PEMBUATAN MODEL SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PENUGASAN PENGAWASAN PADA PERWAKILAN BPKP PROVINSI JAWA TIMUR Abdul Syukur, Rully Soelaiman Manajemen Teknologi Informasi Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya ABSTRAK Perencanaan penugasan pengawasan merupakan salah satu tahap penting dalam pelaksanaan penugasan pengawasan pada Perwakilan BPKP Provinsi Jawa Timur. Perencanaan penugasan melibatkan upaya alokasi Pejabat Fungsional Auditor (PFA) yang membutuhkan informasi ketersediaan PFA dari segi jumlah dan kesesuaian peran dalam tim, memperhatikan unsur ketentuan yang berlaku dan unsur pemerataan. Informasi tersebut membutuhkan suatu proses pengambilan keputusan yang didukung dengan sistem pendukung keputusan. Penelitian ini bertujuan untuk membentuk model perencanaan pengawasan yang melakukan perhitungan informasi yang dibutuhkan menjadi nilai prioritas alternatif. Model menghasilkan nilai prioritas alternatif. Nilai tersebut diperoleh berdasarkan perhitungan algoritma Analytical Hierarchy Process (AHP) yang diperoleh dari perhitungan bobot kriteria dan unjuk nilai alternatif. Unjuk nilai merupakan kategorisasi terhadap nilai historis alternatif. Sedangkan nilai historis didapat dari datawarehouse yang tersedia. Uji coba model dilakukan melalui simulasi kasus perencanaan penugasan. Nilai prioritas alternatif model dibandingkan dengan alokasi penugasan yang terjadi. Unsur yang dinilai adalah distribusi penugasaan, hari penugasan, dan kebutuhan perolehan angka kredit dengan standar deviasi sebagai alat ukur. Nilai standar deviasi menurut model untuk unsur distribusi penugasan dan hari penugasan menghasilkan nilai yang lebih kecil daripada alokasi PFA menurut penugasan yang terjadi. Simpulan yang dapat ditarik dengan pemakaian model adalah lebih memenuhi ketentuan berlaku dan lebih baik dalam pemerataan penugasan. Kata kunci: analytic hierarchy process, data warehouse, model perencanaan penugasan, pejabat fungsional auditor PENDAHULUAN Dalam rangka melaksanakan program pembangunan nasional, pemerintah memerlukan penyedia informasi objektif melalui fungsi pengawasan internal. Mengemban fungsi di atas, Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) berupaya membantu manajemen pemerintah mewujudkan good governance melalui visi organisasi sebagai auditor intern pemerintah yang proaktif dan terpercaya dalam mentransformasikan manajemen pemerintahan menuju tata kelola yang baik dan bersih. Perwakilan BPKP Provinsi Jawa Timur merupakan instansi vertikal BPKP sebagai pelaksana di daerah dengan wilayah kerja Provinsi Jawa Timur. Pelaksanaan tugas pokok dan fungsi, Perwakilan BPKP Provinsi Jawa Timur didukung pejabat fungsional auditor sejumlah 273 orang per 1 Januari 2007.
Pelaksanaan pengawasan dilakukan secara tim mandiri yang terdiri atas beberapa pejabat fungsional auditor dengan spesifikasi peran pengendali mutu, pengendali teknis, ketua tim dan anggota-anggota tim. Terdapat empat bidang pengawasan yang masing-masing memiliki program kerja pengawasan. pengawasan menugaskan pejabat fungsional auditor yang dipertimbangkan dengan faktor kompetensi keahlian sesuai sertifikasi, pendidikan dan latihan yang telah dilalui, faktor kompetensi ketrampilan seperti pengalaman, kinerja penugasan sebelumnya, beban kerja yang sedang berlangsung, faktor ketentuan berlaku seperti perolehan hari pengawasan dan kebutuhan angka kredit, faktor pemerataan seperti lokasi penugasan. Alokasi pejabat fungsional auditor dalam tim mandiri yang memperhatikan faktor-faktor di atas membutuhkan suatu informasi pendukung dan mekanisme pemeringkatan berdasarkan bobot perhitungan tertentu sehingga diharapkan diperoleh penugasan pengawasan yang memenuhi prinsip the right man in the right place Guna mendukung kebutuhan pengambil keputusan untuk membentuk tim penugasan yang memperhatikan multi faktor di atas perlu dibuat model sistem pendukung keputusan. Model diharapkan dapat menghasilkan informasi bobot alternatif dan dapat melakukan perhitungan pemeringkatan bobot alternatif tersebut. Untuk hal itulah perlu dibentuk datawarehouse berdasarkan sistem informasi yang tersedia saat ini pada Perwakilan BPKP Provinsi Jawa Timur. METODOLOGI Tahap pertama adalah penelaahan sumber daya. Tahap ini dilakukan analisis potensi sumber data yang digunakan, informasi apa yang dibutuhkan sebagai dasar pengambilan keputusan. Tahap kedua adalah analisis arsitektur datawarehouse. Analisis yang dilaksanakan dalam tahap ini adalah kebutuhan fungsional dalam perencanaan penugasan, kebutuhan informasi, dan kebutuhan pemaduan informasi (koordinasi). Kebutuhan fungsional akan dianalisis jenis kuantitas dan kualitas informasi yang dibutuhkan dalam proses perencanaan penugasan. Kebutuhan informasi dilakukan dengan menganalisis penyajian informasi yang dibutuhkan oleh pengguna (pengambil keputusan). Penyajian informasi yang cocok perlu diperoleh dari kuestioner kepada pengambil keputusan yaitu koordinator kelompok PFA dan pengendali teknis yang dianggap perlu. Kebutuhan pemaduan informasi (koordinasi) merupakan arsitektur data model yang akan dibangun sesuai atribut informasi yang dibutuhkan untuk perencanaan penugasan. Tahap ketiga adalah desain datawarehouse. Pada tahap ini akan dilakukan desain struktur model data. Proses datawarehouse meliputi perancangan logis dan desain arsitektur. Tahap terakhir adalah pembangunan model. Pada tahap ini dibahas pembentukan model perencanaan penugasan. Pembentukan model mempergunakan algoritma analytic hirerarchy process. Berdasarkan algoritma ini, proses pengambilan keputusan dibentuk dalam hirarki. Hirarki teratas adalah penetapan tujuan diikuti dengan kriteria sebagai faktor pertimbangan pengambilan keputusan. Kriteria dimungkinkan dirinci dalam subkriteria-sub-kriteria. Sedangkan hirarki terbawah adalah alternatif yang menjadi masukan untuk dilakukan sintesa perhitungan pembobotan terhadap masing-masing kriteria atau sub-kriteria yang ada. Nilai preferensi antar-kriteria atau sub-kriteria merupakan hasil perhitungan perbandingan berpasangan dari preferensi pengambil keputusan. Sedangkan nilai preferensi alternatif diperoleh dari nilai historis alternatif yang diperoleh berdasarkan dimensional query terhadap datawarehouse. C-1-2
HASIL PEMBAHASAN Berdasarkan analisis atas kebutuhan informasi dalam faktor penentuan pembentukan tim penugasan sebagaimana diuraikan pada pendahuluan dianalisis lebih lanjut menghasilkan kriteria dan sub-kriteria penentuan pengambilan keputusan. Hasil pengelompokan faktor penentu menjadi kriteria dan sub-kriteria serta hasil preferensi pengambil keputusan, kemudian dihitung berdasarkan algoritma AHP menghasilkan bobot kriteria dan sub-kriteria sebagaimana tersaji pada Tabel 1. Tabel 1. Hasil Perhitungan Bobot Kriteria dan sub-kriteria Pembentukan tim mandiri yang akan ditugaskan oleh pengambil keputusan harus didasarkan pada data faktual berdasarkan informasi yang tersedia. Sistem informasi yang dapat mendukung kebutuhan informasi tersebut dapat diperoleh dalam sistem evaluasi penugasan pengawasan dan sistem informasi kepegawaiaan. Perbedaan arsitektur kedua sistem basisdata dari sistem informasi tersebut dan informasi meliputi masa penugasan yang berkelanjutan maka dibutuhkan proses pembuatan datawarehouse. Dim_Pegawai pegawai_sk NIP nama sertifikasi JFA pangkat gol_ruang PAK PAK_KP jam_diklat bidwas tgl_efektif tgl_valid lokasi_1 lokasi_2 Dim_Waktu waktu_sk minggu nama_bulan kuartal tahun tgl_efektif tgl_valid Fak_ waktu_sk pegawai_sk tugas_sk peran HP Dim_Tugas tugas_sk nomor_rkt uraian jenis_obrik jenis_tugas lembaga tahun lokasi bidwas p_status Gambar 1. Skema Bintang Data Warehouse Perencanaan Desain datawarehouse perencanaan penugasan dibentuk memakai teknik logical data mapping. Hasil perancangan datawarehouse perencanaan penugasan adalah stuktur datawarehouse berupa skema logis berupa skema bintang yang terlihat pada Gambar 1 sedangkan desain proses pembangunan datawarehouse digambarkan dalam Gambar 2. C-1-3
Data Sumber Data Sementara Data Tersimpan Penampilan Data Sistem Informasi Kepegawaian (datadrp.mdb) Ekstrasi datadsp, rwypak, rwykursus DW_ : Dim_pegawai Dim_tugas Dim_waktu Fak_ Analisis Sistem Evaluasi Pelaksanaan (MySQL) Transformasi Pemuatan Mutasi PFA (MS Excel) Rolling.csv Aplikasi Model Rencana Gambar 2. Arsitektur Proses Datawarehouse Perencanaan Hasil pembangunan model perencanaan penugasan memiliki tiga hirarki, yaitu tujuan, kriteria, dan alternatif. Kriteria merupakan faktor-faktor yang menjadi pertimbangan dalam memilih alternatif-alternatif yang tersedia. Alternatif merupakan kandidat PFA yang akan dialokasikan dalam suatu tim mandiri penugasaan yang direncanakan. Model perencanaan penugasan terlihat pada Gambar 3. Bobot kriteria dan sub-kriteria dari pengambil keputusan merupakan prefrensi pangambil keputusan atas perbandingan antar kriteria dan atau antar sub-kriteria. Hasil perhitungan preferensi berupa nilai bobot kriteria dan sub-kriteria dilihan pada Tabel 1. Nilai historis alternatif adalah nilai historis yang diperoleh dari datawarehouse melalui interogasi query. Query untuk mendapatkan nilai didasarkan unsur pengukuran yang berbeda-beda untuk masing-masing sub-kriteria. Hasil query berupa angka atau atribut. Nilai historis berupa angka diperoleh untuk alternatif yang bersangkutan terhadap masing-masing sub-kriteria diklasifikasikan menjajadi kategori. Secara umum terdapat 3 (tiga) kategori. Kategori tersebut adalah tidak direkomendasikan, direkomendasikan, dan sangat direkomendasikan. Masing-masing kategori disetarakan dengan nilai yaitu 1, 3, dan 5. Nilai ini dinamakan unjuk nilai (rating) alternatif. Nilai historis yang berjenis atribut dibandingkan dengan atribut penugasan yang direncanakan. Kategori untuk nilai historis ini adalaah kesuaian atau ketidaksesuaian. Upaya kuatifikasi atas kategorisasi tersebut adalah 5 untuk kategori sesuai dan 1 untuk kategori yang bersifat terjadi ketidaksesuaian. Ringkasan unsur pengukuran, kategorisasi, dan unjuk nilai alternatif masing-masing sub-kriteria disajikan pada C-1-4
Tujuan Model Status PFA Kompetensi PFA Beban PFA Tugas Peran Kinerja Kelompok Pengalaman Diklat Lokasi HP PAK Info Gambar 3 : Model Perencanaan Tabel 2. Ringkasan Unsur Pengukuran, Kategorisasi, dan Unjuk Nilai Alternatif Masing- Masing Sub-Kriteria Sub-Kriteria Unsur Pengukuran Kategorisasi Sertifikat Kinerja Alternatif PFA ke-1 Alternatif PFA ke-2 Alternatif PFA ke-n Kelompok Pengalaman Jumlah penugasan yang sedang dilakukan Kesesuaian sertifikasi dengan peran yang diemban Tingkat deviasi penugasan sebelumnya Kesesuaian kelompok PFA dengan bidang pengawasan penugasan yang direncanakan pada objek sejenis dan jenis penugasan pada sejarah penugasan sebelumnya PT-PM 3 nilai =1 1-2 nilai=3 0 nilai=5 AT-KT >1 nilai = 1 1 nilai = 3 0 nilai = 5 = (5) (1) >50% nilai = 1 10% s.d 50% nilai = 3 <10% nilai = 5 = nilai = 5 nilai = 1 I. 0 nilai = 5 = 0 nilai = 1 II. 0 nilai = 0 = 0 nilai = 1 I * II 5 * 0 nilai = 0 5 * 1 nilai = 5 1 * 0 nilai = 0 1 * 1 nilai = 1 Diklat Jam pelatihan yang pernah diikuti > 300 nilai = 5 150-300 nilai = 3 < 150 nilai = 1 Unjuk Nilai 1-5 1-5 0-1-5 C-1-5
Tabel 2. Ringkasan Unsur Pengukuran, Kategorisasi, dan Unjuk Nilai Alternatif Masing-Masing Sub-Kriteria (lanjutan) Lokasi Hari Perolehan Angka Kredit Info Bobot Lokasi penugasan sebelumnya dibandingkan lokasi penugasan yang direncanakan Akumulasi hari penugasan yang telah dicapai dalam setahun Tingkat kebutuhan angka kredit untuk mencapai angka kredit syarat kenaikan pangkat Penilaian subjektif pengambil keputusan terhadap PFA (alternatif) >6 nilai = 1 4-6 nilai = 3 1-3 nilai = 5 >237 nilai = 1 118 s.d 237 nilai = 3 <118 nilai = 5 <75% atau >100% nilai =1 75% s.d 95% nilai =3 96% s.d 100% nilai =5 Kurang baik nilai = 1 Baik nilai = 3 Amat Baik nilai = 5 Perhitungan Nilai Prioritas Alternatif dilakukan melalui sejumlah langkah dalam AHP yang disebut eigenvector. Hasil bobot prioritas alternatif adalah penjumlahan dari perkalian antara bobot prioritas sub-kriteria dan bobot prioritas alternatif untuk subkriteria yang bersangkutan. Hasil yang diperoleh masing-masing alternatif adalah angka yang terbesar menunjukkan secara relatif alternatif yang lebih baik daripada alternatif lainnya sehingga layak untuk dipilih untuk mencapai tujuan yang ditetapkan semula. Pengujian model berupa pengujian terhadap kasus perencanaan penugasan yang disimulasikan berdasarkan perhitungan model. Kasus diuji meliputi satu bidang pengawasan pada suatu masa dan peran tim mandiri yang dihitung adalah ketua tim. Perbandingan hasil alokasi PFA berdasarkan perhitungan model dibandingkan alokasi PFA yang terjadi pada penugasan sebenarnya. Perbandingan difokuskan pada distribusi penugasan, perolehan hari penugasan, dan kebutuhan atas perolehan angka kredit adalah saat sebelum penugasan dan setelah penugasan. Semakin terdistribusi suatu penugasan kepada PFA yang tepat berarti faktor pemerataan memegang peran penting. Standar deviasi dijadikan alat ukur untuk penilaian perbedaan antara perhitungan model dan penugasan yang terjadi baik sebelum penugasan maupun setelah penugasan. Hasil perbandingan antara perhitungan model dan alokasi penugasan sebenarnya memperlihatkan untuk pengujian status penugasan dan perolehan hasil penugasan standar deviasi mempergunakan model menghasilkan nilai yang lebih kecil. Sedangkan pengujian faktor kebutuhan perolehan angka kredit, hasil perhitungan model justru menghasilkan nilai standar deviasi yang lebih besar. Hasil perbandingan antara perhitungan model dan penugasan sebenarnya disajikan sebagai berikut : a. Alokasi Standar Deviasi Menurut Perhitungan Model Status Sebelum Status Setelah Yang Terjadi Status Status Setelah Sebelum 0,725 0,574 0,725 0,907 b. Perolehan Hari Standar Deviasi Menurut Perhitungan Model yang Terjadi HP Sebelum HP Setelah HP Sebelum HP Setelah 30,918 30,199 30,918 34,673 C-1-6
c. Kebutuhan Perlehan Angka Kredit Standar Deviasi Menurut Perhitungan Model Kelebihan Kelebihan (Kekurangan) (Kekurangan) Angka Kredit Angka Kredit Sebelum Setelah Yang Terjadi Kelebihan (Kekurangan) Angka Kredit Sebelum Kelebihan (Kekurangan) Angka Kredit Setelah 35,147 35,506 35,147 34,733 KESIMPULAN Model perencanaan penugasan yang terbangun telah memperhatikan beberapa kriteria sebagai faktor penentu pengambilan keputusannya. Pembobotan kriteria dan sub-kriteria ditentukan berdasarkan perbandingan berpasangan yang merupakan preferensi dari pengambil keputusan. Nilai historis alternatif (PFA) dilakukan kategorisasi untuk menghasilkan unjuk nilai (rating) alternatif Model melakukan pehitungan berdasarkan bobot kriteria untuk mengalokasikan unjuk nilai alternatif (PFA) memakai algoritma Analytical Hierarchy Process menghasilkan nilai prioritas alternatif (PFA) untuk dipergunakan dalam alokasi PFA dalam penugasan. Hasil uji coba model menghasilkan simpulan bahwa atas distribusi penugasan dan hari penugasan mempergunakan perhitungan model menghasilkan nilai standar deviasi yang lebih kecil. Sedangkan terhadap kebutuhan perolehan angka kredit, model perencanaan penugasan tidak menghasilkan nilai standar deviasi yang relatif lebih besar daripada standar deviasi penugasan yang terjadi. DAFTAR PUSTAKA Adamson, Christhoper, (2006), Mastering Data Warehouse Aggregates: Solutions for Star Schema Performance, Wiley Publishing, Inc., Indianapolis. Bhushan, Navneet dan Rai, Kanwal, (2004), Strategic Decision Making: Applying Analytic Hierarchy Process, Springer-Verlag, London. Darmawikarta, Djoni, (2007), Dimensional Data Warehousing with MySQL: A Tutorial, Brainy Software Corp, Toronto. Forman, Ernest dan Selly, Mary Ann, (2000), Decision by Objectives: How to Convince Others That You Are Right, World Scientific. Gray, Paul dan Watson, Hugh J., (1998), Decision Support in the Data Warehouse, Prentice-Hall PTR, New York. Humphries, Mark, Hwakins, Michael W. dan Dy, Michelle C., (1999), Datawarehousing Architecture and Implementation, Prentice-Hall PTR, New York. Inmon, William H, (2005), Building the Data Warehouse, 4 th edition, Wiley Publishing Inc., Indianapolis. C-1-7
Kimball, Ralph dan Ross, Margy, (2002), The Data Warehouse Toolkit 2 nd edition: The Complete Guide to Dimensional Modeling, John Wiley & Sons Inc., New York. Kimball, Ralph dan Caserta, Joe, (2004), The Data Warehouse ETL Toolkit: Practical Techniques for Extracting, Cleaning, Conforming, and Delivering Data, Wiley Publishing Inc., Indianapolis. Marakas, George M., (2003), Decision Support System in the Tweenty-First Century, 2 nd edition, Prentice-Hall, New York. Ponniah, Paulraj, (2001), Data Warehousing Fundamentals: A Comprehensive Guide for IT Professionals, John Wiley & Sons Inc., New York. Rainardi, Vincent, (2008), Building a Data Warehouse: with Examples in SQL Server, Apress, Berkeley. C-1-8