HASIL YANG BAIK CARA YANG BAIK Peraturan Perilaku Januari 2013
Salam dari CEO Para kolega ADM yang saya cintai, Sebagai salah satu perusahaan agrikultur terbesar di dunia, ADM melayani kebutuhan global yang sangat penting. Kita menghubungkan hasil panen ke rumah rakyat, dan mengubah hasil bumi menjadi produk yang memenuhi kebutuhan vital akan makanan dan energi. Hasil kerja kita menjangkau kehidupan jutaan orang setiap hari. 30.000 kolega kita bekerja di lebih dari 750 lokasi di hampir semua sudut bumi, menghasilkan produk makanan dan energi yang mendukung kualitas hidup yang baik. Dengan tujuan yang sangat penting ini, tentunya mengandung tanggung jawab yang besar pula: kita harus memastikan bahwa kita selalu memenuhi komitmen yang dipegang teguh ADM, dan melaksanakan standar integritas yang tertinggi dan berperilaku bisnis yang etis. Di halaman berikut, Anda dapat melihat Peraturan Perilaku kita. Peraturan ini dirancang untuk memandu kita dalam kegiatan kerja sehari-hari, di manapun kita ditempatkan. Peraturan ini juga menunjukkan bagaimana cara melakukan bisnis kita dengan cara yang etis dan legal; dan menjabarkan hukum, peraturan dan kebijakan yang harus kita ketahui dan patuhi. Selain itu, peraturan ini juga mengarahkan ke mana kita harus menghubungi apabila ada pertanyaan, kekuatiran atau masalah, atau apabila kita ingin melaporkan sesuatu. Kita semua diharapkan untuk melaporkan pelanggaran terhadap Peraturan kita. Untuk melakukannya, Anda dapat menghubungi referensi yang terdaftar dalam bagian Mengajukan Pertanyaan dan Kekuatiran. Ingatlah, ADM tidak akan mentoleransi pembalasan dendam apabila Anda melaporkan suatu masalah atau pelanggaran perilaku. Penting bagi kita semua untuk mengetahui dan mematuhi Peraturan Perilaku ADM kita, baik yang tersurat maupun yang tersirat. Dengan mewujudkan nilainilai kita dan menjunjung tinggi Peraturan, Anda akan membantu memastikan kita dapat terus mencapai hasil yang baik, dengan cara yang baik. Hormat saya, Patricia A. Woertz Chairman, CEO dan President 1
Peraturan Kita Selaras dengan Nilai-Nilai Inti Kita Nilai-nilai inti kita menyatakan apa yang kita harapkan dari diri kita sendiri dan dengan orang lain. Nilai-nilai ini memandu perilaku kita, dan berfungsi sebagai fondasi pengambilan keputusan kita. Dalam segala hal yang kita lakukan di ADM, kita harus selalu melaksanakan dan mewujudkan nilai-nilai ini: Memiliki Integritas Bertindak jujur dan benar Hormat Menghormati Memperlakukan orang lain dan segala hal dengan penuh perhatian Mencapai Keunggulan Jadilah yang terbaik dalam pekerjaan Anda, dan selalu bertambah baik Bertindak cerdas dan panjang akal Melaksanakan dengan cara yang benar Melaksanakan Kerja Sama Tim Sukses Bersama Mengambil Tanggung Jawab Kuasai. Lakukan. Jangan menyerah. 2
Daftar Isi Peraturan Perilaku ADM Salam dari CEO...1 Peraturan Kita Selaras dengan Nilai-Nilai Inti Kita... 2 Pengantar pada Peraturan Perilaku Kita...4 Mengapa Kita Memiliki Peraturan Perilaku?...4 Siapa Yang Harus Mematuhi Peraturan Perilaku?...4 Apa Yang Diharapkan Dari Saya?...5 Hukum Apa Saja Yang Harus Saya Patuhi?...6 Mengajukan Pertanyaan dan Kekuatiran...7 Bagaimana Cara Mengajukan Pertanyaan dan Kekuatiran?...7 Bagaimana Jika Saya Kuatir Akan Pembalasan Dendam?...8 Bagaimana Cara ADM Menangani Laporan?...8 Apa Saja Konsekuensi dari Pelanggaran Peraturan?...8 Menjunjung Integritas... bagi Orang-Orang Kita...9 Hormat Menghormati di Tempat Kerja Kita...9 Kesehatan dan Keselamatan di Tempat Kerja...10 Praktik Ketenagakerjaan yang Adil... 11 Privasi Kolega...12 Menjunjung Integritas bagi Pelanggan dan Mitra Usaha Kita...13 Kualitas dan Keamanan Produk...13 Bertransaksi yang Adil dan Berkompetisi yang Adil...14 Perlindungan Terhadap Informasi Pihak Ketiga...16 Perlakuan Yang Adil Kepada Pemasok...17 Pelanggan Pemerintahan...17 Menjunjung Integritas bagi Pemegang Saham Kita...18 Konflik Kepentingan...18 Anti Korupsi...21 Pengendalian Perdagangan...23 Aset dan Teknologi ADM...23 Pembukuan dan Pencatatan yang Akurat...26 Perdagangan Orang Dalam...28 Menjunjung Integritas bagi Masyarakat Kita...30 Pembinaan Lingkungan...30 Partisipasi Politik...30 Daftar Informasi Alamat...32 Catatan: untuk kemudahan baca, Peraturan ini secara kolektif merujuk Archer Daniels Midland Company dan semua anak-anak perusahaannya sebagai ADM. 3
Pengantar pada Peraturan Perilaku Kita Mengapa Kita Memiliki Peraturan Perilaku? Kita memiliki Peraturan Perilaku untuk menunjukkan cara mengambil keputusan yang benar dan untuk menggambarkan tindakan yang benar dalam melaksanakan bisnis di ADM. Peraturan ini mendukung pemahaman bersama akan apa arti dari mencapai hasil yang baik dengan cara yang baik. Dengan mengenal dan mematuhi Peraturan ini, kita semua melaksanakan tugas masing-masing untuk menjaga dan terus membangun kepercayaan dengan berbagai pemilik kepentingan, termasuk para kolega, pelanggan, mitra usaha, pemegang saham, dan masyarakat kita. Penting bagi kita untuk selalu memenuhi komitmen dan menjunjung integritas terhadap kelompok-kelompok ini dalam interaksi kita. Siapa Yang Harus Mematuhi Peraturan Perilaku? Peraturan Perilaku ini berlaku terhadap semua karyawan, pejabat, direktur, pekerja kontrak dan agen-agen ADM, divisi-divisi dan afiliasi kita di semua negara. ADM juga mewajibkan bahwa saat bekerja atas nama ADM, para pemasok, mitra usaha, agen dan konsultan menjunjung prinsip-prinsip Peraturan Perilaku ini. 4
Apa Yang Diharapkan Dari Saya? Ekspektasi Terhadap Karyawan Kita semua diharapkan mengetahui dan mematuhi nilai-nilai inti, Peraturan dan kebijakan, prosedur dan panduan perusahaan lainnya yang berlaku pada pekerjaan kita, beserta semua hukum yang berlaku, di manapun kita beroperasi. Kita tidak boleh mengabaikan atau mengakali Peraturan Perilaku ini atas alasan apapun juga, termasuk untuk memenuhi sasaran bisnis. Jika Anda membutuhkan bantuan untuk memahami Peraturan ini atau kebijakan, prosedur atau panduan spesifik lain, Anda dapat meminta panduan dari referensi yang terdaftar dalam Peraturan ini, di dalam bagian Mengajukan Pertanyaan dan Kekuatiran. Kegagalan untuk mematuhi Peraturan dan kebijakan perusahaan dapat menimbulkan konsekuensi berat baik bagi perusahaan kita maupun orang-orang yang terlibat. Selain berpotensi merusak reputasi ADM, perilaku yang melanggar Peraturan juga dapat melanggar hukum. Pelanggaran terhadap Peraturan atau kebijakan perusahaan kita dapat menyebabkan tindak disipliner, termasuk sampai pemutusan hubungan kerja. Jika dipandang perlu, ADM juga dapat mengajukan kasus seperti ini ke pihak yang berwenang, yang dapat menyebabkan hukuman personal terhadap orang-orang yang terlibat. Referensi Kebijakan, prosedur dan panduan Perusahaan dapat dilihat di dalam Pusat Informasi Kebijakan (Policy Center) ADM di Intranet. Apabila tidak memiliki akses ke Intranet ADM, harap hubungi manajer lokasi untuk mendapatkan cetakan dari kebijakan, prosedur atau panduan. Ekspektasi Tambahan bagi Manajer dan Atasan Mematuhi Peraturan kita dan semua hukum yang berlaku adalah fondasi dari keberlangsungan keberhasilan dan reputasi positif perusahaan kita. Meski kita semua wajib mematuhi Peraturan kita, manajer dan atasan mempunyai tanggung jawab yang lebih: Anda adalah duta Peraturan kita untuk anggota tim Anda. Anda harus memastikan bahwa Peraturan ini telah diinformasikan kepada semua orang yang bekerja untuk Anda, dan bahwa mereka telah mendapatkan pelatihan yang tepat untuk Peraturan ini, beserta kebijakan lain yang berpengaruh terhadap pekerjaan mereka. Sebagai seorang manajer, Anda diharapkan menciptakan lingkungan yang mendorong karyawan dapat datang kepada Anda jika ada pertanyaan atau laporan, dan dapat menangani pertanyaan dan kekuatiran kolega dengan baik dan tepat waktu. Apabila Anda tidak tahu 5
atau tidak yakin akan jawaban terhadap pertanyaan karyawan, Anda harus melihat ke referensi Anda untuk mendapat bantuan dalam menemukan jawabannya. Anda tidak boleh melakukan tindak pembalasan dendam apapun terhadap karyawan karena telah mengajukan pertanyaan atau kekuatiran, dan Anda tidak boleh mentoleransi tindak pembalasan dendam yang dilakukan orang lain. Hukum Apa Saja Yang Harus Saya Patuhi? Meskipun Peraturan ini tidak dapat mencakup bahasa spesifik dari semua hukum yang berlaku terhadap bisnis ADM, Anda dan semua agen yang mewakili ADM harus mengetahui, memahami dan mematuhi hukum dan Undang Undang yang mengatur pekerjaan yang Anda lakukan atas nama perusahaan. Ingatlah pula, hukum dapat sangat berlainan di satu negara dengan negara yang lain. Kita mungkin terkena hukum dan Undang Undang dari beberapa negara sekaligus. Jika Anda merasa kuatir tentang adanya konflik antara hukum dan kebijakan perusahaan, harap hubungi bagian Hukum atau Kepatuhan (Compliance) sebelum melaksanakannya. Jika setelah membaca Peraturan Perilaku ini dan kebijakan yang berlaku lainnya Anda mempunyai pertanyaan tentang peraturan yang berlaku pada pekerjaan Anda, Anda harus mengajukannya kepada pihak di dalam daftar referensi, di bagian Mengajukan Pertanyaan dan Kekuatiran. 6
Mengajukan Pertanyaan dan Kekuatiran Bagaimana Cara Mengajukan Pertanyaan dan Kekuatiran? Saat Anda mengajukan pertanyaan dan kekuatiran, ADM dapat mendeteksi potensi problem sejak dini. Ini dapat membantu meminimalisir potensi bahaya terhadap perusahaan kita, pemilik kepentingan kita dan reputasi kita. Jika Anda mempunyai pertanyaan atau kekuatiran tentang etika atau integritas dalam segala aspek bisnis kita, Anda harus mengajukan masalah ini sesegera mungkin. ADM telah menyediakan berbagai referensi untuk mengajukan pertanyaan, pendapat, dan masalah atau kekuatiran. Anda diharapkan untuk menghubungi salah satu referensi berikut ini kapan saja: Sumber daya setempat, seperti atasan atau manajer Anda, atau bagian SDM Di lokasi tertentu, perwakilan sah yang dipilih oleh kolega Anda (misalnya serikat buruh dan dewan pekerja) Tim bagian Kepatuhan (Compliance) ADM Way Helpline Ingatlah, tim bagian Kepatuhan (Compliance) kita tersedia kapan saja apabila Anda mempunyai pertanyaan atau kekuatiran tentang integritas atau kepatuhan dengan hukum dan persyaratan perusahaan. Ada berbagai cara untuk menghubungi bagian Kepatuhan (Compliance). Untuk informasi lebih lanjut, lihatlah dalam bagian Daftar Informasi Alamat yang terdapat di bagian akhir Peraturan ini. Apabila Anda ingin mengajukan masalah atau kekuatiran secara anonim, sejauh diperkenankan oleh hukum, Anda dapat mengunjungi www.theadmwayhelpline.com, menelepon ADM Way Helpline atau menulis surat ke bagian Kepatuhan (Compliance) tanpa membuka identitas diri. Karena ada negara yang mengatur penggunaan layanan pelaporan anonim, poster ADM Way Helpline di lokasi Anda dapat memberi informasi tentang persyaratan hukum spesifik yang berlaku di negara Anda mengenai hal ini. Layanan telepon ADM Way Helpline bebas biaya. Tersedia 24 jam sehari, tujuh hari seminggu bagi yang berlokasi di negara-negara yang memiliki kode akses (lihat di bagian belakang Peraturan). Operatornya berbicara dalam hampir semua bahasa. Jika Anda ingin mengajukan laporan melalui ADM Way Helpline, Anda dapat memberi tahu nama Anda atau tetap anonim, sejauh diperkenankan oleh hukum setempat. 7
Bagaimana Jika Saya Kuatir Akan Pembalasan Dendam? Adalah penting bagi semua orang untuk merasa nyaman dan aman dalam mengajukan pertanyaan dan kekuatiran. ADM tidak pernah mentoleransi segala bentuk pembalasan dendam terhadap Anda karena dengan niat baik melaporkan suatu kesalahan perilaku, baik yang aktual maupun potensial. Mengajukan laporan dengan niat baik berarti laporan Anda jujur, tulus dan lengkap sejauh pengetahuan Anda. Jika Anda merasa telah terjadi pembalasan dendam, penting untuk memberi informasi ini kepada tim bagian Kepatuhan (Compliance) sehingga dapat diperiksa dan diselesaikan secara resmi. MARI MENERAPKANNYA T: Atasan Mayra memintanya untuk melakukan suatu hal yang menurutnya melanggar Peraturan kita. Jika ia melaporkan situasi ini, dan perusahaan menentukan bahwa tindakan atasannya itu ternyata tidak melanggar Peraturan kita, apakah Mayra akan terkena tindakan disipliner? J: Tidak. Mayra membuat laporan dengan niat baik, jadi meskipun atasannya tidak melakukan hal yang salah, laporannya tidak akan menyebabkan tindakan disipliner atau segala bentuk pembalasan dendam terhadapnya. Bagaimana Cara ADM Menangani Laporan? ADM akan menyelidiki semua laporan pelanggaran perilaku baik secara etik maupun hukum, sesegera mungkin. ADM akan menyimpan keterangan penyelidikan ini secara rahasia semaksimal mungkin, konsisten dengan resolusi masalah dan mematuhi hukum yang berlaku. Terkadang, kolega ADM dapat dipanggil untuk membantu penyelidikan internal atau eksternal terhadap dugaan pelanggaran perilaku. Kita semua bertanggung jawab untuk bekerja sama dengan penyelidikan semacam ini. Anda tidak boleh mengganggu penyelidikan dengan mengubah atau menghancurkan dokumen atau bukti-bukti terkait. Apa Saja Konsekuensi dari Pelanggaran Peraturan? Saat bekerja dengan ADM, Anda berkomitmen untuk menjunjung tinggi Peraturan Perilaku kita. Semua yang melanggar Peraturan ini atau persyaratan perusahaan lain yang terkait akan terkena tindakan disipliner, termasuk sampai pemutusan hubungan kerja. Semua disiplin akan diberlakukan dengan adil, setara dan sesuai dengan hukum setempat. Selain itu, pelanggaran hukum dapat menyebabkan ADM dan individu yang terlibat terkena hukuman pidana dan/atau denda perdata. 8
Menjunjung Integritas... bagi Orang-Orang Kita Hormat Menghormati di Tempat Kerja Kita Keberagaman Penting bagi kita untuk bekerja sama memastikan tempat kerja kita selalu terbuka dan menerima keberagaman. Keberagaman dalam latar belakang individual, pengalaman dan cara berpikir kita adalah pendorong penting keberhasilan ADM. Oleh karena itu kita harus menghargai keberagaman yang ada dalam anggota tim kita. Diskriminasi Kita semua bertanggung jawab melaksanakan peran masingmasing dalam menciptakan sebuah lingkungan di mana seluruh kolega dapat berkembang dan sukses. Kita dan semua pelamar kerja di ADM akan dinilai berdasarkan kualifikasi, ketrampilan dan prestasi yang ditunjukkan. ADM melarang keras segala bentuk diskriminasi yang melanggar hukum. Oleh karena itu kita tidak boleh mengambil keputusan yang terkait dengan ketenagakerjaan (seperti penerimaan karyawan, promosi dan keputusan gaji) berdasarkan karakter yang dilindungi oleh hukum. Faktor seperti ini dapat berbeda-beda menurut hukum setempat, tapi umumnya mencakup ras, warna kulit, agama, jenis kelamin, asal kebangsaan, cacat yang disandang, usia, orientasi seksual dan status perkawinan. Pelecehan Mencegah pelecehan di tempatkerja merupakan aspek penting untuk membina lingkungan kerja yang terhormat. Meskipun definisi pelecehan dapat berlainan di lokasi yang berbeda, di ADM umumnya merujuk pada tindakan yang tidak diinginkan terhadap karakter seseorang yang dilindungi menurut hukum, yang dapat menciptakan sebuah lingkungan kerja yang bersifat bermusuhan dan tidak menyenangkan. Pelecehan dapat berupa tindakan katakata, visual atau fisik. Dapat bersifat seksual maupun non seksual, dan dapat mencakup berbagai jenis tindakan, seperti hinaan, bahasa yang kasar, ancaman, intimidasi, olok-olok, lelucon atau gambar visual yang menyinggung perasaan, atau sentuhan yang tidak diinginkan. Kita semua bertanggung jawab untuk menjaga lingkungan kerja yang bebas dari segala bentuk tindakan yang mengintimidasi atau melecehkan. 9 Referensi Apabila Anda mengetahui atau menduga bahwa seseorang telah menjadi target diskriminasi atau pelecehan, Anda harus segera melaporkan masalah ini ke daftar referensi yang terdapat di bagian Mengajukan Pertanyaan dan Kekuatiran. Ingatlah bahwa ADM tidak akan mentoleransi segala bentuk pembalasan dendam terhadap Anda karena dengan niat baik melaporkan kesalahan perilaku baik yang aktual maupun potensial. Untuk informasi lebih lanjut, harap merujuk pada kebijakan anti diskriminasi dan pelecehan yang berlaku pada lokasi kerja Anda di Pusat Informasi Kebijakan (Policy Center) ADM. Contohnya antara lain: Kebijakan Anti Diskriminasi dan Pelecehan AS, Kebijakan Kesetaraan dalam Ketenagakerjaan Kanada, dan Kebijakan Anti Diskriminasi dan Pelecehan Kanada.
MARI MENERAPKANNYA T: Grant suka bercanda dengan lelucon yang tidak patut dan menyinggung rekan kerjanya, Paulo. Sudah berulang kali Paulo memberi tahu Grant bahwa candaannya itu menyinggung perasaan, tapi Grant terus saja berkomentar tidak baik. Paulo tahu ia bukan satu-satunya orang yang menjadi tidak nyaman atas perilaku Grant ini, tapi tidak ada yang berani bersuara, termasuk manajernya sendiri. Apa yang harus dilakukan Paulo? J: Jika ia tidak nyaman untuk berbicara dengan manajernya, Paulo harus melaporkan perilaku rekan kerjanya ini kepada manajer atau atasan/pengawas lain, bagian SDM atau referensi lain yang terdaftar dalam Mengajukan Pertanyaan atau Kekuatiran. Lelucon Grant menciptakan lingkungan yang tidak menyenangkan terhadap Paulo, dan mungkin orang lain, dan oleh karena itu termasuk pelecehan. Manajer yang mendapat informasi ini wajib mengambil tindakan untuk memastikan masalah ini diselidiki dan diselesaikan dengan baik. Kesehatan dan Keselamatan di Tempat Kerja Kita semua harus melakukan peran kita untuk menjaga sebuah tempat kerja yang aman dan sehat baik bagi kolega maupun tamu. Antara lain, ini berarti kita harus berkomitmen pada Nol. Kita percaya Nol itu Mungkin. Kita berjuang mencapai nol cedera dan nol insiden di tempat kerja kita. Untuk mengejar tujuan mencapai Nol, kita harus mematuhi semua hukum dan peraturan yang berlaku yang dirancang untuk mencegah bahaya di tempat kerja dan mendukung sebuah lingkungan kerja yang aman dan sehat. Kita semua didorong untuk turut berkontribusi dalam upaya ini dengan cara berbagi ide dan kekuatiran, menyelesaikan pengamatan soal keselamatan kerja, memberi tanggapan kepada kolega tentang perilaku yang aman, menerima saran bermanfaat agar tetap aman dan selamat, dan bekerja sama untuk mengembangkan praktik kerja yang aman. Kita tidak boleh melakukan bisnis atas nama ADM, atau meminta orang lain untuk melakukannya, yang tidak dapat dilakukan dengan aman. Kita harus selalu memprioritaskan keselamatan kita dan keselamatan orang lain. Ini berarti kita tidak boleh bekerja untuk ADM jika dalam pengaruh alkohol, narkoba atau obatobatan apapun yang disalahgunakan, baik obat resep maupun obat bebas. Untuk memastikan tempat kerja yang aman dan sehat, kita juga harus mencegah tindakan dan ancaman kekerasan. Kekerasan tidak mendapat tempat di ADM dan tidak akan ditoleransi, baik terhadap kolega maupun tamu di fasilitas kerja kita. 10
Referensi Apabila Anda melihat atau menduga adanya tindakan atau ancaman kekerasan di tempat kerja kita, segera beri tahu manajer, atasan atau bagian Keamanan Korporat ADM. Jika terjadi keadaan darurat dan situasinya sangat berbahaya, kolega juga dapat menghubungi petugas kepolisian setempat. JikaAnda tahu atau menduga bahwa ada suatu kondisi, perilaku atau situasi lain yang menyebabkan risiko baik di kantor maupun di lingkungan industri, segera beri tahu manajer atau atasan Anda. Kita harus mengetahui dan mematuhi semua kebijakan dan prosedur keselamatan kerja korporat yang berlaku di pekerjaan kita. Misalnya, lihatlah Standar Pengelolaan Kesehatan dan Keselamatan Kerja Korporat kita, atau Kebijakan Mengenai Kekerasan di Tempat Kerja, yang terdapat di dalam Pusat Informasi Kebijakan ADM. Praktik Ketenagakerjaan yang Adil ADM berkomitmen untuk menghormati hak-hak karyawan kita, serta mematuhi semua Undang Undang upah dan jam kerja yang berlaku di semua bagian dunia tempat kita beroperasi. Selain itu, ADM mengharapkan para mitra usaha juga memperlakukan karyawan mereka dengan hormat dan bermartabat, dan mematuhi Undang Undang ketenagakerjaan setempat. Kita tidak akan pernah menggunakan pemasok yang mempekerjakan atau mengeksploitasi pekerja di bawah umur atau tenaga kerja paksa. Kita menentang keras praktik seperti itu. MARI MENERAPKANNYA T: Jon baru saja dipromosikan ke jabatan baru di pabrik tempatnya bekerja. Atasannya memintanya untuk segera mulai, meskipun ia belum mendapatkan pelatihan yang diperlukan untuk mesin yang akan digunakan. Ia cerdas dan telah memahami dasar-dasarnya. Bisakah Jon mulai menggunakan peralatan ini sebelum mendapatkan pelatihan? J: Tidak. Sebagai bagian dari komitmen ADM untuk mencapai Nol, Jon tidak boleh bekerja dengan alat apapun sebelum ia mendapatkan pelatihan untuk itu. Ia harus memberi tahu manajer atau atasannya bahwa ia belum mendapatkan pelatihan yang diperlukan. Ia harus menolak melakukan tugas barunya sampai ia telah terlatih dengan baik. 11
Privasi Kolega Kolega kita, termasuk calon dan mantan kolega ADM, memberi perusahaan kita dengan informasi pribadi seperti nomor identifikasi dari pemerintah dan data pribadi lainnya, dan mereka mengandalkan kita untuk menghormati dan melindungi informasi tersebut. ADM mengumpulkan informasi ini untuk tujuan yang spesifik, menyimpannya hanya jika relevan dengan kebutuhan bisnis dan hanya sepanjang dibutuhkan, dengan pengamanan yang selayaknya untuk membatasi akses. Kita semua harus mengambil tindakan yang selayaknya untuk menjaga keamanan data tersebut dan mematuhi semua peraturan yang berlaku. Kecuali dinyatakan lain oleh Undang Undang yang berlaku, kita tidak boleh menganggap informasi yang kita simpan dengan menggunakan aset perusahaan, seperti komputer, sistem komunikasi elektronik, lemari, meja dan sistem telepon, bersifat privat. ADM akan mengikuti semua persyaratan hukum setempat saat melihat informasi pribadi yang disimpan dalam asetaset ini. Namun, harap diingat bahwa ADM umumnya hanya akan memperhatikan perilaku pribadi Anda jika mengganggu tugas kerja Anda atau dapat merugikan perusahaan atau kolega Anda. Referensi Untuk informasi lebih lanjut tentang cara menyimpan, menangani, mengumpulkan dan menggunakan informasi pribadi karyawan dengan benar, lihatlah kebijakan privasi yang berlaku pada lokasi kerja Anda. Misalnya Kebijakan Perlindungan Data kita. Anda dapat melihat kebijakan yang spesifik terhadap lokasi kerja Anda di Pusat Informasi Kebijakan ADM. 12
Menjunjung Integritas bagi Pelanggan dan Mitra Usaha Kita Kualitas dan Keamanan Produk Bertindak dengan integritas terhadap pelanggan dan mitra usaha berarti kita bangga akan pekerjaan kita dan menjadikan kualitas dan keamanan produk sebagai prioritas utama. Kita mengembangkan dan menghasilkan produk makanan yang berkualitas tinggi, bergizi dan aman, serta produk-produk industri berkualitas tinggi, yang memenuhi ekspektasi yang telah disetujui. Menjaga standar kualitas dan keamanan yang istimewa ini berarti kita harus bekerja sama untuk memastikan bahwa produk-produk kita selalu memenuhi atau bahkan melebihi persyaratan hukum dan Undang Undang. Referensi Jika Anda mengetahui atau menduga adanya ancaman terhadap kualitas atau keamanan produk, laporkan masalah ini kepada manajer atau atasan Anda sesegera mungkin. Untuk informasi lebih lanjut, lihatlah pada Kebijakan untuk Mencapai dan Menjaga Kepatuhan dalan Keamanan & Kualitas Produk kita di dalam Pusat Informasi Kebijakan ADM. MARI MENERAPKANNYA T: Saat sedang beristirahat, Tatiana melihat seorang petugas pemeriksa bekerja di tangki minyak goreng. Ia merasa melihat ada yang jatuh ke dalam tangki, tapi petugas pemeriksa itu tidak berusaha mengambil benda tersebut. Setelah itu, Tatiana melihat bahwa petugas pemeriksa tersebut tidak lagi membawa senter dan Tatiana kuatir senter itu telah jatuh ke dalam tangki. Apa yang harus ia lakukan? J: Tatiana harus segera melaporkan insiden tersebut ke manajer atau atasannya. Dengan demikian, semua produk yang terkena dapat segera dihentikan, dan insiden tersebut dapat diselidiki. 13
Bertransaksi yang Adil dan Berkompetisi yang Adil Penjualan dan Pemasaran Kita harus selalu melakukan praktik penjualan dan pemasaran yang adil dan etis. Ini berarti kita menitikberatkan kualitas produk dan layanan ADM, dan jangan pernah menghina atau menjelek-jelekkan pesaing atau produk dan layanan mereka. Jika Anda melakukan pernyataan tertulis atau lisan tentang pesaing, pastikan dilakukan dengan adil dan faktual. Undang Undang Persaingan Sehat dan Anti Monopoli Di ADM, kita didorong untuk bersaing dengan agresif dalam merebut peluang bisnis dan penjualan. Namun, sama pentingnya bagi kita untuk bersaing menurut hukum dan dengan integritas. Banyak negara tempat kita melakukan bisnis mempunyai Undang Undang terhadap persaingan usaha, atau anti monopoli, yaitu hukum yang mengatur cara bersaing di pasar. Undang Undang ini bertujuan untuk menghentikan praktik usaha tidak adil yang membatasi persaingan, memastikan bahwa pelanggan dan publik mendapat kesempatan untuk membeli produk dan layanan berkualitas tinggi dengan harga pasar yang wajar dan adil. Undang Undang Persaingan Usaha dapat berlainan di negara yang berbeda, dan kita mungkin terkena lebih dari satu yurisdiksi hukum. Penting bahwa Anda mengetahui tanggung jawab Anda menurut Undang Undang Persaingan Usaha yang berlaku di manapun Anda beroperasi. Di ADM, kita diharapkan untuk menyadari situasi yang dapat melanggar Undang Undang Persaingan Usaha ini. Ketika masalah ini terjadi, Anda harus meminta panduan dari bagian Kepatuhan (Compliance) sebelum melakukan tindakan lebih lanjut. Penting untuk dicatat bahwa pelanggaran hukum seperti ini dapat menyebabkan hukuman pidana bagi individu yang terlibat dan ADM. Untuk memastikan Anda bertindak sesuai dengan Undang Undang Persaingan Usaha, sangat berhatihatilah saat berhubungan dengan pesaing ADM. Khususnya, hindari diskusi apapun dengan pesaing yang dapat dipandang sebagai perjanjian untuk mengatur perdagangan dalam bentuk apapun. Ini dapat terjadi baik dalam bentuk perbincangan lisan, tertulis, maupun tidak resmi. Namun, ketika bertransaksi bisnis dengan pesaing untuk memenuhi kebutuhan dan 14
tujuan komersial ADM secara sah, perjanjian dengan pesaing dalam persyaratan transaksi yang spesifik dapat dilakukan dan perlu. Pengecualian untuk dapat membicarakan syaratsyarat transaksi dengan pesaing bersifat terbatas. Hubungilah bagian Kepatuhan (Compliance) jika ada pertanyaan. Undang Undang Persaingan Usaha tidak hanya mengatur hubungan kita dengan pesaing, tapi juga melarang kita membuat perjanjian baik resmi maupun tidak resmi dengan pelanggan, pemasok atau mitra usaha lain yang dapat secara tidak adil membatasi persaingan usaha atau berpartisipasi dalam perilaku yang tidak patut lainnya. Referensi Pusat Informasi Kebijakan ADM memuat berbagai kebijakan Undang Undang Persaingan Usaha yang berlaku pada lokasi kerja Anda, yang mungkin mencakup Kebijakan Kepatuhan terhadap Persaingan Usaha. Anda juga dapat meminta panduan dari bagian Kepatuhan (Compliance). Informasi Pesaing Dalam pelaksanaan usaha yang normal, tidak jarang kita harus mendapatkan informasi tentang organisasi lain, termasuk para pesaing. Jika didapatkan dari sumber yang sah, seperti dari pelanggan atau jurnal industri, informasi seperti ini dapat sangat berharga untuk tujuan analisis pasar, memperluas kredit atau mengevaluasi pemasok. Merupakan hal yang alami dan wajar bagi kita untuk mendapatkan informasi ini dalam sistem persaingan pasar. Namun, ada batasan terhadap cara mendapatkan dan menggunakan informasi semacam itu, khususnya informasi tentang pesaing. Informasi tentang kondisi persaingan dalam pasar mencakup informasi tentang: Harga Syarat dan ketentuan penjualan Produksi dan hal-hal semacam itu 15
MARI MENERAPKANNYA Kita tidak boleh mendapatkan informasi semacam itu dengan berkomunikasi dengan perwakilan pesaing di pasar. Pesaing dapat mengungkapkan informasi mengenai kondisi pasar kepada kita dalam konteks transaksi bisnis yang sah, sepanjang komunikasi tentang informasi tersebut penting terhadap pertimbangan transaksi. Perlindungan Terhadap Informasi Pihak Ketiga Terkadang, pelanggan, pemasok dan mitra usaha kita dapat memberi tahu informasi rahasia tentang operasi mereka dengan ADM. Merupakan tanggung jawab kita untuk menggunakan, menyimpan dan mengamankan dengan hati-hati informasi semacam itu dengan cara yang mematuhi semua hukum dan/atau perjanjian yang terkait. Kita harus melakukan tindakan yang diperlukan untuk mengamankan informasi ini dan memastikan hanya digunakan untuk tujuan bisnis yang telah disetujui. Kita juga diharapkan untuk menghormati hak kekayaan intelektual pihak ketiga dalam kegiatan bisnis sehari-hari. Ini berarti kita tidak boleh secara sengaja melanggar hak cipta, merek dagang atau paten orang lain, misalnya menggunakan proses yang telah dipatenkan atau T: Monique, seorang petugas penjualan ADM, bertemu sahabat lama yang bekerja di salah satu pesaing utama kita. Teman Monique ini mengatakan bahwa perusahaannya sedang mengikuti lelang untuk dua kontrak bernilai tinggi yang juga sedang kita ikuti. Ia menyarankan bahwa jika perusahaan kita mengajukan penawaran harga tinggi untuk satu kontrak dan perusahaannya melakukan yang sama untuk kontrak yang lain, maka kedua perusahaan akan sama-sama untung. Apa yang harus dilakukan Monique? J: Monique harus segera menghentikan perbincangan ini dan melaporkan situasi ini kepada manajernya atau ke bagian Kepatuhan (Compliance). Ia harus memberi tahu temannya bahwa ini bukan perbincangan bisnis yang patut. Ingatlah, secara tak resmi setuju dengan kesepakatan ini atau tidak menghentikan perbincangan dapat menyebabkan pelanggaran serius terhadap Undang Undang Persaingan Usaha yang berlaku, Peraturan Perilaku kita dan kebijakan perusahaan. T: Jaron terlibat dalam proses penetapan ulang harga atas beberapa layanan ADM, dan berpikir mungkin berguna untuk mengetahui berapa harga yang ditetapkan oleh pesaing utama kita di kawasan ini, untuk jenis layanan yang sama. Ia tidak dapat menemukan informasi ini secara online, atau melalui dokumen publik lainnya. Bolehkah Jaron menghubungi pesaing dari rumah dan berpura-pura sebagai pelanggan? J: Sama sekali tidak boleh. Anda tidak boleh menyalahgunakan identitas untuk mendapatkan informasi pesaing. 16
menggunakan materi yang dilindungi (misalnya mengunduh peranti lunak yang dilindungi ke komputer perusahaan atau dengan mengkopi, menerbitkan atau membagikan artikel majalah yang dilindungi hak cipta). Demikian pula, merupakan tindakan ilegal untuk mengunduh lagu, foto dan/atau video dari Internet tanpa persetujuan pemilik yang sah. Referensi ADM telah melakukan pengaturan di tingkat regional untuk otorisasi penyalinan materi cetak tertentu. Hubungi bagian Hukum untuk keterangan lebih lanjut. Perlakuan Yang Adil Kepada Pemasok Kita berkomitmen untuk bertransaksi secara adil dengan semua pemasok kita. Kita memilih pemasok kita berdasarkan kriteria sah berkaitan dengan bisnis. Ini antara lain mencakup kualitas produk dan layanan, keunggulan teknis dan biaya. Selain itu, kita tidak pernah mengambil keuntungan secara tidak adil terhadap pemasok kita melalui manipulasi posisi atau hubungan kita, penyembunyian atau penyesatan fakta penting, penyalahgunaan informasi rahasia, atau praktik transaksi tidak adil lainnya. Pelanggan Pemerintahan Banyak negara menetapkan persyaratan hukum yang ketat pada perusahaan yang melakukan bisnis dengan pemerintah. Ketika menjual, membeli, bernegosiasi atau bekerja dengan pelanggan pemerintahan, kita harus hati-hati mematuhi persyaratan ini. Aturan-aturan ini seringkali jauh lebih ketat dan lebih kompleks daripada yang mengatur penjualan kita untuk pelanggan komersial. Jika pekerjaan Anda melibatkan kontrak pemerintah, Anda bertanggung jawab untuk mengetahui dan mematuhi peraturan tertentu yang berlaku untuk pekerjaan Anda. Hubungi Bagian Kepatuhan (Compliance) untuk lebih jelasnya. 17
Menjunjung Integritas bagi Pemegang Saham Kita Konflik Kepentingan Untuk menjaga kepercayaan dari para pemegang saham, kita harus beroperasi dengan selalu mengutamakan kepentingan perusahaan yang terbaik. Keputusan yang berkaitan dengan bisnis ADM selalu harus didasarkan pada tujuan dan prioritas perusahaan dan kolega harus mengambil keputusan tersebut tanpa ada konflik kepentingan. Konflik kepentingan adalah situasi di mana kepentingan pribadi kita, termasuk kepentingan anggota keluarga, teman-teman dan kenalan kita, dapat membahayakan kemampuan kita untuk mengambil keputusan bisnis yang benar dan obyektif atas nama ADM. suatu bisnis eksternal, termasuk jabatan dewan organisasi nirlaba yang telah menerima atau berencana untuk mengajukan permintaan dukungan dari ADM Cares. Bagian berikut ini menjelaskan beberapa situasi yang lebih umum di mana konflik mungkin timbul. Hadiah dan Hiburan Bisnis Hadiah dan hiburan bisnis sering digunakan untuk memperkuat hubungan bisnis. Meskipun mengembangkan hubungan kerja yang kuat dengan Jika Anda menemui konflik kepentingan, atau merasa mungkin terjadi seperti itu, Anda memiliki kewajiban untuk mengungkapkan situasi tersebut kepada atasan Anda sesegera mungkin. Karyawan harus selalu menghindari potensi konflik kepentingan karena baru kelihatan saja adanya sebuah konflik dapat menyebabkan motif karyawan dipertanyakan. Karyawan mungkin diminta untuk secara resmi mengungkapkan potensi konflik secara tahunan, tetapi kewajiban untuk mengungkapkannya berlaku sepanjang tahun. Karyawan harus mendapatkan persetujuan dari bagian Kepatuhan (Compliance) sebelum menerima posisi pejabat atau direktur dengan 18