- 1591 - c. Standar Pelayanan Pemantauan Kegiatan Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural STANDAR PELAYANAN PEMANTAUAN KEGIATAN LEMBAGA NEGARA DAN LEMBAGA NON STRUKTURAL BAGIAN KESATU PENDAHULUAN A. Dasar Hukum 1. Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 8 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Standar Pelayanan Sekretariat Negara Republik Indonesia 2. Peraturan Mensesneg Nomor 2 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Sekretariat Negara B. Latar Belakang Dalam rangka menyiapkan bahan pertimbangan bagi pimpinan dalam pengambilan kebijakan/keputusan di bidang hubungan dengan Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural, perlu dilakukan pemantauan kegiatan Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural. Agar kegiatan tersebut dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien, maka diperlukan standar pelayanan. C. Maksud dan Tujuan Maksud penetapan Standar Pelayanan Pemantauan Kegiatan Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural adalah sebagai pedoman bagi pelaksana pelayanan dan sebagai informasi bagi pengguna pelayanan mengenai pelaksanaan pemantauan kegiatan Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural. Tujuannya adalah untuk memperkuat sistem dan meningkatkan kinerja Asisten Deputi Hubungan Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural (Asdep Hubungan LN dan LNS) dalam melaksanakan pemantauan kegiatan Lembaga
- 1592 - Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural secara terencana, sehingga dapat memberikan bahan pertimbangan yang akurat bagi Deputi Bidang Hubungan Kelembagaan dan Kemasyarakatan (Dephublemmas), Menteri Sekretaris Negara (Mensesneg), dan Presiden/Wakil Presiden dalam mengambil kebijakan/keputusan. D. Ruang Lingkup 1. Unit pelayanan yang melaksanakan pemantauan kegiatan lembaga Negara dan lembaga non struktural adalah Asdep Hubungan LN dan LNS. 2. Pelaksana pelayanan adalah para pejabat dan pegawai Asdep Hubungan LN dan LNS yang memiliki tugas dan tanggung jawab langsung melaksanakan pelayanan pemantauan kegiatan Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural. 3. Penanggung jawab pelayanan adalah Asdep Hubungan LN dan LNS. 4. Sasaran yang hendak dicapai adalah terwujudnya acuan baku dalam pelayanan pemantauan kegiatan Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural, sehingga proses penyelenggaraannya dapat dilakukan dengan lancar, efektif, dan efisien. 5. Pengguna pelayanan adalah Dephublemmas, Mensesneg, dan Presiden/ Wakil Presiden. 6. Keluaran (output) pelayanan adalah laporan hasil pemantauan kegiatan Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural. 7. Kemanfaatan (outcome) pelayanan adalah sebagai bahan pertimbangan bagi pimpinan dalam membuat kebijakan/keputusan di bidang hubungan dengan Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural. 8. Definisi peristilahan a. Pemantauan kegiatan Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural adalah rangkaian aktivitas pejabat/pegawai di lingkungan Asdep Hubungan LN dan LNS dalam rangka mengumpulkan bahan, data, dan informasi dengan cara memonitor dan/atau mengikuti berbagai rapat, sidang, dan kegiatan lainnya yang diselenggarakan oleh Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural. b. Lembaga
- 1593 - b. Lembaga negara adalah institusi negara sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Dasar Negara RI Tahun 1945, meliputi Majelis Permusyawaratan Rakyat (MPR), Dewan Perwakilan Rakyat (DPR), Dewan Perwakilan Daerah (DPD), Mahkamah Agung (MA), Mahkamah Konstitusi (MK), Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), dan Komisi Yudisial (KY). c. Lembaga Non Struktural adalah lembaga yang dibentuk di luar lembaga negara (eksekutif/legislatif/yudikatif), yang membidangi urusan tertentu, dibentuk berdasarkan Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, atau Keputusan Presiden/Peraturan Presiden. 9. Standar kompetensi pelaksana: a. Memiliki pengetahuan tentang peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural b. Mampu melaksanakan pemantauan atas kegiatan Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural c. Mampu melaksanakan analisis, evaluasi, dan penyusunan laporan atas dinamika Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural d. Memiliki kemampuan berkoordinasi dan berkomunikasi yang baik e. Mampu mengoperasikan komputer program Microsoft Office dan internet f. Memiliki loyalitas dan integritas serta bertanggung jawab BAGIAN
- 1594 - BAGIAN KEDUA KERANGKA PROSEDUR DAN STANDAR PELAYANAN A. Kerangka Prosedur Pemberian arahan oleh Asdep Hubungan LN dan LNS kepada Kabid untuk melakukan pemantauan (30 menit) Penugasan oleh Kabid kepada Kasubbid/staf (30 menit) Pengumpulan data dan telaahan bahan pemantauan (1 hari) Permohonan persetujuan perjalanan dinas kepada Dephublemmas (1 hari) Persetujuan Dephublemmas (1 hari) Tidak disetujui Disetujui Koordinasi untuk pemantauan Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural (3 hari) Penyiapan administrasi perjalanan dinas (1 hari) Proses penerbitan SPPD oleh Biro Keuangan Pelaksanaan pemantauan (3-4 hari atau sesuai undangan) Analisis dan penyiapan laporan hasil pemantauan (4 hari) Penyampaian laporan hasil pemantauan kepada Dephublemmas/ Menteri (1 jam) kompilasi laporan hasil pemantauan Penyiapan dan penyampaian laporan keuangan perjalanan dinas (4 hari) B. Prosedur
B. Prosedur Pelayanan MENTERI SEKRETARIS NEGARA - 1595-1. Asisten Hubungan LN dan LNS memberikan arahan kepada Kepala Bidang (Kabid) untuk melakukan pemantauan kegiatan Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural, baik berdasarkan program kerja, permasalahan atau isu aktual, undangan, maupun arahan Dephublemmas (30 menit). 2. Kabid memberikan arahan kepada Kasubbid/staf untuk mengumpulkan data dan melakukan telaahan bahan pemantauan kegiatan Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural (30 menit). 3. Kasubbid beserta staf melaksanakan pengumpulan data dan melakukan telaahan bahan pemantauan kegiatan Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural (1 hari). 4. Penyiapan permohonan persetujuan perjalanan dinas (1 hari) a. Staf menyusun konsep memorandum Asdep Hubungan LN dan LNS kepada Dephublemmas untuk memohon persetujuan perjalanan dinas. b. Kasubbid memeriksa konsep memorandum. c. Kabid memeriksa konsep memorandum. d. Asdep Hubungan LN dan LNS memeriksa dan menandatangani memorandum permohonan persetujuan perjalanan dinas. 5. Dephublemmas memeriksa permohonan perjalanan dinas (1 hari). Apabila disetujui, maka akan dilakukan prosedur sebagaimana pada tahapan 6 s.d. selesai. Apabila tidak disetujui, permohonan persetujuan akan dikembalikan kepada Asdep Hubungan LN dan LNS untuk diarsipkan. 6. a. Koordinasi untuk pemantauan LN dan LNS (3 hari). Kabid/Kasubbid/staf melakukan koordinasi persiapan pelaksanaan pemantauan dengan pejabat/pegawai LN dan LNS yang akan dikunjungi. b. Kabid/Kasubbid/staf menyiapkan administrasi perjalanan dinas yang terdiri dari (1 hari): - Surat Perintah dari Dephublemmas/Asdep Hubungan LN dan LNS; - konsep memorandum permohonan perjalanan dinas dari PPK kepada Kepala Biro Keuangan (dilampiri dengan memorandum yang telah mendapat persetujuan Dephublemmas dan Surat Perintah). c. Biro Keuangan melaksanakan proses penerbitan SPPD berdasarkan memorandum permohonan perjalanan dinas. 7. Asdep
- 1596-7. Asdep Hubungan LN dan LNS/Kabid/Kasubid/staf melaksanakan pemantauan dengan kegiatan sebagai berikut (3-4 hari atau sesuai undangan): a. melakukan kunjungan atau mengikuti kegiatan LN dan LNS; b. mengumpulkan bahan/data dan informasi baik secara tertulis maupun lisan; c. rapat koordinasi/diskusi/dengar pendapat dengan stakeholders; d. observasi lapangan. 8. Analisis dan penyiapan laporan hasil pemantauan (1-4 hari) a. Staf melakukan rekapitulasi, verifikasi, analisis, dan menyusun konsep laporan hasil pemantauan yang dituangkan dalam memorandum Asdep kepada Dephublemmas (1-3 hari). b. Kasubbid memeriksa konsep laporan hasil pemantauan (30 menit). c. Kabid memeriksa konsep laporan hasil pemantauan (30 menit). d. Asdep Hubungan LN dan LNS memeriksa dan menandatangani laporan hasil pemantauan (1 jam). Berkaitan dengan pertanggungjawaban keuangan, disiapkan pula laporan administrasi keuangan yang terdiri dari laporan kegiatan, rincian biaya keuangan, SPPD yang telah ditandatangani dan distempel, tiket transportasi, kuitansi penginapan/hotel, dan kuitansi riil, yang disampaikan kepada BPP Dephublemmas (1 hari). 9. Asdep Hubungan LN dan LNS menyampaian laporan hasil pemantauan kepada Dephublemmas sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan (1 jam). Apabila Dephublemmas mengarahkan, laporan hasil pemantauan dapat juga disampaikan kepada Mensesneg atau Presiden/ Wakil Presiden. Catatan: Seluruh laporan hasil pemantauan dikompilasi oleh petugas yang ditunjuk. C. Persyaratan 1. Persyaratan administratif/teknis yang harus dipenuhi oleh pelaksana pelayanan: a. Adanya kegiatan Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural yang perlu dipantau b. Adanya arahan pimpinan untuk melaksanakan pemantauan terhadap kegiatan Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural c. Memiliki kompetensi sesuai dengan jenjang masing-masing 2. Persyaratan
- 1597-2. Persyaratan administratif/teknis bagi pengguna pelayanan: Pengguna pelayanan berkepentingan dengan laporan hasil pemantauan kegiatan Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural D. Sarana dan Prasarana Pelayanan Alat tulis kantor, komputer/notebook, telepon, mesin fotokopi, internet, printer, scanner, LCD projector, alat perekam, kamera, ruang rapat, kendaraan roda empat, dan kendaraan roda dua E. Biaya Pelayanan Tidak ada F. Tempat Pelayanan Pelayanan pemantauan kegiatan Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural diselenggarakan di Asdep Hubungan LN dan LNS, Dephublemmas. G. Jadwal Pelayanan Pelayanan pemantauan kegiatan Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural diselenggarakan pada jam kerja kedinasan, dan apabila diperlukan dapat dilaksanakan di luar hari dan jam kerja. H. Penanganan/Tindak Lanjut Pengaduan/Keluhan/Masukan 1. Pengaduan/keluhan/masukan dari penguna pelayanan berkaitan dengan pelaksanaan pemantauan kegiatan Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural disampaikan kepada Asdep Hubungan LN dan LNS. 2. Asdep Hubungan Hubungan LN dan LNS dapat mendelegasikan wewenang kepada Kepala Bidang terkait untuk menindaklanjuti pengaduan/keluhan/ masukan. 3. Kepala Bidang terkait beserta staf menindaklanjuti pengaduan/keluhan/ masukan. 2. Asisten