4 BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4 BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan Analisis sistem yang berjalan merupakan rangkaian kegiatan penguraian suatu sistem informasi yang utuh dan nyata ke dalam bagian-bagian atau komponen komputer dengan tujuan untuk mengidentifikasi serta evaluasi masalah yang muncul dari sistem tersebut. Sehingga mengarah kepada suatu solusi untuk perbaikan maupun pengembangan ke arah yang lebih baik serta sesuai dengan kebutuhan perkembangan teknologi. 4.1.1 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan Untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan dan untuk mempelajari sistem yang ada, diperlukan suatu penggambaran aliran-aliran informasi dari bagian-bagian yang terkait baik dari dalam maupun dari luar sistem. Adapun aliran informasi yang sedang berjalan di Fam s Authentics Style adalah sebagai berikut : 1. Dalam penerimaan distribusi barang, distributor membawa barang-barang untuk ditawarkan ke pihak fams. 2. Pihak fams memilih barang yang akan didistribusikan. 3. Membuat transaksi pendistribusian barang. 4. Mencatat transaksi distribusi dan data barang di pembukuan persediaan barang. 37

38 5. Pihak fams mencatat data barang yang akan dibawa ke toko 6. Bag persediaan menyerahkan data barang yang dibawa ke bag penjualan 7. Bag penjualan menyimpan data barang dan mencatat data barang yang akan ditarik ke gudang maupun barang yang telah dijual. 8. Bag. penjualan menyerahkan data barang ke bag. persediaan. 9. Bag. penjualan melakukan penjualan barang secara manual. 10. Bag. Persediaan mendata ulang data persediaan barang di pembukuan persediaan barang, jika ada barang yang kosong, maka mencatat data yang kosong, jika ada barang yang belum laku tapi masih bisa diretur maka dicatat barang yang hendak diretur. 4.1.1.1 Aktor Dalam menganalisa kebutuhan menggunakan pemograman berorientasi objek, pertama kita harus mengetahui aktor-aktor yang terlibat dalam sistem yang akan dibangun. Adapun aktor-aktor yang berhubungan dengan sistem ini adalah sebagai berikut : 1. Distributor 2. Pembeli 3. Pihak Fam s (Admin) 4. Pihak Fam s (Persediaan) 5. Pihak Fam s (penjualan)

39 4.1.1.2 Use Case Diagram Yang Sedang Berjalan Dengan adanya Use Case Diagram dimaksudkan untuk menggambarkan kegiatan-kegiatan dan hubungan yang terjadi antara para aktor dan use case didalam sistem yang sedang berjalan. Berikut adalah Use Case sistem yang sedang berjalan di Fam s Authentics Style : Distributor Olah Distribusi User (pemilik, bag. persediaan) Persediaan Pembeli Penjualan User (pemilik, bag. penjualan) Gambar 4.1 Use Case Diagram Yang Berjalan

40 4.1.1.3 Skenario / flow of event Yang Sedang Berjalan 1. Skenario Untuk Order Distribusi Tabel 4.1 Skenario / flow of event Order Distribusi Identifikasi Nama Case Order Distribusi Deskripsi Menggambarkan arus skenario order distribusi dari permintaan order barang ke distributor, delivery order distribusi, lalu pengambilan barang distribusi oleh distributor Aktor Pihak fams(admin, karyawan bag. persediaan), distributor Aksi Aktor Reaksi Sistem 1. Distributor datang membawa barang-barang yang hendak didistribusikan 3. Distributor memberikan barang yang dibutuhkan kemudian mencatat pembayaran, waktu kadaluarsa pembuatan retur barang 5. Distributor menerima pembayaran dan memegang rekapan struk distribusi 2.pihak fams mencatat barang distribusi yang dibeli 3. memberikan list barang yang dibutuhkan berdasarkan barang yang dibawa 4. pihak fams melakukan pembayaran kemudian menerima struk distribusi

41 2. Skenario Untuk Persediaan Barang Tabel 4.2 Skenario / flow of event Persediaan Barang Nama Case Deskripsi Aktor Identifikasi Persediaan Menggambarkan arus skenario persediaan barang, dimana barang yang akan dikirim dari persediaan kemudian diterima oleh toko, begitupun sebaliknya Pihak fams(admin, Bag. Persediaan, Bag. Penjualan) Aksi Aktor Reaksi Sistem 1.Bag. persediaan mencatat barang yang akan dibawa ke toko 3. Barang dibawa oleh bag. persediaan ke toko 4. Bag. penjualan menerima barang dari bag. persediaan 6. Bag. penjualan mencatat barang yang telah terjual maupun dipinta ditarik ke persediaan 8. barang ditarik oleh bag persediaan dari toko 9. bag, persediaan mencatat data barang yang dikembalikan (bisa juga untuk retur pengembalian ) 2. Diketahui data barang yang akan dibawa ke toko 5. persediaan barang di toko diperbaharui. 7. Diketahui data barang yang akan ditarik ke persediaan 10. barang yang ditarik telah dicatat

42 3. Skenario Untuk Penjualan Tabel 4.3 Skenario / flow of event Penjualan Barang Nama Case Deskripsi Aktor Identifikasi Penjualan Menggambarkan arus skenario persediaan barang, dimana terjadi transaksi penjualan antara pihak fams dengan para pembeli Pihak fams(admin, Bag. Penjualan), Pembeli Aksi Aktor Reaksi Sistem 1.Pembeli memberikan barang yang dibeli 3.Pembeli melakukan pembayaran 5. Pembeli menerima barang, nota jual dan kembalian (jika ada) 2. Pihak fams mencatat data barang yang dibeli, kemudian memberikan total bayar 4. Pihak fams mencatat pembayaran, memvalidasi transaksi penjualan, kemudian memberikan nota jual serta barang 4.1.1.4 Activity Diagram Yang Sedang Berjalan Activity diagram menggambarkan kegiatan-kegiatan yang ada di dalam suatu sistem. Agar dapat lebih memahami tentang sistem yang akan dibuat, maka perlu dibuatkan activity diagram tentang sistem yang sedang berjalan. Berikut adalah activity diagram sistem yang sedang berjalan di fams authentics style :

43 1. Activity Diagram Order Distribusi Gambar 4.2 Activity Diagram Order Distribusi

44 2. Activity Diagram Persediaan Barang Gambar 4.3 Activity Diagram Persediaan

45 3. Activity Diagram Penjualan Barang Gambar 4.4 Activity Diagram Penjualan Barang

46 4.1.2 Evaluasi Sistem Yang Berjalan Berdasarkan dari hasil pengamatan dan penelitian dari sistem persediaan dan penjualan yang berjalan di Fam s Authentics Style, maka penulis mengevaluasi sistem tersebut sebagai berikut : 1. Adanya kesulitan dalam order distribusi barang dikarenakan data persediaan barang hanya mengacu terhadap pembukuan data persediaan di gudang saja sehingga data tidak aktual. Solusi : membuat sistem informasi persediaan dan penjualan dimana lebih efektif dan efisien serta akurat dalam mengolah order distribusi barang. 2. Adanya kesulitan dalam intregasi persediaan barang digudang dan persediaan barang ditoko karena belum memiliki sistem terpusat (database) terlebih lokasi dari gudang toko yang tidak mungkin dijangkau dengan jaringa lokal. Solusi : membuat sistem informasi persediaan dan penjualan yang memiliki sistem terpusat (database disimpan dalam web server). 3. Dalam penjualan barang masih dilakukan secara manual, dimana rawan akan terjadinya kesalahan penghitungan total pembayaran. Solusi : membuat sistem informasi persediaan dan penjualan dimana lebih cepat dan akurat saat proses penjualan barang distribusi ditoko. 4.2 Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan gambaran, perancangan dan pembuatan skema atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang

47 utuh dan mempunyai fungsi dan tujuan. Elemen-elemen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada user. Dalam pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang ada, baik secara keseluruhan maupun memperbaiki sistem yang telah ada. Proses pengembangan sistem melewati beberapa tahapan, mulai dari sistem yang diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Bila sistem yang sudah dikembangkan masih timbul kembali permasalahan-permasalahan yang kritis serta dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasi dan proses ini kembali ketahap yang pertama yaitu perencanaan sistem. Siklus ini disebut juga dengan siklus hidup suatu sistem. 4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem Tujuan dari perancangan sistem adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada pemakai (user). Berikut Tujuan dari perancangan sistem yang diusulkan : 1. Membuat sistem informasi yang terpusat dari sistem informasi yang sebelumnya masih manual. 2. Memberikan kemudahan dalam mengolah ataupun mengelola yakni cari, update, hapus, edit data persediaan dan penjualan. 3. Memberikan informasi yang cepat dalam proses transaksi baik dalam pembuatan list order distribusi barang, penerimaan delivery order distribusi,

48 pembelian langsung, pengelolaan persediaan barang, penjualan dan pembuatan laporan-laporan. 4.2.2 Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan Perancangan sistem informasi persediaan dan penjualan ini menggunakan bahasa pemograman JAVA yang berorientasikan object. Mulai dari rancangan pembuatan Use case diagram sampai dengan Deployment Diagram. 4.2.3 Perancangan UML Yang Diusulkan 4.2.3.1 Use Case Diagram Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapakan dari sebuah sistem. Yang ditekankan adalah apa yang diperbuat sistem, dan bukan bagaimana. Berikut adalah gambaran use case diagram sistem informasi persediaan dan penjualan yang diusulkan

49 Distributor Olah Distribusi User (pemilik, bag. persediaan) Persediaan Pembeli Penjualan User (pemilik, bag. penjualan) Gambar 4.5 Use Case Yang Diusulkan 4.2.3.2 Skenario / Flow Of Event Yang Diusulkan Dengan adanya skenario ini dapat menguraikan secara lengkap aliran-aliran yang berada di use case diatas. Berikut skenario-skenario untuk mendeskripsikan aliran diatas : 1. Skenario untuk use case olah distribusi barang Tabel 4.4 Skenario / Flow Of Event Untuk Use Case Olah Distribusi Nomor Nama Tujuan Deskripsi Aktor Skenario Utama Identifikasi Olah distribusi barang Mengolah order distribusi Distributor, admin / bag.persediaan

50 Aksi Aktor 4. Terima 5. Buat barang delivery order distribusi 6. Bawa barang list dan order permintaan distribusi 10. Mendapat info barang yang diambil 11. Buat nota delivery order pengiriman 12. Info total barang, bayar dan garansi 15. Terima bayar 16. Serahkan barang dan nota delivery Reaksi Sistem 1. Membuat list permintaan order 2. Cetak permintaan order 3. Kirim ke distributor 7. Cek id list distribusi 8. Mendapat data permintaan 9. Validasi barang diambil 13. Terima info 14. Bayar 17. Terima barang nota delivery 2. Skenario untuk use case persediaan barang Tabel 4.5 Skenario / Flow Of Event Untuk Use Case Persediaan Barang Nomor Nama Tujuan Identifikasi Skenario use case persediaan barang Deskripsi Aktor Skenario Utama

51 Aksi Aktor 1. Mengubah Status Barang menjadi dikirim ke toko 2. Mencetak surat data pengiriman barang ke toko 3. Membawa barang ke toko 8. Terima Barang Reaksi Sistem 4. Terima barang & surat pengiriman dari persediaan 5. Mengubah status barang di tarik ke gudang 6. Mencetak surat data penarikan barang ke gudang (bag. persediaan) 7. Mengirim barang ke gedung 3. Skenario untuk usecase penjualan Tabel 4.6 Skenario / Flow Of Event Untuk Use Case Penjualan Barang Nomor Nama Tujuan Identifikasi Skenario use case penjualan Deskripsi Aktor Skenario Utama Aksi Aktor 1. Serahkan barang yang dibeli 5. Info Bayar 6. Membayar Pembeli Reaksi Sistem 2. Terima barang 3. Input data barang 4. Tampil total bayar 7. Terima Bayar 8. Cetak Struk Jual 9. Serahkah barang dan struk jual

52 10. Terima barang dan struk 4.2.3.3 Activity Diagram Yang Diusulkan Aliran-aliran kegiatan atau aliran-aliran kerja yang terjadi di dalam sistem informasi persediaan dan penjualan ini akan digambarkan dalam activity diagram. Activity diagram memodelkan workflow proses bisnis dan urutan aktivitas dalam sebuah proses. Berikut adalah activity diagram dari sistem informasi persediaan dan penjualan yang diusulkan : 1. Activity Diagram Order Distribusi Activity Distributor Admin/Persediaan Start Buat List Permintaan Cetak List Permintaan Terima Kirim Ke Distributor Buat Delivery Order Bawa Barang dan List Permintaan Order Cek Id List Order Permintaan Distributor Info Ada Tampil Data Isi Data Validasi Barang yg Diambil Buat Nota Delivery Berhasil dibuat Info total barang, bayar dan garansi Terima Info Terima Bayar Bayar Terima Barang End Gambar 4.6 Activity Diagram Order Distribusi

53 2. Activity Diagram Persediaan Barang Activity Persediaan Barang Admin Persediaan dan Penjualan Start Barang kirim ke gudang Barang ditarik dari toko Kirim Terima Barang End Gambar 4.7 Activity Diagram Persediaan Barang

54 3. Activity Diagram Penjualan Barang Distribusi Activity Pembeli Penjual Start Menyerahkan barang yang dibeli Terima Barang Input Barang Info Pembayaran Total Bayar Membayar Terima Bayar Cetak Struk Jual Terima Barang dan Struk Serahkan Barang dan Struk End Gambar 4.8 Activity Diagram Penjualan 4.2.3.4 Sequence Diagram Sequence diagram adalah suatu diagram yang menggambarkan interaksi antar objek dan mengindikasikan komunikasi diantara objek-objek tersebut. Diagram ini juga menunjukan serangkaian pesan yang dipertukarkan oleh objek-objek yang melakukan suatu tugas atau aksi tertentu.

55 1. Sequence Diagram Olah Order Distribusi User Form Utama Panel List Order Panel Delivery Order Order, List Order, deliveryorder, deliveryorderdetail 1. Pilih menu buat list order 2. Tampil panel 3. Tampil 4. Input barang 5. Tersimpan 6. Cetak List Permintaan 7. Insert list order (),detail list order 8. Data Tersimpan 9. List permintaan dicetak 10. Pilih menu delivery order 11. Tampilan panel delivery 12. Tampil 13. Cari Id list order dari delivery order yang diterima 15. Get By Id 16. Tampildatapermintaanorder() 17. Tampil data permintaan order 18. Validasi barang (), input barang () 19. Update detail list order 20. Data permintaan divalidasi() 21. SimpanDeliveryOrder() 22. Insertdeliveryorder(),detailDeliveryOrder(), updatestatuspermintaanorder() 23. Informasi data delivery order berhasil dibuat Gambar 4.9 Sequence Diagram Olah Distribusi

56 2. Sequence Diagram Persediaan Barang User Form Utama Panel Persediaan di gudang Persediaan Barang 1. Pilih menu persediaan brg di gudang 2. Tampil panel 3. Get all gudang 5. Tampil panel data persediaan 4. Tampil 6. Kirim ke toko 7. Update kirim toko 9. Info berhasil di update 8. Berhasil di update 10. Pilih persediaan barang di toko 11. Tampil panel 12. Get all total 14. Tampil panel data persediaan 13. Tampil 15. Terima dari persediaan 16. Update ke gudang 18. Informasi berhasil di update 17. Tampil Gambar 4.10 Sequence Diagram Persediaan Barang

57 3. Sequence Diagram Penjualan User Form Utama Panel Jual Persediaan, Penjualan Detail 1. Pilih menu penjualan 2. Tampil panel 3. Tampil 4. Masuk panel jual 5. Cari barang beli 6. Get by id 8. Tampil data barang beli 7. Get By id 9. Input barang 10. Insert ke tabel 11. Masuk list pembelian 12. Hitung bayar 13. Tampil Pembayaran 12. Hitung bayar 14. Cetak nota jual 15. Insert penjualan detail, update persediaan 16. Nota tercetak 17. Cetak struk Gambar 4.11 Sequence Diagram Penjualan

58 4.2.3.5 Class Diagram Class diagram menggambarkan struktur dan deskripsi kelas, package dan objek beserta hubungan satu sama lain, seperti containment, pewarisan, asosisasi, dan lain-lain. Karyawan -idkaryawan -namalengkap -alamat -notelpon -email -jabatan -kontak -joindate +cekadmin()() +isuser()() +getbyid()() Penjualan -notajual -tgljual -idkasir -totalbarang -totalbayar * * 1 * Distributor -iddistributor -namaperusahaan -joindate -alamat -notelpon -email -persentasi +create() +update() +delete() * +read() PenjualanDetail -iddetail -penjualanid -idbarang -jumlahbeli -subtotal +create() +update() +delete() +read() * * ListOrder PersediaanBarang -idbarang -namabarang -ukuran -model -stokbarang -penyimpanan -harga -tglmasuk -tglexpired -expired -iddistributor +create() +update() +delete() +read() -idorder -iddistributor -namadistributor -tglorder -jumlahbarangorder -statusorder +create() +update() +delete() +read() * * * * * Delivery -iddelivery -idorder -jumlahorder -jumlahtersedia ListOrderDetail -idorderdetail -idorder -modelpinta -jumlahpinta -ukuran -keterangan +create() +update() +delete() +read() * DeliveryDetail -iddetail -modelproduk -direq -tersedia -ukuran -Delivery -jenisdelivery -ket * Gambar 4.12 Class Diagram 4.2.3.6 Component Diagram Component diagram menggambarkan struktur dan hubungan antar komponen piranti lunak, termasuk ketergantungan (dependency) diantaranya. Komponen piranti lunak adalah modul berisi kode, baik yang muncul pada compile time, link time maupun run time.

59 Famssoft.jar Data Transaksi Laporan Persediaan Barang Pembuatan list order distribusi Laporan Jual Persediaan di gudang Delivery Order Laporan List Order Persediaan di toko Penerimaan langsung Laporan delivery Penjualan Laporan Pengambilan Retur Pembuatan Retur Gambar 4.13 Component Diagram 4.2.3.7 Deployment Diagram Diagram ini menggambarkan detail bagaimana komponen dibentuk dan didistribusikan (deploy) dalam infrastruktur sistem. Dimana komponen akan terletak (pada mesin, server atau piranti keras apa), bagaimana kemampuan jaringan pada lokasi tersebut, spesifikasi server, dan lain-lain yang bersifat fisikal.

60 OS : Windows 7 SI Fam s MySQL Apache Netbeans IDE 7.3.1 Gambar 4.14 Deployment Diagram 4.2.4 Perancangan Antar Muka Perancangan antar muka adalah media komunikasi antar manusia (user) dengan computer, sehingga aplikasi ini didisain agar sedapat mungkin memberikan kemudahan dalam penggunaan maupun pengoperasiannya. Berikut adalah tampilannya : 1. Form Login Form login ini digunakan sebagai autorisasi dalam mengakses Main From dari Sistem Informasi Persediaan dan Penjualan di Fams ini.

61 Gambar 4.15 Form Login Perancangan 2. Main Form Main Form ini digunakan sebagai frame utama dari sistem informasi persediaan dan penjualan di Fams ini sehingga memudahkan dalam pemanggilan panel-panel service yang tersedia di sistem informasi yang dirancang ini. Gambar 4.16 Main Form Perancangan

62 3. Form Panel Pembuatan List Order Form panel pembuatan list order memiliki fungsi dalam mengolah transaksi pembuatan list order barang distribusi yang nantinya diserahkan ke distributor. Gambar 4.17 Form Perancangan Panel Pembuatan List Order Distribusi

63 4. Form Panel Penerimaan Delivery Order Distribusi Barang Gambar 4.18 Form Perancangan Panel Penerimaan Delivery Order Distribusi Barang 5. Form Panel Penerimaan (Pembelian) Langsung Distribusi Barang Gambar 4.19 Form Perancangan Panel Penerimaan (Pembelian) Langsung Distribusi Barang

64 6. Form Panel Pembuatan Retur Gambar 4.20 Form Perancangan Panel Pembuatan Retur 7. Form Panel Pengiriman dan Penarikan Barang Ke dan Dari Toko Gambar 4.21 Form Perancangan Panel Pengiriman dan Penarikan Barang Ke dan Dari Toko

65 8. Form Panel Terima dan Tarik Barang Dari Toko Ke Gudang (Persediaan) Gambar 4.22 Form Perancangan Panel Terima dan Tarik Barang Dari Toko Ke Gudang (Persediaan) 9. Form Panel Penjualan Gambar 4.23 Form Perancangan Penjualan

66 4.2.5 Perancangan Aristektur Jaringan Sistem informasi persediaan dan penjualan ini digunakan oleh tiga pengguna, yaitu pemilik, bag. persediaan, bag. penjualan. Masing-masing memiliki hak akses sendiri, untuk dapat menggunakan sistem ini maka para pengguna diharuskan terkoneksi pada internet dikarenakan untuk mengakses database yang disimpan secara online. Sistem informasi yang dibangun menggunakan bahasa pemograman java, dengan database mysql yang disimpan dan terhubung secara online, sehingga aplikasi yang dibuat secara dekstop ini hanya bisa dijalankan jika dalam keadaan terkoneksi dengan internet. Berikut ini adalah perancangan arsitektur dari sistem yang dirancang dan dibangun : Database Server Internet Dekstop StandAlone Client Dekstop StandAlone Client Gambar 4.24 Aristektur Client Dekstop Remote Database Server