BAB 3 Analisis Sistem Pembelian Bahan Baku yang Sedang Berjalan 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan PT. Siaga Ratindotama, yang didirikan pada tanggal 12 Maret 1992 di Jakarta dengan akte notaris no.80 di hadapan notaris Darsono., SH dan dengan pengukuhan dari departemen kehakiman bernomor C2-7852.HT.01.01, merupakan perusahaan manufaktur sekaligus eksportir yang bergerak di bidang furniture. Pada awal berdirinya perusahaan ini merupakan supplier untuk bahan baku rotan bagi perusahaan lain. Tatapi seiring dengan perkembangan dan tuntutan bisnis yang semakin tinggi, perusahaan ini beralih menjadi perusahaan manufaktur yang memproduksi furniture dengan menggunakan bahan baku alami seperti kayu, rotan, enceng gondok, pelepah pisang dan sebagainya. PT. Siaga Ratindotama saat ini berlokasi di jln. Pangeran Antasari 189 KM. 3 Desa Lurah, Plumbon Cirebon dan memiliki no SIUP 086/10-23/PM/IV/2006. Produk perusahaan ini meliputi produk furniture yang terdiri dari beraneka ragam furniture. Pangsa pasar perusahaan ini sebagian besar di luar negeri dan perusahaan ini lebih melayani pesanan atau order pelanggan dalam skala besar. Sekarang, perusahaan ini sedang dalam usaha memperluas pabriknya agar dapat meningkatkan kapasitas produksinya yang semula 5000 pieces per bulan menjadi 10.000 pieces per bulan atau setara dengan 40 container per bulan.
58 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan Menjadi suatu perusahaan furniture yang terdepan dalam inovasi, berkualitas internasional dan memperoleh kepercayaan pelanggan. Misi Perusahaan Bekerja keras dari waktu ke waktu untuk meningkatkan kapabilitas manajemen dan memproduksi produk yang inovatif dan berkualitas tinggi serta memenuhi harapan masing-masing pelanggan guna memuaskan pelanggan yang berharga bagi kami. 3.1.3 Struktur Organisasi Struktur Organisasi PT. Siaga Ratindotama saat ini dapat dilihat pada gambar 3.1 di bawah ini: Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Siaga Ratindotama (Sumber : Direktur PT. Siaga Ratindotama, 2007)
59 3.1.4 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang Berdasarkan struktur organisasi di atas, pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut: Direktur o Merupakan pemilik perusahaan langsung. o Membuat keputusan manajemen dan menetapkan kebijakan-kebijakan dalam perusahaan. o Mengawasi dan menerima laporan pertanggungjawaban dari setiap bagian. o Menetapkan strategi dan mengelola perusahaan. Manager Pembelian o Mengatur dan mengawasi pekerjaan-pekerjaan di bagian pembelian. o Mengotorisasi Surat Pesanan Pembelian. o Mengadakan negosiasi dengan pemasok-pemasok utama. Staff Pembelian o Melaksanakan pembelian persediaan setelah ada permintaan pembelian dari bagian gudang. o Memilih pemasok yang dapat dipercaya untuk kebutuhan bahan baku dengan tetap memperhatikan segi kualitas dan harga bahan baku tersebut. o Membuat Surat Pesanan Pembelian dan mengirimkannya kepada pemasok setelah disetujui oleh manager pembelian.
60 Manager Gudang o Mengawasi segala aktivitas yang terjadi di dalam gudang. o Mengotorisasi keluar masuknya bahan baku dan bahan jadi dari dan ke dalam gudang. o Melakukan stock opname serta membuat laporan stock opname persediaan fisik barang di gudang. Staff gudang o Mengajukan permintaan pembelian. o Menangani dan mencatat masuknya persediaan bahan baku dari pemasok dan persediaan barang jadi dari bagian produksi ke gudang. o Menangani dan mencatat keluarnya persediaan bahan baku ke bagian produksi dan persediaan barang jadi yang dijual kepada pelanggan. o Membuat dokumen penerimaan barang baik bahan baku dari pemasok maupun barang jadi dari bagian produksi. o Menyimpan dan menjaga persediaan bahan baku dan barang jadi. o Melakukan pengepakan, pengangkutan dan pengiriman. Staff QC (Quality Control) o Menerima bahan baku dari pemasok dan memeriksa kondisi dan jumlahnya serta memeriksa kualitas bahan baku apakah sudah memenuhi standar kualitas yang ditetapkan oleh perusahaan.
61 o Menerima barang jadi dari bagian produksi dan memeriksa kualitas dari tiap barang jadi tersebut untuk memastikan apakah telah memenuhi standar kualitas yang ditetapkan perusahaan. Manager Produksi o Mengatur dan mengawasi pekerjaan-pekerjaan di bagian produksi. o Memeriksa dan mengotorisasi Surat Rencana Produksi dan Daftar Kebutuhan Bahan Baku yang dibuat oleh bagian perencanaan produksi. o Memeriksa dan menandatangani laporan produksi yang dibuat oleh staff produksi. Staff Produksi o Melakukan kegiatan produksi berdasarkan Surat Rencana Produksi dari bagian perencanaan produksi. o Meminta bagian gudang untuk mengeluarkan bahan baku yang dibutuhkan. o Membuat laporan produksi. o Mengirimkan barang jadi ke bagian gudang. Staff Perencanaan Produksi o Menerima pesanan pelanggan dari bagian penjualan dan mempertimbangkan apakah memungkinkan untuk memenuhi order tersebut sesuai keinginan pelanggan tersebut.
62 o Membuat Perencanaan Produksi berdasarkan order-order dari pelanggan. o Membuat dan memberikan Surat Rencana Produksi kepada staff produksi dan Daftar Kebutuhan Bahan Baku kepada bagian gudang yang telah diotorisasi terlebih dahulu oleh manager produksi. Staff R&D (Research and Design) o Membuat dan mengembangkan desain-desain baru yang inovatif untuk diluncurkan sebagai produk baru perusahaan. o Memperkaya variasi-variasi yang dapat dibuat dengan produk-produk yang sudah ada. o Melakukan riset atas bahan baku alternatif yang dapat digunakan. Manager Penjualan o Mengatur dan mengawasi pekerjaan-pekerjaan di bagian penjualan. o Memeriksa dan mengotorisasi pengiriman pesanan. o Memeriksa dan menandatangani faktur. Staff Penjualan o Melayani pelanggan yang melakukan order, baik melalui internet, telepon, fax, maupun yang datang secara langsung ke perusahaan. o Memproses lebih lanjut order dari pelanggan.
63 o Mengkonfirmasikan ke bagian perencanaan produksi, apakah order dari pelanggan dapat dipenuhi sesuai dengan waktu dan permintaan khusus lainnya yang diajukan oleh pelanggan. o Menjalin dan membina hubungan yang baik dengan pelanggan. Manager Keuangan o Mengatur dan mengawasi pekerjaan di bagian akuntansi dan finance. o Memeriksa dan menandatangani laporan keuangan. o Memeriksa dan menandatangani bukti penerimaan kas/bank, bukti pengeluaran kas/ bank dan laporan kas/bank. Staff Finance o Menerima pembayaran dari pelanggan. o Melakukan pembayaran untuk pembelian persediaan. o Melakukan pembayaran gaji terhadap semua karyawan. o Melaksanakan kegiatan penerimaan dan pengeluaran kas. Staff Akuntansi o Menyediakan laporan keuangan bagi pemilik perusahaan. o Melakukan pencatatan terhadap setiap transaksi akuntansi perusahaan. o Menghitung harga pokok penjualan.
64 3.1.5 Gambaran Umum Operasional Pembelian Dalam operasional pembelian PT. Siaga Ratindotama, perusahaan tidak menetapkan tingkat persediaan minimal untuk melakukan pemesanan kembali kepada pemasok. Pembelian dilakukan apabila persediaan bahan baku yang ada di gudang tidak mencukupi permintaan bahan baku yang dibutuhkan oleh bagian produksi ataupun bahan baku yang dibutuhkan tersebut habis. Beberapa bahan baku utama yang sering digunakan dalam proses produksi perusahaan antara lain kayu mahogani, rotan, enceng gondok, pelepah pisang, dan berbagai jenis bahan alami lainnya serta berbagai jenis bahan pembantu dan bahan finishing untuk menyelesaikan produk perusahaan sampai tahap akhir. Penentuan kuantitas pembelian tidak dilakukan berdasarkan EOQ (Economic Order Quantity) melainkan berdasarkan permintaan bahan baku yang dibuat oleh bagian gudang berdasarkan Daftar Kebutuhan Bahan Baku dari perencanaan produksi. Sebagian besar pembelian dilakukan dengan cara kredit dengan jangka waktu pembayaran 15 sampai dengan 30 hari dan untuk masing-masing bahan baku perusahaan telah memiliki beberapa pemasok tetap. Pembelian dilakukan oleh bagian pembelian setelah adanya permintaan dari bagian gudang berdasarkan permintaan bahan baku oleh bagian perencanaan produksi melalui Daftar Kebutuhan Bahan Baku dimana persediaan yang ada di gudang tidak mencukupi atau bahkan tidak tersedia.
65 3.2 Evaluasi Sistem Berjalan 3.2.1 Prosedur Permintaan Pembelian Berdasarkan order dari pelanggan, bagian perencanaan produksi membuat Surat Rencana Produksi dan Daftar Kebutuhan Bahan Baku masing-masing sebanyak 2 rangkap. Rangkap pertama dari Surat Rencana Produksi diserahkan ke bagian produksi dan rangkap pertama dari Daftar Kebutuhan Bahan Baku diserahkan ke bagian gudang. Rangkap ke-2 dari keduanya dijadikan sebagai arsip. Bagian gudang menerima daftar kebutuhan bahan baku rangkap ke-2 dan memeriksa bahan baku yang tersedia di gudang. Jika persediaan bahan baku di gudang tidak tersedia atau tidak mencukupi, maka bagian gudang membuat surat permintaan pembelian sebanyak 2 rangkap. Rangkap pertama diteruskan ke bagian pembelian yang dimaksudkan agar bagian pembelian melakukan pembelian terhadap persediaan bahan baku seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. Rangkap ke-2 disimpan sebagai arsip. Jika persediaan di gudang ternyata mencukupi, maka bagian gudang mengeluarkan bahan baku yang diminta dan menyerahkannya ke bagian produksi. 3.2.2 Prosedur Pemesanan Pembelian Bagian pembelian menerima surat permintaan pembelian rangkap pertama dan membuat Surat Order Pembelian sebanyak 4 rangkap. Rangkap ke-1 diberikan kepada pemasok sebagai dokumen pembelian bahan baku, rangkap ke-2 diberikan kepada bagian gudang, rangkap ke-3 diberikan kepada bagian akuntansi dan rangkap ke-4 disimpan sebagai arsip.
66 3.2.3 Prosedur Penerimaan Persediaan Bagian gudang menerima kiriman persediaan yang dipesan dari pemasok disertai dengan surat jalan dari pemasok. Bagian gudang membandingkan Surat Order Pembelian rangkap ke-2 yang diterima sebelumnya dari bagian pembelian dengan surat jalan dari pemasok. Setelah dokumen yang dibandingkan sesuai, kemudian bagian gudang memeriksa secara fisik kiriman barang yang diterimanya termasuk dari segi kuantitas, berat/ timbangan dan kualitas barang yang diterima serta kesesuaiannya dengan dokumen yang ada. Setelah perhitungan fisik selesai dan ternyata semuanya sesuai, bagian gudang membuat Laporan Penerimaan Barang sebanyak 4 rangkap. Rangkap ke-1 diberikan kepada bagian finance, rangkap ke-2 diberikan kepada bagian akuntansi, rangkap ke-3 diberikan kepada bagian pembelian beserta dengan copy surat jalan sebagai arsip, dan rangkap ke-4 sebagai arsip. Bagian gudang juga mencatatkan barang yang diterima ke dalam kartu gudang dan melakukan penyimpanan. Bagian pembelian menerima faktur dari pemasok lalu memeriksa dan membandingkannya dengan Surat Order Pembelian rangkap ke-4 yang dibuatnya dan telah diarsipkan sebelumnya. Apabila sesuai faktur tersebut diteruskan ke bagian finance. Selanjutnya bagian finance akan membandingkan harga yang tertera pada faktur dari pemasok dan LPB rangkap pertama yang diterimanya dari bagian gudang. Apabila telah sesuai, maka bagian finance
67 akan mencatatnya dalam buku hutang. Faktur dari pemasok disimpan sebagai arsip sampai pembayaran dilakukan. LPB juga disimpan sebagai arsip. Setelah menerima Laporan Penerimaan Barang rangkap ke-3, bagian akuntansi akan membandingkannya dengan Surat Order Pembelian (SOP) rangkap ke-3 yang dimilikinya. Apabila sesuai, bagian akuntansi akan menjurnalkannya sebagai pembelian. 3.2.4 Prosedur Retur Pembelian Apabila terdapat bahan baku yang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan, maka bagian gudang akan memberitahukan bagian pembelian mengenai bahan baku yang akan diretur. Kemudian bagian pembelian akan menghubungi pemasok untuk konfirmasi atas retur pembelian dan pemasok akan mengganti kembali bahan baku tersebut atau dikurangi dengan utang pembelian untuk pembelian kredit. Tidak ada dokumen yang dibuat oleh perusahaan atas retur pembelian yang dilakukan, retur pembelian diakui hanya berdasarkan dokumen tanda terima retur yang diberikan oleh pemasok. 3.2.5 Prosedur Pembayaran dan Utang Usaha Jika waktu pembayaran kepada pemasok sudah waktu jatuh tempo, maka bagian finance akan menerima tagihan dari pemasok.
68 Berdasarkan tagihan dari pemasok dan data-data hutang perusahaan yang telah dicatat sebelumnya, bagian finance melakukan pembayaran kepada pemasok dengan cara transfer ataupun cek. Apabila pembayaran dilakukan dengan cek, cek dibuat sebanyak 3 rangkap. Rangkap pertama (cek asli) diberikan kepada pemasok sebagai pembayaran atas pembelian bahan baku. Rangkap ke-2 dari cek diserahkan kepada bagian akuntansi dan rangkap ke-3 disimpan oleh bagian finance sebagai arsip. Apabila pembayaran dilakukan dengan cara transfer, bukti transfer disiapkan sebanyak 3 rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada pemasok sebagai bukti bahwa pembayaran atas pembelian bahan baku telah dilakukan. Rangkap ke-2 dari bukti transfer diserahkan kepada bagian akuntansi dan rangkap ke-3 disimpan oleh bagian finance sebagai arsip Jika pembayaran sudah dilakukan, bagian finance akan mengupdate buku hutang dan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan transaksi tersebut akan diberi tanda telah dibayar. Setelah menerima pembayaran, pemasok akan menyerahkan tanda terima pembayaran kepada bagian finance. Setelah memeriksa tanda terima pembayaran tersebut, bagian finance akan menyerahkannya kepada bagian akuntansi. Berdasarkan bukti pembayaran dan tanda terima pembayaran dari pemasok, bagian akuntansi akan melakukan pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas. Setiap bulan bagian akuntansi membuat laporan pembelian dan bagian finance membuat laporan saldo utang.
69 3.3 Fungsi Terkait dalam Sistem Berjalan Fungsi yang terkait dalam sistem pembelian berjalan adalah sebagai berikut: 1. Fungsi Perencanaan Produksi 2. Fungsi Gudang 3. Fungsi Pembelian 4. Fungsi Akuntansi 5. Fungsi Finance 3.4 Dokumen Terkait dalam Sistem Berjalan Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian berjalan adalah sebagai berikut: 1. Daftar Kebutuhan Bahan Baku 2. Surat Permintaan Pembelian 3. Surat Order Pembelian 4. Laporan Penerimaan Barang 3.5 Activity Diagram sistem Berjalan Dalam Activity Diagram berikut ini akan digambarkan bagaimana aliran kerja yang terjadi pada sistem pembelian yang sedang berjalan serta fungsi-fungsi apa saja yang terlibat di dalamnya.
Gambar 3.2 Activity Diagram Prosedur Pembelian Sistem Berjalan 70
Gambar 3.3 Activity Diagram Prosedur Penerimaan Bahan baku dari Pemasok Sistem Berjalan 71
72 Pembelian Gudang Finance Mulai Dari Pemasok Pemberitahuan adanya barang yang rusak atau tidak sesuai pesanan dari bag. Gudang TTR Beserta barang retur Konfirmasi atas Retur Pembelian kepada Pemasok Periksa dokumen dan barang retur yang diterima Ke Pemasok Dokumen dan barang retur sesuai? Sesuai TTR TTR Tidak sesuai Konfirmasi ulang pada pemasok Ada Penyesuaian? Ada TTR Tidak ada Ke pemasok Selesai Buku Hutang N Selesai Keterangan: TTR = Tanda Terima Retur Gambar 3.4 Activity Diagram Prosedur Retur Pembelian Sistem Berjalan
Gambar 3.5 Activity Diagram Prosedur Pembayaran dan Utang Usaha Sistem Berjalan 73
Gambar 3.6 Rich Picture Sistem Berjalan 74
75 3.6 Rich Picture Sistem Berjalan diatas. Rich Picture dari sistem pembelian berjalan digambarkan pada gambar 3.6 3.7 Hasil Evaluasi Sistem Berjalan dan Rekomendasi Perbaikan 3.7.1 Analisis Permasalahan pada sistem Pembelian bahan baku berjalan Dari hasil evaluasi terhadap proses-proses, prosedur-prosedur, serta struktur organisasi yang telah digambarkan di dalam diagram aliran dokumen, rich picture, maupun bagan struktur organisasi, ditemukan beberapa permasalahan yang terjadi di dalam sistem pembelian yang sedang berjalan saat ini, yaitu: 1. Pemisahan tugas bagian akuntansi dan bagian finance masih belum maksimal, bagian finance masih melakukan fungsi pencatatan pada buku utang sekaligus juga melakukan pembayaran atas utang. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya penyimpangan atas pencatatan dan pembayaran utang atas transaksi pembelian. 2. Tidak memiliki kebijakan mengenai jumlah persediaan minimal dalam melakukan pemesanan kembali sehingga dapat dimungkinkan terjadinya kemacetan produksi yang diakibatkan pesanan pembelian terlambat dilakukan atau pasokan bahan baku dari pemasok terhambat. 3. Tidak melakukan permintaan penawaran harga kepada pemasok sehingga tidak dapat dipastikan bahwa harga pembelian maupun pemasok yang dipilih lebih menguntungkan perusahaan.
76 4. Tidak tersedianya dokumen dan prosedur yang memadai untuk transaksi retur pembelian. Sehingga menyulitkan penelusuran informasi dan perolehan buktibukti retur yang memadai. 5. Bagian finance mengalami kesulitan dalam mengecek tanggal jatuh tempo masing-masing utang, karena data utang masih ditangani secara manual. 6. Dokumen-dokumen yang terkait dengan proses pembelian mulai dari permintaan pembelian sampai dengan pembayaran masih dibuat secara manual, dalam arti tidak memiliki format baku dan tidak bernomor urut tercetak. 7. Kurangnya laporan yang tersedia dalam sistem pembelian yang sedang berjalan. Hal ini akan menyulitkan pihak manajemen untuk melakukan pengambilan keputusan dan mengecek detil dari transaksi-transaksi perusahaan. 3.7.2 Rekomendasi Perbaikan dan Pemecahan Masalah Rekomendasi perbaikan dan pemecahan masalah dari proses pembelian berjalan yang telah diidentifikasikan sebelumnya adalah sebagai berikut: 1. Seharusnya semua fungsi pencatatan atas transaksi pembelian yang terjadi termasuk pencatatan dalam buku utang dilakukan oleh bagian akuntansi. Sedangkan bagian finance seharusnya hanya menangani tugas yang berkaitan dengan pembayaran, termasuk pembayaran utang atas pembelian dan keluar masuknya kas dari dan ke perusahaan. Pemisahan fungsi secara maksimal ini berkaitan dengan prinsip segregation duties bahwa fungsi yang melakukan
77 transaksi, pencatatan, dan penyimpanan harus terpisah untuk mendapatkan pengendalian internal yang baik. 2. Seharusnya perusahaan memiliki kebijakan mengenai batas persediaan minimal untuk masing-masing bahan baku dalam melakukan pemesanan kembali (Reorder point). Tidak perlu menunggu sampai barang habis di gudang dan adanya permintaan bahan baku dari bagian perencanaan produksi. Untuk itu dirancang sebuah sistem dimana apabila persediaan bahan baku yang tersedia telah melewati batas reorder point (ROP), maka reminder akan bekerja di dalam sistem tersebut dan kemudian setelah diakses, sistem akan menampilkan daftar bahan baku yang telah mencapai titik ROP. Dan juga ditentukan EOQ untuk masing-masing bahan baku sehingga pembelian bahan baku yang mencapai titik ROP dapat dilakukan dengan memperhatikan sisi ekonomis dari tiap pemesanan pembelian yang dilakukan. 3. Seharusnya bagian pembelian meminta Surat Penawaran Harga dari pemasok sehingga akan diperoleh harga yang lebih kompetitif dan perusahaan dapat mencapai keuntungan maksimal. Selain itu Surat Penawaran Harga dari pemasok juga sebagai bukti formal bahwa pemasok yang dipilih benar-benar paling memberikan keuntungan bagi perusahaan sehingga mencegah terjadinya kecurangan oleh bagian pembelian. 4. Merancang prosedur dan dokumen untuk transaksi retur pembelian yang dilakukan. 5. Merancang suatu sistem yang dapat menampilkan daftar jatuh tempo masingmasing utang setiap bulannya serta dapat menampilkan utang per pemasok.
78 6. Merancang suatu sistem sehingga semua dokumen yang dibutuhkan dapat dibuat dalam sistem tanpa harus dikerjakan secara manual. Di mana semua dokumen yang dibutuhkan telah memiliki format yang baku dan sistem akan secara otomatis mengenerate nomor dokumen tersebut secara berurut dan juga mencetak tanggal dari pembuatan dokumen itu. 7. Merancang suatu sistem yang dapat memenuhi kebutuhan laporan-laporan dan pengecekan detail transaksi pembelian bahan baku yang dibutuhkan oleh manajemen untuk pengambilan keputusan dan pengawasan proses pembelian yang lebih baik. Untuk mengatasi sebagian besar masalah dalam proses pembelian bahan baku yang timbul, perlu dirancang suatu Sistem Informasi Akuntansi pembelian bahan baku yang dapat memudahkan proses pembelian dan pengadaan persediaan bahan baku dengan mengacu pada reorder point dan DKBB dari bagian perencanaan produksi, memiliki kemampuan untuk membuat laporan-laporan yang dibutuhkan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan dan pengawasan, dapat membantu dalam membuat dokumen-dokumen yang dibutuhkan dengan cara menginput data ke dalam sistem tersebut sehingga tercipta pengawasan yang baik dalam sistem pembelian perusahaan dan mengurangi terjadinya human error yang dapat merugikan perusahaan, serta membantu dalam proses pencatatan dan pembayaran utang guna memenuhi kewajiban perusahaan kepada pemasok secara tepat waktu.