0//0 LOGO Hendri Sopryadi, M.T.I PENGELOLN SISTEM INFORMSI PERENCNN MNJEMEN WKTU KELOMPOK PROSES DLM MNJEMEN PENUTUPN 9 IDNG PENGETHUN YNG PERLU DIKUSI MNJER (SUMER: SCHWLE, I.T.PROJECT MNGEMENT, THOMSON LERNING,00 dengan modifikasi) LHIRNY MEMULI PENGWSN PELKSNN PERENCNN KEU- TUHN & HRP- N STKE- HOLDER CKUPN SDM WKTU MNJEMEN INTEGRSI KOMUNI- KSI IY RESIKO MUTU PEME- LIN PIRNTI & TEKNIK ERHSIL WKTU
0//0 HSN Manajemen waktu Mendefinisikan kegiatan Mengurutkan kegiatan Estimasi sumber daya Estimasi durasi Menyusun jadwal MNJEMEN WKTU Menjamin proyek selesai tepat waktu Proyek yang tidak selesai tepat waktu mendapat penalti dari pemberi kerja PROSES-PROSES DLM MNJEMEN WKTU Mendefinisikan kegiatan Mengurutkan kegiatan KELOMPOK PROSES PERENCNN Mengestimasi sumberdaya kegiatan Mengestimasi durasi kegiatan PROSES : MENDEFINISIKN KEGITN Deskripsi: Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan tertentu yang diperlukan untuk menghasilkan berbagai serahan (deliverables) proyek sesuai persyaratan KELOMPOK PROSES PENGWSN Menyusun jadwal Mengendalikan jadwal 7 8
0//0 Masukan MENDEFINISIKN KEGITN. Ketersediaan pendukung. Kebijakan; prosedur; pedoman yang berlaku. Pernyataan cakupan proyek. W..S dan penjelasannya. Rencana manajemen proyek Piranti & Teknik MENDEFINISIKN KEGITN. Menerapkan dekomposisi. Menggunakan template bekas proyek lain 9 0 Hasil MENDEFINISIKN KEGITN. Daftar kegiatan. tribut kegiatan, seperti: identitas, deskripsi, kendala, asumsi prasyarat,. Daftar milestone kegiatan selanjutnya, hubungan logikal, leads & lags, kebutuhan sumber daya, dll PROSES : MENGURUTKN KEGITN Mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antar kegiatan proyek. Ketergantungan terjadi karena : lami / mandatori. Misal: pemrograman dilakukan setelah rancangan jadi Ditetapkan oleh tim proyek. Misal: peran-cangan dilakukan setelah hasil analisis disetujui steering committee untuk mencegah rugi Ketergantungan pada pihak luar. Misal: instalasi setelah penerimaan barang
0//0 Masukan MENGURUTKN KEGITN. Pernyataan cakupan proyek. Daftar kegiatan dengan atributnya. Daftar milestone Piranti & Teknik MENGURUTKN KEGITN. PDM (precedence diagramming method). DM (arrow diagramming method). Penentuan sifat ketergantungan. Menerapkan lead (kegiatan dimulai sebelum prasyarat selesai) dan lag (kegiatan harus menunggu beberapa waktu setelah prasyaratnya selesai) P D M P D M Kegiatan digambarkan dengan kotak, Panah antar kotak mewakili ketergantungan Finish-to-start selesai, baru dimulai Finish-to-finish selesai, baru bisa selesai Start-to-start mulai, baru boleh dimulai Start-to-finish mulai, baru boleh selesai Umumnya dipakai kebutuhan finish to start d = durasi kegiatan ES = earliest start time = waktu terawal kegiatan dapat dimulai EF = earliest finish = waktu terawal kegiatan dapat diselesaikan LS = latest start = batas waktu paling lambat kegiatan dimulai tanpa berakibat terlambatnya proyek selesai LF = latest finish = batas waktu paling lambat kegiatan selesai tanpa berakibat terlambatnya proyek selesai ES LS Nama keg d EF LF
0//0 D M RROW DIGRMMING METHOD Disebut juga O = activities on arrow, kegiatan digambarkan dengan anak panah n dan n adalah nomor simpul (node); n < n d = durasi kegiatan n Nama kegiatan Kegiatan semu (bukan kegiatan yang sebenarnya) digambarkan untuk keperluan menunjukkan prasyarat; durasinya = 0 d n 0 8 C Lintasan (jalur) kritis: E 0 9 D E DM Masa proyek = 8 + 0 = 8 Lintasan C D F maupun E tidak kritis karena waktunya kurang dari 8 F 7 n n 7 8 SOL Diketahui proyek dengan kegiatan seperti pada tabel. uatlah : Gantt chart Diagram jaringan dg DM Diagram jaringan dg PDM Tentukan lintasan kritisnya erapa waktu tersingkat untuk melaksanakan proyek? KEGITN DURSI PR- SYRT - 0 - C D 8 E 7 C,D F D KEG D PR SYR - 0 - C D 8 E 7 C,D F D Gantt chart 0 0 0 9 0
0//0 Diagram jaringan dengan DM Diagram jaringan dengan PDM 0 9 8 0 C D 8 E 7 F 9 0 0 0 0 0 0 0 Tinjauan berbagai lintasan: CE= ++7= DE= 0+8+7= DF= 0+8+= Lintasan kritis = D E (lintasan terlama) Proyek paling cepat selesai dalam 0+8+7 = minggu C D 8 8 8 8 8 8 0 E 7 F PROSES : MENGESTIMSI SUMERDY KEGITN Sumber daya proyek: personil peralatan material (langsung & tak langsung) Perlu estimasi kuantitas untuk menyusun & mengontrol anggaran biaya Pertanyaan penting dalam perencanaan: Seberapa tingkat kesulitan kegiatan dalam proyek? pa ada hal yang unik dalam cakupan proyek yang akan mempengaruhi sumber daya? pa pernah ada proyek sejenis? da kejadian historis apa? agaimana ditangani? dakah & cukupkah: SDM, alat, material yg mampu? pa perlu outsourcing sebagian pekerjaan? taukah ambil tenaga baru? pa ada kebijakan yang bakal berpengaruh pada ketersediaan sumber daya?
0//0 Masukan MENGESTIMSI SUMERDY KEGITN Faktor-faktor lingkungan organisasional seperti budaya, prasarana, SDM, dll Prosedur organisasi dan aturan-aturannya (aset proses organisasional) Daftar kegiatan dan atributnya Deskripsi ketersediaan sumberdaya Jumlah; jenis kekhususan; waktu Tersedianya. Rencana manajemen proyek Piranti & Teknik MENGESTIMSI SUMERDY KEGITN Menggunakan pendapat / kebijakan ahli (internal atau konsultan luar) Teknik analisis alternatif, seperti: curah pendapat (brainstorming) Mengambil data-data yang dipublikasi Menggunakan P/L manajemen proyek Estimasi dg pendekatan dari bawah ke atas Dekomposisikan kegiatan pada jadwal; Estimasikan kebutuhan masing-masing rincian; gregasikan seluruh kebutuhan sumberdaya Hasil MENGESTIMSI SUMERDY KEGITN Kebutuhan sumberdaya Penjelasan tentang jenis dan jumlah sumberdaya untuk setiap elemen dalam WS Sumberdaya akan didapat dari akuisisi staf atau dari luar (sewa/kontrak) Kalender sumber daya (kapan butuh apa) tribut / data tentang kegiatan Struktur rinci sumberdaya (RS, resource breakdown structure) PROSES : MENGESTIMSI DURSI KEGITN Deskripsi: Mengestimasi waktu realistik untuk menyelesaikan suatu kegiatan, dengan sudah memperhitungkan semua faktor yang berdampak terhadap waktu proyek, seperti: Elapsed time Hari kerja dalam seminggu 7 8 7
0//0 Masukan MENGESTIMSI DURSI KEGITN. Faktor lingkungan organisasi. Prosedur organisasi dan aturan-aturannya. Pernyataan cakupan proyek. Daftar kegiatan dan atributnya. Kebutuhan dan waktu tersedianya sumber daya. Rencana manajemen proyek (resiko; estimasi biaya) Piranti & Teknik MENGESTIMSI DURSI KEGITN. Pendapat / kebijakan ahli. Estimasi berdasarkan analogi (top-down). Ini hanya bila kegiatan benar-benar mirip dengan proyek terdahulu; dilakukan oleh personil yang menguasai persoalannya.. Simulasi, misalnya dengan menggunakan probabilitas. nalisa cadangan waktu 9 0 MENGESTIMSI DURSI KEGITN PIRNTI DN TEKNIK (LNJ) nalisa dengan durasi optimistis, pesimistis, dan yang paling mungkin. Durasi = (O + M + P)/ O = durasi optimis M = durtasi yang kemungkinannya tertinggi P = durasi pesimis Sumber: PMOK 8
0//0 Hasil DRI MENGESTIMSI DURSI KEGITN. Estimasi durasi kegiatan. Daftar kegiatan yang mutakhir beserta atributnya, seperti: identitas, kode, deskripsi, kendala, prasyarat, kegiatan selanjutnya, hubungan logikal, leads & lags, kebutuhan sumber daya, dll PROSES : MENYUSUN JDWL Deskripsi: Menetapkan jadwal realistis proyek dengan melakukan analisa terhadap: urutan kegiatan, durasi kegiatan, kebutuhan sumberdaya kegiatan, dan kendala penjadwalan yang ada. Digunakan untuk memonitor kemajuan proyek dari aspek waktu. Ketentuan dan aturan organisasi (aset proses organisasi). Cakupan proyek Masukan DLM MENYUSUN JDWL. Daftar kegiatan dan atributnya. Diagram jaringan kegiatan proyek (DM; PDM). Kebutuhan & deskripsi tersedianya sumberdaya. Estimasi durasi kegiatan 7. Rencana manajemen proyek (resiko) Piranti & Teknik DLM MENYUSUN JDWL. nalisis jaringan kegiatan. CPM. Pemampatan jadwal (percepatan): Crashing (meningkatkan biaya) Fast tracking (kegiatan serial dijadikan paralel sebagian). nalisis skenario what-if. Pengaturan leads dan lags. Perangkat lunak manajemen proyek 7. Model-model penjadwalan 9
0//0 Schedule Development Tools & Techniques Original schedule Shortened duration thru crashing Overlapped Tasks or fast tracking 7 Hasil DRI MENYUSUN JDWL. Jadwal proyek Diagram jaringan kegiatan Diagram batang (bar chart) Milestone chart. Kalender proyek. Rencana manajemen jadwal (ada dalam rencana manajemen proyek). Data model jadwal (optimis; pesimis). Permintaan perubahan. Kebutuhan sumberdaya yang mutakhir 8 RENCN WKTU JDWL (KLENDER) KEGITN 7 8 9 0 NLISIS EVL. TEKNOLOGI MENETPKN KEUTUHN PENGGUN DESIN WE PGE LYOUT SET-UP SERVER NLISIS KEGITN 7 8 9 0 EVL. TEKNOLOGI MENETPKN KEUTUHN PENGGUN DESIN WE PGE LYOUT SET-UP SERVER 9 0 0
0//0 TUGS Tentukan urutan kegiatan pada WS anda Tentukan kebutuhan sumber daya dan perkirakan (estimasikan) durasi kegiatan tersebut Hasil pekerjaan anda akan jadi materi praktek STNY DISKUSI