KERANGKA ACUAN KERJA PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH (SIM AKIP) A. LATAR BELAKANG Perubahan kondisi sosial, ekonomi, dan politik yang sangat fundamental menuntut perlunya sistem kepemerintahan yang mengarah kepada perwujudan transparansi, akuntabilitas, demokratisasi, desentralisasi, dan partisipasi masyarakat yang pada akhirnya dapat menjamin pemanfaatan dan pengalokasian sumber dana pembangunan yang semakin terbatas menjadi lebih efisien dan efektif serta berkelanjutan. Akuntabilitas merupakan salah satu kata kunci dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi suatu instansi. Tuntutan terhadap peningkatan kualitas pelayanan yang berkaitan dengan peningkatan kinerja pelayanan dari instansi pemerintah mulai mendapatkan penegasan secara hukum sejak dikeluarkannya Inpres no. 7 tahun 1999 mengenai Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (AKIP). Inpres tersebut yang pada intinya berisikan sistem manajemen kinerja instansi pemerintah telah mewajibkan seluruh instansi pemerintah untuk menyusun suatu rencana stratejik yang berisikan rencana yang akan dijalankan oleh instansi pemerintah dalam jangka waktu lima tahun kedepan serta melaporkan pada setiap tahunnya hasil pelaksanaan rencana tersebut dalam suatu laporan yang disebut dengan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP). Sistem akuntabilitas kinerja merupakan tatanan, instrumen, metode pertanggungjawaban yang pada pokoknya meliputi tahapan perencanaan, pelaksanaan, pengukuran dan pelaporan yang membentuk siklus akuntabilitas kinerja yang tidak terputus dan terpadu, yang merupakan infrastruktur bagi 1
proses pemenuhan kewajiban penyelenggara pemerintahan dalam mempertanggungjawabkan keberhasilan/kegagalan misi organisasi. Pada setiap akhir periode, capaian kinerja dibandingkan dengan rencana kinerja untuk kemudian dilaporkan kepada publik dalam bentuk Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP). B. KONDISI DAN PERMASALAHAN Menurut Inpres No. 7/1999, Sistem AKIP dilaksanakan beberapa hal berikut: a. Mempersiapkan dan menyusun perencanaan strategik; b. Merumuskan visi, misi, faktor-faktor kunci keberhasilan, tujuan, sasaran dan strategi instansi pemerintah; c. Merumuskan indikator kinerja instansi pemerintah dengan berpedoman pada kegiatan yang dominan, menjadi isu nasional dan vital bagi pencapaian visi dan misi pemerintah; d. Memantau dan mengamati pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dengan seksama; e. Mengukur pencapaian kinerja dengan: 1) Perbandingan kinerja aktual dengan rencana atau target; 2) Perbandingan kinerja aktual dengan tahun sebelumnya; 3) Perbandingan kinerja aktual dengan kinerja di negara-negara lain, atau dengan standar internasional. f. Mengukur pencapaian kinerja dengan: 1) Menganalisis hasil pengukuran kinerja; 2) Menginterpretasikan data yang diperoleh; 3) Membuat pembobotan (rating) keberhasilan pencapaian program; 4) Membandingkan pencapaian program dengan visi dan misi instansi pemerintah 2
Dari ketentuan tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa sistem AKIP di Indonesia setidaknya akan terdiri dari 4 fase utama yakni: (1) penyusunan rencana stratejik, (2) pengukuran kinerja, (3) pelaporan kinerja, dan (4) evalusi kinerja. Pelaporan kinerja merupakan bagian penting dalam Sistem AKIP ini. Sesuai SK Kepala LAN No. 239 tahun 2003, Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) harus dilengkapi dengan formulir Rencana Kinerja Tahunan (RKT), PPS, PKK. Proses perencanaan kinerja sampai dengan pelaporan kinerja pada umumnya saat ini masih dilakukan secara manual. Hal ini cukup memerlukan waktu yang lama sehingga membutuhkan energi yang besar. Untuk itu, pendokumentasian proses perencanaan stratejik, perencanaan tahunan, sampai dengan pelaporan kinerja dapat diadministrasikan menggunakan teknologi informasi, agar tuntutan akan tersedianya informasi yang dibutuhkan secara cepat dan akurat sebagai cermin transparansi dan akuntabilitas sektor pemerintah dapat diwujudkan. Selain dapat meningkatkan kinerja kegiatan operasional, penggunaan teknologi informasi juga bermanfaat bagi pimpinan untuk menentukan arah kebijakan yang akan ditempuh. Upaya ini untuk meningkatkan kinerja manajemen secara keseluruhan sehingga dapat terwujud dengan lebih cepat dan akurat. C. DASAR HUKUM Dasar hukum kegiatan pengembangan SIMAKIP adalah sebagai berikut: 1. Inpres No. 7 Tahun 2003 tentang Akuntabilitas Instansi Pemerintah. 2. SK Kepala LAN No. 239 tahun 2003. 3. Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah beserta perubahannya. 4. PP No. 8 Tahun 2006. 3
D. TUJUAN DAN SASARAN Kegiatan pengembangan SIMAKIP pada INSTANSI bertujuan untuk menyajikan informasi kinerja secara cepat dan akurat atas kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan. Jenis informasi yang dihasilkan adalah sebagai berikut: 1. Perencanaan Stratejik 2. Rencana Kinerja Tahunan 3. Realisasi Kinerja Tahunan 4. Laporan Pengukuran Kinerja Kegiatan 5. Laporan Pengukuran Kinerja Sasaran 6. Laporan Monitoring Kinerja Instansi Dengan tersajinya informasi di atas secara cepat dan akurat maka dengan sendirinya, efisiensi dan efektivitas penyajian infiormasi AKIP pada INSTANSI sebagai instansi pemerintah dapat diandalkan. Sasaran dari kegiatan Pengembangan SIMAKIP adalah terwujudnya suatu sistem pengelolaan database kinerja instansi, sehingga dapat dilakukan pemantauan rencana dan realisasinya secara tepat dan akurat. Program aplikasi yang dikembangkan harus bersifat mudah dalam pengoperasian, pemeliharaaan dan pengembangan selanjutnya. Sasaran tersebut di atas terdiri dari: Peningkatan kemampuan Sumberdaya Manusia dalam pengelolaan kinerja. Peningkatan koordinasi antar unit pelaksana teknis yang terkait dengan data kinerja (keuangan dan non keuangan). Perbaikan database kinerja. Peningkatan efesiensi dan efektivitas pengelolaan kinerja bagi pihak yang terkait dan berkompeten. Optimalisasi penggunaan perangkat keras/hardware yang sudah ada. 4
E. RUANG LINGKUP PEKERJAAN Ruang lingkup/cakupan pekerjaan pengembangan SIMAKIP meliputi: 1. Pemetaan dan Kajian kebutuhan, meliputi kegiatan : Survai terhadap prosedur kerja, keterkaitan sistem dan organisasi kerja (manajemen), kebutuhan informasi, sumber dokumen, volume dan jenis dokumen dan sebagainya. Selain itu juga dilakukan identifikasi terhadap semua permasalahan, lingkup kegiatan dan aspek lain yang terkait dengan kegiatan pengelolaan kinerja instansi. 2. Desain dan Penyusunan Sistem Informasi, meliputi : Kegiatan meliputi desain alur global/detail (flowchart) dari sistem, aliran dan prosedur data/informasi, desain dokumen dan desain program aplikasi, termasuk di dalamnya pembangunan database, pemrograman, testing dan demo program. 3. Penyusunan Buku Panduan (User Manual), meliputi : Penyusunan User Manual berupa buku petunjuk pengoperasian program aplikasi mulai dari kegiatan inputing data, editing/updating sampai pada pembuatan dokumen laporan. 4. Instalasi Program Aplikasi Sistem Informasi, meliputi : Pemasangan (installing) program aplikasi yang dibuat/dihasilkan pada perangkat keras (komputer) termasuk di kegiatan uji coba dan evaluasi penyempurnaan dari sistem dan program aplikasi secara keseluruhan. 5. Sosialisasi Program Aplikasi, meliputi : Sosialisasi Program Aplikasi, meliputi penyebarluasan pengoperasian dan pelatihan kepada para personil pelaksana (operator komputer) yang nantinya akan menggunakan dan berinteraksi langsung dengan sistem dan program aplikasi yang dibuat. 5
6. Administrasi Kantor/Operasional Pengoperasian program aplikasi oleh personil pelaksana (User) sudah memiliki kemampuan untuk menggunakan sistem secara mahir dan terampil. F. METODOLOGI Metodologi yang digunakan dalam pengembangan SIMAKIP adalah sebagai berikut: 1. Memanfaatkan perangkat keras yang telah dimiliki sepanjang spesifikasi teknisnya sesuai. 2. Memanfaatkan sistem jaringan dan peralatan komunikasi, misalnya telepon, modem yang sudah ada. 3. Penyusunan struktur data sedemikian rupa sehingga merupakan suatu kesatuan (terintegrasi). 4. Memanfaatkan SDM yang mempunyai latar belakang dan keahlian berbasis komputer dan menguasai Sistem Operasi Windows (minimal versi 2000). 5. Menggunakan metodologi pengembangan program aplikasi system development life cycle (SDLC) sehingga aplikasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan user (pengguna). G. SPESIFIKASI PERANGKAT 1. Perangkat Lunak (Software): a. Perangkat Lunak Sistem Operasi Jaringan: Windows NT Versi 4,00 atau yang lebih tinggi sebagai Server Utama b. Perangkat Lunak untuk operator/client: Windows 2000 atau yang lebih tinggi 6
2. Perangkat Keras (Hardware): Perangkat Keras yang harus tersedia dengan spesifikasi teknis : a. Processor Pentium IV atau lebih tinggi b. RAM minimal 256 MB atau lebih tinggi c. CD Rom minimal 24X atau lebih tinggi d. Hardisk untuk Server minimal 80 GB atau lebih tinggi. e. Hardisk untuk work-station (operator) minimal 40 GB atau lebih tinggi. H. JADWAL PENYELESAIAN PEKERJAAN Waktu pengembangan SIMAKIP dapat diselesaikan selama 2 (dua) bulan dengan anggaran pembiayaan yang diperlukan seluruhnya dibebankan pada DIPA INSTANSI Tahun Anggaran 2011. 7
INFORMASI SOFTWARE APLIKASI: INFORMASI SOFTWARE APLIKASI : website : Contact : 081326022150 DAFTAR HARGA* (dapat berubah ubah sesuai perubahan spesifikasi software) *) Harga Rp150.000.000,- Harga sudah termasuk PPn dan PPh Harga belum termasuk Hardware dan Pemasangan Jaringan Harga belum termasuk Akomodasi, apabila diluar Jakarta Harga dapat berubah sesuai berat atau ringannya sistem informasi yang dibuat / dipesan Harga dapat ditawar sesuai dengan kemampuan keuangan perusahaan atau sesuai PAGU ANGGARAN Kami terbuka untuk menjalin kerjasama dengan perorangan, instansi pemerintah pusat/daerah, Perguruan Tinggi (Kampus), BUMN, BUMD ataupun perusahaan swasta untuk menawarkan (promosi) aplikasi software kami kepada pihak lain 8