TUGAS AKHIR ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Sistem Reservasi Hotel APS J Kelompok 10 Anggota : 1. Happykhe Wulandikarina 0910683049 2. Dewi Maida S. 125150200111050 3. Arinie Khaqqo 125150200111063 4. Wahyu Suci Nurhayati 125150201111078 PROGRAM TEKNOLOGI INFORMASI DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2014
KATA PENGANYAR Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena atas rahmat dan karunia-nya kami dapat menyelesaikan makalah ini sesuai dengan rencana yang berjudul TUGAS AKHIR ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM SISTEM RESERVASI HOTEL. Dalam makalah ini kami mencoba membuat sistem reservasi hotel dalam praktek yang sebenarnya dalam hotel. Kami mengucapkan terima kasih kepada teman-teman karena dengan dukungannya makalah ini dapat terselesaikan. Serta kepada semua pihak yang telah membantu baik langsung maupun tidak langsung, sehingga makalah ini dapat terwujud. Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, saran maupun kritik selalu kami harapkan untuk membangun kemajuan ilmu pengetahuan ini. Akhir kata, kami mohon maaf apabila ada ucapan atau perbuatan yang tidak berkenan di hati. Semoga makalah ini bermanfaat bagi semua pihak yang memerlukannya. Malang, Juni 2014 Penulis i
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... ii BAB I PNEDAHULUAN A. Latar Belakang... 1 B. Rumusan Masalah... 1 C. Tujuan... 1 BAB II PEMBAHASAN A. Deskripsi Masalah... 2 B. Use Case Diagram... 2 C. Entity Relationship Diagram (ERD) a. Conceptual Data Model (CDM)... 3 b. Physical Data Model (PDM)... 4 D. Data Flow Diagram (DFD) a. DFD Level Konteks... 5 b. DFD Level 0... 7 c. DFD Level 1... 8 d. DFD Level 2... 11 E. Desain Interface Sistem Reservasi Hotel... 16 BAB III PENUTUP A. Kesimpulan... 19 B. Saran... 19 ii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi di Indonesia mengikuti perkembangan perusahaan yang bergerak dalam bidang bisnis perhotelan. Sebagaimana diketahui bahwa semakin cepatnya sebuah hotal dalam melayani tamu dalam hal proses reservasi, check in, serta check out akan mengingkatkan kepuasan tamu hotel. Dengan adanya perkembangan sistem informasi yang berbasisi komputer akan menjawab berbagai masalah khususnya dalam hal proses reservasi, check in, serta check out. Selain itu dengan teknologi tersebut juga akan mengingkatkan operasional internal departemen karena data dapat diolah dengan cepat dan akurat sehingga menghasilkan suatu inforasi yang bermanfaat bagi pebisnis hotel. Oleh karena itu, kami membuat sistem reservasi hotel yang diharapkan dapat membantu pihak perhotelan dalam melakukan aktivitas reservasi, check in, serta check out. Untuk merancang sistem ini, dimulai dengan membuat use case, kemudian context diagram, DFD (Data Flow Diagram) level 0 sampai level 2, lalu ERD (Entity Relationship Diagram) yang terdiri dari CDM (Conceptual Data Model) dan PDM (Physical Data Model), dan terakhir merancang user Interface yang digunakan sebagai komunikasi antar sistem dan manusia. B. Rumusan Masalah 1. Bagaimana sistem informasi dan reservasi hotel? 2. Siapa saja aktor yang terlibat dalam sistem informasi hotel? 3. Apa saja proses yang dilakukan pada reservasi hotel? 4. Bagaimana hubungan/relasi yang terbentuk antar entitas pada sistem informasi hotel? C. Tujuan 1. Untuk mengetahui sistem informasi hotel. 2. Untuk mengetahui aktor-aktor yang terlibat dalam sistem informasi dan reservasi hotel. 3. Untuk mengetahui proses-proses yang terjadi selama reservasi hotel berlangsung. 4. Untuk mengetahui relasi-relasi yang terbentuk dalam sistem informasi hotel. 1
BAB II PEMBAHASAN A. Definisi Masalah Pada tugas akhir mata kuliah Analisis dan Perancangan Sistem ini kami memilih sistem informasi hotel. Sistem informasi hotel yang kami buat ini berdasarkan kegiatan real pada sebuah hotel, bukan merupakan sistem informasi hotel online. Sistem informasi ini mempunyai 11 tabel penyusun sistem informasi. Sistem informasi kami melibatkan 4 aktor, yang pertama admin, tamu, resepsionis, dan manager. Admin di sini mempunyai tugas untuk menginput/mengupdate data-data dari database restoran, database laundry service, dan database kamar hotel. Kemudian admin juga akan mengambil data reservasi restoran dan laundry setelah tamu melakukan reservasi untuk diteruskan pada pihak yang bersangkutan. Kemudian aktor yang kedua yakni tamu yang akan menggunakan layanan hotel. Resepsionis bertugas melakukan check in tamu yang bersangkutan dan check out tamu yakni transaksi. Sedangkan manager yang akan menerima laporan dari sistem informasi hotel tersebut. B. Use Case Penjelasan : Pada use case Sistem Reservasi Hotel yang kita buat terdapat 4 aktor, yaitu Tamu, Recepsionis, Admin, dan Manajer. 1. Resepsionis dapat melakukan reservasi kamar dan lihat data hasil. Pada proses Reservasi kamar resepsionis juga melakukan input data tamu dan input kamar. Pada 2
proses Lihat data hasil, resepsionis bisa melakukan lihat data daftar tamu, daftar reservasi, dan daftar transaksi. 2. Tamu dapat melakukan check in, reservasi, bayar transaksi hotel dan check out. Pada proses check in, proses ini merupakan proses yang bisa dilakukan apabila telah dilakukan input data tamu dan input kamar oleh resepsionis. Kemudian pada proses Reservasi, Tamu dapat melakukan reservasi Laundry dan reservasi Resto. Pada proses Bayar Transaksi Hotel, Tamu dapat melakukan pembayaran transaksi kamar, resto, dan juga hotel. 3. Admin dapat melakukan Input Data dan Lihat Daftar Reservasi. Pada proses input data, admin dapat melakukan input data karyawan, data jenis kamar, data kamar, data resto, dan data laundry. Kemudian pada proses Lihat Daftar Reservasi, admin dapat melihat dartar reservasi Resto dan daftar reservasi Laundry. 4. Manajer menerima Laporan dari Hotel tersebut. Proses pembuatan laporan dapat dilakukan apabila proses lihat daftar tamu, daftar reservasi, dan daftar transaksi telah dilakukan. C. Entity Relationship Diagram (ERD) a. Conseptual Data Model (CDM) b. Physical Data Model (PDM) 3
Pada PDM di bawah ini telah digambarkan bahwa sistem informasi hotel ini terdiri dari 11 tabel penyusun sistem informasi. DB_TAMU, tabel ini menyimpan data-data tamu hotel yang check in meliputi nama, jenis kelamin, no telp, alamat, no KTP, dan tiap tamu yang check in akan diberikan id tamu. DB_JENIS_KAMAR yang berisi tentang informasi jenis-jenis kamar yang dimiliki oleh hotel beserta keterangannya. Satu jenis kamar bisa terdiri dari beberapa kamar. DB_KAMAR yang menyimpan informasi tentang kamar-kamar yang dimiliki oleh hotel. Tiap kamar memiliki id kamar, nomor kamar, harga, dan jenis. Satu kamar hanya memiliki satu jenis kamar. DB_TRANSAKSI_KAMAR, tabel ini akan menyimpan informasi dari kamar yang akan ditempati oleh tamu yang dihubungkan dengan id tamu, kemudian id kamar yang ditempati, tanggal masuk tamu, tanggal keluar tamu akan diisi setelah tamu melakukan check out dan total trans kamar berisi total transaksi kamar sejumlah hari tamu tersebut tinggal. Setiap reservasi kamar akan diberi id pesan kamar. DB_RESTO, menyimpan informasi tentang menu-menu yang tersedia, beserta harga dan keterangannya, dan tiap-tiap menu memiliki nomor id menu sendiri. DB_PESAN_RESTO, menyimpan informasi tentang menu-menu yang telah dipilih oleh tamu beserta jumlahnya. 4
DB_TRANSAKSI_RESTO, menyimpan informasi tentang transaksi restoran yang termasuk id pesanan menu, id tamu yang memesan, tanggal dilakukan pemesanan, dan total transaksi resto yang dihitung dari harga menu dikalikan dengan jumlah yang diminta. DB_LAUNDRY, menyimpan informasi tentang jenis-jenis layanan laundry yang tersedia beserta harga dan keterangannya. DB_PESAN_LAUNDRY, menyimpan informasi tentang jenis-jenis layanan laundry yang dipilih oleh tamu dengan berat laundry. DB_TRANSAKSI_LAUNDRY, menyimpan informasi tentang transaksi laundry yang termasuk id pesanan laundry, id tamu yang memesan, tanggal dilakukan pemesanan, dan total transaksi laundry yang dihitung dari harga laundry dikalikan dengan beratnya. DB_TRANSAKSI_HOTEL, menyimpan informasi tentang semua transaksi dari tiap-tiap tamu, semua transaksi tersebut meliputi total transaksi kamar, total transaksi restoran, dan total transaksi laundry yang semuanya di total dan di masukkan dalam total transaksi hotel. D. Data Flow Diagram (DFD) a. Diagram Level Konteks 5
Pada diagram DFD level konteks, digambarkan secara umum jalannya data dan sistem reservasi hotel. Pada level kontesk tidak diperbolehkan adanya database/datastore. Pada level konteks hanya terdapat 1 proses besar yang merupakan sistem reservasi itu sendiri. Pada level ini terdapat 4 entitas, yakni tamu, admin, manager, dan resepsionis. Entitas tamu akan mengirimkan data reservasi laundry dan resto pada sistem. Kemudian sebagai balasannya sistem akan mengirimkan nota transaksi kamar, laundry, dan resto pada entitas tamu ketika tamu telah melakukan check out. Kemudian ketika tamu akan check in, tamu harus memberikan identitasnya kepada resepsionis, kemudian resepsionis yang akan memasukkan data tamu dan reservasi kamarnya ke dalam sistem. Resepsionis dapat melihat semua informasi tentang tamu beserta reservasi dan transaksinya. Entitas admin bertugas memasukkan data ke dalam sistem, data yang dimasukkan adalah data restoran, laundry, kamar, jenis kamar, dan karyawan. Kemudian admin akan melihat daftar reservasi laundry dan resto milik tamu yang kemudian akan diteruskan kepada bagian yang menanganinya. 6
Entitas manager berperan akan menerima laporan dari sistem reservasi hotel. b. DFD Level 0 Pada DFD level 0 akan dijelaskan jalannya sistem reservasi hotel secara garis besarnya. Pada level ini terdapat 4 proses besar serta melibatkan database/datastore. Setiap datastore merupakan sebuah entitas pada database hotel. Pertama proses maintenance. Proses maintenance ini melibatkan admin dan beberapa datastore. Datastore yang terlibat dalam proses ini antara lain db jenis kamar, db kamar, db resto, dan db laundry. Admin akan memasukkan data jenis kamar, data kamar, data resto, dan data laundry ke dalam sistem, kemudian sistem akan memasukkannya pada database masing-masing. Kemudian proses reservasi. Pada proses ini melibatkan tamu, resepsionis, dan admin, serta 4 database baru yakni db tamu, db transaksi kamar, db pesan resto, dan db pesan laundry. Pertama resepsionist akan memasukkan data tamu dan kamar yang direservasi pada sistem ketika tamu akan check in. Kemudian data tamu tersebut dimasukkan ke dalam db tamu dan data reservasi kamar akan dimasukkan ke dalam db transaksi kamar. Kemudian tamu yang melakukan reservasi laundry dan resto mengirim data reservasi laundry dan resto ke sistem dan sistem akan memasukkan data reservasi laundry ke dalam db pesan laundry dan data reservasi resto ke dalam db pesan resto. Resepsionis dapat melihat info reservasi tamu dan data dari tamu. Admin dapat melihat data reservasi laundry dan resto yang telah dikirim oleh tamu. 7
Proses selanjutnya yakni transaksi. Proses transaksi melibatkan resepsionis dan tamu serta 3 database baru yakni db transaksi resto, db transaksi laundry, dan db transaksi hote. Proses transaksi terjadi ketika tamu melakukan check out. Sistem akan mengambil data dari database tamu, transaksi kamar, pesan resto, dan pesan laundry. Data transaksi dari pesan resto dan pesan laundry akan dimasukkan dalam database transaksi resto dan laundry. Kemudian semua total transaksi tamu akan disimpan pada database transaksi hotel. Resepsionis bisa melihat semua transaksi tamu. Kemudian sistem akan memberikan nota kepada tamu sebagai bukti transaksi. Proses selanjutnya yakni pembuatan laporan. Pembuatan laporan ini melibatkan beberapa database yang sudah ada dan manager sebagai penerima laporan. Sistem akan mengambil data dari database transaksi kamar, transaksi laundry, dan transaksi resto kemudian data tersebut diolah sehingga menjadi laporan dan kemudian diserahkan kepada manager. c. DFD Level 1 Subproses Maintenance Pada DFD Level 1, subproses dari proses Maintenance yaitu: Input Data jenis kamar, Input Data kamar, Input Data resto, Input Data Laundry. Admin melakukan proses Input Data jenis kamar, kemudian data tersebut disimpan ke dalam database db jenis kamar. 8
Admin melakukan proses Input Data kamar, yang kemudian data tersebut disimpan pada database db kamar. Admin juga melakukan proses Input Data Resto, dan data tersebut disimpan dalam database db Resto. Serta melakukan proses Input Data Laundry, yang kemudian disimpan dalam database db Laundry. Subproses Reservasi Pada DFD Level 1 untuk subproses Reservasi terdapat beberapa proses, yaitu : check in, reservasi resto, reservasi laundry, ambil data check in, ambil data reservasi resto, dan ambil data reservasi laundry. Pada proses check in, resepsionis memasukkan data tamu, dan data reservasi kamar dengan mengambil data kamar dan data jenis kamar yang telah disimpan pada database. Kemudian dari data tersebut, disimpan ke dalam database db tamu, dan data reservasi kamar disimpan dalam db transaksi kamar. Pada proses reservasi resto, tamu melakukan reservasi dari data resto yang telah disimpan dalam db resto. Data reservasi resto dari tamu tersebut kemudian disimpan dalam db pesan resto. Pada proses reservasi laundry, tamu melakukan reservasi dari data laundry yang telah disimpan dalam db laundry. Data reservasi laundry dari tamu tersebut kemudian disimpan dalam db pesan laundry. 9
Proses ambil data check in, proses mengambil data tamu dan data reservasi kamar yang telah disimpan dalam database. Dari proses tersebut, resepsionis mendapatkan info data tamu dan data reservasi dari tamu tersebut. Proses ambil data reservasi resto, proses mengambil data reservasi resto yang telah disimpan dalam database db pesan resto. Dari proses tersebut, admin mendapatkan info data reservasi resto tamu tersebut. Proses ambil data reservasi laundry, proses mengambil data reservasi laundry yang telah disimpan dalam database db pesan laundry. Dari proses tersebut, admin mendapatkan info data reservasi laundry tamu tersebut. Subproses Transaksi Pada DFD Level 1 untuk subproses Transaksi terdapat beberapa proses, yaitu : transaksi resto, transaksi laundry, transaksi kamar, hitung transaksi hotel, dan ambil data transaksi hotel. Proses transaksi resto, proses ini mengambil data tamu dari db tamu dan data reservasi resto dari db resto. Kemudian data transaksi resto ini disimpan dalam db transaksi resto. Dan tamu mendapatkan nota transaksi resto. Proses transaksi laundry, proses ini mengambil data tamu dari db tamu dan data reservasi laundry dari db laundry. Kemudian data transaksi laundry ini disimpan dalam db transaksi laundry. Dan tamu mendapatkan nota transaksi laundry. Proses transaksi kamar, proses ini mengambil data tamu dari db tamu dan data reservasi kamar dari db transaksi kamar. Dan tamu mendapatkan nota transaksi kamar. 10
Proses hitung transaksi hotel, proses mengambil data transaksi resto dari db transaksi resto, data transaksi laundry dari db transaksi laundry, dan data transaksi kamar dari db transaksi kamar. Kemudian data transaksi hotel dari proses ini disimpan dalam db transaksi hotel. Proses ambil data transaksi hotel, proses ini mengambil data transaksi hotel dari db transaksi hotel. Kemudian resepsionis bisa mendapatkan info transaksi hotel dari tamu tersebut. Subproses Pembuatan Laporan Pada proses pembuatan laporan melibatkan manager sebagai penerima laporan. Proses ini melibatkan 2 subproses. Pertama sistem mengambil semua data transaksi dari semua database yang menyimpan data transaksi, kemudian dari data tersebut akan direkap, dan hasil rekapannya sudah bisa diteruskan dalam proses penulisan laporan. Kemudian laporan yang sudah jadi bisa di berikan kepada manager. d. DFD Level 2 Proses Reservasi Subproses Check in 11
Pada proses check in terdapat 2 subproses. Pada subproses ini yang berperan adalah resepsionis. Proses pertama yakni resepsionis memasukkan data tamu ke dalam database db tamu. Proses yang kedua resepsionis memasukkan data reservasi kamar sesuai keinginan tamu dengan memilih jenis kamar dan kamar yang data jenis kamar dan kamarnya diambil dari database db jenis kamar dan db kamar. Setelah memilih jenis kamar dan kamar, data reservasi tersebut dimasukkan ke dalam database db transaksi kamar. Subproses reservasi Resto Pada proses reservasi resto ini yang berperan adalah tamu. Proses ini memiliki 2 subproses. Pertama tamu memilih menu resto/makanan yang 12
diinginkan, dimana data menu/resto diambil dari database db resto. Kemudian data yang dipilih akan masuk ke dalam list reservasi yang menyimpan beberapa menu yang dipilih tamu. Kemudian data reservasi tersebut akan dimasukkan ke dalam database db resto. Subproses Reservasi Laundry Proses reservasi laundry ini melibatkan tamu, pada proses ini terdapat 2 subproses. Pertama tamu memilih jenis layanan laundry yang data jenis layanannya diambil dari database db laundry. Kemudian jenis layanan yang dipilih dimasukkan ke dalam list, untuk kemudian data pemesanan tersebut dimasukkan ke dalam database db laundry. Proses Transaksi Subproses Transaksi Resto 13
Pada proses transaksi resto ini melibatkan tamu, dan memiliki 2 subproses. Proses pertama sistem akan mengambil data dari db pesan resto dan db tamu. Kemudian data transaksi nya dimasukkan ke dalam databse db transaksi resto. Setelah itu sistem akan mengambil data transaksi resto dan datanya akan dicetak sebagai nota transaksi yang akan diberikan kepada tamu. Subproses Transaksi Laundry Pada proses transaksi laundry melibatkan tamu dan 2 subproses. Pertama sistem akan mengambil data pesan laundry dan data tamu yang berkaitan, kemudian total transaksi laundry akan dimasukkan ke database transaksi laundry. Selanjutnya data tersebut akan digunakan untuk nota transaksi yang akan diberikan kepada tamu. Subproses Transaksi Kamar 14
Proses transaksi kamar melibatkan tamu dan 1 subproses. Sistem akan mengambil data transaksi kamar dari db transaksi kamar dan data tamu yang berkaitan dari db tamu dan data tersebut akan digunakan untuk membuat nota transaksi yang akan diberikan kepada tamu. Subproses Hitung Transaksi Hotel Pada proses transaksi hotel ini memiliki 4 subproses. Pertama sistem akan mengambil data transaksi dari semua database yang menyimpan semua transaksi milik tamu. Dari data tersebut akan dihitung semua total transaksinya milik tamu tersebut, kemdian hasil data tersebut dimasukkan ke dalam database transaksi hotel. Proses Pembuatan Laporan Subproses Merekap transaksi Hotel 15
Pada proses merekap hasil transaksi hotel ini terdapat 3 subproses. Pertama sistem akan mengambil data transaksi dari semua database yang menyimpan data transaksi, kemudian dari data tersebut dihitung pemasukan dan pengeluaran hotel. Kemudian dari hasil pemasukan dan pengeluaran tersebut dihitung keuntungan yang didapatkan oleh hotel, setelah didapat keuntungannya, barulah bisa dilanjutkan ke proses penulisan laporan. E. Desain Interface Sistem Reservasi Hotel a. Interface di bawah merupakan interface yang akan dilihat oleh resepsionis. Ketika tamu ingin melakukan check in, tamu harus menghadap resepsionis, memberikan identitasnya dan resepsionis yang akan memasukkan data tamu ke dalam sistem. Resepsionis harus mengisikan id tamu, nama tamu, jenis kelamin, alamat, dan no kontak tamu. Kemudian resepsionis mengisikan jenis kamar yang diinginkan oleh tamu, di bawah terdapat beberapa jenis kamar yakni standart, premium, deluxe, dan suite. Setelah memilih jenis kamar, resepsionis akan mengisikan nomor kamar yang akan ditempati oleh tamu dan tanggal tamu check in. Tombol simpan akan menyimpan data yang telah diinputkan tadi ke database yang bersangkutan. 16
b. Interface dibawah untuk tamu melakukan reservasi laundry. Tamu harus menginputkan id tamu, dan kemudian memilih jenis layanan dan mengisikan beratnya. Kemudian tamu harus mengisi tanggal pemesanan dan dengan menekan tombol reserve maka data reservasi laundry tamu tersebut akan disimpan ke database dan siap diteruskan oleh admin c. Interface dibawah untuk tamu melakukan reservasi restoran. Tamu harus menginputkan id tamu, dan kemudian memilih menu restoran dan mengisikan jumlahnya. Kemudian tamu harus mengisi tanggal pemesanan dan dengan menekan tombol reserve maka data reservasi restoran tamu tersebut akan disimpan ke database dan siap diteruskan oleh admin. 17
18
BAB III PENUTUP A. Kesimpulan Untuk tugas akhir analisis dan perancangan sistem, kami membuat sistem informasi hotel. Perancangan sistem ini diawali dengan membuat use case yang terdiri dari empat aktor yaitu tamu, admin, resepsionis, dan manager. Kemudian membuat context diagram yang dilanjutkan dengan membuat DFD (Data Flow Diagram) dari level 0, level 1, dan level 2. Setelah itu membuat ERD (Entity Relationship Diagram) yang terdiri dari CDM (Conceptual Data Diagram) dan PDM (Physical Data Diagram). Dan langkah terakhir membuat user interface sebagai media komunikasi antara user (manusia) dengan sistem informasi ini B. Saran Untuk mahasiswa diharapkan mampu memahami secara global sistem informasi penjualan kereta api online. Untuk dosen pengajar, makalah ini bisa dijadikan sebagai salah satu sumber bahan ajar tentang pembuatan sistem informasi penjualan tiket kereta api online 19