Materi 3 Efektifitas Kinerja Subpokok bahasan : Manajemen kinerja yang efektif Kriteria Efektifitas Pemahaman tentang Balanced Scorecard dan Penerapannya pada perusahaan. 1) Manajemen kinerja yang efektif Manajemen kinerja efektif hendaknya memenuhi syarat syarat berikut : 1. Relevance, hal hal atau factor- factor yang diukur adalah yang relevan (terkait dengan pekerjaannya, apakah itu output-nya, prosesnya atau input-nya; 2. Sensitivity, system yang digunakan harus cukup peka untuk membedakan antara karyawan yang berprestasi dan tidak berprestasi; 3. Reliability, system yang digunakan harus dapat diandallkan, dipercaya bahwa mengunakan tolok ukur yang objektif, shaheh, akurat, konsisten dan stabil; 4. Acceptability, system yang digunakan harus dapat dimengerti dan diterima oleh karyawan yang menjadi penilai ataupun yang dinilai dan memfasilitasi, komunikasi aktif dan konstruktif antara keduanya; 5. Practicality, semua instrument, misalnya formulir yang digunakan harus mudah digunakan oleh kedua pihak, tidak rumit dan berbelit belit. Adapun menurut Budi W. Soetjipto (2006 : 29 ) secara umum implementasi manajemen kinerja yang efektif mampu : 1. Mengkoordinasikan unit-unit kerja yang ada di dalam organisasi; 2. Mengidentifikasikan dan mendokumentasikan berbagai hambatan dan permasalahan kinerja; 3. Menjadi landasan pengambilan keputusan di bidang SDM; 4. Menjadi alat untuk mengefektifkan pengelolaan SDM; 5. Menumbuhkembangkan kerjasama antara atasan dengan bawahannya; 6. Menjadi wahana penyampaian umpan balik secara regular kepada bawahan; 7. Meminimalkan kesalahan dan meniadakan kesalahan berulang Atasan yang mengelola kinerja dengan efektif biasanya memiliki empat karakteristik yaitu : a. Mengekplorasi Penyebab Masalah Kinerja Mengeksplorasi penyebab masalah kinerja kelihatannya masalah mudah, tetapi hal ini kerapkali menantang. Kinerja mungkin merupakan hasil dari banyak faktor, yang 1
sebagian di luar kendali karyawan. Dalam banyak situasi kerja atasan cenderung menyalahkan karyawan yang mereka amati memiliki kinerja kurang baik, sedangkan karyawan cenderung menyalahkan faktor-faktor eksternal. Manajer menentukan penyebab kekurangan kinerja secara akurat karena tiga alasan. Pertama, penentuan penyebab penyebab dapat memengaruhi bagaimana kinerja dievaluasi. Kedua, penentuan penyebab bisa menjadi sumber yang mendasari konflik antara atasan dan karyawan. Atasan sering bertindak apa yang mereka yakini menjadi penyebab masalah kinerja tetapi ketika persepsi atasan secara signifikan berbeda dengan persepsi karyawan, perbedaan ini bisa menyebabkan ketegangan. Ketiga, penentuan penyebab masalah memengaruhi jenis perbaikan yang dipilih, apa yang dianggap menjadi penyebab masalah kinerja menentukan apa yang harus dilakukan terhadap masalah itu. Tiga faktor yang menjadi penyebab masalah kinerja meliputi kemampuan, motivasi, dan situasi/sistem. Kemampuan meliputi talenta, keterampilan, kecerdasan, pengetahuan, dan lain-lain. Motivasi antara lain faktor-faktor eksternal (penghargaan dan hukuman) maupun faktor internal. b. Mengarahkan Perhatian terhadap Penyebab Masalah Setelah atasan dan karyawan membahas dan menyetujui penyebab masalah kinerja, langkah selanjutnya adalah mengambil tindakan untuk mengendalikan penyebab itu. Jika faktor tertentu mempengaruhi kinerja secara positif, manajer seharusnya berusaha meyakinkan bahwa faktor-faktor itu ada banyak sekali. Dalam hal faktor-faktor menghambat, manajer seharusnya berusaha mengurangi atau bahkan menghilangkan. Tergantung, pada apakah penyebab masalah kinerja terkait dengan kemampuan, usaha/motivasi atau situasi, maka cara-cara yang berbeda diperlukan. c. Mengembangkan Rencana Aksi dan Pemberdayaan Karyawan untuk Mencapai Solusi Manajemen kinerja yang efektif perlu memberdayakan karyawan untuk memperbaiki kinerja. Dalam pendekatan manajemen tradisional di mana atasan member perintah dan karyawan mengikutinya biasanya tidak membawa tingkat kinerja yang maksimum. Pendekatan yang lebih baru pemberdayaan menuntut atasan bertindak sebagai coach/ Pembina daripada pengarah dan pengendali. Atasan sebagai coach bekerja memastikan bahwa sumberdaya yang ada tersedia bagi karyawan dan membantu karyawan mengidentifikasi rencana aksi untuk memecahkan masalah-masalah kinerja. Di samping menciptakan lingkungan kerja 2
yang suportif dan memberdayakan, atasan mengklarifikasi harapan kinerja, menyediakan umpan balik dengan segera dan berusaha menghilangkan aturan, prosedur, dan kendali lain yang tidak perlu. d. Mengarahkan Komunikasi pada Kinerja Komunikasi antara atasan dan karyawan amat penting bagi manajemen kinerja yang efektif. Secara tepat apa yang dikomunikasikan dan bagaimana dikomunikasikan dapat menentukan apakah kinerja akan meningkat atau menurun. Sangat penting bahwa komunikasi mengenai kinerja diarahkan pada kinerja bukan pada orang pribadi. 2) Kriteria Efektifitas Setiap organisasi mempunyai tujuan baik tujuan umum maupun khusus, jangka pendek maupun jangka panjang, yang akan direalisasikan dengan menggunakan berbagai sumberdaya atau faktor produksi yang ada. Pengelola tidak akan dapat mencapai tujuan secara optimal bilamana penggunaan sumberdaya atau faktor produksi dilakukan tidak dengan proses yang benar. Manajemen memegang peranan sangat penting, sebab manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan dan pengendalian upaya organisasi dan proses penggunaan semua sumberdaya organisasi untuk tercapainya tujuan organisasi yang telah ditetapkan (Stoner, 1994: 10). Efektivitas berbicara tentang visi dan arah, berhubungan dengan memfokuskan energi organisasi pada arah tertentu (Veitzhal Rivai, 2003: 147). Efektivitas organisasi merupakan suatu indeks mengenai hasil yang dicapai terhadap tujuan organisasi (Mulyono, 1990: 54). Suatu proses adalah cara sistematis untuk melakukan pekerjaan. Manajemen didefinisikan sebagai proses karena semua manajer, tanpa memperdulikan kecakapan atau keterampilan khusus, mereka harus melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan-tujuan yang mereka inginkan (Hani Handoko, 1997: 8). Ada dua konsep utama untuk menilai manajer dan organisasi (Stoner, 1994: 9) yaitu efisiensi dan efektivitas. Efisiensi adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar, sedangkan efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih sasaran yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Berkenaan dengan kinerja (performance) tersebut Peter Drucker (dalam Stoner, 1994: 9) menyebutkan bahwa efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar, sedangkan efektivitas adalah melakukan pekerjaan yang tepat. 3
Keberhasilan organisasi dapat diukur dengan konsep efektivitas (Richard M. Steers, 1995:16). Yang dimaksud efektivitas adalah sesuatu yang menunjukkan tingkatan keberhasilan kegiatan manajemen di dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya (Komaruddin Sastradipoera, 1989:126). Stephen P. Robbins (2002: 22) mengartikan efektivitas sebagai suatu yang menunjukkan tingkatan keberhasilan kegiatan manajemen di dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Pengertian efektivitas menurut para ahli pada hakekatnya memiliki kesamaan makna yaitu menitikberatkan pada tingkat keberhasilan dan pencapaian tujuan yang ditetapkan sebelumnya. Seperti yang telah diungkapkan sebelumnya, Richard M. Steers (1995:3-5) mengemukakan tiga konsep yang dapat digunakan untuk meneliti efektivitas kegiatan organisasi untuk melihat apakah organisasi dapat mencapai sasaran dan tujuannya, yaitu: (1) Konsep optimisasi tujuan. (2) Konsep perspektif sistem. (3) Tekanan terhadap perilaku.. Oleh karenanya, instansi yang melakukan manajemen kinerja pada perusahaannya akan mampu memperoleh kinerja yang efektif. Maka, manajemen kinerja dapat dinyatakan berhasil apabila memenuhi kriteria sebagai berikut: 1) Proses manajemen kinerja telah memungkinkan pengalaman dan pengetahuan yang diperoleh individu dari pekerjaan dapat dipergunakan untuk memodifikasi tujuan organisasi. 2) Proses penyelenggaraan manajemen kinerja dapat disesuaikan dengan pekerjaan sebenarnya dari organisasi dan bagaimana kinerja pada umumnya dikelola. 3) Manajemen kinerja dapat memberi nilai tambah dalam bentuk hasil jangka pendek maupun pengembangan jangka panjang. 4) Proses manajemen kinerja berjalan secara transparan dan bekerja secara jujur dan adil. 5) Pendapat stakeholder diperhatikan tentang seberapa baik skemanya berjalan dan tindakan diambil sesuai keperluan untuk memperbaiki berbagai proses. Jika perusahaan memperhatikan dan berusaha memenuhi permintaan / kepentingan dari masing-masing stakeholder, maka manejemen kinerja akan dapat berhasil. 6) Proses manajemen kinerja dapat bekerja dengan fleksibel untuk disesuaikan dengan kebutuhan lingkungan local atau khusus. 7) Proses manajemen kinerja siap diterima oleh semua yang berkepentingan sebagai komponen alamiah manajemen yang baik dan praktik pekerjaan. 4
8) Manajer dan team leader melakukan tindakan untuk memastikan bahwa terdapat saling pengertian bersama, biasanya tentang visi, strategi, tujuan dan nilai-nilai organisasi. 9) Proses manajemen kinerja memahami bahwa terdapat kepentingan masyarakat dalam organisasi dan menghargai kebutuhan individual. 10) Proses manajemen kinerja dipergunakan oleh manajer dan team leader untuk membantu orang merasa bahwa mereka dihargai oleh organisasi. 3) Pemahaman tentang Balanced Scorecard dan Penerapannya pada perusahaan. Apa itu BSC (Balanced Scorecard)? Pengukuran kinerja perusahaan yang modern dengan mempertimbangan empat perspektif (yang saling berhubungan) yang merupakan penerjemahan strategi dan tujuan yang diingin dicapai oleh suatu perusahaan dalam jangka panjang, yang kemudian diukur dan dimonitor secara berkelanjutan Konsep ini dikembangkan oleh Robert S. Kaplan dan David P. Norton Kapan Munculnya Balanced Scorecard? Adanya pergeseran tingkat persaingan bisnis dari industrial competition ke information competition, sehingga mengubah alat ukur atau acuan yang dipakai oleh perusahaan untuk mengukur kinerjanya. Perubahan Teknologi Persaingan ketat di dunia bisnis Mendorong kebutuhan akan Informasi Mengakibatkan persaingan Informasi Untuk membantu ambil keputusan. Mengapa kata BALANCE Karena Balanced Scorecard menunjukkan adanya keseimbangan antara semua factor yaitu keseimbangan antara : Faktor keuangan dan non keuangan Pihak eksternal dan internal Jangka pendek dan jangka panjang Munculnya Balanced Scorecard disebabkan karena adanya pergeseran tingkat persaingan bisnis dari industrial competition ke information competition, sehingga mengubah alat ukur atau acuan yang 5
dipakai oleh perusahaan untuk mengukur kinerjanya. Adanya kata Balance itu sendiri menunjukkan sebuah keseimbangan dalam pengelolaan organisasi sehingga dapat berjalan dengan baik dan mampu meningkatkan kinerja organisasi dengan baik. Untuk mewujudkan itu maka dalam Balance Scorecard dalam konsep ini memperkenalkan suatu sistem pengukuran kinerja perusahaan dengan menggunakan kriteria-kriteria tertentu. Kriteria tersebut sebenarnya merupakan penjabaran dari apa yang menjadi misi dan strategi perusahaan dalam jangka panjang, yang digolongkan menjadi empat perspektif yang berbeda yaitu : 1. Perspektif finansial yaitu Bagaimana kita berorientasi pada para pemegang saham. 2. Perspektif customer adalah Bagaimana kita bisa menjadi supplier utama yang paling bernilai bagi para customer. 3. Perspektif proses, bisnis internal, yakni Proses bisnis apa saja yang terbaik yang harus kita lakukan, dalam jangka panjang maupun jangka pendek untuk mencapai tujuan finansial dan kepuasan customer. 4. Perspektif pertumbuhan dan pembelajaran ialah Bagaimana kita dapat meningkatkan dan menciptakan value secara terus menerus,terutama dalam hubungannya dengan kemampuan dan motivasi karyawan. 6
Hubungan antara ke-4 Perspektif Financial ROCE Customer Customer Loyalty On Time Delivery Internal Bussiness Process Quality Process Cycle Time Learning & Growth Employee Skills Gambar 1 Hubungan antara empat Perspektif dalam Balanced Scorecard Apa Yang Dinilai dari Perspektif Pelanggan? Perspektif Pelanggan dapat diukur dengan lima aspek utama (Kaplan, 1996) 1. Pengukuran Pangsa Pasar 2. Pengukuran Customer Retention 3. Pengukuran Customer Acquisition 4. Pengukuran Customer Satisfaction 5. Pengukuran Customer Profitability Apa Yang Dinilai dari Perspektif Bisnis Internal? Perspektif Bisnis Internal dapat diukur dengan tiga aspek utama yaitu : 1. Proses Inovasi (penelitian dasar dan trepan juga penelitian pengembangan produk) 2. Proses Operasi (menitikberatkan pada efisiensi proses, konsistensi dan ketepatan waktu dari barang/jasa yang diberikan kepada konsumen. Pengukuran terhadap efisiensi waktu yang dibutuhkan (time measurements) Processing Time Manufacturing Cycle Efectiveness = ---------------------- Throughput Time 7
Pengukuran terhadap kualitas proses produksi (quality process measurements) Menditeksi adanya tingkat kerusakan produk dari proses produksi, perbandingan produk bagus yang dihasilkan dengan produk bagus yang masuk dalam proses, bahan buangan (waste), bahan sisa (scrap), besarnya angka pengerjaan kembali (rework), besarnya angka pengembalian bari dari konsumen dll. Pengukuran terhadap efisiensi biaya proses produksi (process cost measurements) Dalam manufaktur maju, pengukuran atas biaya yang dikeluarkan untuk menghasilkan produk digunakan ABC system. Ketiga poin di atas secara bersama-sama (simultan) akan menghasilkan tiga parameter yang penting untuk mengkarakteristikkan pengukuran proses bisnis internal (perhitungan biaya yang tepat dimana tidak ada pemborosan biaya dari aktivitas yang tidak bernilai tambah dan kualitas produk yang dihasilkan baik akan menghasilkan proses bisnis internal yang baik). 3. Pelayanan Purna Jual (akan mempengaruhi tingkat kepuasan konsumen) Aktivitas-aktivitas diantaranya : garansi, reparasi, perlakuan terhadap produk cacat atau rusak, pelayanan dalam komplain dll Apa Yang Dinilai dari Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran? Betapa pentingnya untuk terus memperhatikan karyawan, memantau kesejahteraannya, meningkatkan pengetahuan karyawan yang pada gilirannya akan meningkatkan kemampuan untuk mencapai hasil ketiga perspektif diatasnya. 1. Mengukur Kemampuan Karyawan dengan 3 aspek : Pengukuran kepuasan karyawan a) Tingkat keterlibatan karyawan dalam proses pengambilan keputusan b) Pengakuan terhadap hasil kerja karyawan c) Kemudahan dalam mendapatkan informasi sehingga dapat bekerja sebaik mungkin d) Keaktifan dan kreativitas dalam melakukan pekerjaan e) Tingkat dukungan yang diberikan kepada karyawan 8
Pengukuran perputaran karyawan dalam perusahaan Pengukuran produktivitas karyawan a) Gaji yang diperoleh b) Rasio perbandingan antara konpensasi yang diperoleh karyawan dengan jumlah karyawan yang ada di perusahaan. 2. Kemampuan Sistem Informasi Kualitas dan produktifitas karyawan dipengaruhi oleh akses terhadap system informasi yang dimiliki perusahaan (persentase ketersediaan informasi). Semakin mudah informasi diperoleh maka karyawan akan memiliki kenerja yang semakin baik Informasi yang dibutuhkan karyawan seperti informasi pelanggannya, biaya produksi dll 3. Motivasi, Pemberian Wewenang dan Pembatasan Wewenang Karyawan Selain kemudahan akses informasi yang bergitu bagus tetapi juga harus diikuti dengan adanya motivasi karyawan untuk mau meningkatkan kinerjanya. Pengukuran motivasi karyawan dapat dinilai melalui dimensi : a) Pengukuran terhadap sarana yang diberikan kepada perusahaan dan diimplementasikan b) Pengukuran atas perbaikan dan peningkatan kinerja karyawan c) Pengukuran terhadap keterbatasan individu dalam organisasi Implementasi Balance Scorecard Organisasi sangat membutuhkan untuk menerapkan balance scorecard sebagai satu set ukuran kinerja yang multi dimensi. Hal ini mencerminkan kebutuhan untuk mengukur semua bidang kinerja yang penting bagi keberhasilan organisasi. Pendekatan yang paling luas dikenal sebagai pengukuran kinerja. Balanced Scorecard sekarang banyak digunakan sebagai untuk pengembangan strategi dan sebagai alat eksekusi yang dikembangkan dalam lingkungan operasional. Balanced Scorecard menerjemahkan visi dan misi serta strategi perusahaan kedalam seperangkat ukuran kinerja yang dimengerti (indikator), sehingga strategi dapat dipahami, dikomunikasikan dan diukur, dengan demikian berfungsi untuk semua kegiatan. Selain itu, indikator memungkinkan pemantauan tingkat akurasi pelaksanaan strategi. Balanced scorecard telah banyak diterapkan sebagai alat ukur kinerja baik dalam bisnis, manufaktur dan jasa. Penerapannya adalah dengan berfokus pada empat perspektif Balanced Scorecard. 9
Pembahasan mengenai pengukuran kinerja dengan menggunakan balanced scorecard lebih sering dilakukan dalam konteks penerapannya pada perusahaan atau organisasi yang bertujuan mencari laba. Dengan balanced Scorecard para manajer perusahaan akan mampu mengukur bagaimana unit bisnis melakukan penciptaan nilai saat ini dengan tetap mempertimbangkan kepentingan kepentingan masa yang akan datang. Balanced Scorecard memungkinkan untuk mengukur apa yang telah diinvestasikan dalam penngembangan sumber daya manusia, sistem dan prosedur, demi perbaikan kinerja dimasa depan. Melalui metode yang sama dapat dinilai pula apa yang telah dibina dalam intangible assets seperti merk dan loyalitas pelanggan. Referensi : 1. Mulyadi (1999), Sistem Perencanaan dan Pengendalian Manajemen : Sistem Pelipatganda Kinerja Perusahaan, Edisi satu, Yogyakarta : Adiya Media 2. http://puslit.perta.ac.id/journals/acounting 10