1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Prima Cable Indo adalah perusahaan yang bergerak dibidang manufaktur kabel listrik dan telekomunikasi yang dibangun pada tahun 1994. Perusahaan yang dulu putra ometraco electrik ini telah menjadi salah satu produsen kabel dengan teknologi dan kualitas yang tinggi. Produk prima cable meliputi kabel listrik bervoltase rendah dan menengah, kabel telekomunikasi yang semuanya di desain sesuai standar nasional maupun internasional seperti JIS, VDE, SLPN (MK). Prima cable indo memiliki kantor pusat di Jakarta dengan fasilitas operasional di zona industri jatiuwung,tangerang banten Indonesia. Prima Cable Indo memiliki konsumen baik dari dalam dan luar negeri. Prima cable indo terus berinvestasi untuk mesin-mesin baru dan juga sumber daya manusia untuk mengembangkan kapasitas dan kualitas produksi. Dari hasil pengamatan penulis terhadap sistem pencatatan arsip pada PT Prima Cable indo menunjukan bahwa saat ini sistem belum terkomputerisasi. Hal ini disebabkan terjadinya penumpukan dokumen atau arsip di unit-unit kerja dalam perusahaan, pencarian dokumen atau arsip yang dibutuhkan kurang cepat tersedia, tidak tertatanya dokumen atau arsip dalam penataan berkas. Maka untuk mengatasi semua permasalahan pengarsipan pada PT Prima Cable Indo penulis mencoba membuat Aplikasi Sistem Pengarsipan Pada PT Prima Cable Indo Berbasis Web. Dengan adanya perangkat lunak tersebut maka diharapkan terciptanya suatu mekanisme kegiatan pengarsipan yang terkomputerisasi dan terkontrol yang mampu menghasilkan suatu informasi yang baik, cepat dan relevan yang akan digunakan oleh pihak-pihak yang membutuhkan informasi tersebut. 1

2 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah tersebut diatas, maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut : a. Bagaimana mengelola suatu data untuk mengatasi kendala pelaksanaan sistem pencatatan arsip dalam hal penginputan data PT Prima Cable Indo? b. Bagaimana mempermudah memecahkan masalah-masalah yang ada dalam pengelolaan arsip PT. Prima Cable Indo? c. Bagaimana mengelola suatu sistem dalam menangani peminjaman data-data arsip? d. Bagaimana mengelola suatu data yang efisien dan efektif untuk pencarian data arsip? e. Bagaimana mencetak laporan surat masuk, surat keluar, dokumen arsip dan media arsip? 1.3 Batasan Masalah Karena keterbatasan waktu dan mengingat banyaknya permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan maka penulis melakukan pembatasan masalah. Adapun batasan masalah ini adalah: 1. Program ini dapat diaplikasikan untuk mengatasi kendala dalam hal pencatatan arsip. 2. Program aplikasi ini digunakan untuk memecahkan masalah-masalah pengelolaan data arsip. 3. Program ini diaplikasikan untuk mengolah pencarian data-data arsip dan peminjaman arsip. 4. Program ini akan mencetak laporan pencatatan arsip, pengolahan data arsip, laporan peminjaman. 5. Permodelan sistemnya menggunakan Unified Modeling Language (UML) yang berupa activity diagram, usecase diagram, class diagram, sequence diagram, kemudian mengidentifikasi kebutuhan sistem yang akan datang. 6. Rekayasa perangkat lunak ini menggunakan metode waterfall

3 7. Pembuatan aplikasi menggunakan bahasa pemrograman PHP. 8. Pembuatan aplikasi menggunakan DataBase Management System My SQL. 1.4 Tujuan Penulisan Tujuan dari penulisan ini adalah merancang suatu sistem informasi kearsipan pada PT. Prima Cable Indo sebagai berikut : 1) Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan sistem pencatatan arsip pada PT Prima Cable Indo. 2) Untuk mengetahui masalah-masalah yang dihadapi dalam pengelolaan arsip pada PT. Prima Cable Indo. 3) Untuk mempermudah proses pencarian data arsip dan peminjamannya. 4) Untuk mempermudah mencetak laporan surat masuk, surat keluar, dokumen arsip dan media arsip 1.5 METODE PENELITIAN 1. METODE PENGUMPULAN DATA Untuk mendapat hasil dari suatu pembahasan diperlukan data atau informasi yang akurat, maka di dalam penelitian ini digunakan metode pengumpulan data yakni dengan cara berikut: a. Metode Pengamatan (observasi) Yaitu mengadakan pengamatan langsung bagaimana proses bisnis berjalan secara langsung di tempat penulis melakukan riset (PT Prima cable indo). b. Metode Wawancara Yaitu metode pengumpulan data dengan cara melakukan tanya jawab langsung dengan staff, dalam hal prosedur apa saja yang harus diterapkan serta fungsi dan desain aplikasi yang diharapkan dapat mempermudah kerja user. c. Metode Pustaka

4 Mencari topik-topik bahasan di internet serta membaca dan mempelajari buku-buku dan literatur-literatur yang berhubungan dengan teori dan laporan penelitian ini 1.6 SISTEMATIKA PENULISAN Untuk dapat membahas masalah yang bersifat ilmiah, tentu diperlukan ketelitian dan informasi yang cukup lengkap. Begitu pula dengan pembahasannya, perlu disusun secara sistematis. Sehingga para pembaca dapat dengan mudah mengerti dan dapat memahami isi dalam laporan tersebut dan memudahkan pembaca untuk menganbil keputusan. Perancangan sistem ini terdiri dari 5 (lima) bab yang secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut : BAB I : Pendahuluan Bab ini membahas secara singkat tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penulisan, kerangka pemikiran atau metode penelitian, dan sistematika penulisan. BAB II : Landasan Teori Bab ini membahas tentang penjelasan, pengrtian, landasan teori tentang analisa dan perancangan system berorientasi objek serta teori pendukung lainnya yang berkaitan dengan masalah yang dibahas. BAB III : Analisa dan Perancangan Bab ini membahas mengenai tinjauan organisasi, uraian prosedur, analisa sistem yang digunakan sebagai dasar pembangunan aplikasi yang dibangun. Di samping itu juga permodelan sistem yang menggambarkan muatan dan aliran informasinya, manggambarkannya dengan mengunakan Unified Modeling Language (UML) yang berupa activity diagram, use case

5 diagram, class diagram, sequence diagram, kemudian mengidentifikasi kebutuhan sistem yang akan datang. BAB IV: Implementasi dan Pengujian Bab ini menjelaskan tentang uraian spesifikasi program dan pengelolaan data yang terdiri dari hasil tampilan program dan skenario pengujian, rancangan kode, rancangan keluaran, rancangan masukan,rancangan dialog layar yang berupa struktur tampilan layar dan terakhir rancangan activity diagram. BAB V : Kesimpulan dan Saran Kesimpulan Bab ini menjelaskan apakah system yang dibuat ini dapat memecahkan masalah dan apakah dapat diterapkan bagaimana serta bagaimana cara penerapannya berdasarkan hasil pembahasan. Saran Saran berupa pengembangan yang cukup memikili alasan yang kuat untuk dapat diterapkan pada sistem yang ada.