KARYA ILMIAH E-BISNIS Enterprise Resources Planning (ERP) Sebagai Proses Otomatisasi Pengolaaan Informasi Pada Perusahaan Oleh : DASRI (09.11.3367) STMIK AMIKOM YOGYAKARTA 2012
Enterprise Resources Planning (ERP) Sebagai Proses Otomatisasi Pengolaaan Informasi Pada Perusahaan ABSTRAK Oleh : Nama : Dasri Nim :09.11.3367 Kelas :09-S1TI-11 Persaingan globalisasi dunia telah melahirkan dan membuat jaringan bisnis semakin meluas. Pada kondisi ini setiap perusahaan yang ingin tetap survive dan growth harus dapat menciptakan dan mempertahankan competitive advantage yang dimilikinya dengan terusmenerus meningkatkan daya saing. Sihingga domain konsumen dari sebuah perusahaan tidak lagi hanya berasal dari satu region melainkan dari seluruh dunia. Persaingan bisnis yang semakin tinggi menuntut perusahaan untuk terus meningkatkan kinerja berbagai elemen di dalam organisasi/perusahaan. Hal utama yang perlu diberikan perusahaan kepada setiap pelanggannya dalam menghadapi globalisasi dunia bisnis adalah kemudahan untuk mendapatkan informasi tanpa harus terhambat oleh masalah waktu dan jarak. Salah satu cara untuk mewujudkan kesuksesan tersebut dapat dilakukan dengan cara mengintegrasikan sistem informasi, peningkatan efisiensi dari sistem informasi untuk menghasilkan manajemen yang lebih efisien dalam business processes. Untuk saat ini, penerapan penggunaan Teknologi Informasi semakin trendi saja dikalangan para pengusaha. Karane para pengusaha beranggapan Efisiensi waktu dan biaya yang ditawarkan oleh Teknologi Informasi, membuat para pengusaha merasa wajib untuk menerapkannya dalam proses manajemen di perusahaan. Tidak sedikit perusahaan perusahaan yang belum mengintegrasikan sistem informasi, dimana dalam prosesnya hanya didukung oleh aktivitas individual pada lokasi kerja masing-masing. Kondisi ini menyebabkan terjadinya kesalahpahaman dalam komunikasi data antara lokasi kerja satu dengan lokasi kerja lainnya, sehingga membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk koordinasi dalam penyediaan data dibandingkan dengan perusahaan-perusahaan yang telah mengintegrasikan fungsi-fungsinya. Data yang diintegrasikan ini dapat membantu proses bisnis yang efesien dan memudahkan pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan. Kata Kunci : Enterprise Resources Planning, Proses Otomatisasi Pengolaaan Informasi Pada Perusahaan, SAP
PENDAHULUAN Globalisasi dunia bisnis menuntut perusahaan untuk dapat mengelola informasi dengan baik, sehingga kebutuhan informasi masing masing pihak yang berkepentingan (bukan hanya konsumen) dapat terpenuhi dengan cepat dan tepat. Teknologi Informasi dapat mengotomatisasi proses pengelolaan informasi dari mulai memasukkan informasi, menyimpan, dan memperbaruinya setiap saat sehingga setiap orang bisa mendapatkan informasi terbaru dan melakukan analisis dengan mudah. Oleh karena itu proses penyampaian pesan, informasi, maupun pengetahuan dapat lebih cepat, mudah dan dijamin up to date. Otomatisasi proses pengelolaan informasi dapat dilihat salah satunya dalam penerapan Enterprise Resources Planning (ERP). Mekanisasi proses kerja dengan menggunakan ERP, mengharuskan para karyawan untuk mengirimkan informasi pada satu sumber. Dengan memusatkan tempat penyimpanan data pada satu tempat, maka tercipta kemudahan untuk mendapatkan berbagai data, karena setiap departemen/divisi mengirimkan data mereka pada tempat ini. Salah satu konsep yang cukup terkenal yang merupakan sistem yang mengintegrasikan proses setiap line dalam manajemen perusahaan secara transparansi dan memiliki akuntabilitas yang cukup tinggi yaitu konsep Entreprise Resource Planning (ERP). Untuk memasuki pasar internasional, ERP merupakan salah satu yang menjadi pra-syarat dasar bagi setiap perusahaan. Indonesia merupakan negara yang sedang berkembang, dimana basis perekonomiannya bertumpu di bidang bisnis, maka efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam setiap perusahaan. Dengan bantuan ERP perusahaan di Indonesia dapat terintegrasi pada setiap proses dalam perusahaan tersebut ke dalam suatu sistem komputerisasi. Manfaat lain dari ERP ini adalah integrasi bisnis secara keseluruhan, fleksibilitas dalam organisasi untuk bertransformasi dan meningkatkan turn-overnya, menciptakan analisa dan peningkatan kapabilitas yang lebih baik, serta penggunaan teknologi terbaru. Otomatisasi proses pengelolaan informasi yang ada pada Enterprise Resources Planning (ERP). Merupakan mekanisasi proses kerja dari ERP, mengharuskan para karyawan untuk mengirimkan informasi pada satu sumber. Dengan memusatkan tempat penyimpanan data pada satu tempat, maka tercipta kemudahan untuk mendapatkan berbagai data, karena setiap departemen/divisi mengirimkan data mereka pada tempat ini.
METODE Menggunakan SAP (System Application and Product in data processing) SAP (System Application and Product in data processing ) adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari. SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya. SAP terdiri dari modul-modul aplikasi sebagai berikut: SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing) MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaan inventory PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan. QM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistik PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai
FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash management(treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting. CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai keinvestment controlling PS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project, pengerjaan dan kontrol Keuntungan Penggunaan SAP adalah sebagai berikut: 1. ERP memungkinkan integrasi global lebih mudah (Hambatan nilai tukar mata uang, bahasa, dan budaya dapat dijembatani secara otomatis). 2. Update hanya perlu dilakukan sekali untuk dilaksanakan perusahaan secara meluas 3. Memberikan informasi real-time, mengurangi kemungkinan kesalahan redundansi. 4. Menciptakan lingkungan kerja yang lebih efisien sehingga lebih mudah bagi karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka yang menyebabkan efektivitas. 5. Vendor memiliki pengetahuan dan keahlian masa lalu tentang cara terbaik untuk membangun dan menerapkan sistem.
Kelemahan Penggunaan SAP adalah sebagai berikut: 1. Dikunci dalam hubungan dengan kontrak dan pengelolaan dengan vendor, kontrak dapat menahan perusahaan dengan vendor sampai berakhir dan dapat menguntungkan untuk beralih vendor jika biaya switching terlalu tinggi. 2. Kekakuan paket dari vendor mungkin tidak cocok dengan model bisnis perusahaan secara tepat dan kustomisasi bisa sangat mahal. 3. Return on Investment mungkin memakan waktu terlalu panjang dalam menghasilkan keuntungan. 4. Implementasi SAP memiliki risiko kegagalan proyek. HASIL DAN PEMBAHASAN Disini Enterprise Resources Planning (ERP) merupakan dari terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas.
Pada Efisiensi biaya, waktu dan tenaga dalam penerapan Teknologi Informasi melalui pelaksana an sistem manajemen ERP juga dapat dibuktikan melalui : Single Entry, maksudnya dalam ERP, Anda hanya cukup satu kali memasukkan data untuk mendapatkan beberapa laporan. Melalui ERP status barang/order dapat dipantau setiap saat. Data base marketing Anda dapat dilihat dan diperbarui setiap saat. Dengan menggunakan teknologi komputer, Anda tidak lagi memerlukan banyak paperwork, cukup menyimpan soft-copynya dan data /laporan dapat diprint/cetak kapan saja diperlukan. Pencarian data dapat lebih mudah dan cepat, karena semuanya telah didokumentasi dan dikordinasi dengan baik oleh pusat data yang telah terbentuk dalam sistem ERP. Mengurangi Lead Time, maksudnya penyebaran informasi dilakukan secara serempak dan bersamaan ke tiap departemen, sehingga proses di tiap departemen terkait dapat dilaksanakan segera dan secepatnya tanpa harus saling menunggu sampainya informasi. Selain faktor efisiensi waktu, biaya, dan tenaga, penerapan ERP juga dapat dijadikan sebagai sarana belajar bagi para karyawan untuk meninggalkan budaya kerja lama. Budaya kerja lama yang dimaksud salah satunya adalah kebiasaan karyawan melempar tanggung jawab bila terjadi suatu kesalahan dalam proses kerja. Padahal yang seharusnya dilakukan adalah mencari solusi untuk memperbaiki kesalahan yang terlanjur terjadi. Kontribusi ERP dalam hal ini adalah membantu pelaksanaan dan pendokumentasian komunikasi internal antar karyawan. Dengan adanya pendokumentasian ini, kita dapat memantau dan mengendalikan kinerja setiap proses. Untuk selanjutnya tinggal dipikirkan tindakan perbaikan dan pencegahan yang seharusnya dilakukan. Kelancaran proses kerja sebagai hasil dari penerapan ERP dapat membantu perusahaan memenuhi keinginan pelanggan sehingga perusahaan dapat mencapai kepuasan pelanggan. Keuntungan Penggunaan ERP 1. Integrasi data keuangan Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik 2. Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk 3. Standarisasi Data dan Informasi Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbedabeda Keuntungan yang bisa diukur antara lain: Penurunan inventori Penurunan tenaga kerja secara total Peningkatan service level Peningkatan kontrol keuangan Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi Kelemahan Penggunaan ERP Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut: Kurangnya komitmen top management Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis) Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan) Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal) Kurangnya buy in sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan Kesalahan penghitungan waktu implementasi Tidak cocoknya software dgn business process Kurangnya training dan pembelajaran
Cacatnya project design & management Kurangnya komunikasi Saran penghematan yang menyesatkan KESIMPULAN Lingkungan bisnis saat ini selalu berubah menyesuaikan tuntutan masyarakat yang selalu berkembang baik dari segi kehidupan ekonomi, sosial, budaya, politik serta gaya hidup. Perubahan lingkungan global menuntut perusahaan untuk selalu memberikan mutu yang baik, fleksibel, transparan, inovatif, serta memiliki multi kompetensi. Dalam perubahan lingkungan yang ada, teknologi informasi merupakan elemen yang sangat mempengaruhi lingkungan organisasi secara signifikan. Teknologi informasi yang digunakan dalam sistem informasi berkembang secara pesat, ERP (enterprise resource planning) merupakan aplikasi dari sistem informasi yang berbasis enterprise, dimana memungkinkan terjadi integrasi data yang terdapat pada keseluruhan unit yang ada dalam organisasi, sehingga hal ini memampukan organisasi bisnis untuk mengambil keputusan secara akurat dan cepat. Dalam kaitannya dengan bidang akuntansi, ERP membawa pengaruh kedalam pendidikan akuntan, profesi akuntansi dan tentu saja profesi auditor. DAFTAR PUSTAKA http://www.aimsconsultants.com/news/articles/14-manfaat-penerapan-erp http://suhendi.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/29/peran-enterprise-resource-planningerp-dalam-meningkatkan-kinerja-perusahaan/ http://dyan123.blogspot.com/2012/03/sejrah-dan-modul-enterprise-resource.html