BAB 2 IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM 4.1 Organisasi Pelaksana Kegiatan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) di FK UNEJ dikelola oleh satu tim yang dipimpin oleh Ketua Pelaksana Program, yaitu Dekan. Penyusunan kegiatan dan implementasi PHK-PKPD ini dikoordinir oleh Direktur Eksekutif yang bertanggung jawab kepada Dekan. Struktur organisasi pengelola program PHK-PKPD FK UNEJ dapat dilihat pada Gb 1. Gambar 1. Struktur Organisasi Pengelola PHK-PKPD FK Universitas Jember DIREKTUR (REKTOR) KETUA PELAKSANA (DEKAN) Task Force DIREKTUR EKSEKUTIF Koord. Program Koord. Adm. & Keu. Koord Pengadaan Kesekretariatan PIC 1 PIC 2 PIC 3 PIC 4 PIC 5 Laporan Tengah Tahun 2013 PHK-PKPD Universitas Jember 3
4.2 Mekanisme Kerja Antar Pelaksana Kegiatan Bab 2 Implementsi dan Pengelolaan Program Rektor bertindak selaku direktur yanga bertanggung jawab atas keseluruhan program sebagai bentuk komitmen Universitas terhadap PHK-PKPD. Dekan bertindak selaku Ketua Pelaksana Program, bertanggung jawab kepada Rektor terhadap keseluruhan pelaksanaan program dan pengawasan manajemen program. Direktur Eksekutif bertanggung jawab kepada Dekan tentang keseluruhan pengelolaan program yang meliputi perencanaan, implementasi, evaluasi program sampai dengan pengawasan manajemen program. Koordinator bertanggung jawab kepada Direktur Eksekutif. Koordinator program bertugas mengkoordinasikan kegiatan diantara PIC, memantau penyusunan TOR, pelaksanaan, dan laporan di setiap kegiatan. Koordinator pengadaan bertugas mengkoordinasikan rencana pengadaan, mempersiapkan tim pengadaan, pelaksanaan pengadaan, serta pelaporan kegiatan pengadaan. PIC bertanggung jawab kepada Direktur Eksekutif terhadap pelaksanaan setiap kegiatan sesuai dengan jadwal dan anggaran yang telah ditetapkan dalam PHK-PKPD agar dapat mencapai target yang telah ditetapkan dan diukur dengan indikator kinerjanya. PIC juga bertanggung jawab menyusun laporan kegiatan internal dan laporan tahunan secara regular untuk diserahkan kepada Sekretaris Eksekutif. Tim Monevin adalah bagian dari Badan Penjaminan Mutu (BPM) UNEJ. Tim Monevin ini melaksanakan fungsi Quality Assurance dengan melakukan monitoring dan evaluasi internal terhadap pelaksanaan PHK-PKPD, baik kinerja program maupun administrasi pengadaan barang jasa dan keuangan. Mekanisme koordinasi untuk implementasi, sistem monitoring dan evaluasi dilaksanakan secara terintegrasi dengan fungsi-fungsi organisasi fakultas sebagai berikut: a. Koordinasi implementasi PHK-PKPD FK UNEJ dilakukan di tingkat fakultas dengan melibatkan bagian dan unit terkait sesuai dengan fungsinya melalui rapat rutin dan rapat-rapat lainnya terkait dengan perencanaan, implementasi dan evaluasi program. b. Monitoring dan evaluasi internal dilakukan oleh Tim Monev Internal berdasarkan laporan komprehensif regular sesuai dengan jadwal yang telah direncanakan meliputi desk evaluation terhadap laporan dan site visit. c. Hasil monitoring dan evaluasi internal, selanjutnya diberikan kepada Rektor untuk ditindaklanjuti sesuai dengan temuan dan rekomendasi dari Tim Monev Internal. Untuk menjalankan program PHK-PKPD ini FK UNEJ menjalin kemitraan dengan FK Unair yang disusun bersama. Untuk kelancaran program ini telah ditetapkan koordinator kemitraan dan kegiatan yang akan dilaksanakan. Tim monitoring dari FK Unair melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan dan mengadakan pertemuan dengan Tim PHK-PKPD FK Unej empat kali dalam setahun. Sebagai satu kesatuan sistem dalam universitas, pengadaan barang dengan dana PHK-PKPD juga akan dilaksanakan oleh Tim Pengadaan Barang UNEJ yang pelaksanaannya didasarkan pada peraturan yang berlaku. Tahapan pengadaan barang disertai dengan interval waktu untuk setiap tahapan diatur dalam Perpres 54/2010. Untuk menjamin proses pengadaan berlangsung tepat waktu, mekanisme pengadaan barang perlu dilengkapi dengan SOP yang harus dipatuhi oleh pihak-pihak terkait. Agar barang yang diadakan sesuai dengan kebutuhan user, maka jenis barang dan spesifikasi teknis ditetapkan oleh user. Perwakilan user dilibatkan dalam proses pengadaan barang, utamanya sebagai tim penerima barang sehingga kesesuaian spesifikasi antara barang yang ingin dibeli dengan barang yang diterima bisa dijamin. Barang yang telah diserahterimakan diinventarisasi dan didata kedalam Sistem Informasi Manajemen Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAKBMN). 4 Laporan Tengah Tahun 2013 PHK-PKPD Universitas Jember
Dana yang dikelola Tim PHK-PKPD terintegrasi dengan dana DIPA Universitas, sehingga mekanisme pengelolaannya juga mengikuti ketentuan pengelolaan dana DIPA. Khusus dana untuk pengadaan barang langsung dikelola oleh universitas dengan mekanisme pembayaran barang melalui transfer antar-rekening. Untuk mencairkan dana yang dikelola oleh Tim PHK- PKPD diawali dengan pengajuan dana ke universitas yang dilengkapi dengan rincian penggunaan dana dan TOR kegiatan. Dana tersebut oleh Bendahara (PUMK) PHK-PKPD dialokasikan sesuai dengan peruntukannya dan dipertanggungjawabkan secara transparan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Daya serap keuangan dilaporkan secara berkala kepada pimpinan institusi dan DIKTI. Monitoring dan evaluasi internal (monevin) terhadap implementasi kegiatan PHK-PKPD ini dilaksanakan untuk menjamin agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana. Monevin kegiatan akan dilaksanakan melalui tiga pendekatan: (i) monev bulanan oleh ketua tim, (ii) monev triwulanan oleh ketua tim bersama-sama dengan pimpinan unit kerja, dan (iii) monev semesteran oleh universitas yang dikoordinasikan oleh BPM. Sistem ini dilengkapi dengan SOP dan panduan, sehingga antara grantee dengan BPM memiliki kesamaan persepsi apa yang harus dilakukan oleh grantee maupun reviewer/auditor. Didalam SOP/panduan tersebut juga dilengkapi dengan agenda kegiatan selama site visit. Laporan hasil monevin disampaikan kepada pimpinan institusi, pimpinan unit kerja, dan Ketua Tim PHK-PKPD. Selain itu diluar monevin bulanan, triwulanan dan semesteran, selama program kegiatan berlangsung Tim Monevin dapat mendampingi kegiatan dan memberikan umpan balik dan masukan secara langsung apabila diperlukan. 4.3 Pengembangan Kapasitas Pengelola Program Pengelola PHK-PKPD FK Unej sebagian besar adalah dosen baru yang masih minim pengetahuan dan pengalaman dalam menjalankan kegiatan di perguruan tinggi. Kondisi ini dipilih karena keterbatasan jumlah tenaga dosen yang ada saat ini. Tenaga yang terlibat umumnya adalah dosen yang baru diangkat PNS yang belum pernah terlibat dalam pengelolaan hibah serupa dan berlatar belakang pendidikan belum S2 maupun S3. Sementara itu tugas utama dalam tridharma PT tidak bisa ditinggalkan. Di sisi lain tuntutan untuk segera mengikuti pendidikan lanjutan S2 dan S3 memerlukan perencanaan dan persiapan yang matang. Agar PHK-PKPD di FK Unej dapat berjalan dengan baik, telah dilakukan berbagai upaya untuk meningkatkan kapasitas pengelola program. Konsolidasi internal telah dilakukan dan mengidentifikasi potensi masing-masing serta berbagi pengalaman dari para dosen yang sebelumnya pernah mengelola kegiatan. Para pengelola mempelajari SOP serta berbagai peraturan terkait dengan pelaksanaan kegiatan. Bila dalam pelaksanaan kegiatan menemukan permasalahan dilakukan diskusi dan konsultasi ke berbagai pihak terkait untuk memperoleh alternatif penyelesaian masalah. Penetapan kemitraan FK Unej dengan FK Unair merupakan hal yang strategis dalam pelaksanaan program ini. Bimbingan dan arahan yang diberikan Tim FK Unair mempercepat peningkatan kapasitas pengelolaan program. Pendampingan dalam menyusun proposal, RIP, serta TOR, memberikan pengalaman yang dapat meningkatkan kapasitas pengelola program. Konsultasi berbagai permasalahan yang didapatkan selama menjalankan program dapat membantu dalam mendapatkan solusi serta mengambil keputusan yang tepat. Tim FK Unair juga telah menjadi mediator antara Tim FK Unej dengan pihak-pihak terkait bila terdapat permasalahan. Upaya meningkatkan kapasitas pengelola program juga dilakukan dengan menyertakan para pengelola mengikuti berbagai pelatihan dan studi banding ke berbagai institusi. Hasil kegiatan tersebut didiseminasikan untuk berbagi pengalaman dengan pengelola yang lain. Selama Laporan Tengah Tahun 2013 PHK-PKPD Universitas Jember 5
Bab 2 Implementsi dan Pengelolaan Program mengikuti pelatihan biasanya staf juga berbagi pengalaman dengan institusi lain dan menambah pengalaman dalam mengelola kegiatan. Untuk meningkatkan kapasitas pengelola program telah dilakukan upaya pembinaan dan regenerasi meskipun upaya ini agak terlambat mengingat waktu kegiatan sudah berjalan. Dilakukan perekrutan tenaga untuk mendampingi para PIC dan koordinator pelaksana kegiatan. Upaya menyertakan dalam berbagai workshop juga dilakukan sehingga kapasitas masing-masing personil dapat ditingkatkan. Kelemahan di bebarapa personalia telah diidentifikasi dan diupayakan dengan meminta bantuan tenaga pendamping dari Badan Penjaminan Mutu (BPM Unej). Konsultasi dengan BPM dilakukan saat monitoring menghasilkan beberapa kesepakatan dalam pendampingan tersebut. Bantuan tenaga juga diperoleh dari tenaga bidang TI yang memperkuat tim di aktivitas 5 yang banyak berhubungan dengan IT. 4.4 Sistem Prosedur dan Pengelolaan Sebagai satu kesatuan sistem dalam universitas, pengadaan barang dengan dana PHK-PKPD juga akan dilaksanakan oleh Tim Pengadaan Barang UNEJ yang pelaksanaannya didasarkan pada peraturan yang berlaku. Tahapan pengadaan barang disertai dengan interval waktu untuk setiap tahapan diatur dalam Guideline: Procurement under IBRD Loans and IDA credits, dated May 2004. Untuk menjamin proses pengadaan berlangsung tepat waktu, mekanisme pengadaan barang perlu dilengkapi dengan SOP yang harus dipatuhi oleh pihak-pihak terkait. Agar barang yang diadakan sesuai dengan kebutuhan user, maka jenis barang dan spesifikasi teknis ditetapkan oleh user. Perwakilan user dilibatkan dalam proses pengadaan barang, utamanya sebagai tim penerima barang sehingga kesesuaian spesifikasi antara barang yang ingin dibeli dengan barang yang diterima bisa dijamin. Direncanakan barang yang telah diserahterimakan diinventarisasi dan didata kedalam Sistem Informasi Manajemen Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAKBMN). Proses pengadaan tidak dapat dilaksanakan tahun 2011 meskipun salah satu dokumen yang diajukan telah mendapat persetujuan dari WB. Hal ini disebabkan karena terjadi kekeliruan data di RKAKL yang disetujui oleh Direktorat Jenderal Anggaran Kementerian Keuangan RI (DJA). Usulan revisi RKAKL tidak mendapatkan persetujuan dari Bagian Perencanaan dan Anggaran Dirjen Dikti karena peraturan yang ada tidak memungkinkan dilakukan perubahan. Namun demikian anggaran tersebut telah diluncurkan pada tahun anggaran tahun berikutnya dan sudah diimplementasikan pada tahun 2012. Dana yang dikelola Tim PHK-PKPD terintegrasi dengan dana DIPA Universitas, sehingga mekanisme pengelolaannya juga mengikuti ketentuan pengelolaan dana DIPA. Khusus dana untuk pengadaan barang langsung dikelola oleh Unej dengan mekanisme pembayaran barang melalui transfer antar-rekening. Untuk mencairkan dana yang dikelola oleh Tim PHK-PKPD diawali dengan pengajuan dana ke Unej yang dilengkapi dengan rincian penggunaan dana dan TOR kegiatan. Dana tersebut oleh Bendahara (PUMK) PHK-PKPD dialokasikan sesuai dengan peruntukannya dan dipertanggungjawabkan secara transparan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Daya serap keuangan dilaporkan secara berkala kepada pimpinan institusi dan DIKTI. Pada saat pengusulan anggaran tahun 2011 disusun RKAKL yang diintegrasikan dengan anggaran DIPA Unej. Pada saat proses pemasukan data ke dalam aplikasi sistem TI keterlibatan Tim PHK-PKPD belum maksimal, sehingga ketika terjadi kekeliruan tidak terpantau dan terdeteksi secara dini. RKAKL yang disetujui oleh DJA terdapat kekeliruan mata anggaran serta sumber pendanaan yang berdampak pada implementasi program. Dampak tersebut berupa penundaan kegiatan sampai diperoleh kepastian Anggaran dari Dirjen Dikti. Dengan kekeliruan RKAKL tersebut, agar kegiatan dapat tetap berjalan dengan 6 Laporan Tengah Tahun 2013 PHK-PKPD Universitas Jember
baik perlu dilakukan penyesuaian terhadap beberapa mata anggaran yang tidak dapat dicairkan. Serapan anggaran yang direncanakan dalam setiap kwartal tidak sesuai dengan implementasinya. Pengunduran kegiatan menyebabkan padatnya kegiatan di akhir tahun sehingga beban pengelolaan keuangan menjadi tinggi dan tidak maksimal. 4.5 Hambatan dan Kendala Implementasi program ini menemui beberapa kendala yang mengganggu pencapaian target kegiatan. Organisasi kegiatan dalam Tim PHK-PKPD dirasakan belum optimal sehingga perlu dilakukan penyesuaian-penyesuaian, misalnya pergantian personil karena sebagian anggota Tim mengikuti pendidikan lanjut sehingga perlu restrukturisasi organisasi. Pelibatan staf yang masih muda dinilai lebih efektif dibandingkan staf senior yang sudah memiliki kesibukan tinggi. Salah satu hambatan dalam pelaksanaan kegiatan adalah terlambatnya persetujuan anggaran oleh Dirjen Anggaran, sehingga dana baru bisa digunakan bulan Juli 2013. Hal ini disebabkan karena kurang lengkapnya data yang diterima DJU pada saat pembahasan persetujuan anggaran. Padahal dari tim PHK-PKPD Universitas telah menyiapkan seluruh dokumen yang diperlukan. Lemahnya koordinasi antara taskforce dengan pengelola perencanaan keuangan dengan Unej perlu diperbaiki untuk kegiatan yang akan datang. Agar kegiatan dapat terselenggara dengan baik, tim taskforce harus bekerja keras melakukan penyesuaian jadwal dengan anggaran yang telah disetujui. Setiap TOR kegiatan harus dikirim ke CPCU HPEQ, namun jawaban dan persetujuan TOR kadang memerlukan waktu yang lama, sehingga menghambat kegiatan. Untuk mempercepat proses review TOR dilakukan pengiriman dan review langsung dengan mengadakan perjanjian dengan reviewer. Struktur organisasi yang ada saat ini dinilai belum cukup mengakomodasi tugas-tugas dan fungsi yang harus diemban sehinga kegiatan menjadi tidak efektif. Agar mekanisme kegiatan dapat berjalan efektif perlu dilakukan perubahan struktur organisasi pengelola program sehingga seluruh fungsi-fungsi organisasi dapat dilaksanakan dan beban pekerjaan terdistribusi dengan merata. Struktur organisasi yang baru perlu ditambahkan personil yang menjalankan fungsi-fungsi koordinasi sehingga kegiatan menjadi lebih efektif. Gambar berikut adalah perubahan struktur organisasi pengelola PHK-PKPD FK Unej yang telah sisahkan melalui SK Rektor. Adanya tambahan koordinator program dan koordinator pengadaan dalam struktur organisasi di tahun 2013 ini dapat memperbaiki pelaksanaan kegiatan. Koordinator program bertugas mengkoordinasikan kegiatan diantara PIC, memantau penyusunan TOR, pelaksanaan, dan laporan di setiap kegiatan. Koordinator pengadaan bertugas mengkoordinasikan rencana pengadaan, mempersiapkan tim pengadaan, pelaksanaan pengadaan, serta pelaporan kegiatan pengadaan. Beberapa PIC kegiatan masih belum optimal menjalankan tugasnya, sehingga untuk beberapa kegiatan koordinator program harus turun tangan mengerjakan tugas-tugas tersebut. Laporan Tengah Tahun 2013 PHK-PKPD Universitas Jember 7