No. 3/ 28 /DASP Jakarta, 12 Desember 2001 S U R A T E D A R A N Kepada SEMUA BANK DAN PERUSAHAAN JASA KURIR, DI INDONESIA Perihal : Penggunaan Jasa Kurir dan Tanda Pengenal Petugas Kliring (TPPK) dalam Penyelenggaraan Kliring yang Menggunakan Sistem Otomasi dan Elektronik Sebagaimana diatur dalam Pasal 19 huruf d Peraturan Bank Indonesia Nomor 1/3/PBI/1999 tanggal 13 Agustus 1999 tentang Penyelenggaraan Kliring Lokal dan Penyelesaian Akhir Transaksi Pembayaran Antar Bank Atas Hasil Kliring Lokal sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Bank Indonesia Nomor 2/14/PBI/2000 tanggal 9 Juni 2000 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Bank Indonesia Nomor 1/3/PBI/1999 tentang Penyelenggaraan Kliring Lokal dan Penyelesaian Akhir Transaksi Pembayaran Antar Bank Atas Hasil Kliring Lokal, dalam penyelenggaraan Kliring Lokal Peserta wajib menunjuk petugas Kliring untuk mewakili Peserta dalam kegiatan Kliring Lokal. Selanjutnya dalam penjelasan Pasal 19 huruf d tersebut diatur bahwa yang dimaksud dengan petugas Kliring adalah petugas Peserta yang dapat merupakan petugas internal Bank dan atau petugas jasa kurir yang diberi kuasa atau wewenang tertentu untuk mewakili Peserta dalam Kliring Lokal. Sehubungan dengan itu, maka dipandang perlu untuk mengatur lebih lanjut ketentuan tentang penggunaan jasa kurir sebagai salah satu petugas Kliring dan
2 dan penggunaan Tanda Pengenal Petugas Kliring (TPPK) sebagai identitas petugas Kliring baik dalam penyelenggaraan Kliring secara otomasi maupun elektronik dalam Surat Edaran Bank Indonesia sebagai berikut : I. KETENTUAN UMUM Dalam Surat Edaran ini yang dimaksud dengan : 1. Perusahaan Jasa Kurir adalah badan usaha yang memberikan jasa di bidang penyampaian barang dan atau dokumen; 2. Petugas Kliring adalah petugas Peserta yang dapat merupakan petugas internal Bank atau petugas jasa kurir yang diberi kuasa atau wewenang tertentu untuk mewakili Peserta dalam Kliring Lokal; 3. Petugas Internal Bank adalah pegawai Peserta yang ditunjuk oleh Peserta untuk mewakili Peserta dalam kegiatan Kliring; 4. Petugas Jasa Kurir adalah pegawai Perusahaan Jasa Kurir yang diberi kuasa untuk mewakili Peserta dalam kegiatan Kliring; 5. Tanda Pengenal Petugas Kliring yang untuk selanjutnya disebut TPPK adalah identitas yang wajib digunakan oleh Petugas Kliring dalam mengikuti kegiatan Kliring. II. PENGGUNAAN JASA KURIR A. Ruang Lingkup Kegiatan Kegiatan Peserta dalam Kliring yang dapat diwakili oleh Perusahaan Jasa Kurir berupa kegiatan : 1. penyerahan dan penerimaan Warkat; 2. penerimaan laporan hasil proses Kliring; dan 3. penerimaan pengumuman serta surat-surat yang bersifat tidak rahasia yang disampaikan oleh Penyelenggara. Pembubuhan
3 Pembubuhan tanda tangan atau Stempel Kliring pada Dokumen Kliring tidak dapat diwakilkan kepada Perusahaan Jasa Kurir. Dengan demikian apabila pada saat penyerahan Warkat kepada Penyelenggara terdapat Dokumen Kliring yang belum dibubuhi tanda tangan dan atau Stempel Kliring oleh Peserta, Petugas Jasa Kurir tidak dapat membubuhkan tanda tangan dan atau Stempel Kliring yang seharusnya dibubuhkan oleh Peserta dimaksud. B. Persyaratan Penggunaan Perusahaan Jasa Kurir 1. Penggunaan Perusahaan Jasa Kurir harus memperhatikan faktor efisiensi, keamanan, dan kecepatan dalam penyampaian Warkat dan Dokumen Kliring, dengan tidak mengurangi jam pelayanan Bank kepada nasabah. 2. Dalam hal Peserta menggunakan Perusahaan Jasa Kurir maka seluruh kegiatan penyerahan dan penerimaan Warkat serta laporan hasil proses Kliring harus dilakukan oleh Petugas Jasa Kurir. Penyerahan dan atau penerimaan Warkat dan atau laporan hasil proses Kliring oleh Petugas Internal Bank hanya dapat dilakukan dalam keadaan darurat, dengan pemberitahuan secara tertulis kepada Penyelenggara pada saat Petugas Internal Bank yang bersangkutan melakukan penyerahan atau penerimaan Warkat serta laporan hasil Kliring. Surat pemberitahuan tersebut harus ditandatangani oleh Pimpinan Kantor Peserta dengan menyertakan alasannya. C. Persyaratan Perusahaan Jasa Kurir Perusahaan Jasa Kurir yang dapat ditunjuk oleh Peserta harus berbentuk Perseroan Terbatas dan terdaftar di departemen yang membidangi
4 membidangi perindustrian dan perdagangan sebagai Perusahaan Jasa Kurir yang dibuktikan dengan Tanda Daftar Perusahaan yang masih berlaku. D. Tata Cara Penggunaan Jasa Kurir 1. Penggunaan Perusahaan Jasa Kurir harus didasarkan pada perjanjian antara Peserta dengan Perusahaan Jasa Kurir, yang antara lain memuat pengaturan mengenai hal-hal sebagai berikut : a. Kewajiban Petugas Jasa Kurir untuk mencocokkan jumlah lembar bukti penyerahan Warkat dan atau Dokumen Kliring dengan jumlah batch yang diterima dari Penyelenggara. b. Kewajiban Perusahaan Jasa Kurir untuk melakukan tindakan-tindakan yang dapat mencegah kemungkinan terjadinya penyalahgunaan ataupun kesalahan-kesalahan yang dapat merugikan Peserta, nasabah maupun masyarakat luas baik secara langsung maupun tidak langsung. c. Kewajiban Perusahaan Jasa Kurir untuk memperhatikan aspek keamanan dalam penggunaan sarana yang dipakai dalam pengemasan Warkat dan atau Dokumen Kliring. d. Pemberian kuasa dari Peserta kepada Perusahaan Jasa Kurir untuk menyerahkan dan menerima Warkat dan laporan hasil proses Kliring kepada dan dari Penyelenggara. 2. Penunjukan dan atau penggantian Perusahaan Jasa Kurir wajib diberitahukan kepada Penyelenggara paling lambat 7 (tujuh) hari kerja sebelum tanggal efektif penggunaan Perusahaan Jasa Kurir oleh Peserta dengan melampirkan fotokopi surat perjanjian sebagaimana dimaksud dalam angka 1. E. Kewajiban
5 E. Kewajiban Peserta 1. Peserta wajib melengkapi Warkat dan atau Dokumen Kliring dengan data yang diperlukan antara lain tanda tangan, nama jelas, Stempel Kliring, dan encode pada Dokumen Kliring sebelum memberikan kepada Petugas Jasa Kurir. 2. Peserta wajib menyerahkan Warkat dan atau Dokumen Kliring yang akan dikliringkan kepada Petugas Jasa Kurir dalam waktu yang telah disepakati antara Peserta dan Perusahaan Jasa Kurir. 3. Peserta bertanggung jawab penuh terhadap segala kerugian yang timbul akibat tindakan Petugas Jasa Kurir yang merugikan nasabah Peserta maupun Peserta lainnya. Dalam kaitan ini apabila tindakan Petugas Jasa Kurir yang merugikan nasabah Peserta atau Peserta lainnya tersebut sedang dilakukan penyelidikan atau penyidikan, maka sambil menunggu keputusan mengenai masalah tersebut, Peserta wajib melaksanakan transaksi kliring dari nasabah Peserta dimaksud. 4. Peserta wajib melaporkan secara tertulis kepada Penyelenggara langkah-langkah yang telah dilakukan atas penyelesaian permasalahan sebagaimana dimaksud dalam angka 3 dan wajib memberikan keterangan apabila diminta oleh Penyelenggara. 5. Peserta wajib memberikan pengarahan kepada Petugas Jasa Kurir untuk mentaati segala tata tertib selama berada di tempat penyelenggaraan Kliring. Sehubungan dengan hal tersebut apabila dalam pelaksanaan kegiatan Kliring Petugas Jasa Kurir melanggar tata tertib, maka Penyelenggara dapat meminta Peserta untuk mengganti Petugas Jasa Kurir dan atau Perusahaan Jasa Kurir tersebut. III. TANDA
6 III. TANDA PENGENAL PETUGAS KLIRING (TPPK) A. Penggunaan TPPK 1. TPPK yang digunakan oleh Petugas Kliring merupakan TPPK yang sah yang dikeluarkan oleh Penyelenggara dan sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan. 2. Petugas Kliring wajib memakai TPPK dan kartu identitas pegawai yang menggunakan foto selama berada di ruangan Kliring dan area kantor Bank Indonesia. 3. Petugas Kliring wajib menunjukkan TPPK yang berlaku dalam menyampaikan dan mengambil Warkat serta laporan hasil proses Kliring dari dan kepada Penyelenggara. 4. Peserta dan Perusahaan Jasa Kurir bertanggung jawab atas penggunaan TPPK yang dimilikinya. 5. Perusahaan Jasa Kurir dan atau Peserta wajib melaporkan perkembangan penyelesaian permasalahan manipulasi dalam Kliring sampai dengan masalah tersebut dianggap selesai oleh para pihak yang merasa dirugikan. B. Biaya Pembuatan TPPK Peserta dikenakan biaya penggantian pembuatan TPPK, termasuk pembuatan TPPK untuk Petugas Jasa Kurir, yang besar dan tata cara pembebanannya dilakukan sesuai dengan ketentuan Bank Indonesia yang mengatur mengenai Biaya Kliring. Biaya tersebut dikenakan pula terhadap penggantian TPPK karena rusak maupun hilang. C. Tata Cara Memperoleh TPPK 1. TPPK untuk Petugas Internal Bank a. Peserta akan memperoleh TPPK untuk Petugas Internal Bank secara otomatis apabila permohonannya sebagai Peserta dalam penyelenggaraan
7 penyelenggaraan Kliring secara elektronik (SKE) atau penyelenggaraan Kliring secara otomasi (SKO) disetujui oleh Penyelenggara, kecuali apabila sejak semula Peserta menginformasikan akan menggunakan Perusahaan Jasa Kurir. b. Cara pemberian TPPK kepada Peserta adalah sebagai berikut : 1) Bagi Peserta SKO, TPPK hanya dapat diberikan kepada kantor Peserta Langsung. Masing-masing Peserta memperoleh maksimum 2 (dua) buah TPPK. 2) Bagi Peserta SKE, TPPK diberikan kepada Peserta Langsung Aktif (PLA) dan Peserta Langsung Pasif (PLP). Masing-masing Peserta tersebut memperoleh maksimum 2 (dua) buah TPPK. 2. TPPK untuk Perusahaan Jasa Kurir a. Untuk memperoleh TPPK bagi Perusahaan Jasa Kurir, Peserta wajib mengajukan permohonan secara tertulis yang dilakukan bersamaan dengan pemberitahuan mengenai penunjukan Perusahaan Jasa Kurir sebagaimana dimaksud dalam angka II.D.2. Permohonan tersebut dapat diajukan bersamaan dengan permohonan untuk menjadi Peserta Kliring. b. Setiap Perusahaan Jasa Kurir hanya boleh memiliki TPPK maksimum sebanyak 2 (dua) buah dari masing-masing Peserta. c. TPPK bagi Perusahaan Jasa Kurir diberikan kepada Peserta pada tanggal efektif penggunaan Perusahaan Jasa Kurir tersebut. Dalam hal Peserta yang telah memiliki TPPK menunjuk Perusahaan Jasa Kurir, maka Peserta yang bersangkutan
8 bersangkutan wajib mengembalikan TPPK yang dimiliki kepada Penyelenggara pada tanggal efektif penggunaan Perusahaan Jasa Kurir. Penyelenggara tidak akan memberikan TPPK yang baru (TPPK untuk Perusahaan Jasa Kurir) sebelum TPPK yang lama (TPPK untuk Petugas Internal Bank) dikembalikan. 3. Peserta atau (Perusahaan Jasa Kurir) yang kehilangan TPPK baik TPPK untuk Petugas Internal Bank atau TPPK untuk Perusahaan Jasa Kurir wajib segera memberitahukan secara tertulis kepada Penyelenggara dengan melampirkan surat keterangan kehilangan dari Kepolisian untuk mendapatkan penggantian. 4. Penggantian TPPK yang Rusak Dalam hal TPPK, baik TPPK untuk Petugas Internal Bank maupun TPPK untuk Perusahaan Jasa Kurir rusak Peserta dapat mengajukan permohonan secara tertulis untuk mengganti TPPK tersebut. Penyelenggara tidak akan memberi TPPK baru sebelum TPPK yang rusak dikembalikan. D. Spesifikasi TPPK Spesifikasi TPPK ditetapkan oleh masing-masing Penyelenggara dan diumumkan secara tertulis kepada seluruh Peserta. IV. SANKSI 1. Penyelenggara menolak Warkat yang akan diserahkan oleh dan atau tidak menyerahkan Warkat dan laporan hasil proses Kliring kepada Petugas Kliring apabila: a. Petugas
9 a. Petugas Kliring tidak dapat menunjukkan TPPK sebagaimana dimaksud dalam angka III; b. Peserta tidak atau belum melaporkan penggunaan Perusahaan Jasa Kurir kepada Penyelenggara namun sudah menggunakan Petugas Jasa Kurir dalam kegiatan penyerahan dan penerimaan Warkat serta laporan hasil proses Kliring. 2. Dalam hal menurut penilaian Penyelenggara, kinerja suatu Perusahaan Jasa Kurir dapat merugikan Peserta dan kepentingan nasabah Peserta, Penyelenggara dapat menolak Warkat yang akan diserahkan oleh dan atau tidak menyerahkan Warkat dan laporan hasil proses Kliring kepada Petugas Kliring dari Perusahaan Jasa Kurir tersebut. Selanjutnya kegiatan penyerahan Warkat dan pengambilan Warkat serta laporan hasil proses Kliring dilaksanakan sendiri oleh Petugas Peserta. 3. Dalam hal Peserta tidak memenuhi permintaan Penyelenggara untuk mengganti Petugas Jasa Kurir dan atau Perusahaan Jasa Kurir sebagaimana dimaksud dalam angka II.E.5 maka Penyelenggara dapat menolak Warkat yang akan diserahkan oleh dan atau tidak menyerahkan Warkat dan laporan hasil proses Kliring kepada Petugas Kliring dari Perusahaan Jasa Kurir tersebut. Selanjutnya kegiatan penyerahan Warkat dan pengambilan Warkat serta laporan hasil proses Kliring dilaksanakan sendiri oleh Petugas Peserta. V. LAIN-LAIN 1. Untuk menunjang kelancaran kegiatan Kliring, Peserta agar memperhitungkan waktu yang dipergunakan dalam proses penyerahan sehingga apabila terdapat Warkat dan atau Dokumen Kliring yang kurang
10 kurang lengkap, Petugas Kliring dapat menyelesaikan dalam batas waktu yang telah ditetapkan. 2. Untuk keamanan dan efektivitas dalam penggunaan Perusahaan Jasa Kurir, Peserta wajib mempertimbangkan jumlah Peserta lain yang telah dilayani oleh Perusahaan Jasa Kurir tersebut dan kredibilitas perusahaan serta pengurusnya. VI. KETENTUAN PERALIHAN 1. Peserta yang pada saat berlakunya Surat Edaran ini telah memiliki TPPK untuk Petugas Internal Bank dapat menggunakan TPPK dimaksud sepanjang telah memenuhi ketentuan dalam angka III.C.1 dan III.D 2. Peserta yang pada saat berlakunya Surat Edaran ini telah menggunakan jasa Perusahaan Jasa Kurir wajib memenuhi ketentuan penunjukan Perusahaan Jasa Kurir sebagaimana dimaksud dalam angka II.C dan II.D paling lambat 3 (tiga) bulan sejak berlakunya Surat Edaran ini. 3. Peserta wajib memenuhi ketentuan mengenai penggunaan kartu identitas pegawai yang menggunakan foto bagi Petugas Kliring sebagaimana dimaksud dalam angka III.A.2 paling lambat 3 (tiga) bulan sejak berlakunya Surat Edaran ini. 4. Peserta yang menggunakan jasa Perusahaan Jasa Kurir wajib memenuhi ketentuan TPPK sebagaimana dimaksud dalam angka III.C.2 dan III.D paling lambat 3 (tiga) bulan sejak berlakunya Surat Edaran ini. Sebelum Peserta dapat memenuhi ketentuan angka III.C.2 dan III.D, dalam hal petugas Jasa Kurir melakukan penyerahan dan penerimaan
11 penerimaan Warkat dan atau Dokumen Kliring serta laporan hasil Kliring maka yang bersangkutan wajib melampirkan daftar nama dan Sandi Peserta yang bersangkutan. VII. PENUTUP Ketentuan dalam Surat Edaran ini mulai berlaku sejak tanggal 2 Januari 2002. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengumuman Surat Edaran ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia. Demikian agar Saudara maklum. BANK INDONESIA, HARMAIN SALIM DEPUTI DIREKTUR AKUNTING DAN SISTEM PEMBAYARAN