dan mikrofis, b. Rekaman suara, misalnya piringan hitam, CD (Compact Disc), dan kaset, c. Rekaman data magnetik/digital, misalnya dalam bentuk disket, dan pangkalan data. Koleksi perpustakaan perguruan tinggi harus memperhatikan tujuan pembangunan masyarakat antara lain membentuk manusia seutuhnya, yang pelaksanaannya menjadi tugas lembaga pendidikan tinggi yang didukung oleh perpustakaannya. Pendayagunaan koleksi sangat diperlukan karena kegiatan ini merupakan upaya perpustakaan dalam merumuskan berbagai ketentuan/kebijakan. Kebijakan yang akan diterapkan kepada layanan adalah merancang dan menyiapkan sistem layanan yang tepat berserta sarana dan prasarananya, serta usaha mempromosikan
kepada masyarakat sebelum melaksanakan layanan tersebut. Pendayagunaan koleksi perpustakaan mencakup kegiatan-kegiatan (Sutarno, 2006 : 85) yaitu : 1 Merumuskan berbagai ketentuan/kebijakan layanan. 2 Merancang jenis layanan yang akan diterapkan dan menyiapkan tenaga serta sarana prasarana untuk penerapannya. 3 Pembuatan pedoman dan tata tertib penggunaan perpustakaan, secara tertulis yang kemudiaan disebarkan kepada masyarakat. 4 Promosi atau pemasyarakatan perpustakaan. Setiap koleksi yang terdapat di perpustakaan perguruan tinggi harus mendapatkan pembinaan agar mutu koleksi perpustakaan menjadi baik. Pembinaan koleksi perpustakaan adalah kegiatan yang dilakukan sejak koleksi pertama atau dasar terbentuk (Sutarno, 2006 : 38). Kegiatan pembinaan koleksi perpustakaan meliputi : 1. Pengembangan koleksi Pengembangan koleksi adalah awal dari pembinaan koleksi perpustakaan, bertujuan agar koleksi tetap sesuai dengan kebutuhan masyarakat pemakai, dan jumlah bahan pustaka selalu mencukupi. 2. Kegiatan pengembangan koleksi bahan pustaka terdiri atas pekerjaanpekerjaan: a. Menyusun rencana operasional pembinaan koleksi. Kegiatan ini mencakup perencanaan kebutuhan koleksi, sistem dan metode pengadaan, pengolahan, penyusunan, pemberdayaan dan pemberian layanan, serta memberikan anggaran yang diperlukan. b. Menghimpun alat seleksi bahan pustaka. Kegiatan ini adalah mengumpulkan semua sumber informasi literatur yang akan dipakai dalam proses penyeleksian dan penentuan bahan pustaka yang akan diadakan. Sumber-sumber informasi ini misalnya katalog penerbitan, bibliografi, bulletin, abstrak dan indeks, brosur terbitan baru dan daftar terbitan tambahan. Sumber informasi tersebut akan lebih lengkap apabila memuat informasi tentang gambaran isi buku, harga, penerbit dan toko buku yang menyediakan. c. Survai minat pemakai. Kegatan ini pada dasarnya adalah membuat instrument, mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data serta membuat laporan hasil survai untuk mengetahui bidang/subjek yang diminati pemakai, jenis bahan pustaka yang diperlukan, termasuk jenis layanan yang dikehendaki. Survai minat pemakai yang dapat dilakukan oleh penelitian, wawancara dan pustakawan melalui para pemakai potensial yang rajin ke perpustakaan. d. Melakukan survai bahan pustaka. Kegiatannya adalah mengamati langsung keberadaan bahan pustaka di toko buku, pameran dan perpustakaan lainnya untuk mengetahui buku-buku yang baru
terbit, buku yang mungkin sudah lama tetapi tetap penting dimiliki perpustakaan, cara-cara untuk mendapatkannya (beli, tukar-menukar, atau diperoleh secara cuma-cuma), hal-hal lainnya seperti bentuk fisik buku, perbandingan harga, dan tanda bibliografi lainnya. e. Membuat dan menyusun desiderata. Kegiatan ini adalah membuat deskripsi bahan pustaka dalam bentuk kartu atau daftar dan disusun menurut aturan tertentu yang digunakan sebagai bahan seleksi bahan pustaka dalam pengadaan. f. Pengadaan bahan pustaka dilakukan dengan cara membeli/melanggan, tukar-menukar, penerbitan, penggandaan, dan memperolehnya secara gratis dari lembaga lain yang memiliki koleksi tertentu dan ingin mengembangkannya. g. Meregistrasi bahan pustaka. Kegiatan ini adalah mencatat identitas bahan pustaka pada buku induk atau kardek dan sejenisnya, atau secara elektronis ke pangkalan data komputer. Data pustaka yang didaftarkan pada buku induk meliputi nama pengarang, judul buku, tanggal diterima, tahun terbit, edisi, penerbit. Dapat pula ditambah keterangan tentang harga, sumber pengadaan (beli/sumbangan, tukar-menukar), jumlah eksemplar dan lain sebagainya yang dianggap penting untuk dicatat. h. Mengevaluasi dan menyiangi koleksi adalah kegiatan mengidentifikasi, memilih, dan mengeluarkan bahan pustaka dari jajarannya untuk ditetapkan sebagai bahan pustaka hasil penyiangan. Selanjutnya dilakukan pekerjaan pasca penyiangan, seperti dihibahkan, dimusnahkan, atau ditukarkan. 2.4 Ruangan, Perabot dan Perlengkapan Perpustakaan Perguruan Tinggi Ruangan, perabot dan perlengkapan perpustakaan perguruan tinggi harus ditata dengan rapi agar pelaksanaan kegiatan kerja di dalam perpustakaan perguruan tinggi dapat terlaksana dengan baik dan tujuan dari perpustakaan perguruan tinggi dapat tercapai sebagai tempat pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. 2.4.1 Ruangan Perpustakaan Perguruan Tinggi Ruangan perpustakaan adalah suatu ruangan bisa terdiri dari satu ruang (space) atau beberapa ruang (Perpustakaan Nasional R.I, 1992 : 4). Sedangkan ruangan perpustakaan berfungsi sebagai tempat menyimpan bahan pustaka, tempat melakukan kegiatan layanan perpustakaan dan tempat bekerja petugas perpustakaan (Perpustakaan Nasional R.I, 1992 : 5). Suatu ruangan perpustakaan
sebaiknya dirancang dan dibangun sesuai dengan fumgsi perpustakaan. Ada faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam perancangan ruangan perpustakaan adalah : 1. Jumlah koleksi dan perkembangannya dimasa yang akan datang. 2. Jumlah pemakai atau masyarakat yang dilayani oleh perpustakaan. 3. Jumlah bentuk layanan perpustakaan yang disajikan. 4. Jumlah petugas atau karyawan yang menggunakan ruangan. Sesuai dengan fungsi-fungsi ruangan perpustakaan perguruan tinggi, maka luasnya pun disesuaikan dengan kebutuhan. Namun setidaknya memenuhi persyaratan (Yusuf dan Suhendar, 2007 : 96) sebagai berikut : 1 Ruangan untuk petugas Ruangan perpustakaan perguruan tinggi perlu disediakan ruangan secara khusus, setidaknya disediakan tempat khusus dalam ruangan perpustakaan secara keseluruhan, supaya dalam melaksanakan tugas kegiatannya tidak terganggu. 2 Ruangan untuk menyimpan koleksi Koleksi perpustakaan perlu ditata dan disusun secara teratur sesuai dengan sistem tertentu dalam ruangan yang khusus diperuntukkan untuk itu. Misalnya ada ruangan koleksi yang dapat dipinjamkan, ruangan koleksi referensi, ruangan khusus majalah dan surat kabar, dan ruangan lain yang diperlukan. 3 Ruangan untuk kegiatan pelayanan Ruangan layanan ini meliputi ruangan untuk keperluan: 1) Ruangan untuk kegiatan layanan membaca: ruangan ini diperlukan untuk kegiatan membaca dan belajar di perpustakaan. Luas ruangan disesuaikan dengan keperluan. 2) Ruangan untuk layanan referensi: ruangan ini diperlukan untuk menyimpan koleksi referensi dan sekaligus untuk pelayanannya. 3) Ruangan untuk kegiatan layanan sirkulasi: diperlukan untuk melaksanakan kegiatan layanan peminjaman koleksi. Kondisi ruangan perpustakaan perguruan tinggi perlu ditata untuk menentukan keberhasilan perpustakaan tersebut. Oleh karena itu ruangan harus ditata sebaik-baiknya, supaya dapat menumbuhkan rasa nyaman dan menyenangkan bagi pengguna dan pengunjungnya. Penataan ruangan perpustakaan perguruan tinggi secara khusus meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
a Tata ruang Yang dimaksud dengan tata ruang perpustakaan perguruan tinggi adalah pengaturan ruangan dan bagian-bagian yang berada di dalamnya seperti perabotan dan perlengkapan perpustakaan. Perabotan dan perlengkapan perpustakaan perguruan tinggi harus ditata secara rapi dan sesuai dengan fungsinya masingmasing serta dapat memudahkan proses kegiatan pelayanan di perpustakaan. b Dekorasi, Penerangan dan Ventilasi Selain kondisi tata ruang yang cukup menentukan keberhasilan pengelolaan perpustakaan, masalah dekorasi ruangan pun cukup penting kedudukannya. Dengan pengaturan melalui dekorasi yang bagus, dapat menembah kesenangan dan kebetahan pengguna dan pengunjung perpustakaan untuk duduk berlama-lama di perpustakaan. Misalnya menggunakan gambar dinding yang menarik. Variasi warna yang cerah juga bisa menimbulkan motivasi tersendiri kepada para siswa untuk datang ke perpustakaan. Sekedar gambaran nilai dekoratif dari ruangan perpustakaan perguruan tinggi yang baik antara lain mensyaratkan hal-hal (Yusuf dan Suhendar, 2007 : 96) berikut: 1) Warna cat untuk ruangan tidak menyilaukan mata, namun juga tidak suram. 2) Dekorasi dibuat dengan sederhana namun tetap menarik atau mempunyai nilai estetika yang tinggi. 3) Sejumlah lukisan dinding yang bagus dan penempatan yang ditata indah. Penerangan ruang perpustakaan perguruan tinggi jika menggunakan penerangan cahaya matahari, sebaiknya dihindari cahaya matahari menembus secara langsung kepada koleksi perpustakaan, terutama buku, karena dalam waktu yang lama hal ini bisa merusak buku. Jika menggunakan lampu sebagai alat penerangan ruangan perpustakaan, sebaiknya tidak menggunakan cahaya lampu yang menyilaukan. Ventilasi udara harus diusahakan agar ruangan tidak pengap. Lubanglubang angin perlu dibuat dengan jumlah yang cukup sehingga udara bisa masuk secara leluasa. Melalui lubang angin ini juga perputaran oksigen di dalam ruangan perpustakaan dengan di luar bisa lebih lancar.
2.4.2 Perabot Perpustakaan Perguruan Tinggi Perabot (furniture) perpustakaan perguruan tinggi ialah barang yang diperlukan di dalam ruang perpustakaan sebagai penunjang fungsinya (Depdiknas, 2004 : 139). Perabot pokok yang diperlukan di perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut: a. Rak, b. Lemari, c. Meja, d. Kursi, e. Kereta buku, f. Lainnya. 2.4.3 Perlengkapan Perpustakaan Perguruan Tinggi Perlengkapan perpustakaan perguruan tinggi ialah alat bantu yang diperlukan untuk menunjang kelancaran kegiatan perpustakaan secara optimal (Depdiknas, 2004 : 141). Adapun jenis perlengkapan pokok yang dibutuhkan perpustakaan perguruan tinggi antara lain: Tabel-1 : Perlengkapan Perpustakaan Perguruan Tinggi Jenis Perlengkapan Fungsi Mesin fotokopi Menggandakan sumber informasi Komputer Menyimpan dan merekam informasi LCD proyektor Memproyeksikan informasi dari komputer VCD player Melihat dan mendengarkan informasi dari VCD Pesawat telepon dan faksimili Berkomunikasi dengan institusi lain Pengaman Bahan Pustaka Alat detektor bahan pustaka yang dibawa keluar dari perpustakaan Mesin potong Memotong dan merapikan bahan perpustakaan tercetak 2.5 Pelayanan Teknis Pelayanan teknis merupakan bagian yang sangat penting dalam perpustakaan karena kelancaran kerja pelayanan teknis sangat mempengaruhi layanan perpustakaan kepada pengguna.
2.5.1 Pengadaan Bahan Pustaka Kegiatan pengadaan bahan atau koleksi di perpustakaan perguruan tinggi meliputi kegiatan pemilihan koleksi dan cara atau teknik pengadaannya. Yang dimaksud dengan pemilihan koleksi menurut Yusuf dan Suhendar (2007 : 25) adalah kegiatan mengidentifikasi koleksi yang akan ditambahkan kepada koleksi yang sudah ada di perpustakaan. Sedangkan teknik atau cara pengadaannya merupakan kegiatan-kegiatan yang dilakukan untuk mengadakan koleksi yang dibutuhkan oleh perpustakaan, baik berupa hasil pemilihan maupun bukan. 2.5.1.1 Pemilihan Koleksi Pemilihan koleksi perpustakaan perguruan tinggi bisa dilakukan langsung oleh petugas perpustakaan atau pustakawan yang bersangkutan, namun akan lebih baik supaya mempertimbangkan aspek kebutuhan pengguna dan pengunjung perpustakaan. Secara umum prinsip pemilihan koleksi untuk suatu perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut: 1. Pemilihan koleksi perpustakaan perguruan tinggi disesuaikan dengan kebutuhan informasi pengguna dan pengunjung, 2. Pemilihan koleksi perpustakaan perguruan tinggi disesuaikan dengan daerah tempat perpustakaan tersebut berada, 3. Pemilihan koleksi perpustakaan perguruan tinggi disesuaikan dengan dana yang tersedia. 2.5.1.2 Teknik atau Cara Pengadaan Koleksi Teknik atau pengadaan koleksi untuk suatu perpustakaan perguruan tinggi merupakan kegiatan rutin yang dilakukan oleh petugas atau pustakawan perpustakaan perguruan tinggi. Pengadaan koleksi dapat dilakukan melalui berbagai cara yang antara lain melalui pembelian, hadiah atau sumbangan, swadaya masyarakat setempat, tukar-menukar dengan perpustakaan lain yang sejenis, penggandaan koleksi yang ada, dan lain-lain.
Cara-cara atau teknik pengadaan koleksi mempunyai prosedur masingmasing sesuai dengan karakteristik yang dimilikinya (Yusuf dan Suhendar, 2007 : 26) adalah sebagai berikut: a. Pembelian Disesuaikan dengan dana yang tersedia, pembelian buku atau bahan koleksi lain di perpustakaan perguruan tinggi biasanya disesuaikan dengan kebutuhan informasi yang ada disekitar lingkungan perpustakaan perguruan tinggi. Pembelian dapat dilakukan dengan cara datang langsung ke toko-toko buku sambil membawa daftar buku-buku yang diperlukan. Pemesanan buku biasanya diadakan pertemuan lebih dahulu antara pimpinan dengan petugas dan pustakawan perpustakaan. Dengan pertemuan itu dimusyawarahkan cara pembelian dengan pencatatan dan pertimbangan: judul buku, pengarang, dan keterangan bibliografi lainnya ke toko buku mana dan berapa judul buku yang akan dibeli dan hal-hal lain yang perlu dibicarakan sebelum membeli buku untuk perpustakaan. Setelah mendapat kesepakatan, petugas perpustakaan menyusun buku-buku atau koleksi lain apa yang perlu dibeli ke dalam daftar pesanan. Model daftar pesanan buku dapat dibuat dalam selembar kertas ukuran folio atau kuarto, dan jangan lupa dibuatkan tembusannya untuk arsip. Dapat dibawa langsung oleh petugas perpustakaan atau dikirim melalui pos yang dilengkapi dengan keterangan pengiriman wesel sebanyak yang ditentukan oleh toko buku atau oleh penerbit jika ingin membeli langsung ke penerbit. Keuntungan dengan memilih sendiri ke toko buku adalah petugas perpustakaan dapat memilih jenis buku yang akan dibelinya. Kualitas fisik maupun isinya dapat langsung diperkiraan pada saat pembelian berlangsung toko. b. Hadiah/Sumbangan Hadiah/sumbangan dapat dilakukan dengan cara perpustakaan dengan aktif menghubungi tempat-tempat tertentu sambil mengajukan permohonan untuk meminta bantuan bahan pustaka atau koleksi guna mengisi perpustakaan. Tempat-tempat yang perlu didatangi antara lain misalnya penerbit, badan-badan pemerintah, perusahaan-perusahaan setempat, yayasan-yayasan, dan toko-toko buku tertentu untuk diminta sumbangannya untuk perpustakaan. Ada juga beberapa lembaga atau orang perorangan yang menyumbangkan sejumlah buku kepada perpustakaan. Namun, hal ini agak jarang terjadi mengingat kondisi masyarakat yang sebagian besar masih belum banyak mendukung ke arah itu. Oleh karena itu, tindakan terbaik adalah bahwa pihak perpustakaan sebaiknya aktif mencari berbagai bentuk sumbangan kepada badan-badan tertentu dan sifatnya tidak mengikat. Sumbangan ini bentuknya dapat berupa buku maupun dalam wujud uang.
c. Swadaya Masyarakat/sumbangan Bentuk sumbangan ini murni dari hasil swadaya masyarakat di lingkungan perpustakaan perguruan tinggi yang bersangkutan berada. Kegiatan semacam ini merupakan salah satu wujud peran serta masyarakat dalam pembangunan pendidikan untuk meningkatkan kualitas manusia. Swadaya masyarakat atau sumbangan dapat dilakukan melalui pemungutan atau lebih tepatnya adalah sumbangan wajib untuk setiap anggota perpustakaan yang baru. Hal ini dengan tujuan untuk kelangsungan hidup perpustakaan itu sendiri di masa yang akan datang, seperti membeli buku-buku baru dan mengganti koleksi yang rusak. Adapun besarnya sumbangan seperti ini tidak boleh membebani anggota, dalam arti tidak boleh terlalu besar. Yang perlu diperhatikan adalah tidak boleh memaksa atau mengikat dalam meminta sumbangan kepada masyarakat, karena jika hal ini dilakukan dengan memaksa, akan berakibat buruk bagi perpustakaan perguruan tinggi itu sendiri. d. Tukaran dengan Perpustakaan lain Pemerolehan koleksi dapat dilakukan dengan menukarkan sejumlah koleksi milik perpustakaan perguruan tinggi kepada perpustakaan lainnya. Pertimbangan pertukaran ini terutama atas kenyataan bahwa koleksi yang dimiliki perpustakaan perguruan tinggi berlebih atau kurang berguna pada perpustakaan sendiri dan dipandang lebih berguna pada perpustakaan perguruan tinggi sendiri dan dipandang lebih berguna untuk perpustakaan lainnya. Misalnya dalam suatu perpustakaan perguruan tinggi terdapat puluhan atau ratusan buku yang berjudul sama, sementara perpustakaan lainnya pun mengalami hal serupa namun buku yang berlebihnya tidak sama dengan perpustakaan terdahulu, maka kedua perpustakaan dapat mengadakan pertukaran secara berimbang atas sejumlah koleksi yang dimilikinya sesuai dengan kebutuhan informasinya masing-masing. e. Penggandaan atau Reproduksi Perolehan koleksi dapat dilakukan dengan cara penggandaan atau reproduksi maksudnya adalah kegiatan penyalinan atau pembuatan kembali koleksi yang sudah rusak atau untuk tujuan menambahkan koleksi yang ada (Yusuf dan Suhendar, 2007 : 32). Penggandaan atau reproduksi juga dapat dilakukan karena koleksi yang ada tidak mencukupi permintaan pengguna. Penggandaan atau reproduksi dilakukan dengan cara fotokopi. Kegiatan pengkopian ini semata-mata dilakukan dengan tujuan untuk kepentingan pelestarian dan pemerataan kesempatan pengguna perpustakaan perguruan tinggi. Yang diprioritaskan dalam penggandaan dalah jenis koleksi yang tergolong sangat penting dan langka atau jarang ditemui di mana-mana atau dapat juga karena sangat mahal harganya.
2.5.2 Pengolahan Bahan Pustaka Yang dimaksud dengan pengolahan bahan pustaka adalah kegiatan di perpustakaan, yang dimulai dari pemeriksaan koleksi atau pustaka/buku yang baru datang sampai kepada buku/pustaka tersebut siap disajikan dan disusun dalam raknya guna dimanfaatkan oleh penggunanya (Yusuf dan Suhendar, 2007 : 33). Secara umum kegiatan pengolahan koleksi atau bahan pustaka di perpustakaan adalah sebagai berikut: 2.5.2.1 Inventarisasi Kegiatan inventarisasi ini terdiri atas beberapa pekerjaan antara lain sebagai berikut: 1. Pemeriksaan Hal yang pertama kali yang perlu dilakukan pada saat bahan pustaka atau koleksi lain yang masuk ke perpustakaan adalah memeriksa bahan atau koleksi, apakah sudah sesuai dengan yang diminta atau belum, kemudian periksa juga bentuk fisiknya, jumlah judulnya, jumlah eksemplarnya, dan ciri-ciri lain yang dianggap perlu. Begitu juga masalah kelengkapan isi dari buku yang dipesan, misalnya apakah tidak ada halaman yang rusak atau kosong, kualitas pencetakannya, apakah sudah sesuai dengan yang diminta, dan lain-lain. Semua kelengkapan dari buku yang dipesan harus diperiksa dengan teliti. Setelah selesai memeriksa koleksi yang datang, langkah selanjutnya adalah mengelompokkannya ke dalam bidang-bidang umum hal ini dapat memudahkan pekerjaan selanjutnya, misalnya mudah melakukan penelusuran dan mudah mengontrolnya. 2. Pengecapan Tindakan pengecapan atas buku-buku yang sudah diperiksa. Pembubuhan cap perpustakaan dapat dilakukan pada bagian atau halaman tertentu pada setiap buku milik perpustakaan. Minimal tiga cap harus dibubuhkan pada setiap buku, misalnya pada halaman judul, pada setiap halaman tertentu di sekitar tengah-
tengah jumlah halaman (stempel rahasia), dan pada sekitar akhir pada pembahasan teks buku bersangkutan. Metode pengecapan tersebut dimaksudkan sebagai bukti bahwa buku yang telah dibubuhkan cap kepemilikan perpustakaan memang benar-benar milik perpustakaan. Pengecapan harus dibubuhkan pada setiap tempat yang sekitarnya kosong, supaya tidak menghalangi tulisan asal dari buku tersebut. Cap perpustakaan dapat ditambah satu lagi, namun bukan tanda pemilikan buku. Ia hanya berupa cap untuk mengenal atau mengetahui keterangan dari buku bersangkutan, misalnya asal buku, nomor induk buku, tanggal terima, dan lainlain yang biasa disebut sebagai cap registrasi. 3. Pendaftaran ke Buku Induk Setiap buku yang masuk ke perpustakaan harus didaftarkan ke dalam buku induk berdasarkan urutan masuknya buku tersebut ke perpustakaan, tanpa mempertimbangkan apakah buku itu buku-buku lama atau buku baru. Hal ini gunanya untuk mengetahui seberapa banyak koleksi buku yang dimiliki oleh perpustakaan. Untuk membuat buku induk ini diperlukan buku tulis bergaris ukuran folio ganda dengan dua halaman yang saling berhadapan. Tgl. Tabel-2 : Contoh Inventarisasi Buku (Buku Induk) No. urut Pengarang Judul Penerbit Thn. Terbit Asal Harga Ket. Cara pengisian ke dalam lajur-lajur inventarisasi bahan pandang dengar (audiovisual) sama dengan halnya pengisian ke dalam lajur-lajur inventarisasi buku (buku induk). Tabel-3 : Contoh Inventarisasi Bahan Pandang Dengar (Audiovisual) Perpustakaan Sekolah Dasar Negeri Permata Hijau Kabupaten DT II BANDUNG Tgl. No. Nama Barang Asal Merek Harga Ket.
2.5.2.2 Klasifikasi Menurut Yusuf dan Suhendar (2007 : 40) mengatakan bahwa klasifikasi koleksi perpustakaan adalah penggolongan atau pengelompokan buku berdasarkan subjek atau isi buku yang bersangkutan. Klasifikasi dapat mempermudahkan pencarian maupun penempatan kembali buku-buku dalam raknya sebab masingmasing buku akan saling berkelompok sesuai dengan bidang atau subjeknya. Sistem klasifikasi yang biasa digunakan oleh perpustakaan yaitu: a. Klasifikasi Persepuluhan Dewey atau Dewey Decimal Classification (DDC) Sistem klasifikasi Klasifikasi Persepuluhan Dewey atau Dewey Decimal Classification (DDC) ini ditemukan oleh Melville Louis Kossuth Dewey. Ia mengelompokkan koleksi berdasarkan subjek/pokok masalah dengan notasi angka persepuluhan. Ia lahir tanggal 10 Desember 1851 di Adams Centre New York State Library. Ia pernah menjadi pustakawan di New York State Library. Ahli perpustakaan berbangsa Amerika ini membagi ilmu pengetahuan menjadi 10 kelompok dengan menggunakan angka-angka persepuluh. Pengelompokan itu adalah: 000-099 Karya Umum 100-199 Filsafat 200-299 Agama 300-399 Ilmu Sosial 400-499 Bahasa 500-599 Ilmu Pengetahuan Murni 600-699 Ilmu Pengetahuan Terapan/Teknologi 700-799 Seni, Olah raga, dan Hiburan 800-899 Kesusasteraan 900-999 Biografi, Ilmu Bumi, dan Sejarah Dalam sistem klasifikasi DDC, subjek besar (Kelas Utama) dibagi lagi menjadi subjek kecil atau disebut Divisi. Dari subjek kecil dibagi lagi menjadi subjek yang lebih kecil yang biasanya disebut Subdivisi. Dari subdivisi ini dibagi lagi menjadi pembagian yang lebih rinci lagi (Bagan Lengkap).
b. Klasifikasi Persepuluhan Universal (Universal Decimal Classification/UDC) Sistem klasifikasi persepuluhan universal (Universal Decimal Classification/UDC) diperkenalkan pertama kali pada tahun 1895 dalam Brussel Conference on Bibliography. Dalam sistem klasifikasi ini juga digunakan notasi angka seperti pada sistem klasifikasi DDC, dan dibagi menjadi 10 klas utama yang setiap klas utama mendapat satu notasi, yakni: 1. Karya umum, metodologi, dokumentasi, kumpulan tulisan, dan penyebaran informasi. 2. Logika, filsafat, metafisika. 3. Agama, etika, psikologi, teologi. 4. Ilmu sosial. 5. Filologi/bahasa. 6. Ilmu pengetahuan murni. 7. Ilmu pengetahuan terapan/teknologi. 8. Seni, olah raga, arsitektur. 9. Kesusasteraan. 10. Geografi. Sistem UDC mengenal faset umum dan faset khusus, yakni sejumlah subklas yang dihasilkan dianalisis menurut karakteristiknya. Selain itu, untuk menyesuaikan diri dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, sistem klasifikasi UDC selalu direvisi. c. Klasifikasi Perpustakaan Kongres (Library of Congress Classification/LCC) Sistem Klasifikasi Perpustakaan Kongres (Library of Congress Classification/LCC) digunakan oleh Perpustakaan Kongres dan beberapa perpustakaan di Amerika Serikat. Perpustakaan Kongres merupakan perpustakaan terbesar di Amerika Serikat yang didirikan pada tahun 1800. Sistem Klasifikasi Perpustakaan Kongres ini menggunakan sistem klasifikasi dengan membagi subjek menjadi kelas utama dan pembagian divisi menggunakan sistem Almbert sampai akhir abad ke 19. Sistem Klasifikasi Perpustakaan Kongres ini menggunakan kode huruf untuk menunjukkan subjek tertentu, yakni:
A. Karya umum, B. Filsafat dan agama, C. Sejarah, D. Sejarah kuno (kecuali Amerika), E. Sejarah Amerika, G. Geografi, Antropologi, H. Ilmu Sosial, J. Ilmu Politik, K. Hukum, L. Pendidikan, M. Musik, N. Kesenian, P. Bahasa dan Sastra, Q. Sains (Matematika, Fisika, dan Biologi), R. Kedokteran, S. Pertanian, T. Teknologi, U. Kemiliteran, V. Ilmu Kelautan, Z. Bibliografi dan Ilmu Perpustakaan. 2.5.2.3 Katalogisasi Pada perpustakaan, katalog dapat diartikan sebagai daftar buku pada suatu perpustakaan atau daftar koleksi yang disusun secara sistematis. Sedangkan katalogisasi merupakan proses mengatalog koleksi bahan pustaka di perpustakaan (Hermawan, 2006 : 182). Adapun fungsi umum dari katalog menurut Yusuf dan Suhendar (2007 : 46) adalah sebagai berikut: 1. Menunjukkan tempat suatu buku atau bahan lain dengan menggunakan simbol-simbol angka klasifikasi dalam bentuk nomor panggil (call number).
2. Mendaftar semua buku atau bahan lain dalam susunan alfabetis nama pengarang, judul buku, atau subjek buku yang bersangkutan, ke dalam satu tempat khusus di perpustakaan guna memudahkan pencarian. 3. Memberikan kemudahan untuk mencari suatu buku atau bahan lain di perpustakaan dengan hanya mengetahui salah satu dari daftar kelengkapan buku yang bersangkutan. Dilihat dari perkembangan perpustakaan semakin maju, bentuk fisik katalog dapat dibedakan (Suhendar, 2007 : 3) sebagai berikut: 1. Katalog Buku Bentuknya seperti buku yang terdiri atas sejumlah halaman yang masing-masing halamannya dapat memuat data-data katalog yang dicetak dengan mesin cetak atau dengan mesin yang lainnya. Katalog buku hampir sama dengan kamus yang banyak dikenal. Keuntungan katalog buku diantaranya dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan, serta dapat diletakkan pada berbagai tempat. Sedangkan kerugiannya adalah setiap kali perpustakaan memperoleh bahan pustaka yang baru tidak bisa dimasukkan pada data-data yang telah tercetak pada katalog sebelumnya. 2. Katalog Berkas Bentuk katalog berkas yaitu berupa lembaran lepas dari kertas atau kartu ukuran 7,5x12,5 cm atau 10x15 cm. Masing-masing lembar berisi data-data katalog. Untuk menyatukan lembaran-lembaran lepas tersebut biasanya pada bagian kiri lembaran tersebut diberi lubang kemudian diikat menjadi satu atau disatukan dengan penjepit khusus. Untuk menguatkan katalog berkas biasanya pada bagian depan dan belakang dilindungi dengan karton tebal. Berkas yang sudah terjepit/terjilid kemudian disusun menurut nomor berkas. Keuntungan dari katalog berkas diantaranya praktis, pemakai tidak perlu berdesakan bila menggunakan katalog karena masingmasing pemakai cukup mengambil berkas yang diperlukannya. Kerugiannya adalah penyisipan data katalog baru memerlukan kerja keras karena harus membuka penjepit atau jilid. 3. Katalog Kartu Katalog ini dibuat dalam bentuk kartu berukuran 7,5x12,5 cm. Setiap kartu berisi satu data katalog. Keuntungan menggunakan katalog kartu diantaranya bersifat praktis, penambahan kartu katalog tidak mengalami kesulitan karena katalog baru tinggal menyisipkannya saja pada susunan katalog yang sudah ada sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan. Kerugiannya adalah pemakai harus antri dalam menggunakannya karena kartu katalog disimpan pada suatu tempat (laci katalog) dan setiap kartu hanya memuat satu data katalog. 4. Komputer Sejalan dengan perkembangan zaman, katalog perpustakaan pun berkembang. Dengan ditemukan komputer sebagai alat penelusuran informasi yang canggih, maka banyak perpustakaan saat sekarang yang
menggunakan komputer sebagai alat penelusuran informasi. Komputer juga dapat menyimpan data katalog yang sekaligus juga dapat membuat katalog. Dengan computer sebagai media katalog, kini pemakai perpustakaan tidak lagi harus berlama-lama antri di depan laci katalog, baik judul, pengarang, subjek, dan penerbit. 2.5.2.4 Pembuatan Nomor Buku/Pelabelan Pembuatan nomor buku/pelabelan adalah kegiatan membuat atau menulis nomor buku (call number atau nomor panggil) pada setiap koleksi (buku atau bahan pustaka lain) dengan label tertentu sesuai dengan penempatan koleksi yang kemudian menempelkannya pada setiap punggung koleksi dengan ketentuan yang telah ditetapkan. Nomor buku terbentuk dari: nomor klasifikasi, tiga huruf kapital pertama nama pengarang dan satu huruf kecil pertama judul buku. Nomor buku gunanya untuk memudahkan pencarian atau penyusunan kembali buku dalam raknya. 2.5.2.5 Kartu Buku, Kantong Buku, Lembar Tanggal Kembali, dan Label Buku Semua perlengkapan buku berupa kartu buku, kantong buku, lembar tanggal kembali sebaiknya disimpan pada bagian belakang setiap buku, kecuali label buku. Cara pembuatan perlengkapan buku adalah sebagai berikut: 1. Kartu Buku Kartu Buku dibuat dengan menggunakan bahan karton manila supaya kuat. Pada kartu buku ini juga dicantumkan keterangan buku yaitu nomor klasifikasi, pengarang, judul buku, peminjam, dan tanggal kembali. 2. Kantong Buku Kantong buku dibuat dengan menggunakan bahan karton manila. Di kantong buku ini dicantumkan juga nomor buku, pengarang dan judul buku. Pada pojok kiri atas kantong buku digunting guna memudahkan penyelipan kartu buku. 3. Lembar Tanggal Kembali Lembar tanggal kembali dibuat dengan kertas HVS, berwarna cerah atau putih.
4. Label Buku Label buku adalah nomor buku yang ditulis pada secuil kertas dan ditempelkan pada bagian belakang/punggung buku bagian bawah. Jarak dari bawah kurang lebih 3 cm. 2.5.2.6 Penyusunan Kartu Katalog Kartu katalog ada 3 bentuk yaitu: katalog pengarang, katalog judul, dan katalog subjek. Masing-masing kartu tersebut disusun berdasarkan urutan abjad yaitu sebagai berikut: 1. Katalog pengarang disusun berdasarkan urutan abjad nama pengarang. 2. Katalog judul disusun berdasarkan urutan abjad dari judul buku pada katalog bersangkutan. 3. Katalog sebjek disusun berdasarkan urutan subjek dari catalog yang bersangkutan. Ketiga katalog tersebut membutuhkan tiga laci untuk menyimpan kartu katalog, dimana penyimpan kartu katalog tersebut berdasarkan masing-masing bentuk katalog. 2.5.2.7 Penyusunan Buku dalam Rak Buku-buku yang sudah mempunyai perlengkapan buku, pada dasarnya sudah siap untuk disusun dalam raknya. Cara menyusun buku-buku di perpustakaan adalah buku-buku sebaiknya disimpan dalam rak masing-masing seseuai dengan jenis bukunya dan disusun berdasarkan urutan abjad dan nomor klasifikasinya. Lalu cara penyusunan buku dalam rak harus disusun berdiri sehingga punggung buku terlihat dengan jelas. Dengan susunan buku yang berdiri, maka label buku pun dengan mudah dapat dibaca. 2.5.3 Pemeliharaan Bahan Pustaka Agar kandungan informasi yang terdapat dalam bahan informasi yang dikelola perpustakaan itu memiliki daya guna lebih lama, maka perlu diadakan pemeliharaan bahan pustaka. Pemeliharaan adalah tindakan atau kegiatan
mencegah, melindungi, dan memperbaiki semua fasilitas, sarana perabotan dan perlengkapan yang ada diperpustakaan, baik perlindungan dari kerusakan oleh sebab-sebab alamiah, maupun kerusakan akibat tangan-tangan usil manusia (Yusuf dan Suhendar, 2007 : 119). Kerusakan oleh sebab-sebab alamiah misalnya keausan bahan karena memang sudah tua dimakan usia seperti contohnya buku menjadi lapuk, kursi rusak karena sudah lama digunakan, dan sebagainya. Sedangkan kerusakan yang disebabkan tangan-tangan usil, misalnya sebagian buku disobek, dicoret-coret sehingga mengganggu tulisan aslinya, cara duduk di kursi tidak benar sehingga mempercepat kerusakan kursi yang diduduki, dan sebagainya. Menurut Yusuf dan Suhendar (2007 : 119) ada dua cara kegiatan pemeliharaan bahan pustaka yang dapat ditempuh agar kondisi perpustakaan tetap dalam keadaan baik adalah sebagai berikut: 1 Tindakan Preventif Tindakan preventif ini dimaksudkan untuk mencegah sebelum bahan atau koleksi perpustakaan termasuk segala fasilitas, perabotan, dan perlengkapan mengalami kerusakan. Caranya antara lain sebagai berikut: a. Membersihan secara rutin seluruh perabotan dan perlengkapan perpustakaan, termasuk keadaan ruangan yang harus selalu dalam keadaan bersih, b. Memberi sampul setiap buku yang dimiliki oleh perpustakaan, c. Mengatur ventilasi udara supaya tetap dalam keadaan normal, tidak terlalu dingin dan panas. Sinar matahari diusahakan supaya tidak langsung menembus ruangan perpustakaan, d. Membersihkan koleksi buku dan lainnya dengan menggunakan komoceng atau kain lap yang bersih, e. Memberi peringatan kepada para pengguna agar secara bersamasama turut menjaga kebersihan dan kelestarian perpustakaan, f. Memasang simbol-simbol peringatan di ruang perpustakaan agar pengunjung menjaga kebersihan dan keamanan, g. Tetap menjaga kerapian letak buku-buku atau koleksi perpustakaan, termasuk perlengkapan dan perabot agar selalu dalam keadaan siaga layan. 2 Tindakan Kuratif Tindakan kuratif mempunyai arti perbaikan atau pengobatan akan sesuatu yang sudah terlanjur rusak, seperti contohnya buku-buku yang jilidnya rusak, lembarannya rusak sebagian, sobek sebagian, dan lain-lain. Tindakan perbaikan ini bias dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:
a. Melaksanakan penjilidan sederhana terhadap buku-buku yang rusak sebagian, misalnya kulit buku yang lepas, sobek sebagian, dan kerusakan sejenis lainnya, b. Melaksanakan penyemprotan dengan menggunakan obat-obat anti serangga guna membunuh serangga pengganggu yang berada di sela-sela buku dan bahan koleksi lain di perpustakaan. Penyemprotan diharapkan juga dapat menetralisir ruangan dari seranggang pengganggu lainya, c. Mengganti bahan-bahan yang sudah rusaksekali dengan bahan yang baru terutama jika buku-buku tersebut banyak peminatnya, d. Meminta ganti rugi kepada pengguna perpustakaan yang dengan sengaja telah merusak atau menghilangkan koleksi milik perpustakaan. 2.5.4 Penyiangan Bahan Pustaka Penyiangan bahan pustaka adalah pemilihan bahan perpustakaan yang dinilai tidak bermanfaat lagi bagi perpustakaan. Bahan pustaka yang terdapat di perpustakaan bukanlah disimpan seluruhnya untuk selamanya, karena pada akhirnya banyak bahan pustaka yang dimiliki itu tidak bermanfaat atau tidak sesuai lagi, misalnya informasinya sudah ketinggalan zaman atau rusak. Untuk itu perlu ada penyiangan bahan pustaka agar bahan pustaka yang dimiliki benar-benar bermanfaat bagi pengguna dan tujuan perpustakaan dapat tercapai. Ada tujuan penyiangan (weeding) menurut Siregar (1998 : 17) adalah: 1. Bahan pustaka yang tidak sesuai lagi tidak tersimpan dalam rak, 2. Ruangan perpustakaan terbatas, 3. Relevansi koleksi dengan kebutuhan pengguna lebih baik. Dalam pedoman penyiangan, bahan perpustakaan yang perlu disiang antara lain sebagai berikut : 1. Bahan perpustakaan yang isinya sudah tidak relevan dengan program perguruan tinggi. 2. Bahan perpustakaan yang isinya sudah usang. 3. Bahan perpustakaan yang sudah ada edisi barunya. 4. Bahan perpustakaan yang isinya tidak lengkap. 5. Bahan perpustakaan yang jumlah eksemplarnya terlalu banyak. 6. Bahan perpustakaan yang fisiknya sudah sangat rusak.
Ada pengecualian terhadap beberapa jenis bahan pustaka yaitu buku yang tidak di weeding walaupun dikatakan buku yang sudah tua harus di weeding yaitu: 1. Buku-buku yang sudah tua tetapi ketentuannya itu malah menjadikan nilainya lebih berharga/tinggi, 2. Buku-buku yang tidak dicetak lagi dan sulit diperoleh, pada hal isinya masih banyak dibutuhkan banyak orang. Pelaksanaan penyiangan harus dilaksanakan secara teratur dan terencana agar koleksi yang dimiliki perpustakaan benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan. Agar pelaksanaan penyiangan dapat terlaksana dengan baik, kebijakan dan prinsip-prinsip penyiangan yang telah ditentukan perpustakaan yang bersangkutan dibuat secara tertulis sehingga pelaksanaannya terarah dan mudah diawasi. Adapun prosedur pelaksanaan penyiangan (Depdiknas, 2004 : 65) adalah sebagai berikut: 1. Menetukan bahan perpustakaan yang perlu disiangi. 2. Menyisihkan bahan perpustakaan yang masih dapat diperbaiki. 3. Menyisihkan bahan perpustakaan yang masih bermanfaat untuk perpustakaan lain. 4. Membubuhkan stempel atau tanda Ditari/dikeluarkan dari perpustakaan perguruan tinggi pada setiap bahan perpustakaan yang dikeluarkan. 5. Mencabut dan menyisihkan kartu katalog bahan perpustakaan yang disiangi. 6. Menghapus bahan perpustakaan dari inventaris, buku induk, dan komputer atau pangkalan data. 7. Membuat berita acara penghapusan barang inventaris. 2.6 Pelayanan Pengguna Pelayanan pengguna merupakan pelayanan yang diberikan kepada pengguna perpustakaan dalam pemanfaatan dan penyebarluasan informasi (bahan pustaka) yang terdapat di perpustakaan. 2.6.1 Waktu Layanan Waktu pelayanan atau jam buka perpustakaan harus ditentukan. Hal ini dimaksudkan agar pelayanan perpustakaan tidak menjadi sia-sia. Jika perpustakaan salah menentukan waktu buka, perpustakaan akan sepi dengan
pengunjung. Oleh karena itu, waktu buka perpustakaan harus benar-benar ditetapkan berdasarkan statistik pengunjung. 2.6.2 Sistem Layanan Sistem layanan merupakan pelayanan yng ditujukan pada pengguna yang dapat dilakukan dalam dua bentuk sistem layanan. Sistem layanan perpustakaan yang dilakukan disesuaikan dengan kondisi perpustakaan. Setiap sistem layanan memiliki kelebihan dan kekurangan tertentu. Sistem pelayanan di perpustakaan terbagi atas pelayanan sistem terbuka dan pelayanan sistem tertutup. Penentuan sistem layanan yang dilaksanakan harus mempertimbangkan jenis koleksi, jumlah koleksi, jumlah pemakai, luas gedung, dan perbandingan jam layanan dengan jumlah staf/pegawai perpustakaan. Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa setiap perpustakaan dapat menentukan system layanan yang mana digunakan, sesuai dengan kondisi perpustakaan. 2.6.2.1 Sistem Layanan Terbuka (Open Access) Sistem Pinjam Terbuka (Open Access) adalah suatu sistem layanan yang memberikan kebebasan kepada pengguna masuk ke ruang koleksi untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi yang diinginkan secara bebas. 1. Kelebihannya adalah a. Kartu katalog tidak segera rusak, b. Menghemat tenaga, c. Lebih banyak judul koleksi yang diketahui, d. Kecil sekali kemungkinan terjadi kesalahpahaman antara petugas dan pemakai. 2. Kekurangannya adalah a. Frekuensi kerusakan koleksi lebih besar, b. Perlu ruangan yang luas, c. Susunan koleksi tidak teratur, d. Pemakai baru sering bingung.
2.6.2.2 Sistem Layanan Tertutup (Closed Access) Sistem Pinjam Tertutup (Closed Access) adalah suatu sistem layanan yang tidak memungkinkan atau memberi pengguna secara bebas masuk ke ruang koleksi untuk memilih dan mengambil koleksi sendiri melainkan petugas perpustakaan yang mengambil koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna. 1. Kelebihannya adalah a. Daya tampung koleksi lebih banyak, b. Susunan koleksi lebih teratur, c. Kerusakan dan kehilangan koleksi relatif lebih sedikit, d. Tidak memerlukan meja baca di ruang koleksi. 2. Kekurangannya adalah a. Memerlukan banyak energi (tenaga kerja), b. Terdapat sejumlah koleksi yang tidak dikenal pemakai, c. Sering terjadi kesalahpahaman antara petugas dan pemakai. 2.6.3 Jenis Pelayanan Pengguna Jenis layanan yang ditawarkan oleh perpustakaan kepada pengguna tergantung pada kondisi perpustakaan. Ada beberapa jenis layanan yang terdapat pada perpustakaan antara lain : 2.6.3.1 Pelayanan Sirkulasi Pelayanan sirkulasi merupakan kegiatan melayani pemakai jasa perpustakaan dalam pemesanan, peminjaman, dan pengembalian bahan pustaka beserta penyelesaian administrasinya (Sutarno, 2006 : 93). Bahan pustaka yang dapat dipinjam oleh pengguna adalah buku ajar yang merupakan buku yang digunakan secara langsung dalam perkuliahan. Sedangkan bahan pustaka yang tidak dapat dipinjam oleh pengguna adalah buku pelengkap yang digunakan untuk menambah dan meningkatkan pengetahuan pengguna, misalnya: kamus, ensiklopedia, globe, atlas, dan sebagainya. Pelayanan sirkulasi memiliki tujuan yaitu :
1. Agar para pemakai mampu memanfaatkan koleksi perpustakaan secara optimal, 2. Agar mudah diketahui identitas peminjaman, buku yang dipinjam dan waktu pengembalian, 3. Untuk menjamin pengembalian pinjaman dalam waktu yang ditentukan. 4. Untuk memperoleh data kegiatan pemanfaatan koleksi suatu perpustakaan, 5. Untuk mengontrol jika terdapat pelanggaran. Dalam buku pedoman Perpustakaan Perguruan tinggi disebutkan Proses Layanan sirkulasi (Depdiknas, 2004 : 73) yang meliputi kegiatan sebagai berikut: 1. Keanggotaan/Pendaftaran peminjam. 2. Prosedur peminjaman. 3. Prosedur pengembalian. 4. Prosedur perpanjangan waktu pinjam. 5. Penangihan. 6. Sanksi. 7. Surat keterangan bebas pustaka atau bebas pinjaman. 2.6.3.1.1 Keanggotaan/Pendaftaran Peminjam Untuk menjadi anggota perpustakaan dan dapat meminjam koleksi perpustakaan maka pengguna baru perpustakaan terlebih dahulu mendaftarkan diri sebagai anggota perpustakaan dengan mengisi formulir pendaftaran yang telah disediakan. Pendaftaran peminjam menurut Martoatmojo (1994 : 38) gunanya ialah a. Mengetahui jati diri peminjam, memperlihatkan tanggung jawab untuk mengamankan milik perpustakaan dan melindungi hak pembaca yang lain, yang mungkin ingin mempergunakannya. b. Mengukur daya guna perpustakaan bagi pengguna yang dilayaninya. c. Mengetahui kebutuhan pengguna yang dapat dipergunakan sebagai data perbandingan dengan perpustakaan lain dan kemudian meningkatkannya. 2.6.3.1.2 Prosedur Peminjaman Prosedur peminjaman bahan pustaka pada perpustakaan menurut Depdiknas (2004 : 74) adalah sebagai berikut :
1. Pengguna menunjukkan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan. 2. Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna. 3. (a). Pada perpustakaan yang menganut sistem tertutup, langkah prosedur peminjamannya adalah sebagai berikut : I. Pengguna menyerahkan kertas yang telah ditulis mengenai kode bahan pustaka yang dibutuhkan. II. Petugas mencari bahan pustaka sesuai dengan data yang tertulis pada kertas yang diberikan pengguna kepada petugas perpustakaan. (b). Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah prosedur peminjamannya adalah sebagai berikut : I. Pengguna menyerahkan bahan pustaka yang telah dipilihnya. II. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang tersimpan pada kantong buku. III. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan pustaka itu harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali. IV. Petugas mencatat kode bahan pustaka dan tanggal kembali. 4. Pengguna menyerahkan bahan pustaka yang telah dicari kepada petugas. 5. Petugas membuat tanggal kembalian bahan pustaka yang dipinjam pada kartu buku. 6. Petugas menyerahkan bahan pustaka kepada pengguna. 7. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut : I. Menurut tanggal kembalian bahan pustaka, kemudian II. Setiap kumpulan kartu buku dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut urutan kode bahan pustaka. 8. Petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak kartu pinjam menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal. 2.6.3.1.3 Prosedur Pengembalian Buku yang dipinjamkan kepada pengguna harus dikembalikan pada waktunya. Ada langkah kerja yang dilakukan petugas dalam prosedur pengembalian bahan pustaka menurut Depdiknas (2004 : 81) adalah sebagai berikut: 1. Memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal kembali, setelah pengguna menyerahkan bahan pustaka yang akan dikembalikan. 2. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali. 3. Mengambil kartu pinjam dari kotak kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku. 4. Membubuhkan stempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal kembali, dan kartu pinjam.
5. Mengembalikan kartu buku pada kantong buku. 6. Mengembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam. 7. Mengelompokkan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan ke dalam rak. 8. Memilah buku: a. Yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada satu tempat untuk diantar ke bagian perawatan, b. Yang rusak dan tidak dapat diperbaiki diletakkan pada tempat penyiangan. 2.6.3.1.4 Prosedur Perpanjangan Waktu Pinjam Perpanjangan peminjaman dapat diberikan jika tidak ada pengguna lain yang memesan bahan pustaka tersebut. Perpanjangan masa pinjam dilakukan berdasarkan prosedur menurut Depdiknas (2004 : 82) adalah sebagai berikut : 1. Pengguna membawa bahan pustaka yang dipinjam ke meja layanan sirkulasi. 2. Petugas memeriksa formulir pemesanan. 3. Jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali (untuk perpanjangan system manual, tanggal kembali baru perlu juga dibubuhkan pada kartu pinjam dan kartu buku). 4. Jika ada yang memesan, petugas tidak memberikan perpanjangan. 2.6.3.1.5 Penagihan Jika pengguna tidak mengembalikan bahan pustaka pada waktu yang telah ditetapkan, maka perpustakaan akan menagih buku agar segera dikembalikan. Penangihan dilakukan oleh pihak perpustakaan kepada pengguna sampai tiga kali. Jika pengguna tidak menghiraukan penangihan tersebut, maka perpustakaan akan memberi sanksi yang diberlakukan di perpustakaan yang bersangkutan. Ada prosedur penangihan yang dilakukan oleh perpustakaan (Depdiknas, 2004 : 83) adalah sebagai berikut : 1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan pustaka. 2. Petugas membuat surat penangihan rangkap dua; lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedangkan lembar kedua disimpan sebagai pertinggal. 3. Bila bahan pustaka dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian.