INTEGRASI SPIP DAN QMS ISO 9001:2015 SEBAGAI KUNCI KEBERHASILAN PELAKSANAAN REFORMASI BIROKRASI BADAN POM DALAM RANGKA MEWUJUDKAN GOOD GOVERNANCE DAN CLEAN GOVERNMENT Oleh : Dra. Zulaimah, Apt., M.Si Inspektur Badan POM Peningkatan Kompetensi Tim Quality Assurance QMS Badan POM Jakarta, 19 Mei 2016
Kunci Keberhasilan Pelaksanaan RB Sasaran Indikator Satuan Baseline Target 2019 Birokrasi yang bersih dan akuntabel Birokrasi yang efektif dan efisien 1. Opini WTP atas Laporan Keuangan K/L % 74 95 2. Tingkat kapabilitas APIP Skor 1-5 1 3 3. Tingkat kematangan implementasi SPIP Skor 1-5 1 3 4. Instansi pemerintah yang akuntabel (skor B atas SAKIP) K/L 5. Penggunaan e-procurement terhadap belanja pengadaan 1. Indeks RB rata-rata nasional K/L 2. Indeks profesionalitas ASN % 39,3 85 % 30 80 Skor 1-100 Skor 1-100 47 75 76 86 3. Indeks e-gov nasional K/L Skor 0-4 2,66 3,4 Birokrasi yang memiliki pelayanan publik berkualitas 1. Indeks integritas nasional (Pusat) Skor 0-10 7,22 9 2. Survei Kepuasan Masy % 80 95 3. % kepatuhan pelaks UU Pelay Publik (Zona Hijau) K/L % K : 64 L : 15 100
PERANAN SPIP DALAM MENENTUKAN KEANDALAN PELAPORAN Keandalan SPI menjadi dasar dari pemberian opini Dasar pemberian opini Keandalan Pelaporan Keuangan dan Kinerja SAP Sistem AkuntansI Instansi (SAI) LAPORAN KEUANGAN Full Disclosure Kepatuhan Terhadap Peraturan Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) LAPORAN KINERJA Keandalan SPI OUTCOMES: KESEJAHTERAAN, SUSTAINABLE DEVELOPMENT, DAN SOCIAL RESPONSIBILITIES 3
Pentingnya SPIP (Amanah UU 1/2004) Pasal 55 ayat (4) ; Statement of Responsibility Menteri/pimpinan lembaga selaku pengguna anggaran/ pengguna barang memberikan pernyataan bahwa pengelolaan APBN telah diselenggarakan berdasarkan sistem pengendalian yang memadai dan akuntansi keuangan telah diselenggarakan sesuai dgn SAP. PP 60/2008 : Merupakan komitmen yang nyata dari pemerintah untuk memperbaiki akuntabilitas keuangan negara resep agar tidak disclaimer dan mencegah penyimpangan (prevention) 4
TUJUAN SPIP PP NOMOR 60 TAHUN 2008 Pasal 2 ayat (3) Untuk memberikan keyakinan yang memadai bagi tercapainya : a) Efektivitas dan Efisiensi pencapaian tujuan penyelenggaraan pemerintahan negara b) Keandalan Laporan Keuangan c) Pengamanan aset negara d) Ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan. 5
PRINSIP DASAR SISTEM PENGENDALIAN INTERN SPI adalah suatu proses yang terintegrasi dan melibatkan semua tahapan manajemen dalam suatu organisasi, SPI diharapkan memberikan keyakinan yang memadai (reasonable assurance) atas tercapainya tujuan organisasi Memiliki Hard Control (kebijakan dan prosedur, struktur organisasi, birokrasi) dan Soft Control (kompetensi, komitmen trust, nilai-nilai luhur dan kepemimpinan)
SPIP YANG EFEKTIF PADA SELURUH TAHAPAN PROSES MANAJEMEN PENGELOLAAN KEUANGAN DAN KINERJA DAPAT MEWUJUDKAN GOOD GOVERNANCE DAN CLEAN GOVERNMENT Monev Perumusan Kebijaka n Perencanaan NAWACITA Pelaporan PENGELOLAAN KEUANGAN NEGARA Pengang -garan...kesehatan BEBAS KKN YANBLIK... Panatausahaan Pelaksanaan Anggara n REFORMASI BIROKRASI 8 AREA PERUBAHAN Hard Control SPIP Soft Control AKUNTABILITAS KEUANGAN AKUNTABILITAS KINERJA WAJAR TANPA PENGECUALIAN WILAYAH TERTIB ADMI- NISTRASI WILAYAH BEBAS KORUPSI WTP WTA WBK GOOD GOVERNA NCE & CLEAN GOVERN- MENT
SISTEM MANAJEMEN MUTU PENGELOLAAN KEUANGAN NEGARA & KINERJA 9
PP 60/2008 SPIP Ps. 4-12 Lingkungan Pengendalian Penilaian Risiko Kegiatan Pengendalian Ps. 13-17 Ps. 18-40 Informasi & Komunikasi Ps. 41-42 Ps. 3 Umum Bab II Unsur SPIP Pemantauan Ps. 43-46 Ps. 1-2 Bab I Umum SPIP Bab IV Penutup Ps. 60-61 Bab III Penguatan Umum Ps. 47 Pengawasan Intern Pembinaan Ps. 59 Ps. 48-58 DAFTAR UJI 10
Definisi Pengendalian Intern SPIP Proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi Proses Dipengaruhi manusia Keyakinan memadai Mencapai tujuan Terintegrasi Terusmenerus Pimpinan Pegawai Tidak mutlak Memiliki keterbatasan Operasi, pelaporan, ketaatan, pengamanan aset 11
Keyakinan memadai karena memiliki keterbatasan. Pertimbangan (judgement) Gangguan (breakdown) Pengabaian manajemen Kolusi Biaya vs manfaat 12
Visualisasi Pengendalian Intern SPIP TUJUAN UNSUR PEMANTAUAN INFORMASI & KOMUNIKASI KEGIATAN PENGENDALIAN U N I T A U N I T B K E G I A T A N 1 K E G I A T A N 2 PENILAIAN RISIKO LINGKUNGAN PENGENDALIAN LINGKUP IMPLEMENTASI 13
SPIP Terintegrasi Dengan Kegiatan Instansi Pemerintah Unsur SPIP: Dapat diterapkan pada level instansi maupun level kegiatan Menyatu dan menjadi bagian integral kegiatan instansi pemerintah Disesuaikan dengan kebutuhan instansi Dasar Integrasi SPIP dengan kegiatan Instansi Pemerintah (manajemen) Pimpinan instansi pemerintah bertanggung jawab untuk mengembangkan kebijakan, prosedur dan praktik detil untuk menyesuaikan dengan kegiatan instansi pemerintah dan untuk memastikan bahwa unsur tersebut telah menyatu dan menjadi bagian integral dari kegiatan instansi pemerintah. (Penjelasan Pasal 3 ayat (2) PP 60/2008) 14
LINGKUNGAN PENGENDALIAN Kondisi dalam instansi pemerintah yang mempengaruhi efektivitas pengendalian intern. S P I P 15
Lingkungan Pengendalian Penegakan integritas dan etika Komitmen terhadap kompetensi Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat Kebijakan yang sehat tentang pembinaan SDM Kepemimpinan yang kondusif Peran APIP yang efektif Struktur organisasi yang sesuai kebutuhan Hubungan kerja yang baik S P I P 16
PENILAIAN RISIKO Penilaian atas kemungkinan kejadian yang mengancam pencapaian tujuan dan sasaran instansi pemerintah. S P I P 17
Penilaian Risiko Penetapan tujuan Identifikasi Risiko Analisis Risiko Tujuan instansi Tujuan kegiatan Menggunakan metodologi yg sesuai dengan tujuan. Mengenali risiko dari faktor eksternal dan internal. Menilai faktor lain yg dapat meningkatkan risiko. Menentukan dampak risiko terhadap tujuan. Prinsip kehati-hatian untuk menentukan risiko yg dapat diterima S P I P 18
KEGIATAN PENGENDALIAN Tindakan yang diperlukan untuk mengatasi risiko serta penetapan dan pelaksanaan kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa tindakan mengatasi risiko telah dilaksanakan secara efektif. S P I P 19
Kegiatan Pengendalian Reviu atas kinerja instansi pemerintah Pembinaan SDM Pengendalian pengelolaan sistem informasi Pengendalian fisik atas aset Penetapan & reviu indikator & ukuran kinerja Pemisahan fungsi Otorisasi transaksi dan kejadian penting Pencatatan yang akurat dan tepat waktu Pembatasan akses atas sumber daya Akuntabilitas terhadap sumber daya Dokumentasi atas SPI Sesuai dengan tusi Diutamakan pada kegiatan pokok Dikaitkan dgn penilaian risiko Prosedur harus ditetapkan dan dijalankan Evaluasi secara teratur S P I P 20
INFORMASI DAN KOMUNIKASI Identifikasi, pencatatan, dan komunikasi informasi dilakukan untuk memudahkan pelaksanaan pengendalian dan tanggung jawab. S P I P 21
Informasi dan Komunikasi Identifikasi, pencatatan, dan komunikasi informasi dalam bentuk dan waktu yg tepat. Komunikasi atas informasi wajib diselenggarakan secara efektif. Penyediaan dan pemanfaatan berbagai bentuk dan sarana komunikasi. Pengelolaan, pengembangan, dan perbaruan sistem informasi secara terus menerus. S P I P 22
PEMANTAUAN Proses penilaian atas mutu kinerja sistem pengendalian intern dan proses yang memberikan keyakinan bahwa temuan audit dan evaluasi lainnya segera ditindaklanjuti. S P I P 23
Pemantauan Pemantauan berkelanjutan Pengelolaan rutin, supervisi, pembandingan, rekonsiliasi, dan tindakan lain yang terkait dalam pelaksanaan tugas Evaluasi terpisah Penilaian sendiri, reviu, dan pengujian efektivitas SPIP melalui: PM-EPITE, RPT, TPPU, DUPU, TOPU, LHPPU, LAS PPU Tindak Lanjut Diselesaikan dan dilaksanakan sesuai mekanisme penyelesaian rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya yang ditetapkan S P I P 24
Penguatan Pemantauan SPIP dan QMS Melalui Three Lines of Defense Unit operasional (Manajemen & seluruh pegawai) menerapkan SPIP & QMS sepanjang waktu. PENERAPAN SPIP&QMS Unit Operasional PEMANTAUAN Satgas&AI ASSURANCE Inspektorat Satgas SPIP & Auditor Internal membantu manajemen pada setiap level organisasi dengan melakukan pemantauan SPIP & QMS. Inspektorat (APIP sekaligus Koordinator Auditor Internal) memberikan assurance dan konsultasi penerapan SPIP & QMS. 25
Konsep Tiga Lini Pertahanan SPIP & QMS Lini Pertahanan Pertama Lini Pertahanan Kedua Lini Pertahanan Ketiga Manajemen & seluruh pegawai Fungsi Pemantauan (Satgas SPIP & Auditor Internal) Fungsi Assurance (Inspektorat) Lini pertahanan terpenting dalam mencegah kesalahan, mendeteksi kecurangan, serta mengidentifikasi kelemahan dan kerentanan pengendalian. Memantau SPIP dan QMS di setiap tingkatan manajemen dan memperingatkan lini pertahanan pertama bila dijumpai kelemahan rancangan dan pelaksanaan pengendalian intern Memberikan konsultasi dan assurance penerapan pengendalian intern, melaporkan kecurangan atau kekeliruan yang terjadi dan kelemahan pengendalian yang membahayakan organisasi 26
KESIMPULAN Implementasi QMS merupakan bagian tidak terpisahkan yang mendukung implementasi SPIP. QMS merupakan siklus manajemen (PDCA) yang berlaku umum dan lebih bersifat hard control, sedangkan SPIP merupakan ruh/jiwa seluruh siklus manajemen dan lebih bersifat soft control. Pelaksanaan SPIP dan QMS yang terintegrasi dalam pelaksanaan kegiatan rutin secara efektif, sangat menunjang pelaksanaan Reformasi Birokrasi Badan POM secara terus-menerus dan berkesinambungan dalam mewujudkan Good Governance dan Clean Government.
28