KOMISI PRAKATA Sebagai upaya untuk memenuhi kebutuhan Konsultan yang dapat menyediakan jasa konsultansi bagi perusahaan perkebunan kelapa sawit dalam rangka menerapkan, diperlukan Lembaga konsultan yang memiliki kompetensi. ini diterbitkan oleh Komisi sebagai panduan bagi Lembaga konsultan yang bermaksud menyediakan jasa konsultansi guna menerapkan dimaksud. Isi panduan ini merupakan persyaratan yang harus dipenuhi oleh Lembaga konsultan yang berminat memberikan konsultansi kepada perusahaan perkebunan kelapa sawit untuk menerapkan prinsip dan kriteria. Penyusunan pedoman ini mengacu pada Peraturan dan perundang-undangan yang berlaku dalam bidang pembangunan perkebunan kelapa sawit berkelanjutan. Diharapkan pedoman ini bermanfaat bagi berbagai pihak yang berkepentingan. No. Dok.: No. Revisi: 0 No. Halaman 2 dari 8
KOMISI 1. Tujuan LOG PERUBAHAN PEDOMAN Rev Deskripsi Perubahan Tanggal Terbit 0 Penerbitan awal 31/12/2013 1 2 ini bertujuan untuk mengatur persyaratan dan kegiatan lembaga konsultan guna memastikan lembaga konsultansi memiliki kompetensi untuk mempersiapkan perusahaan perkebunan kelapa sawit untuk menerapkan prinsip dan kriteria agar dapat memperoleh sertifikat. 2. Ruang Lingkup ini meliputi seluruh persyaratan yang harus dimiliki oleh lembaga konsultan sesuai dengan tujuan diatas dalam rangka mempersiapkan penerapan pedoman perkebunan kelapa sawit berkelanjutan sesuai dengan peraturan dan perundangan yang berlaku bagi perusahaan perkebunan kelapa sawit yang akan di audit oleh Lembaga Sertifikasi untuk memperoleh Sertifikat. 3. Definisi 3. 1 Lembaga konsultan adalah perusahaan independen yang telah terdaftar di komisi dan mempunyai tenaga konsultan yang memiliki kompetensi di bidang jasa konsultansi bagi perusahaan perkebunan kelapa sawit dalam rangka mempersiapkan penerapan pedoman perkebunan kelapa sawit berkelanjutan untuk memperoleh Serifikat. 3. 2 Konsultan adalah tenaga profesional yang telah mempunyai sertifikat auditor yang menyediakan jasa konsultansi didalam bidang. 4. Dokumen Acuan Peraturan dan perundang-undangan yang berlaku dalam bidang pembangunan perkebunan kelapa sawit berkelanjutan. 5. Persyaratan Lembaga konsultan Independen 5.1 Mempunyai akte notaris dan perubahannya yang sudah disahkan oleh Menteri Hukum dan HAM No. Dok.: No. Revisi: 0 No. Halaman 3 dari 8
KOMISI 5.2 Memiliki Surat Izin Usaha Perdagangan, dan NPWP. 5.3 Mempunyai struktur organisasi Perusahaan yang menangani dengan uraian tugas yang jelas. 5.4 Memiliki Tanda Daftar Perusahaan (TDP). 5.5 Memiliki surat keterangan terdaftar dari Kantor Pajak. 5.6 Memiliki surat pengukuhan pengusaha kena pajak. 5.7 Memiliki bukti laporan pajak PPH pasal 25 dan PPH pasal 21/26. 5.8 Memiliki minimal 2 (dua) orang tenaga ahli yang telah berpengalaman dibidang sertifikasi dan menggunakan tenaga yang telah mengikuti pelatihan auditor dan melakukan praktek lapangan minimal tiga kali di perusahaan yang berbeda (tidak berada dalam satu group). 5.9 Memiliki pengalaman konsultansi di bidang pertanian/sustainability/ kehutanan/lingkungan dan lainnya yang terkait. 6. Persyaratan Konsultan (a) Persyaratan konsultan 1. Minimum berijazah Sarjana di bidang pertanian, lingkungan, kimia, kehutanan dan ilmu sosial ekonomi; 2. Mempunyai pengalaman yang profesional di bidang perkebunan kelapa sawit berkelanjutan misalnya pengelolaan perkebunan, minyak sawit, kehutanan, ekologi dan sosial ekonomi; 3. Lulus dari pelatihan auditor yang diselenggarakan oleh Sekretariat Komisi atau lembaga pelatihan yang telah diakui oleh Komisi ; (b) Tim Konsultan (c) Dalam melaksanakan konsultansi, tim Konsultan harus memiliki pengetahuan dan pemahaman di bidang ISO 19011:2011 Guidelines for Auditing Management Systems atau SNI ISO19011:2012 Panduan audit sistem manajemen dengan penyesuaian khusus untuk sertifikasi. Dalam konsultansi diperlukan tim yang mempunyai pengetahuan ilmiah dan pengalaman yang cukup mengenai kebun kelapa sawit, pabrik kelapa sawit dan minyak sawit berkelanjutan, peraturan perundangan terkait dengan perijinan perkebunan kelapa sawit serta dapat berkomunikasi dengan baik. No. Dok.: No. Revisi: 0 No. Halaman 4 dari 8
KOMISI Tim konsultan harus memiliki kemampuan dalam hal berikut ini: 1. Pengetahuan khusus tentang kelapa sawit 2. Pengetahuan mengenai sistem perizinan perkebunan; 3. Sistem manajemen perkebunan dan teknis budidaya serta pengolahan hasil; 4. Pengetahuan mengenai pemantauan dan pengawasan lingkungan; 5. Sistem Manajamen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3); 6. Kesejahteraan pekerja; 7. Pemberdayaan ekonomi masyarakat sekitar; 8. Pengembangan usaha berkelanjutan; 9. Efek dan peningkatan dari gas rumah kaca (GRK); 10. ISO 14001 dan Standar Lingkungan lainnya. (c). Persyaratan Ketua Tim konsultan 1. Memenuhi persyaratan seperti butir (a) diatas; 2. Berpengalaman melakukan konsultansi di bidang pertanian /kehutanan/lingkungan dan lainnya yang terkait minimal 5 kali; 3. Memiliki pengalaman kerja lapangan di salah satu rantai pasok produksi minyak sawit berkelanjutan dan proses sertifikasi rantai pasok (traceable certification). (d).hal-hal yang harus dipatuhi lembaga konsultan: 1. Tidak diizinkan untuk melaksanakan kegiatan apapun yang dapat mempengaruhi kemandiriannya atau kerahasiaan perusahaan yang menjadi pengguna jasanya; 2. Tenaga konsultannya bebas dari pengaruh pekerjaan sebelumnya minimal dalam waktu 3 tahun. (tidak diizinkan bekerja sebagai karyawan untuk kliennya selama 3 tahun terakhir); 3. Memelihara kredibilitas dan kompetensi timnya, antara lain melalui pelatihan penyegaran minimal 1 kali setahun; 4. Melakukan evaluasi kinerja anggota timnya setiap tahun; 5. Menyampaikan laporan kegiatan untuk satu perusahaan kepada Sekretariat Komisi sekali dalam 6 (enam) bulan mencakup hal tersebut di atas; 6. Mematuhi seluruh ketentuan yang ditetapkan oleh Komisi. No. Dok.: No. Revisi: 0 No. Halaman 5 dari 8
KOMISI 7. Lembaga konsultan tidak diperkenankan untuk merangkap sebagai Lembaga Sertifikasi. 8. Untuk menilai kompetensi lembaga konsultan, dalam melaksanakan konsultansi pertama, perusahaan harus bersedia dilakukan witness dan/atau surveillance oleh Sekretariat Komisi. 7. Pengakuan Lembaga Konsultan 7.1 Semua Lembaga Konsultan yang berminat untuk menjadi konsultan, harus menyampaikan surat permohonan kepada Komisi dengan melampirkan seluruh persyaratan yang ditetapkan Komisi. 7.2 Sekretariat Komisi melakukan verifikasi sebelum dilakukan penilaian oleh Tim Penilai, dan selanjutnya disampaikan ke Komisi untuk diberikan pengakuan. 7.3 Lembaga Konsultan yang disetujui sebagai Konsultan, akan diberikan surat pengakuan yang diterbitkan oleh Ketua Komisi, berlaku selama 5 (lima) tahun. 7.4 Lembaga Konsultan harus mengajukan permohonan perpanjangan pengakuan (approval) kepada Komisi, 1 (satu) tahun sebelum berakhirnya masa pengakuan. 8. Sanksi Apabila dalam pelaksanaan kegiatan konsultansi, berdasarkan hasil survaillance, witness dan keluhan dari pengguna jasa ditemukan bahwa lembaga konsultan terbukti (melalui audit) melakukan pelanggaran baik etis, teknis maupun ketentuan yang berlaku maka dapat dikenakan sanksi. Sanksi yang dikenakan bertahap dimulai dengan peringatan, penundaan pengakuan, dan pencabutan pengakuan dari Komisi. No. Dok.: No. Revisi: 0 No. Halaman 6 dari 8
KOMISI Lampiran 1. CONTOH SURAT PERMOHONAN LEMBAGA ================================================================ Dokumen Permohonan Pengakuan Lembaga Konsultan 1. Permohonan Pengakuan Lembaga Konsultan 2. Daftar Isian Permohonan Pengakuan Lembaga Konsultan yang dilampiri dengan : 2.1. Akte notaris dan perubahannya yang sudah di sahkan 2.2. SIUP dan NPWP 2.3. Tanda daftar perusahaan 2.4. Surat keterangan terdaftar dari Kantor Pajak 2.5. Surat pengukuhan pengusaha kena pajak. 2.6. Bukti laporan pajak PPH pasal 25 dan PPH pasal 21/26 2.7. Bagan Organisasi 2.8. Daftar Tenaga ahli yang telah mengikuti pelatihan Auditor 2.9. Laporan kegiatan konsultansi yang telah dilakukan Permohonan hanya berlaku untuk Lembaga Konsultan bersangkutan, tidak dapat digunakan untuk Lembaga Konsultan lainnya. No. Dok.: No. Revisi: 0 No. Halaman 7 dari 8
KOMISI Lampiran 2 Nomor : Lampiran : Perihal : Permohonan pengakuan Lembaga Konsultan Kepada Yth. Bapak Direktur Jenderal Perkebunan Selaku Ketua Komisi Gedung C Lt. 5 Ruang 509 Jl. Harsono RM No 3 Ragunan Jakarta Selatan 12550 Tel/Fax. 021-7827460/7818367 Jakarta, Desember 2013 Bersama ini kami mengajukan permohonan untuk memenuhi persyaratan sebagai Konsultan terkait dengan penerapan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku dalam bidang pembangunan perkebunan kelapa sawit berkelanjutan. Demikian, atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih. Tanda tangan Nama... Direktur No. Dok.: No. Revisi: 0 No. Halaman 8 dari 8