1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Semkin pesatnya pertumbuhan bisnis dewasa ini menyebabkan semakin tingginya tingkat persaingan antar perusahaan yang berkembang di Indonesia bahkan di dunia. Reza Samavi, Eric Yu, Thodoros Topaloglou February 2008 Strategic reasoning about business models: a conceptual modeling approach. Accessed 18 th oct 2010. As businesses must be able to recognize and respond strategically to disruptive change, they rely on business models to answer crucial questions. What specific innovations matter for the business? What customer groups should they watch? Which emerging technologies may consumers embrace? Is the new technology disruptive? Who are the competitors? How will the competitive battle form? How may the environmental factors and non-market players affect the battle. Oleh karena itu, Informasi menjadi salah satu hal yang sangat penting dan dibutuhkan dalam suatu perusahaan karena informasi yang di hasilkan oleh perusahaan merupakan sebuah penunjang bagi efisiensi perusahaan. Hal ini memacu perusahaan untuk lebih memperhatikan sistem informasi perusahaan. Tracy A Jenkin, Yolande E Chan, mar 2010, IS project alignment : a process perspective Information system. accessed oct 13 th 2010. (IS) project alignment has been defined as the degree to which an IS's project deliverables are consistent with the project's objectives, which are shaped by the organization's IS strategy. These objectives may change as the project unfolds, reflecting emergent opportunities, limitations, and strategy
2 Kebutuhan informasi dalam dunia bisnis menjadi kunci penting dalam meningkatkan daya saing perusahaan. Koch, Michael. 2010. Utilizing Emergent Web-Based Software Tools as an Effective Method for Increasing Collaboration and Knowledge Sharing in Collocated Student Design Teams. Accessed Oct 23 rd 2010. As such, the societal structure in which humans participate has evolved to a point where individuals in developed countries often must to be able to quickly access, interpret and utilize disparate pieces of knowledge in their daily lives and subsequently be able to relay that information to others. Perusahaan yang mampu menyajikan informasi secara cepat, akurat dan tepat sasaran akan memenangkan persaingan, salah satu cara untuk memenangkan persaingan tersebut adalah dengan menggunakan suatu sistem yang dapat menghasilkan informasi yang diperlukan oleh pihak eksekutif sehingga dapat membantu pihak eksekutif dalam proses perencanaan, pengambilan keputusan, pengendalian dan penentuan strategi atau langkah yang tepat yang perlu dilakukan untuk meningkatkan pendapatan penjualan sehingga mencapai target yang diinginkan. Jonas, Daniel. 2010. Empowering project portfolio managers: How management involvement impacts project portfolio managementperformance. Accessed Oct 18 th 2010. This new role is supposed to be pivotal in planning and controlling complex project landscapes more effectively and more efficiently, in implementing project portfolio management practices as a management innovation, and in coping with traditional conflicts between line and project managers in matrix organizations. However, by empowering project portfolio managers and giving their role more clarity and significance, the complex power balance between senior
3 managers, line managers, and project managers also has to change. These changes are assumed to lead to new tensions between traditional key players and the new role which will reduce the overall project portfolio performance. Maka dari itu, diperlukan pula manajemen proyek yang baik dan efisien untuk dapat mengelola sistem operasional perusahaan. Adapun salah satu jenis aplikasi yang dapat digunakan sebagai sarana manajemen proyek adalah Redmine. Sebuah aplikasi manajemen proyek opensource yang memadai dan dapat menunjang kegiatan manajemen proyek dengan baik. PT Sagara Xinix Solusitama adalah salah satu perusahaan yang menggunakan redmine untuk management proyeknya. Xinix merupakan sebuah perusahaan consultant yang bergerak dalam bidang Information tecnology. Perusahaan ini menawarkan dan menjual jasa untuk pembuatan aplikasi, web desain, web development, sistem perusahaan dan lain-lain. Dengan demikian, perusahaan ini sangat memerlukan adanya project management software untuk membantu melakukan management pada proses operasional yang akan mendukung penyediaan informasi dan proses pengambilan keputusan lebih cepat yang akan dapat menghasilkan kepuasan customer. Pederiva, Andrea. 2003. The COBIT Maturity Model in a Vendor Evaluation Case. Accessed Des 9 th 2010. The COBIT Maturity Model is an IT governance tool used to measure how well developed the management processes are with respect to internal controls. The maturity model allows an organization to grade itself from nonexistent (0) to optimized (5). Such capability can be exploited
4 by auditors to help management fulfill its IT governance responsibilities, i.e., exercise effective responsibility over the use of IT just like any other part of the business. Berdasarkan oleh hal-hal yang telah di jabarkan di atas, maka kami bermaksud untuk meneliti tingkat efektifitas manajemen proyek sebagai bahan penelitian pada skripsi kami yang akan kami kembangkan dengan judul : Evaluasi Efektifitas Sistem Informasi Manajemen Proyek yang Menggunakan Remine pada PT Sagara Xinix Solusitama 1.2. Ruang Lingkup Ruang lingkup dari penelitian yang akan dilakukan, antara lain: 1. Evaluasi akan dilakukan pada PT. Sagara Xinix Solusitama 2. Sistem informasi yang akan dibahas adalah pengendalian sistem informasi manajemen proyek pada PT. Sagara Xinix Solusitama 3. Proses bisnis yang dibahas dimulai saat customer mengirim RFP (Request for Proposal) sampai BAST (Berita Acara Serah Terima) dibuat. 4. Evaluasi hanya membahas proses bisnis pembuatan proyek berbentuk solusi, tidak mencakup proses bisnis pembuatan proyek web. 1.3. Tujuan dan Manfaat 1.3.1. Tujuan Tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Menganalisa pengelolaan sistem informasi (SI) manajemen proyek yang sedang berjalan di perusahaan.
5 2. Menganalisa kebutuhan kontrol yang di perlukan perusahaan khususnya dalam mengelola SI manajemen proyek. 3. Membantu memberikan rekomendasi dari hasil analisis yang dilakukan secara terpadu dalam proses bisnis perusahaan. 4. Melakukan pengukuran terhadap tingkat kematangan perusahaan dan membandingkannya dengan standar yang diharapkan. 5. Menghasilkan laporan evaluasi sistem informasi manajemen proyek pada PT. Sagara Xinix Solusitama. 6. Memberikan saran dan rekomendasi untuk sistem informasi manajemen proyek pada PT. Sagara Xinix Solusitama agar sistem tersebut menjadi lebih baik. 1.3.2. Manfaat Manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Memberikan pedoman atau acuan jika terjadi suatu kerancuan dalam penerapan dan pengembangan SI sesuai dengan Cobit. 2. Hasil penelitian dapat dijadikan sebagai arahan untuk menuju penerapan sistem informasi yang lebih baik bagi perusahaan. 1.4. Metodologi Penelitian Untuk mendapatkan data dan teori pendukung yang lengkap dan akurat dalam penyusunan tugas akhir ini, digunakan metode sebagai berikut : 1. Penelitian Kepustakaan (Library Research) Metode penelitian kepustakaan yang dilakukan adalah dengan membaca bukubuku literature dan karya ilmiah lainnya yang berisi konsep-konsep dan teori mengenai informasi yang berkaitan dengan topik yang dibahas.
6 2. Penelitian Lapangan (Field Research) Metode penelitian ini dilakukan dengan maksud untuk mendapatkan data secara langsung dari obyek penelitian. Hal ini dapat dilakukan dengan cara : a) Wawancara (Interview) Merupakan teknik yang sering digunakan dan yang paling berguna. Wawancara dilakukan secara langsung berhadapan dengan individual. Beberapa tujuan wawancara adalah pencarian fakta, memeriksa fakta, menjelaskan fakta, menghasilkan antuasisme, mengikut sertakan end user, mengidentifikasikan keperluan dan mengumpulkan ide serta opini. b) Pengamatan (Observation) Pengamatan merupakan cara yang paling efektif diantara teknik-teknik fact finding untuk mengetahui dan mengerti secara jelas tentang sistem. Teknik ini sering digunakan pada saat data asli dikumpulkan melalui metode-metode yang lain. c) Checklist Mengajukan tabel Checklist yang berisi pertanyaan untuk mengetahui kondisi perusahaan dengan standar CobIT. d) Kuesioner Memberikan pernyataan dan tabel jawaban berupa tingkatan seberapa setuju pihak perusahaan dengan pernyataan yang di berikan. Adapun pernyataan yang di berikan sesuai dengan CobIT.
7 1.5. Sistematika Penulisan Penulisan tugas akhir ini dibagi menjadi lima bab dan masing-masing bab akan dibahas lebih rinci ke dalam beberapa sub bab yang saling berhubungan. Sistematika penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini berisi tentang Latar Belakang, Ruang Lingkup, Tujuan dan Manfaat, Metodologi Penelitian dan Sistematika Penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Pembahasan teori-teori dari literature yang digunakan baik teori umum dan khusus sesuai dengan topik yang sedang dibahas. BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN Dalam bab ini diberikan gambaran umum mengenai sejarah perusahaan secara singkat, struktur organisasi terdiri dari uraian tugas, tanggung jawab dan wewenang, prosedur yang berlaku, dan sistem informasi manajemen proyek pada perusahaan. BAB 4 HASIL EVALUASI DAN PEMBAHASAN Dalam bab ini membahas tentang pelaksanaan evaluasi dan rekomendasi tujuan audit terhadap sistem yang berjalan serta evaluasi terhadap bukti atas pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini merupakan penutup yang berisikan simpulan dari keseluruhan isi skripsi yang didasarkan pada hasil penelitian yang dilakukan, serta saran-saran perbaikan yang berguna bagi penggunaan aplikasi manajemen proyek Redmine pada PT. Sagara Xinix Solusitama.