Enterprise IT Architecting and Planning Sesi 4: IT Governance Design & Planning Bandung, 9-10 Desember 2010 Continuing Professional Education Series
Agenda Definisi Permasalahan Umum Tujuan Implementasi Referensi Best Practice: COBIT Referensi Best Practice Lain Self Assessment: COBIT Quickstart Page 2
Definisi IT Governance IT governance, like other governance subjects, is the responsibility of executives and shareholders (represented by the board of directors). It consists of the LEADERSHIP and ORGANIZATIONAL STRUCTURES and PROCESSES that ensure that the organisation s IT sustains and extends the organisation s strategies and objectives. (IT Governance Institute) Page 3
Permasalahan Umum IT Governance LEADERSHIP Renstra/RJP/RIP tidak menyinggung peran TI: Alignment bisnis-ti tidak berjalan Tidak ada atau minimnya rencana TI: strategis, taktis, operasional TI dipandang hanya sekedar tools untuk otomasi proses bisnis Pimpinan belum menganggap penting kehadiran TI Unit BPO mengembangkan aplikasi bisnis secara mandiri dengan alokasi dana yang direncanakan mandiri, dengan keterlibatan Unit Pengelola TI yang minim Unit Pengelola TI tidak dapat menolak permintaan Unit BPO Kepala Unit Pengelola TI tidak memiliki wewenang menetapkan kebijakan dan rencana TI organisasi secara menyeluruh dan integratif Mekanisme penyelesaian konflik terkait perencanaan, pertukaran data dan penyediaan sumberdaya belum ditetapkan Page 4
Permasalahan Umum IT Governance STRUKTUR ORGANISASI Posisi TI memiliki strata di bawah unit BPO Struktur Organisasi Internal TI mayoritas mengelola infrastruktur (dan layanan dasar terkait dengannya) serta portal web Keterbatasan jumlah SDM TI memunculkan Superman dan atau ketergantungan terhadap pihak ketiga (outsource) Keterbatasan kemampuan teknis/hard-skill memunculkan kelemahan sistem TI Keterbatasan kemampuan soft-skill memunculkan kelemahan dalam pengelolaan TI PROSES Kebijakan TI tidak efektif/ tidak ada Standar, Pedoman dan Prosedur tidak efektif/ tidak ada Page 5
Permasalahan Umum IT Governance Overwhelming Demand: Unstructured capture of requests and ideas No formal process for prioritization and trade-offs Reactive vs. proactive IT Seen as Black Box: Business lacks visibility Poor customer satisfaction Page 6
Permasalahan Umum IT Governance No Single System of Record for Decision Making Relevant Metrics Hard to Obtain Disparate Systems Costly to Maintain and Upgrade Page 7
Pergeseran Fokus IT Page 8
Tujuan Implementasi IT Governance Page 9
Referensi Best Practice IT Governance: COBIT COBIT merupakan model IT Governance yang tersusun dari 34 IT Process best practices COBIT dapat di- customize, disesuaikan dengan profil kebutuhan tiap organisasi. COBIT juga menyediakan Startup Implementation dalam COBIT Quickstart Page 10
Fokus IT Governance Page 11
Model Kontrol IT Governance Page 12
Siklus IT Governance Page 13
Proses-Proses IT pada COBIT Plan & Organize (PO) Acquire & Implement (AI) Deliver & Support (DS) Monitor & Evaluate 1. Define a strategic IT plan 2. Define the information architecture 3. Determine technological direction 4. Define the IT processes, organization and relationship 5. Manage the IT investment 6. Communicate management aims and direction 7. Manage IT human resources 1. Identify automated solutions 2. Acquire and maintain application software 3. Acquire and maintain technology infrastructure 4. Enable operation and use 5. Procure IT resources 6. Manage changes 7. Install and accredit solutions and changes 1. Define and manage service levels 2. Manage third-party services 3. Manage performance and capacity 4. Ensure continuous service 5. Ensure systems security 6. Identify and allocate costs 7. Educate and train users 8. Manage service desk and incidents 9. Manage the configuration 1. Monitor and evaluate IT performance 2. Monitor and evaluate internal control 3. Ensure compliance with external requirements 4. Provide IT governance 8. Manage quality 10. Manage problems 9. Assess and manage risk 11. Manage data 10.Manage projects 12. Manage the physical environment 13. Manage operations Page 14
Fokus kepada Business INFORMATION CRITERIA Effectiveness, Efficiency, Confidentiality, Integrity, Availability, Compliance, Reliability Page 15
Alignment Business dengan IT Page 16
Penurunan Tujuan IT dari Tujuan Bisnis Page 17
Penurunan Proses IT dari Tujuan IT Page 18
Page 19
Ilustrasi Contoh DS5 Page 20
Ilustrasi Contoh DS5 Page 21
Pembagian Peran dan Tanggung Jawab pada Setiap Proses Responsible, actually does the work for that activity but is responsible to the function or position that has an A against it Accountable, is made accountable for ensuring that the action takes place, even if they might not do it themselves Consulted, advice/ guidance/ information can be gained from this function or position prior to the action taking place Informed, the function or position that is told about the event after it has happened Ilustrasi Contoh DS5 Page 22
Leadership IT: CIO IT Leadership dapat direalisasikan dengan menetapkan CIO (Chief Information Officer). Keberadaan CIO ditujukan untuk memastikan kepemimpinan unit pengelola TI yang memadai dalam mengeksekusi berbagai agenda strategis TI dalam rangka mendukung obyektif strategis institusi Rasional perlunya posisi CIO di organisasi adalah potensi TI yang sangat besar dalam meningkatkan daya saing organisasi secara global. Keberadaan CIO akan memungkinkan eksekusi berbagai inisiatif strategis TI dapat dijalankan lebih efisien dan akurat, dengan tetap memperhatikan keselarasan kepentingan dengan berbagai stakeholder. Berikut ini adalah persyaratan posisi CIO yang dapat memainkan peran signifikan dalam meningkatkan daya saing organisasi melalui perencanaan dan penyelenggaraan layanan TI berstandar global: o o o o Posisi CIO dalam strukturorganisasi harus memungkinkan koordinasi yang setara dengan pimpinan-pimpinan eksekutif unit kerja/ BPO Posisi CIO tidak dirangkap dengan tugas administrasi dan manajemen lain di luar domain TI. CIO memiliki pengetahuan mendalam tentang posisi dan peran TI yang paling tepat untuk konteks organisasi organisasi dalam rangka peningkatan kualitas keberjalanan manajemen internal dan peningkatan daya saing organisasi secara global. CIO akan langsung memimpin struktur organisasi pengelola TI (yang telah disesuaikan posisinya dalam struktur) Page 23
Leadership IT Alternatif: Komite TI Peran Keanggotaan Deskripsi Umum Manual Komite TI KOMITE TI Melakukan review akhir atas Rencana Strategis TI, Cetak Biru TI, Rencana Tahunan TI dan kebutuhan aplikasi bisnis oleh seluruh unit kerja. Melakukan evaluasi berkala atas dukungan TI kepada seluruh stakeholder. Menjadi clearing house bagi penyelesaian masalah-masalah eksekusi program-program TI, khususnya antara Pengelola TI dan unit-unit kerja. Melakukan review akhir atas kebijakan dan SOP TI yang disiapkan oleh Pengelola TI, untuk selanjutnya akan ditetapkan oleh Komite Pengarah TI atau Direktur Utama Ketua: Direktur Utama Anggota: o Direktur Produksi o Direktur Keuangan o Direktur Perencanaan & Pengembangan o Direktur SDM & Umum Komite TI bertemu minimal 3bulan sekali, selain pertemuan on demand yang dapat diselenggarakan sesuai kebutuhan berdasarkan permintaan daridireksi, PengelolaTI atau unit kerja terkait; Topik yang menjadi pembahasan dalam pertemuan Komite TI di antaranya adalah: o Review permintaan kebutuhan akan sistem TI oleh bagian bisnis lain kepada TI, khususnya untuk permintaan yang bersifat strategis dan akan memerlukan sumberdaya yang signifikan; o Evaluasi rutin seluruh implementasi inisiatif TI yang telah direncanakan sebelumnya; o Evaluasi rutin indeks kepuasan stakeholder atas layanan TI. Page 24
Struktur Organisasi Internal IT Chief Information Officer or IT Manager/ Director QA & Security Application Manager Data Manager Technical Manager Operation Manager Service Manager Quality Assurance System Analyst Database Administrator Network Administrator Operator Service Desk Security Administrator Programmer System Administrator Tidak ada satu struktur yang fit for all, sehingga tiap organisasi harus melakukan modifikasi disesuaikan dengan kebutuhan dan batasan-batasan yang ada. Yang juga harus menjadi pertimbangan sedari awal adalah bagaimana pola pengambilan keputusan TI yang paling sesuai untuk organisasi? Page 25
Pola Pengambilan Keputusan IT IT Decision IT Principles IT Infrastructure IT Architecture Business IT Needs IT Investment Dewan Direksi Bagian TI Bagian-Bagian Di Kantor Pusat GUU Unit Usaha DR DR C DR DR XPC PXR DXR PXR XPC C C C PC PC C C C PC PC C C C PC PC IT Decision Bodies Legend D = Decides R = Reviews P = Proposes C = Must be consulted X = Executes Page 26
Pengukuran Kinerja IT How performance indicator is showing the improvement of a process How business goal is cascaded to define IT goal, process goal and activity goal (Balanced Scorecard Principles) How Activity performance is driving the achievement of Process goal, IT goal and Business goal Ilustrasi Contoh DS5 How achievement is measured for every Page goals 27
COBIT Control Practices Ilustrasi Contoh DS5 Page 28
Referensi Best Practice Lain ISO/IEC 38500, AS8015, framework for effective governance of IT Ilustrasi Contoh ITIL V3 ISO/IEC 20000, ITILv2, ITILv3, provide guidance how to achieve successful IT Service Management (ITSM) in organization ISO/IEC 27001 series, provide guidance to implement and maintain Information Security Management System (ISMS) in organization Page 29
Self Assessment: COBIT Quickstart Page 30
Page 31
Kesimpulan Arsitektur TI yang paling sesuai untuk organisasi sekalipun tidak akan menghasilkan benefit yang optimal bagi business jika leadership, struktur organisasi dan proses pengelolaan arsitektur TI (infrastruktur dan aplikasi) tersebut tidak didesain dan direncanakan dengan baik. Page 32
Continuing Professional Education Series Page 33