JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2012) 1-6 1 Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Barang Metode Pengadaan Langsung di Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya Khaidir Rasyid, Khakim Ghozali Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Jl. Arief Rahman Hakim, Surabaya 60111 E-mail: khae_dears@dearsmine.com, khae_dears@is.its.ac.id, khakim@is.its.ac.id Abstrak Setelah ditandatanganinya Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 yang menggantikan Keppres Nomor 80 tahun 2003, salah satu metode pelaksanaan yang ada pada Perpres tersebut adalah barang metode langsung. Saat ini ITS masih melakukan barang metode langsung dengan menggunakan cara manual, tidak ada keseragaman dalam dokumentasi sehingga memungkinkan kesalahan dalam dokumentasi dan juga ketidak validan dalam proses. Salah satu cara mengatasi permasalah tersebut adalah dengan beralih ke media elektronik yang bersifat realtime dan terstruktur sesuai dengan aturan dan dokumen standar. Sistem informasi barang metode langsung merupakan aplikasi yang dapat menggantikan proses manual yang terjadi di ITS. Sistem informasi ini dibangun dengan framework CodeIgniter dengan database MySQL dan metode Unified Process Model (UPM) yang terdiri dari empat tahapan yaitu tahap awal (inception), tahap perluasan (elaboration), tahap konstruksi (construction), dan tahap transisi (transition) dengan menggunakan standart pendokumentasian ReadySET. Hasil yang didapat dari pengerjaan tugas akhir ini adalah mempermudah ITS dalam melaksanakan barang metode langsung atau nominal kurang dari Rp. 100.000.000,- (seratus juta rupiah) dan juga terhindar dari kesalahan sehingga prosedur pelaksanaan barang metode langsung dapat dilakukan sesuai dengan dokumen standar menurut Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Kata Kunci Pengadaan Barang, Pengadaan Langsung, Perpres 54 Tahun 2010, Standard Bidding Document. B I. PENDAHULUAN erdasarkan Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang barang, instansi pemerintah diwajibkan untuk membentuk Unit Layanan Pengadaan (ULP) (1). ITS sebagai salah satu instansi pemerintah juga memiliki kewajiban dalam membentuk ULP tersebut, terbukti dengan adanya Unit Layanan Pengadaan yang bertempat di Dr. Angka Lantai II Kampus ITS Sukolilo. Salah satu metode barang yang disusun dalam Perpres 54 Tahun 2010 adalah barang metode langsung dengan jumlah tidak lebih dari Rp. 100.000.000 (Seratus Juta Ruapiah) (2) (3). Pengadaan Langsung digunakan untuk semua jenis barang/jasa dengan melakukannya secara langsung kepada penyedia barang/jasa tanpa melalui Pelelangan/Seleksi/Penunjukan Langsung (4). Untuk tindakan yang dilakukan oleh ITS dalam melakukan barang metode langsung atau untuk barang yang kurang dari Rp 100.000.000 (seratus juta) masih menggunakan cara manual, tidak ada keseragaman dalam dokumentasi nya. Beberapa kesalahan yang dilakukan ITS dalam Pengadaan Barang metode Pengadaan Langsung adalah: 1) Proses Pengadaan Barang metode Pengadaan Langsung sering kali mengabaikan prosedur yang telah ada dan tidak mengikuti aturan dalam Standard Bidding Document (SBD) (5) atau Dokumen standar. 2) Ketidaktahuan Pejabat Pengadaan terhadap proses dan standard baku untuk melakukan Dengan adanya masalah seperti yang disebut diatas, dibutuhkan pengganti metode dari cara manual ke media elektronik yang lebih real time dan terstruktur. Sistem informasi barang metode langsung merupakan aplikasi berbasis web yang dibuat berdasarkan dokumen standar. Sehingga dokumentasi dan prosedur yang dilaksanakan akan seragam dan sesuai dengan standar yang telah ditentukan. Metode yang digunakan dalam pembangunan sistem ini mengikuti proses dari UPM yang terdiri dari 4 tahapan yaitu tahap awal (inception), tahap perluasan (elaboration), tahap konstruksi (construction), dan tahap transisi (transition). Dengan adanya aplikasi ini diharapkan mempermudah ITS dalam melakukan Pengadaan barang melalui Pengadaan langsung untuk nominal kurang dari Rp 100.000.000 (seratus juta rupiah) dan juga terhindar dari kesalahan sehingga prosedur pelaksanaan Pengadaan Barang metode Pengadaan Langsung dapat dilakukan sesuai dengan SBD (Standard Bidding Document) atau dokumen standard menurut Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010. II. METODE DAN IMPLEMENTASI Penggunaan proses UPM pada metode ini, terfokus pada proses pengembangan perangkat lunak sistem informasi barang metode langsung. Empat tahap pada prosesnya adalah: (6)
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2012) 1-6 2 A. Tahap Awal (Inception) 1) Analisis kebutuhan pengguna Aktivitas ini dilakukan untuk mendapatkan hasil berupa dokumen user needs. Aktivitas ini dilakukan dengan wawancara kepada stakeholder untuk mengetahui bagaimana proses bisnis yang dilaksanakan, permasalahan apa yang terjadi, harapan dari permasalah tersebut, siapa saja actor dari setiap proses bisnis yang dilakukan serta data-data apa saja yang dibutuhkan. B. Tahap Perluasan (Elaboration) 1) Analisa Kebutuhan Sistem Input dari aktivitas ini adalah User needs yang diproses untuk menghasilkan dokumen SRS (Software Requirement Specification) yang mencakup tujuan, ruang lingkup, definisi, akronim dan referensi dari SRS 2) Desain Sistem Pada tahap ini masukan yang diproses yaitu desain arsitektur sistem untuk menghasilkan dokumen desain. Pengembangan dilakukan dari struktur model dan desain perangkat lunak. C. Tahap Konstruksi Tahap konstruksi merupakan tahap untuk memproduksi model implementasi untuk menerjemahan desain menjadi komponen software yang akan dibangun untuk mengerti gambaran dari sistem D. Tahap Transisi Pada tahap ini meliputi langkah-langkah kontruksi secara umum dan bagian awal dari aktivitas peluncuran secara umum. Tahap transisi (transition) menghantarkan software dan menilai kinerja produk yang telah diproduksi bagi pengguna akhir berupa software jadi, dan juga pada tahap ini akan dihasilkan pula panduan dalam instalasi dan penggunaan software tersebut untuk mempermudah pengguna dalam memakai software tersebut III. ANALISIS SISTEM A. Proses barang metode langsung a) Structural Design Memodelkan Entity Relationship (ER) Model Memodelkan Class Diagram b) Behavioral Design Pada bagian ini akan menjelaskan tentang pola dan komunikasi dari setiap objek dan realisasinya. Sehingga dapat terlihat hubungan interaksi antara pengguna atau aktor dan busuness object dengan system Pemodelan yang dilakukan: Use Cases Diagram Memodelkan Sequence Dagram Memodelkan Activiy Diagram c) Antarmuka Pengguna (User Interface) Membuat rancangan user interface secara deskriptif sesuai dengan template yang ada pada ReadySET yang memudahkan dalam pengimplementasian rancangan perangkat lunak d) Pembangunan Sistem (Build System) Pembuatan daftar menu yang akan dibuat dan dimana source tersebut diletakkan e) Arsitektur (Architecture) Pada tahap ini dibuat deskripsi tentang arsitektur perangkat lunak, yang terdiri atas pembuatan gambaran jaringan rancangan implementasi perangkat lunak. Rencana perangkat keras yang akan digunakan dan perangkat lunak pendukung yang digunakan f) Peluncuran (Persistence) Pada tahap ini dihasilkan perancangan database yang diperlukan yang sesuai kebutuhan Gambar. 1. Proses Bisnis Pengadaan Barang metode Pengadaan Langsung di ITS Berikut adalah proses bisnis dari barang metode langsung yang diterapkan pada system informasi barang metode pengdaan langsung di ITS. Proses bisnis ini mengadopsi dari proses bisnis yang sudah terjadi dan digabungkan dengan dokumen standar barang pemerintah. Awal dari segala proses untuk melakukan barang adalah proses pengajuan dari setiap kepala unit.
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2012) 1-6 3 Proses ini diadakan berdasarkan rencana anggaran ITS yang telah disetujui terlebih dahulu. Setiap kepala unit yang akan membutuhkan barang, akan membuat permintaan barang melalui surat. Permintaan barang ditujukan kepada PPK (Pejabat pembuat komitmen) sebagai penanggung jawab terhadap lalu PPK memberikan evaluasi terhadap dan membuat HPS. Dokumen akan dibuat oleh pejabat setelah HPS ditentukan oleh PPK. Lalu penyedia memberikan penawaran harga dan pejabat mengevaluasi penawaran harga. Penawaran harga yang memenuhi syarat akan dijadikan sebagai pemenang dan berhak untuk melakukan barang setelah PPK membuat SPK dari ketetapan pemenang yang dibuat oleh pejabat. Barang yang telah diadakan oleh penyedia akan diperiksa oleh panitia pemeriksa dan barang yang telah sesuai dengan pesanan, akan dilaporkan kepada PPK dalam bentuk Berita Acara serah terima barang dan barang metode langsung selesai dilaksanakan. B. Use Case Tabel 1. Format Use Case Menyetujui UC-02.06 Menyetujui barang Ringkasan : Use case ini dimaksudkan agar aktor dapat menyetujui sehingga dapat dilakukan Direct Actor: Pejabat Pembuat Komitmen Prioritas : Expected Frekuensi Penggunaan : Pre Conditions: Skenario Sukses Utama : Skenario Alernatif : Sometimes Aktor telah masuk halaman barang 1. Aktor memilih data yang akan evaluasi 2. Aktor menekan daftar 3. Sistem akan menampilkan halaman evaluasi 4. Aktor akan memilih hasil evaluasi. Pilihan yang tersedia adalah Disetujui atau Ditolak. 5. Aktor menekan tombol next untuk melanjutkan proses. 6. Jika hasil evaluasi Disetujui sistem akan menampilkan halaman membuat HPS. Jika hasil evaluasi Ditolak, sistem akan menampilkan field catatan ditolak dan masuk ke halaman - Tahap ini adalah pembuatan use case berdasarkan fungsifungsi yang ada pada perangkat lunak yang akan dikembangkan. Fungsi-fungsi tersebut telah didapatkan dari hasil tahapan sebelumnya. Sehingga pihak pengembang dapat mengetahui kebutuhan yang tepat terkait dengan sistem barang ini 1) Use Case berdasarkan area fungsi Pengelompokan use case berdasarkan area fungsi ini bertujuan untuk mengetahui fungsi-fungsi apa saja yang ada dalam tiap fungsi utama Pengelolaan Sistem Pengelolaan Pengguna Pengelolaan Daftar Usulan Pengadaan Langsung Pengelolaan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Pengelolaan Dokumen Pengadaan Pengelolaan Pengumuman Pengadaan Pengelolaan Undangan Pengadaan Pengelolaan Dokumen Penawaran Harga Pengelolaan Pakta Integritas Pengelolaan Berita Acara Evaluasi Harga Pengelolaan Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung Pengelolaan Berita Acara Penetapan Pemenang Pengelolaan Pernyataan Kesanggupan Pengelolaan Surat Perintah Kerja Pengelolaan Surat Pesanan Pengelolaan Berita Acara Pemeriksaan Pengelolaan Berita Acara Serah Terima 2) Use Case berdasarkan Stakeholder Berdasarkan hasil penggalian informasi pada pihakpihak yang terkait, maka dapat ditentukan bahwa stakeholder yang terlibat dalam aktivitas yang menggunakan aplikasi adalah: Administrator Kepala Unit Pejabat Pembuat Komitmen Pejabat Pengadaan Pejabat Penerima Penyedia C. Kebutuhan lingkungan Kebutuhan lingkungan yang dapat membantu kinerja sistem ini antara lain terdiri dari kebutuhan hardware dan software 1) Kebutuhan Hardware Kebutuhan hardware dari sistem ini meliputi spesifikasi dari komputer server dan komputer klien. Adapun spesifikasi hardware adalah sebagai berikut: a) Spesifikasi minimum untuk server: Pentium Core 2 Duo 2,8 GHz 1 GB DDR2 HD 250 GB SATA Mainboard Intel 945 + VGA +SC Monitor 15 Inch mendukung resolusi 1024 X 768 b) Spesifikasi minimum untuk client: Pentium II 400Mhz 128 Mb SDRam HD 4,3 GB Mainboard + Soundcard + VGA
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2012) 1-6 4 Monitor 14 Inch mendukung resolusi 1024 X 768 2) Kebutuhan Sistem Untuk server system software harus mampu berfungsi sebagai web server. Disarankan sistem operasi yang berbasis open source seperti ubuntu karena memiliki kehandalan dalam system untuk web server. Untuk kebutuhan server, minimal menggunakan Apache versi 2.2.17 MySQL versi 5.x.x PHP versi 5.2.x Untuk memenuhi kebutuhan minimal server tersebut, salah satu server yang disarankan adalah XAMPP 1.7.4 atau yang versi yang terbaru Untuk klien sistem software harus mampu menjalankan web browser dan dapat dijalankan pada semua platform sistem operasi IV. DESAIN SISTEM Perangkat lunak ini didesain dengan menggunakan UML(Unified Modelling Language) yang dikembangkan mulai dari structural design (7) (8). A. Structural Design Structural Design memberikan gambaran aspek package, classes, behavior dan relationship. B. Behavioral Design Pada bagian ini akan menjelaskan tentang pola dan komunikasi dari setiap objek dan realisasinya. Sehingga dapat terlihat hubungan interaksi antara pengguna atau aktor dan business object dengan sistem. Pemodelan yang ada didalamnya yaitu sequence diagram, activity diagram, dan rancangan user interface dari system 1) Use Case Diagram Merupakan bagian yang mewakili interaksi antar obyek yang didefinisikan pada use case diagram dan menunjukkan tingkah laku obyek-obyek tersebut. 2) Sequence Dagram Merupakan bagian yang mewakili interaksi antar obyek yang didefinisikan pada use case diagram dan menunjukkan tingkah laku obyek-obyek tersebut. Pada gambar diatas, yakni sequence diagram untuk masuk akun, yang mana dibuat sesuai dengan use case description login. Pada sequence diagram masuk akun ini, disebutkan proses yang terkait seperti controller, model serta view yang ada dalam fungsionalitas tersebut 3) Activiy Diagram Diperlukan untuk menggambarkan aktivitas yang terjadi, Diagram ini menjelaskan runutan detil dalam bentuk flowchart yang menunjukkan aksi dan reaksi antar aktor dan sistem. act menyetujui sistem menampilkan halaman daftar menampilkan halaman ev aluasi apakah disetujui? [Ya] menampilkan halaman membuat HPS ActivityFinal Gambar. 4. Contoh Activity Diagram evaluasi C. User Interface Menjelaskan tentang desain dari halaman dan form yang terdapat dalam Sistem Informasi Monitoring Pengelolaan Barang Inventaris serta deskripsi lengkap mengenai isi dari halaman dan form tersebut aktor ActivityInitial memilih menu memilih data yang akan diev aluasi menekan daftar memilih Disetujui memilih Direv isi memilih Ditolak menekan tombol next sd buat kepala unit halaman daftar mengisi form tambah () menekan tombol simpan() validasi field() tambah_() menambah () menampilkan pesan error() menampilkan() Gambar. 5. User Interface Usulan Pengadaan Gambar. 3. Contoh Sequence Diagram buat V. UJI COBA DAN EVALUASI Skenario uji coba ini disusun berdasarkan runutan usecase
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2012) 1-6 5 dalam sebuah mekanisme sistem. Skenario terdiri dari 2 bagian, yaitu overview dan langkah-langkah untuk menjalankan usecase yang akan diuji. Langkah-langkah tersebut akan dilaksanakan dan hasilnya akan digambarkan. Setelah itu akan dilakukan evaluasi dari hasil pelaksanaan skenario tersebut Skenario Uji Coba Buat Usulan Pengadaan: Id Use Case Nama Use Case Aktor yang terlibat Deskripsi Tujuan Kondisi Awal Kondisi Akhir Tabel 2. Skenario Uji Coba Buat Usulan Pengadaan Barang UC-02.02 Buat Usulan Pengadaan Barang Kepala Unit Implementasi dilakukan setelah kebutuhan dan desain telah terpenuhi. Berikut adalah tampilan dari halaman daftar ruangan dari aplikasi Tampilan dari halaman buat tersebut adalah: Gambar. 6. Halaman Buat Usulan Pengadaan Test case ini digunakan untuk mengetahui perilaku sistem dalam membuat yang baru serta file yang diupload. Untuk mengetahui apakah fungsi buat barang telah sesuai dengan kebutuhan pengguna Aktor telah masuk kedalam halaman barang Usulan yang dibuat telah masuk kedalam database dan file yang diuploaad masuk ke dalam folder aplikasi serta kesesuaian file yang diupload dengan data yang dientrikan sama. Hasil dari pembuatan tersebut adalah: Gambar. 7. Hasil Usulan Pengadaan yang di tampilkan dalam daftar VI. KESIMPULAN 1) Sistem informasi ini memiliki dua proses. Yaitu, proses barang dan proses pengerjaan paket barang. 2) Usulan dapat menjadi paket pekerjaan apabila disetujui oleh PPK. 3) Alur kerja sistem informasi barang metode langsung mengikuti standar dokumen. Sehingga tidak akan terjadi lagi kesalahan dalam alur dan standar. 4) Sistem informasi ini memiliki 6 level hak akses sesuai kebutuhan, yaitu Administrator sebagai pengguna yang memiliki level tertinggi, Kepala Unit sebagai pengguna yang membutuhkan barang, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) sebagai penanggung jawab terhadap pelaksanaan barang, Pejabat Pengadaan sebagai pengguna yang bertanggung jawab dalam melaksanakan barang yang telah disetujui oleh PPK, Pejabat Penerima sebagai pengguna yang bertanggup jawab untuk memeriksa kesesuaian barang yang telah diadakan oleh Penyedia dengan permintaan barang yang diajukan Penyedia sebagai pengguna yang mengadakan barang sesuai dengan permintaan barang. 5) Sistem informasi ini berfungsi untuk mempermudah pihak ITS dalam melaksanakan barang metode langsung dan proses sesuai dengan dokumen standar. DAFTAR PUSTAKA 1. LKPP. Standar Dokumen Pengadaan Barang Metode Pengadaan Langsung dengan surat perintah kerja. Jakarta : Tidak diterbitkan, 2010. 2. Pemerintah, lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa. lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. LKPP. [Online] http://lkpp.go.id. 3. Presiden. Perpres RI Nomor 54 Tahun 2010. Jakarta : tidak diterbitkan, 2010. 4. Posmaria. Pengadaan Langsung (Barang). [Online] http://www.sintaposmaria.com/-langsung-barang. 5. Mustafa, Khalid. Standar Bidding Dokumen. [Online] http://www.khalidmustafa.info/2011/05/10/standard-bidding- document-dokumen-standar--menurut-perpres- 542010.php. 6. Jacobson I, Booch G, Rambaug J. The Unified Software Developetment Process. 2009. 7. Badriyah, Tessy. UML Class Diagram. Surabaya : s.n., 2007. 8. Jacobson, Ivar. Applying UML in The Unified Process. s.l. : Rational Software.
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2012) 1-6 6 uc Kepala Unit ubah buat upload hapus keluar akun dow nload download undangan lihat daftar (from pej. ) cari undangan lihat daftar undangan Lihat HPS «extend» (from ppk) download dokumen masuk akun A (from pej. ) lihat dokumen download pengumuman (from pej. ) (from pej. ) dow nload berita serah terima acara serah terima lihat penaw aran harga download penaw aran harga lihat surat pesanan download pakta integeritas (from ppk) download surat pesanan lihat pernyataan kesanggupan (from ppk) download pernyataan kesanggupan (from pej. ) (from pej. ) lihat daftar pengumuman cari pengumuman (from pej. ) kepala unit (from Actors) (from pej. ) pemeriksaan hasil langsung dow nload berita (from pej. ) acara pemeriksaan ev aluasi harga download berita acara hasil langsung penetapan pemenang (from pej. ) (from pej. ) (from pej. ) lihat spk dow nload berita acara penetapan (from ppk) pemenang download spk dow nload berita acara evaluasi harga (from pej. ) (from ppk) (from pej. ) Gambar. 2. Contoh Use Case Diagram untuk Kepala Unit