BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Organisasi Direktorat Jenderal Perhubungan Darat berdiri pada tahun 1945 dimana pada waktu itu namanya adalah Kementrian Pekerjaan Umum dan Tenaga Kerja Djawatan Angkutan Darat Bermotor (DADB). Nama tersebut bertahan sampai pada tahun 1949. Kemudian pada tahun tersebut berubah lagi namanya menjadi Kementrian Perhubungan Darat Djawatan Angkutan Darat dan Sungai (DADS). Pada tahun 1953 terjadi perubahan yaitu Angkutan Sungai diserahkan kepada Djawatan Pelayaran. Pada tahun 1958 menurut ketetapan PP.No.16 terjadi lagi perubahan menjadi Djawatan Lalu Lintas Jalan (DLLD) yang sebagian urusan pemerintah dibidang lalu lintas dan angkutan jalan raya diserahkan kepada daerah TK I. Kemudian pada tahun 1964 berubah menjadi Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Djalan Raya (Dit. LLADR) dan dibentuk Dinas Lalu Lintas Jalan di 10 propinsi di Indonesia. Tahun 1968 ketetapan No.7/U/Kep./66, Kabinet Ampera namanya menjadi Direktorat Jenderal Perhubungan Darat, dengan didalamnya terdapat Sekretaris Direktorat Jenderal, Direktorat DLLADR, Direktorat Perawatan dan Pemeliharaan Kendaraan Bermotor. Pada tahun ini juga terjadi penambahan Direktorat yaitu 60
61 Lembaga Pendidikan Perhubungan Darat. Kemudian tahun 1970 1980 terjadi beberapa penambahan yaitu, penambahan Direktorat Pelayanan Sungai, Danau, dan Ferry, penambahan Lembaga Penelitian dan Pengembangan Sarana Perhubungan Darat, Direktorat DLLADR berubah menjadi DLLAJR, penambahan Direktorat LLASDF, Direktorat Perkeretaapian, instansi vertical yaitu kantor wilayah Direktorat Jenderal Perhubungan Darat, dan penambahan Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Kota (Dit. LLAK). Pada tahun 1988 menurut ketetapan KM.64, Kanwil Direktorat Jenderal Perhubungan Darat dilebur menjadi satu dalam Kantor Wilayah Departemen Perhubungan. Dari tahun 1989 2005 terjadi beberapa penambahan juga dalam Direktorat Perhubungan Darat seperti, Direktorat Bina Sistem dan Prasarana, Direktorat Keselamatan dan Teknis Sarana, Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Jalan, Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Sungai Danau dan Penyeberangan, Direktorat Perkeretaapian, Direktorat Bina Sistem Transportasi Perkotaan, serta Direktorat Keselamatan Transportasi Darat. 3.2 Visi dan Misi Kementrian Perhubungan Ditjen Perhubungan Darat Visi Ditjen Perhubungan Darat : Menjadi organisasi pemerintah yang professional, yang dapat memfasilitasi dan mendukung mobilitas masyarakat, melalui suatu layanan transportasi darat yang menjunjung tinggi nilai kemanusiaan dan berkeadilan, yang aman, selamat, mudah dijangkau, berkualitas, berdaya-saing tinggi, dan terintegrasi dengan moda transportasi lainnya dan dapat dipertanggungjawabkan.
62 Misi Ditjen Perhubungan Darat : 1. Menciptakan sistem pelayanan transportasi darat yang aman, selamat, dan mampu menjangkau masyarakat dan wilayah Indonesia; 2. Menciptakan dan mengorganisasi transportasi jalan, sungai, danau, dan penyeberangan serta perkotaan yang berkualitas, berdaya saing dan berkelanjutan; 3. Mendorong berkembangnya industri transportasi darat yang transparan dan akuntabel; 4. Membangun prasarana dan sarana transportasi darat.
63 3.3 Struktur Organisasi Kementrian Perhubungan Direktorat Jenderal Perhubungan Darat Gambar 3.3 Struktur Organisasi Direktorat Jenderal Perhubungan Darat 3.4 Wewenang dan Tanggung Jawab Direktorat Jenderal Perhubungan Darat : 1. Merumuskan dan melaksanakan kebijakan dan standarisasi teknis di bidang perhubungan darat;
64 2. Menyiapkan perumusan kebijakan Departemen Perhubungan di bidang transportasi jalan, transportasi sungai, danau dan penyeberangan, transportasi perkotaan serta keselamatan transportasi darat; 3. Melaksanakan kebijakan di bidang transportasi jalan, transportasi sungai, danau dan penyeberangan, transportasi perkotaan serta keselamatan transportasi darat; 4. Menyusun standar, norma, pedoman, criteria dan prosedur di bidang transportasi jalan, transportasi sungai, dan dan penyeberangan, transportasi perkotaan serta keselamatan transportasi darat; 5. Memberikan bimbingan teknis dan evaluasi; 6. Melaksanakan administrasi di lingkungan Direktorat Jenderal Perhubungan Darat. o Sekretariat Direktorat Jenderal Perhubungan Darat : 1. Memfasilitasi dan memberikan pelayanan teknis dan administrator kepada seluruh satuan organisasi dalam lingkungan Direktorat Jenderal Perhubungan Darat; 2. Mengkoordinasikan penyusunan rencana dan program, pemanduan jaringan transportasi darat, penyusunan laporan dan evaluasi serta sistem informasi di bidang transportasi jalan,
65 transportasi sungai, danau dan penyeberangan, transportasi perkotaan dan keselamatan transportasi darat; 3. Mengelola urusan kepegawaian, penyusunan organisasi dan tata laksana, tata usaha dan rumah tangga di lingkungan Direktorat Jenderal Perhubungan Darat; 4. Mengelola urusan keuangan dan barang inventaris milik/kekayaan negara di lingkungan Direktorat Jenderal Perhubungan Darat; 5. Menyusun rancangan perundang undangan di bidang keselamatan dan transportasi darat, pemberian pertimbangan dan bantuan hukum serta penyiapan pelaksanaan hubungan masyarakat dan antar lembaga serta kerja sama luar negeri; 6. Menelaah, mengevaluasi dan mengkoordinasikan terhadap pelaksanaan tindak lanjut hasil pemeriksaan fungsional dan laporan masyarakat. Bagian Perencanaan : Melaksanakan penyiapan, penelaahan dan penyiapan koordinasi penyusunan rencana dan program evaluasi pelaksanaan rencana dan program kerja, penyusunan sistem informasi serta perpaduan sistem transportasi darat serta penyusunan anggaran dan laporan Direktorat Jenderal Perhubungan Darat.
66 Bagian Keuangan : Melaksanakan pengelolaan keuangan dan barang milik/kekayaan negara (BKMN) di lingkungan Direktorat Jenderal Perhubungan Darat. Bagian Hukum : Melaksanakan penyusunan rancangan peraturan perundang undangan, pemberian pertimbangan dan bantuan hukum, pelaksanaan jaringan dan dokumentasi hukum serta urusan hubungan masyarakat dan antar lembaga serta kerjasama luar negeri di bidang transportasi darat. Bagian Kepegawaian dan Umum : Melaksanakan urusan kepegawaian, penyusunan organisasi dan tata laksana serta tata usaha dan rumah tangga Direktorat Jenderal Perhubungan Darat. - Direktorat Jenderal LLAJ : 1. Melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, standar, norma, pedoman, kriteria dan prosedur serta bimbingan teknis, evaluasi
67 dan pelaporan di bidang lalu lintas dan angkutan jalan; 2. Menyiapkan perumusan kebijakan di bidang jaringan transportasi jalan, sarana angkutan jalan, lalu lintas jalan, angkutan jalan dan pengendalian operasional lalu lintas dan angkutan jalan; 3. Menyusun standar, norma, pedoman, kriteria dan prosedur di bidang jaringan transportasi jalan, sarana angkutan jalan, lalu lintas jalan, angkutan jalan, dan pengendalian operasional lalu lintas dan angkutan jalan; 4. Menyiapkan perumusan dan pemberian bimbingan teknis di bidang jaringan transportasi jalan, sarana angkutan jalan, lalu lintas jalan, angkutan jalan, dan pengendalian operasional lalu lintas dan angkutan jalan; 5. Menyiapkan pelaksanaan kebijakan di bidang lalu lintas dan angkutan jalan yang menjadi lingkup wewenang Direktorat Jenderal Perhubungan Darat;
68 6. Membina teknisi Penyidik Pegawai Negeri Sipil (PPNS) bidang lalu lintas dan angkutan jalan serta penyusunan dan pemberian kualifikasi teknis sumber daya manusia di bidang lalu lintas dan angkutan jalan; 7. Menyiapkan pelaksanaan harmonisasi dan standarisasi nasional, regional, dan internasional di bidang lalu lintas dan angkutan jalan; 8. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan di bidang lalu lintas dan angkutan jalan; 9. Melaksanakan urusan tata usaha, kepegawaian dan rumah tangga Direktorat. - Direktorat Jenderal LLASDP : 1. Melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, standar, norma, pedoman, kriteria dan prosedur serta bimbingan teknis, evaluasi dan pelaporan di bidang lalu lintas dan angkutan jalan; 2. Menyiapkan perumusan kebijakan di bidang jaringan transportasi, sarana, pelabuhan, lalu
69 lintas dan angkutan sungai, danau dan penyeberangan; 3. Menyiapkan perumusan dan pemberian bimbingan teknis di bidang jaringan transportasi, sarana, pelabuhan, lalu lintas dan angkutan sungai, danau dan penyeberangan; 4. Menyiapkan pelaksanaan kebijakan di bidang jaringan transportasi, sarana, pelabuhan, lalu lintas dan angkutan sungai, danau dan penyeberangan yang menjadi lingkup kewenangan Direktorat Jenderal Perhubungan Darat; 5. Membina teknisi Penyidik Pegawai Negeri Sipil (PPNS) bidang lalu lintas dan angkutan sungai, danau, dan penyeberangan serta penyusunan dan pemberian kualifikasi teknis sumber daya manusia di bidang jaringan transportasi, sarana, pelabuhan, lalu lintas, dan angkutan sungai, danau dan penyeberangan. 6. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan di bidang jaringan transportasi, sarana,
70 pelabuhan, lalu lintas dan angkutan sungai, danau dan penyeberangan; 7. Melaksanakan urusan tata usaha, kepegawaian dan rumah tangga Direktorat. - Direktorat Jenderal Bina Sistem Transportasi Perkotaan : 1. Menyiapkan perumusan kebijakan di bidang jaringan transportasi perkotaan, lalu lintas perkotaan, angkutan perkotaan, pemaduan moda transportasi perkotaan dan dampak transportasi perkotaan; 2. Menyusun standar, norma, pedoman, kriteria dan prosedur di bidang jaringan transportasi perkotaan, lalu lintas perkotaan, angkutan perkotaan, pemaduan moda transportasi perkotaan dan dampak transportasi perkotaan; 3. Menyiapkan perumusan dan pemberian bimbingan teknis di bidang jaringan transportasi perkotaan, lalu lintas perkotaan, angkutan perkotaan, pemaduan moda
71 transportasi perkotaan dan dampak transportasi perkotaan; 4. Menyiapkan pelaksanaan kebijakan di bidang transportasi perkotaan yang menjadi lingkup kewenangan Direktorat Jenderal Perhubungan Darat; 5. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan di bidang sistem transportasi perkotaan; 6. Melaksanakan urusan tata usaha, kepegawaian dan rumah tangga Direktorat. - Direktorat Jenderal Keselamatan Transportasi Darat : 1. Melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, standar, norma, pedoman, kriteria dan prosedur, serta bimbingan teknis, evaluasi dan pelaporan di bidang keselamatan transportasi darat; 2. Menyiapkan perumusan kebijakan standar, norma, pedoman, kriteria dan prosedur di bidang manajemen keselamatan, promosi dan
72 kemitraan, akreditasi dan sertifikasi, audit keselamatan transportasi darat; 3. Memberikan bimbingan teknis di bidang manajemen keselamatan, promosi dan kemitraan, akreditasi dan sertifikasi serta audit keselamatan transportasi darat; 4. Menyusun kualifikasi dan pembinaan teknis sumber daya manusia di bidang keselamatan transportasi darat; 5. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan di bidang keselamatan transportasi darat; 6. Pelaksanaan urusan tata usaha, kepegawaian dan rumah tangga Direktorat.
73 3.5 Diagram Alir Data (Flowchart) Pegawai Bagian Kepegawaian Atasan Mulai Isi form absensi Absensi pegawai Absensi pegawai Proses rekap absensi Hasil rekap absensi Hasil rekap absensi Proses konfirm absensi Hasil konfirm absensi Hasil konfirm absensi Hasil konfirm absensi Ubah Tidak approval N
74 Pegawai Bagian Kepegawaian Atasan Ya Dokumen absensi Dokumen absensi Input absensi Selesai Gambar 3.4 DAD Absensi
75 Pegawai Atasan1 Atasan2 Bagian Kepegawaian Mulai Isi Permohonan demosi Form demosi Form demosi Tidak Tidak N Ubah approval approval N Laporan demosi Laporan demosi Cek jabatan pegawai Selesai Gambar 3.5 DAD Demosi
76 Pegawai Atasan1 Atasan2 Bagian Kepegawaian Mulai Isi Permohonan mutasi Form mutasi Form mutasi Tidak Tidak N Ubah approval approval N Laporan mutasi Laporan mutasi Cek jabatan pegawai Selesai Gambar 3.6 DAD Mutasi
77 Atasan Bagian TU Bagian Keuangan Pegawai Mulai Disposisi Penunjukan tugas SPT dibuat SPT dibuat Tembusan keuangan SPT Proses Buktibukti pembayaran Selesai Gambar 3.7 DAD SPT (Surat Perintah Tugas)
Pegawai Atasan1 Atasan2 Atasan3 Bagian TU Bagian Kepegawaian Mulai Isi Permohonan cuti Form cuti Form cuti Ubah approval Ya approval Ya approval Ya Laporan cuti Laporan cuti Tidak N Tidak N Tidak N Input cuti pegawai Selesai Gambar 3.8 DAD Cuti 75 78
79 Atasan Bagian TU Bagian Keuangan Pegawai Mulai Disposisi Penunjukan tugas SPPD dibuat SPPD dibuat Tembusan keuangan SPPD Proses Buktibukti pembayaran Selesai Gambar 3.9 DAD SPPD
80 3.6 Analisis Permasalahan Dari hasil analisa terhadap sistem yang sedang berjalan pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan, permasalahan yang dihadapi antara lain : 1. Belum terintegrasinya sistem yang sedang berjalan secara komputerisasi dan belum adanya database yang menangani atau menyimpan data data kepegawaian dalam hal absensi, cuti, SPPD, SPT, demosi dan mutasi. 2. Kegiatan kegiatan operasional kepegawaian seperti pengajuan cuti, SPPD, SPT, demosi dan mutasi masih dicatat secara manual sehingga dalam penyediaan laporan masih sering terjadi kesalahan. 3. Proses dalam pengaksesan data mengalami kesulitan karena data yang disimpan masih berupa data fisik (dokumen). 3.7 Analisis Solusi Sistem Untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh bagian kepegawaian, maka akan diberikan solusi untuk pemecahan masalah dengan beberapa hal yang dapat dilakukan, yaitu :
81 1. Membangun Database Management System (DBMS) untuk membantu bagian kepegawaian dalam mengelola dan memelihara sistem basis data yang telah dibuat. 2. Mengurangi pekerjaan mencatat secara manual yang biasanya dilakukan oleh beberapa bagian seperti, bagian absensi, bagian permintaan cuti, bagian demosi dan mutasi dan bagian perjalanan dinas. 3. Penulis tidak mengembangkan sistem yang sudah ada karena sistem yang lama berbasis windows (visual basic & foxpro) merupakan sistem milik Departemen Perhubungan Direktorat Jenderal Perhubungan Darat, dimana sistem tersebut tidak open source, dan sudah tidak dapat dikembangkan lagi. Sistem web ini dibuat untuk sistemasi prosedur prosedur yang memang dikelola oleh IT, bekerja sama dengan tim dari bagian kepegawaian itu sendiri. 3.8 Analisis Kebutuhan Informasi Tabel 3.2 Kebutuhan Informasi Proses Kebutuhan Informasi Permintaan Mutasi Tenaga Kerja (PMTK) - Daftar nama pegawai dan unit kerjanya - Daftar nama pegawai yang sudah
82 pernah maupun belum pernah dimutasi Permintaan Demosi Tenaga Kerja (PDTK) - Daftar nama pegawai dan unit kerjanya - Daftar posisi kosong Absensi - Daftar nama pegawai yang sedang mengambil cuti Permintaan Cuti - Daftar nama pegawai yang melakukan permintaan cuti - Daftar jenis cuti pegawai - Daftar nama pegawai yang belum pernah melakukan permintaan cuti Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) - Daftar nama pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas - Daftar tugas pegawai selama perjalanan dinas - Daftar kebutuhan administrasi yang dibutuhkan pegawai dalam perjalanan dinas
83 Surat Perintah Tugas - Daftar nama pegawai yang diperintahkan untuk mengemban suatu tugas - Daftar tugas pegawai selama perintah tugas - Daftar kebutuhan administrasi yang dibutuhkan pegawai dalam perintah tugas Pegawai - Pendidikan pegawai - Kursus pegawai - Keluarga pegawai - Hierarki Pegawai History - History cuti - History golongan - History pekerjaan User - Module module yang bisa diakses oleh user - Role user
84 Approval - Daftar atasan yang berhak melakukan approval suatu pengajuan cuti atau permohonan SPPD, SPT, Demosi, dan Mutasi 3.9 Transaction Requirement 3.9.1 Data requirement o Informasi yang di input 1. Pegawai Informasi yang berisi data data pegawai yang bekerja pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan. 2. SPT Informasi yang berisi tentang surat perintah tugas yang ada pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan Darat. 3. SPPD Informasi yang berisi tentang surat perintah perjalanan dinas pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan Darat. 4. Absensi Informasi yang berisi tentang absensi setiap pegawai pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan. 5. Cuti Pegawai Informasi yang berisi tentang cuti setiap pegawai pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan.
85 6. Approval Informasi yang berisi tentang approval untuk setiap transaksi yang ada pada bagian kepegawaian Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan. 7. History Informasi yang berisi mengenai history cuti, history golongan, dan history pekerjaan. 8. Demosi Informasi yang berisi tentang pegawai yang di demosikan pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan. 9. Mutasi Informasi yang berisi tentang pegawai yang di mutasikan pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan. 10. User Informasi yang berisi tentang user yang menggunakan sistem. o Informasi yang dihasilkan 1. Laporan Pegawai Informasi yang berisi data data pegawai yang bekerja pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan. 2. Laporan SPT Informasi yang berisi tentang laporan dari surat perintah tugas yang telah di proses. 3. Laporan SPPD Informasi yang berisi tentang laporan dari surat perintah perjalanan dinas yang telah diproses. 4. Laporan Absensi Informasi yang berisi tentang ringkasan absensi atau kehadiran setiap pegawai pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan.
86 5. Laporan Cuti Pegawai Informasi yang berisi tentang ringkasan cuti setiap pegawai pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan. 6. Laporan Approval Informasi yang berisi tentang approval untuk setiap transaksi yang ada pada bagian kepegawaian Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan. 7. Laporan History Informasi yang berisi mengenai history cuti, history golongan, dan history pekerjaan. 8. Laporan Demosi Informasi yang berisi tentang laporan mengenai pegawai yang di demosikan. 9. Laporan Mutasi Informasi yang berisi tentang laporan mengenai pegawai yang di mutasikan. 10. User Informasi yang berisi tentang user yang menggunakan sistem. 3.9.2 Transaction data requirement 1. Data Entry - Memasukkan detail data Pegawai - Memasukkan detail data SPT (Surat Perintah Tugas) - Memasukkan detail data SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas) - Memasukkan detail data Absensi - Memasukkan detail data Cuti Pegawai - Memasukkan detail data Approval - Memasukkan detail data History Pekerjaan
87 - Memasukkan detail data History Cuti - Memasukkan detail data History Golongan - Memasukkan detail data Demosi - Memasukkan detail data Mutasi - Memasukkan detail data User 2. Data update/ delete - update/ delete detail data Pegawai - update/ delete detail data SPT (Surat Perintah Tugas) - update/ delete detail data SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas) - update/ delete detail data Absensi - update/ delete detail data Cuti Pegawai - update/ delete detail data Approval - update/ delete detail data History Pekerjaan - update/ delete detail data History Cuti - update/ delete detail data History Golongan - update/ delete detail data Demosi - update/ delete detail data Mutasi - update/ delete detail data User 3. Data queries - Memasukkan data Pegawai - Memasukkan data SPT (Surat Perintah Tugas) - Memasukkan data SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas) - Memasukkan data Absensi - Memasukkan data Cuti Pegawai - Memasukkan data History Pekerjaan - Memasukkan data History Cuti
88 - Memasukkan data History Golongan - Memasukkan data Demosi - Memasukkan data Mutasi - Memasukkan data User - Mengubah data Pegawai - Mengubah data SPT (Surat Perintah Tugas) - Mengubah data SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas) - Mengubah data Cuti pegawai - Mengubah data History Pegawai - Mengubah data Demosi - Mengubah data Mutasi - Mengubah data User - Pencarian daftar Pegawai berdasarkan nama, jabatan, nomor pegawai, nama bagian, atasan - Pencarian data Absensi berdasarkan nama pegawai - Pencarian data Demosi berdasarkan periode tanggal, bulan, tahun - Pencarian data Mutasi berdasarkan periode tanggal, bulan, tahun - Pencarian data SPT berdasarkan periode tanggal,bulan, tahun - Pencarian data SPPD berdasarkan periode tanggal, bulan, tahun - Pencarian data Cuti berdasarkan periode tanggal, bulan, tahun