BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Ketersediaan informasi bisnis tepat waktu, akurat dan mencukupi adalah inti dari sistem informasi. Informasi merupakan bagian integral dari proses yang membuat semua kegiatan mulai dari supplier sampai kepada pelanggan dapat diintegrasikan dan dilaksanakan secara real time. Hasil nyata dari pemanfaatan teknologi informasi ialah proses transaksi yang semakin cepat dengan biaya yang semakin kecil. Suatu sistem informasi dapat didefenisikan secara teknis sebagai set komponen yang saling berhubungan dalam menjalankan fungsi-fungsi pengumpulan atau penerimaan, penyampaian, penyimpan, dan pendistribusian informasi dalam suatu organisasi. Produk dengan daur hidup yang singkat dan harapan pelanggan yang semakin meningkat akan harga, kecepatan respon, inovasi dan fleksibilitas produk mendorong banyak perusahaan untuk memfokuskan perhatian pada kepuasan pelayanan. PT. Tulus Marisi adalah perusahaan swasta yang bergerak di bidang pendistribusian pupuk. Perusahaan yang didirikan pada tanggal 22 September 1998 oleh bapak Tulus Sitorus, SE. Perusahaan berlokasi di Jl.Sukabumi Lama, Gg. III Km. 11,5 Medan Binjai. Menurut sumber pemasok, pengadaan pupuk di PT. Tulus Marisi dibagi atas 2 kelompok:
1. Kelompok pupuk dari pabrik pemasok di luar perusahaan meliputi pupuk NPK, pupuk Urea, pupuk Borate, pupuk Acid, Rock Phosphate, pupuk Kieserit, pupuk KCI, pupuk TSP, dan berbagai jenis pupuk lainnya. 2. Kelompok Pupuk dari pabrik sendiri meliputi Grand Phosmag, Super TS- 412, Pupuk Organik Granular ( POG), dan Pupuk Organik Cair (POC). Perusahaan mendistribusikan produk produk tersebut untuk wilayah, Aceh, Pekanbaru, Jambi, Padang. Untuk memudahkan pendistribusian produk perusahaan telah menyediakan gudang pupuk dan menunjuk agen-agen pemasaran di daerah daerah tersebut. Data jumlah permintaan produk Grand Phosmag dalam periode Maret 2012 sampai dengan Februari 2013 dapat dilihat pada Tabel 1.1 dan Gambar 1.1 s.d. 1.4. Tabel 1.1. Data Jumlah Permintaan dan Pengiriman Produk Grand Phosmag (Sak) dari PT.Tulus Marisi Sumber : PT.Tulus Marisi
1. Distribution Center untuk daerah Aceh. 35000 30000 25000 Jumlah Sak 20000 15000 10000 Periode Pengiriman PT. Tulus Marisi Periode Demand DC Aceh 5000 0 Gambar 1.1 Pengiriman Pupuk Grand Phosmag PT Tulus Marisi dan Demand di DC Aceh. 2. Distribution Center untuk daerah Pekanbaru. 60000 50000 40000 Jumlah Sak 30000 20000 Periode Pengiriman PT. Tulus Marisi Periode Demand DC Pekanbaru 10000 0 Gambar 1.2 Pengiriman Pupuk Grand Phosmag PT Tulus Marisi dan Demand di Pekanbaru.
3. Distribution Center untuk daerah Jambi. 60000 50000 40000 Jumlah Sak 30000 20000 Periode Pengiriman PT. Tulus Marisi Periode Demand DC Jambi 10000 0 Gambar 1.3 Pengiriman Pupuk Grand Phosmag PT Tulus Marisi dan Demand di DC Jambi. 4. Distribution Center untuk daerah Padang. 18000 16000 14000 12000 Jumlah Sak 10000 8000 6000 4000 Periode Pengiriman PT. Tulus Marisi Periode Demand DC Padang 2000 0 Gambar 1.4 Pengiriman Pupuk Grand Phosmag PT Tulus Marisi dan Demand di DC Padang.
Gambar 1.1 s.d. 1.4 menunjukkan bahwa permintaan pupuk Grand Phosmag di Distribution Center (DC) Aceh, Pekanbaru, Jambi dan Padang mengalami fluktuasi. Lambatnya waktu proses yang diperoleh dalam hal pemesanan, permintaan, dan pendistribusian dari perusahaan pusat ke agen-agen di daerah-daerah pemasaran sebagai akibat dari sistem pengolahan data secara manual. Input data yang dilakukan masih dengan pencatatan satu persatu, yaitu menggunakan sistem pencatatan konvensional yaitu buku catatan dan nota. Hal tersebut menimbulkan kesulitan yang sering dialami oleh perusahaan baik di pusat maupun agen-agen di daerah pemasaran baik dalam hal pemesanan, permintaan, dan pendistribusian. Keakuratan dan kesesuaian data menjadi berkurang dimana sangat diperlukan dalam menunjang kegiatan operasional baik di perusahaan maupun di agen-agen di daerah pemasaran. Oleh karena itu, perencanaan suatu sistem informasi berbasis web dapat menjadi salah satu solusi perusahaan dalam menyelesaikan permasalahan pencatatan proses kegiatan yang masih menggunakan pencatatan manual. Diharapkan dengan adanya perbaikan sistem tersebut, PT. Tulus Marisi dapat menanggapi permasalahan yang ada di setiap DC dalam menjalankan proses pendistribusian pupuk secara lebih efektif. maka pelaksanaan proses pendistribusian permintaan perlu untuk menilai kinerja dari sistem usulan dengan menggunakan sistem informasi berbasis web. 1.2. Perumusan Masalah Berdasarkan uraian di atas, permasalahan yang akan dipecahkan dalam penelitian ini adalah ketidakpuasan distributor center terhadap pelayanan pada PT.
Tulus Marisi, yang diindikasikan sistem yang masih belum efektif dalam memberikan waktu proses yang cepat dengan mengandalkan sistem pengolahan data dan informasi secara manual. Sehingga perlu dilakukan analisis untuk mengetahui factor-faktor yang menyebabkan waktu proses lambat agar dapat dilakukan tindakan perbaikan dengan merancang sistem informasi berbasis web. 1.3. Tujuan Penelitian Berdasarkan perumusan masalah di atas, tujuan penelitian untuk mendukung perancangan sistem informasi permintaaan dalam sistem rantai pasok adalah: 1. Menganalisis faktor-faktor yang memiliki hubungan yang signifikan terhadap kepuasan di masing-masing DC. Informasi sebagai masukan pada perancangan sistem informasi dalam pengelolaan permintaan dan pendistribusian pupuk dengan mengandalkan sistem pengolahan data dan informasi. 2. Merancang sistem informasi permintaan pupuk Grand Phosmag PT Tulus Marisi ke setiap DC di masing-masing daerah dengan menerapkan model yang diinginkan sesuai dengan sistem rancangan yang berbasis web. 1.4. Manfaat Hasil Penelitian Penelitian ini, diharapkan akan memberikan manfaat sebagai berikut: 1. Bagi Peneliti.
Penelitian ini dapat menjadi kesempatan untuk mengembangkan ilmu pengetahuan dan pengalaman selama proses penelitian dan penulisan laporan, khususnya dalam sistem informasi. 2. Bagi pihak Perusahaan. Hasil penelitian dapat dijadikan sebagai bahan masukan untuk pengembangan sistem informasi permintaan. 3. Bagi Institusi pendidikan. Penelitian ini dapat menjadi referensi untuk pengembangan sistem informasi berbasis web dan pendistribusian pupuk. 1.5. Batasan Masalah Penelitian ini dilaksanakan Pada PT.Tulus Marisi Medan dan Distribusi Center Aceh, Pekanbaru, Jambi dan Padang. Batasan masalah agar tujuan penelitian tercapai, yaitu: 1. Penelitian dilakukan pada karyawan PT.Tulus Marisi dan Distributor center karena waktu proses yang cenderung mengalami keterlambatan. 2. Rancangan yang diusulkan adalah merancang sistem informasi distribusi berbasis web. 3. Faktor yang dipertimbangkan secara eksternal yang meliputi akurat, tepat waktu, efisien, dapat dipercaya. Secara internal adalah fasilitas/ perangkat, proses bisnis, sumber daya manusia.
1.6. Asumsi asumsi Asumsi-asumsi yang digunakan dalam penelitian ini ialah: 1. Struktur organisasi tetap dan tanggung jawab dari masing- masing telah berjalan sesuai dengan tugas dan pokoknya. 2. Selama penelitian tidak terjadi perubahan aliran informasi.