BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada umumnya setiap perusahaan bertujuan untuk memperoleh keuntungan yang sebesar-besarnya. Hal ini menyebabkan banyak perusahaan yang sepertinya tidak peduli dengan hal-hal yang lainnya seperti berpikir bagaimana dapat meningkatkan pendapatannya atau menjaga hubungan dengan pelanggannya. CRM (Customer Relationship Management) berbasis web merupakan suatu aplikasi yang dibuat untuk meningkatkan kepuasaan pelanggan. Dengan penerapan CRM yang baik maka perusahaan dapat mendapatkan pelanggan baru, meningkatkan nilai dan keuntungan yang diperoleh dari pelanggan, serta mempertahankan pelanggan yang dapat mendatangkan keuntungan bagi perusahaan. Informasi yang dihasilkan CRM dapat memberi manfaat bagi perusahaan dan pelanggan. Kritik, saran, kebutuhan dan keinginan pelanggan dapat terfasilitasi dengan baik dan menjadi feedback bagi perusahaan untuk menghasilkan layanan dan perubahan-perubahan untuk peningkatan kepuasan pelanggan. Dengan adanya aplikasi CRM ini, maka pelanggan diperkenalkan dengan pelayanan yang cepat serta menghemat waktu karena pemesanan dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun juga asalkan memiliki jaringan komputer dan internet yang memadai. Aplikasi CRM dapat terdiri dari fungsi-fungsi pemasaran, penjualan, dan pelayanan pelanggan yang berbasis internet. 1
2 Ehipassiko Foundation, merupakan yayasan nirlaba nonsektarian yang secara aktif menerbitkan buku Dhamma, mengadakan ceramah, menyalurkan dana untuk pendidikan dana anak-anak tak mampu, dan menyalurkan dana untuk penerbitan dan pembagian gratis sarana Dhamma berupa buku, CD, dan VCD. Yayasan ini berdiri sejak tahun 2002 di Yangon, ibu kota Myanmar, dengan misi menyebarluaskan Dhamma Universal. Ehipassilo Foundation telah menerima penghargaan dari Museum Rekor Indonesia atas prestasinya sebagai penerbit Buddhis yang paling produktif di Indonesia. Yayasan ini berlokasi di Taman Permata Buana Jalan Pulau Bidadari II no. 17, Kembangan Utara. Tahun 2007, Ehipassiko Foundation dipercaya untuk menerbitkan kembali majalah Mamit, Majalah Anak Buddhis Indonesia. Majalah Mamit merupakan media Buddhis terbesar di Indonesia dengan tiras cetak mencapai 33.000 eksemplar dan terus meningkat dengan kepesatan sekitar 3.000 pelanggan baru per edisi. Majalah Mamit terbit setiap tiga bulan sekali dan dibagikan secara gratis kepada setiap pelanggan. Setiap bulannya Mamit menerima dana dari para donatur yang mencapai 400-500 orang. Dengan meningkatnya jumlah pelanggan dan donatur dari Mamit, hal ini menuntut Ehipassiko untuk memiliki sebuah sistem yang mampu mengontrol semua proses dari pemesanan sampai pendistribusian. Sistem informasi yang akan dibuat pada skripsi kami bertujuan untuk memperbaiki, melengkapi dan mendukung sistem konvesional yang sedang berjalan di Ehipassiko Foundation, yang sampai saat ini diketahui bahwa sistem yang berjalan mempunyai beberapa kelemahan yang dapat menyebabkan ketidakefektifan dalam
3 proses kerja. Dengan alasan-alasan tersebut, penulis bermaksud untuk mengadakan penelitian skripsi dengan judul Analisis dan Perancangan E-CRM pada Majalah Mamit. 1.2 Ruang Lingkup Masalah yang dibahas dalam skripsi ini meliputi beberapa hal antara lain: a. Menerima pemesanan Mamit secara online dan melalui SMS gateway; b. Menerima konfirmasi dana Mamit secara online dan melalui SMS gateway; c. Menampilkan informasi-informasi yang berhubungan dengan Mamit; d. Mengingatkan pelanggan untuk memesan majalah melalui SMS gateway; e. Mengingatkan donatur untuk berdana melalui SMS gateway; f. Tidak membahas tentang sistem keamanan; g. Tidak membahas tentang sistem pendanaan secara online. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penelitian ini adalah : a. Mendesain sistem informasi pemesanan dan konfirmasi dana sehingga menghasilkan informasi yang akurat pada pihak internal; b. Memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan dan donatur sehingga tercipta hubungan jangka panjang yang lebih baik dan akan membangun loyalitas pelanggan dan donatur terhadap majalah Mamit; c. Memperluas penyebaran informasi mengenai majalah Mamit karena dapat diakses secara online.
4 Berikutnya manfaat yang akan diperoleh pihak perusahaan yaitu a. Sebagai sarana komunikasi antar pihak perusahaan dengan pelanggan sehingga dapat menjalin hubungan yang baik; b. Sebagai sarana untuk memberikan informasi yang terkait dengan majalah Mamit; c. Dapat mengetahui sejauh mana tingkat kepuasan pelanggan terhadap pihak redaksi sehingga dapat melakukan perbaikan yang sesuai dengan keinginan pelanggan; d. Meningkatkan efisiensi serta efektivitas kinerja perusahaan karena sesuai dengan keinginan dan keadaan perusahaan. Manfaat yang akan diperoleh pihak pelanggan yaitu : a. Mendapatkan informasi mengenai majalah Mamit ataupun event-event yang akan diadakan; b. Dapat memberikan kritikan dan saran serta penilaian terhadap pelayanan yang disediakan oleh pihak redaksi majalah Mamit. 1.4 Metodologi Metodologi yang digunakan dalam memperoleh data-data untuk penyusunan skripsi ini adalah:
5 a. Studi Kepustakaan Dilakukan dengan membaca buku-buku, majalah-majalah, artikel-artikel dan sumber-sumber lain yang berhubungan dengan masalah yang diteliti atau yang berkaitan dengan CRM. Data yang dihasilkan dari studi pustaka ini dapat dijadikan landasan teori yang dapat bermanfaat dan menunjang penelitian. b. Studi Lapangan Analisis sistem dilakukan melalui empat tahapan yaitu: 1. Survei atas sistem yang sedang berjalan Pada tahapan ini dilakukan dengan metode wawancara dan penyebaran kuesioner. Wawancara dilakukan secara langsung dengan staf perusahaan yang terkait untuk membahas mengenai sistem yang sedang berjalan. Sedangkan kuesioner disebarkan kepada para pelanggan dan donatur majalah Mamit. 2. Analisis terhadap temuan survei Setelah melakukan survei terhadap sistem yang sedang berjalan kemudian dilakukan analisis terhadap kebutuhan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan. 3. Identifikasi kebutuhan Informasi Pada tahapan ini dilakukan identifikasi terhadap kebutuhan informasi yang diperlukan oleh perusahaan dari hasil analisis yang ada.
6 4. Identifikasi persyaratan sistem Hasil analisis dan identifikasi kebutuhan informasi kemudian dibuat laporannya untuk kemudian dijadikan sebagai masukan dalam perancangan sistem yang diusulkan. c. Perancangan Dilakukan mulai dari membuat rancangan UML, pengisian database, rancangan layar dan tampilan, sampai kepada perancangan sistem yang dibutuhkan. d. Implementasi Untuk menjalankan aplikasi informasi ini dibutuhkan perangkat keras dan piranti lunak. Dalam pengoperasian aplikasi informasi ini perangkat keras harus memenuhi standar tertentu yang sesuai dengan aplikasi informasi ini sehingga dapat dijalankan dengan tepat. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulis ini dibagi menjadi lima bab. Dan isi dari masing-masing bab diuraikan secara ringkas sebagai berikut: BAB 1. PENDAHULUAN Pada bab ini menceritakan garis besar perusahaan, yang terjadi pada perusahaan pada saat ini dan juga dijelaskan tentang masalah yang melatarbelakangi pemilihan topik skripsi ini, ruang lingkup yang membatasi permasalahan sehingga apa yang dibahas tidak jauh menyimpang dari topik utama, tujuan dan
7 manfaat dibuatnya skripsi ini, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan yang diterapkan. BAB 2. LANDASAN TEORI Pada bab ini diuraikan tentang beberapa teori yang menunjang pembuatan dan yang menjadi dasar penulisan skripsi ini. BAB 3. ANALISIS DAN PERANCANGAN Pada bab ini menguraikan latar belakang perusahaan, struktur organisasi, prosedur yang sedang berjalan, analisis kuesioner, identifikasi permasalahan yang dihadapi, alternatif pemecahan masalah beserta perancangan sistem, rancangan basis data dan spesifikasi proses. BAB 4. IMPLEMENTASI DAN EVALUASI Pada bab ini akan dijelaskan tentang cara pengimplementasian sistem yang telah dirancang ke dalam perusahaan agar dapat digunakan semaksimal mungkin serta uji coba dan evaluasi dari program yang dibuat. BAB 5. KESIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini merupakan bab terakhir dari serangkaian skripsi dan penulis mencoba untuk menarik suatu kesimpulan dari bab-bab sebelumnya disertai beberapa saran yang diharapkan dapat bermanfaat bagi perusahaan.