BAB II LANDASAN TEORI A. Pengertian Sistem Dan Prosedur 1. Pengertian Sistem Pengertian tentang sistem dapat diperoleh dari beberapa ahli sebagai berikut : Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur yang paling berhubungan dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. (Hall 2002:55) Sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) atau mencapai suatu sasaran (objectives). Goal meliputi ruang lingkup yang luas, sedangkan objectives meliputi ruang lingkup yang sempit. ( Widjajanto dan Nugroho, 2001:85) Dapat disimpulkan bahwa sistem secara umum adalah kerangka kegiatan dari prosedur prosedur dan memiliki suatu tujuan atau sasaran yang sama. Pendekatan sistem berusaha menjelaskan sesuatu dipandang dari sudut pandang sistem, yang berusaha menemukan unsur yang membentuk sistem tersebut dan mengidentifikasi proses bekerjanya sistem tersebut. 4
2. Sifat-sifat Sistem Pada umumnya suatu sistem mempunyai sifat-sifat menuurut Hall (2007:10) sebagai berikut : a. Mempunyai tujuan Tujuan sistem merupakan motivasi bekerja suatu sistem. Misalnya memperoleh laba merupakan tujuan organisasi bisnis, yang mendorong bekerjanya sistem yang berlaku pada organisasi bersangkutan. b. Mempunyai input-proses-output Input merupakan masukan terhadap sistem, output merupakan sistem, sedangkan proses adalah metode dengan mana input diubah menjadi output. c. Mempunyai lingkungan Setiap sistem (kecuali alam semesta), mempunyai lingkungan. Perusahaan sebagai suatu sistem mempunyai lingkungan seperti lingkungan ekonomi, politik, social, budaya, hokum dan lain-lain. d. Mempunyai elemen-elemen yang saling terkait Sistem yang satu dengan sistem yang lain saling berkaitan karena masing-masing sistem saling bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama e. Mempunyai pengendalian sistem Setiap sistem harus mengatur semua subsistemnya agar dapat mencapai suatu tujuan f. Mempunyai pengguna Suatu perusahaan memiliki pengguna seperti pemegang saham, kreditur, pemerintah, dan serikat buruh, selain manajemen perusahaan sendiri. 5
3. Jenis-jenis Sistem Jenis-jenis sistem dapat dibedakan ke dalam 2 (dua) bagian adalah sebagai berikut : a. Sistem tertutup dan terbuka Sistem tertutup adalah sistem yang lingkungannya dapat dikendalikan 100%. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem dimana lingkungannya tidak dapat dikendalikan, atau sedikit dapat dikendalikan. Dalam hal ini yang penulis pelajari ini adalah sistem terbuka b. Sistem buatan manusia dan sistem alam Sistem buatan manusia contohnya sistem akuntansi, sistem produksi, sistem pemasaran dan lainnya. Sedangkan sistem alam misalnya sistem ekologi, dan lainnya. 4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Dalam sistem informasi akuntansi, diharapkan dapat menghasilkan informasi akuntansi yang dapat berupa antara lain : Informasi Operasi ( IO), Informasi akuntansi manajemen (IAM) dan Informasi akuntansi keuangan (IAK). Sebelum lebih lanjut, terlebih dahulu mengetahui apa pengertian sistem informasi akuntansi.menurut Krismiaji (2002 : 4) sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut : Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis untuk 6
dapat menghasilkan informasi yang yang diperlukan oleh para pembuat keputusan. Menelaah pengertian diatas yang dimaksud dengan sistem informasi akuntansi adalah sistem informasi yang merubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainya, atau dapat dikatakan sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan akuntansi. Sistem informasi akuntansi menjadi faktor yang sangat penting dalam suatua perusahaan dalam melakukan pengambilan keputusan, karena dengan sistem informasi akuntansi akan memenuhi kebutuhan informasi secara internal adalah akuntansi manajemen (management accounting) dan secara eksternal adalah akuntansi keuangan (financial accounting. Menurut Bodnar dan Willian (2003 : 60) Akuntansi adalah pengukur, penjabaran, atau pemberian keputusan mengenai informasi yang akan membantu manager dan pengambilan keputusan lainnya untuk mengambil keputusan alokasi sumber daya.. Informasi akuntansi mempunyai 2 (dua) peran yaitu untuk mengidentifikasi situasi yang diperlukan untuk mengambil keputusan dan untuk mengurangi ketidakpastian. Informasi ekonomi dihasilkan oleh akuntansi berguna bagi pihakpihak didalam perusahaan itu sendiri maupun pihak-pihak diluar perusahaan : 7
Kegiatan akuntansi meliputi : a. Mengidentifikasikan dan pengukuran data yang relevan untuksuatu pengambilan keputusan b. Pemprosesan data yang bersangkutan kemudian pelaporan informasi yang dihasilkan. c. Pengkomunikasian informasi kepada pemakai laporan. B. Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi Pada umumnya sistem akuntansi disusun untuk dapat memenuhi 2 (dua) macam tujuan Menurut Hall (2007 : 21) yaitu : 1. Untuk meningkatkakn kualitas informasi yang dihasilkan sistem. Informasi, khususnya informasi akuntansi yang dianggap memiliki kualitas tinggi bila informasi yang bersangkutan : relevan, tepat waktu, mempunyai daya banding, dapat diuji kebenarannya,mudah dimengerti,dan lengkap. 2. Untuk meningkatkan pengendalian akuntansi dan cek internal Sistem akuntansi harus dapat member I jaminan bahwa informasi akuntansi yang dihasilkannya dapat diandalkan. Sistem informasi akuntansi (SIA)adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan akuntansi. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain : 1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi 2. Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan 3. Melakukan control secara tepat terhadap asset organisasi 8
Sistem informasi akuntansi merupakan sebuah susuanan dari : 1. Orang Orang merupakan sebagai pengguna (user) yang mejalankan sistem serta melaksanakan tugas dan fungsinya. 2. Aktivitas Kumpulan aktivitas-aktivitas yang saling terkait dan di terjemahkan dalam prosedur-prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan. 3. Data Transaksi-transaksi bisnis atau proses-proses bisnis organisasi 4. Jaringan Dapat berupa software yang dipakai untuk memproses data organisasi 5. Teknologi Dalam hal ini Infrastruktur teknologi informasi, seperti computer, peralatan pendukung dan peralatan untuk komunikasi jaringan. Dari kelima komponen tersebut diatas yang saling terintegrasi dan berfungsi mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari dalam kegiatan usaha, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah, pengambilan keputusan dan informasi lainnya. 9
C. Unsur-unsur Pokok Yang Harus Dipertimbangkan Dari Suatu Sistem Informasi Akuntansi Unsur-unsur pokok yang harus dipertimbangkan dari suatu system informasi akuntansi menurut Hall (2007:69) adalah : 1. Formulir Formulir merupakan dokumen yang berfungsi untuk merekam terjadinya setiap transaksi. Pada formulir dimuat informasi secara lengkap mengenai suatu transaksi serta instruksi-instruksi untuk melaksanakan kegiatankegiatan yang berhubungan dengan formulir secara terinci. Dalam suatu perusahaan, formulir mempunyai beberapa manfaat sebagai berikut : a. Menetapkan tanggungjawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan. Setiap pelaksanaan wewenang harus dapat dipertanggungjawabkan dalam bentuk tertulis dengan formulir. b. Merekam data transaksi bisnis perusahaan c. Setiap perusahaan melakukan banyak transaksi oleh karena itu diperlukan suatu pencatatan yang dapat memudahkan, apabila sewaktu-waktu data transaksi tersebut diperlukan oleh perusahaan. d. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.kita tidak mungkin bisa mengingat semua transaksi yang dilakukan perusahaan, mungkin saja kemudian hari data diatas transaksi tersebut diperlukan kembali.maka setidaknya jika ada formulir dapat mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan 10
2. Buku Besar Buku besar ini adalah buku besar utama yang digunakan untuk mencatat Perubahan harta, Hutang, Modal, Penghasilan atau Pendapatan dan Biaya. Buku be sar (general ladger) yang terjadi dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsure-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. 3. Laporan Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang berupa Neraca, Laporan Laba-Rugi, Laporan Perubahan Modal atau Harga Pokok Penjualan dan lain-lain. D. Sistem Akuntansi Atas Prosedur Penjualan Tunai 1. Pengertian Penjualan Menurut Narko (2002:15) memberikan definisi penjualan sebagai berikut : Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara kredit atau tunai. Pada saat perusahaan menjual barang dagangannya, maka diperoleh pendapatan. Jumlah yang dibebankan perusahaan yang bersangkutan. Penjualan dapat dilakukan secara kredit maupun tunai pada umumnya kepada beberapa pelanggan. Dalam melakukan penjualan, kadang terjadi hal-hal tententu yang mempengaruhi penjualan tersebut, contoh hal nya perusahaan harus menerima 11
pengembalian barang atau member potongan harga. Hal tersebut dapat terjadi antara lain disebabkan barang-barang yang dijual tidak sesuai pesanan, cacat dan sebagainya. Hal-hal tersebut dapat memicu adanya pengembalian atau penolakan barang dari pelanggan, maka perusahaan akan melakukan penerimaan kembali barang-barang yang telah dijual disebut penjualan return (sales return) sedangkan pemberian potongan harga disebut pengurangan harga (sales allowances). Umumnya penjualan return dan pengurangan harga dicatat dalam suatu perkiraan yang disebut penjualan return dan pengurangan harga (sales return and allowances). Sedangkan dalam transaksi penjualan kredit, order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, dalam jangka waktu tertentu, perusahan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjualan secara kredit ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit. Dalam transsaksi penjualan kredit barang dan jasa diserahkan terlebih dahulu oleh perusahaan kepada pembeli dan perusahaan akan menerima kas dari pembeli pada jangka waktu tertentu. 2. Prosedur Penjualan Tunai Kegiatan penjualan secara tunai ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan tunai. Prosedur penjualan merupakan urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengiriman barang, pembuatan faktur dan pencatatan penjualan. Bagian-bagian ini terkait dalam prosedur penjualan menurut Mulyadi (2001:470) sebagai berikut : 12
a. Prosedur Order Penjualan Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembelimelakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan b. Prosedur Penerimaan Kas Dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman barang. c. Prosedur Penyerahan Barang Dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli. d. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dal;am jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. Di samping itu fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya persediaan barang yang dijual dalam kartu persediaan. e. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank Sistem pengendalian intern terhadap kas mengharuskan penyetoran dengan segera ke bank semua kas yang diterima pada suatu hari. Dalam prosedur ini fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh. f. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas. g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan ini, fungsi akuntansi membuat memorial sebagai dokumen sumber untuk pencatatan harga pokok penjualan ke dalam jurnal umum. 13
3. Sistem Penjualan Tunai Dan Bagian Atau Unit Yang Terkait Bagian-bagian yang terkait dalam prosedur penjualan menurut Mulyadi (2001 : 462) adalah bagian pesanan penjualan, bagian kas, bagian gudang, bagian pengiriman dan bagian akuntansi. Fungsi dari masing-masing bagian itu adalah sebagi berikut : a. Bagian pesanan penjualan (sales order department) Dalam suatua perusahaan, fungsi penjualan dapat dipegang oleh beberapa orang karyawan dalam sebuah tim dalam bagian penjualan, bagian pesanan penjualan mempunyai fungsi bertanggungjawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur tersebut untuk kepentingan pembayaran hargha barang ke fungsi kas. b. Bagian Kas Dalam bagian kas, fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli c. Bagian Gudang Bagian Gudang berfungsi untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman. 14
d. Bagian Pengiriman Bagian Pengiriman berfungsi untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah disiapkan oleh fungsi gudang untuk diserahkan pada pembeli. e. Bagian Akuntansi Bagian ini berfungsi untuk mencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan. 4. Sistem Penjualan dan Dokumen Yang Digunakan Dalam Penjualan Penjualan diproses oleh perusahaan dengan cara menyiapkan barang sesuai order yang diterima dari pembeli, perusahaan menerima pembayaran dari pembeli dan perusahaan menyerahkan barang pesanan kepada pembeli tersebut. a. Dokumen Akuntansi yang Digunakan Menurut Mulyadi (2001: 463) 1) Faktur Penjualan Tunai Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagi informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. Jika dilihat kembali daftar informasi yang diperlukan oleh manajemen transaksi penjualan tunai tersebut di atas, maka formulir fakturpenjualan tunai dapat digunakan untuk merekam data mengenai nama pembeli dan alamat pembeli, tanggal transaksi, kode dan nama barang, kuantitas, harga satuan, otorisasi terjadinya berbagai tahap transaksi. Faktur penjualan tunai diisi oleh fungsi 15
penjualan yang berfungsi sebagai dokumen poengantar pembayaran oleh pembeli kepada fungsi kas dan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan. Tembusan faktur ini dikirimkan oleh fungsi penjualan ke fungsi pengiriman sebagai perintah penyerahan barang kepada pembeli. Tembusan faktur ini juga berfungsi sebagai slip pembungkus (packing slip) yang digunakan oleh fungsi pengiriman di atas pembungkus, sebagai alat identifikasi bungkusan barang. 2) Bill of Lading Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pengiriman dalam penjualan tunai yang penyerahan barangnya dilakukan oleh perusahaan angkutan umum. 3) Surat Jalan Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan, melukiskan surat jalan. Tembusan surat jalan diserahkan ke pelanggan melalui bagian pengiriman dan dimintakan tanda tangan penerima barang dari pelanggan sebagai bukti telah diterimanya barang oleh pelanggan. Tembusan surat jalan digunakan oleh perusahaan untuk menagih kas yang harus dibayar oleh pelanggan pada saat penyerahan barang yang dipesan oleh pelanggan. 16
4) Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari hasil penjualan tunai ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan olah fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai ke dalam jurnal penerimaan kas. 5) Rekap Harga Pokok Penjualan Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode (misalnya satu bulan). Data yang direkam dalam dokumen ini berasal dari kolom jumlah harga dalam kolom pemakaian. Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bagi pembuatan bukti harga pokok penjualan. b. Catatan Akuntansi Yang Digunakan Catatan Akuntansi yang digunakan dalam system penjualan menurut Mulyadi (2001: 469) adalah: 17
1) Jurnal Penjualan Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Jika perusahan menjual berbagai macam produk dan manajemen memerlukan informasi penjualan setiap jenis produk yang dijualnya selama jangka waktu tertentu, dalam jurnal penjualan disediakan satu kolom untuk setiap jenis produk guna meringkas informasi penjualan menurut jenis produk tersebut. 2) Jurnal Penerimaan Kas Jurnal Penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagi sumber, di antaranya dari penjualan tunai 3) Jurnal Umum Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan, jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi uintuk mencatat harga pokok produk yang dijual. 4) Kartu Persediaan Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan ini 18
diselenggarakan di fungsi penjualan untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang. 5) Kartu Gudang Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang. Dalam transaksi penjualan tunai, kartu gudang digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual. 19