PANDUAN MENGIKUTI RECRUITMENT KEPANITIAAN STUDENT BOARD 2015/2016 Proses recruitment merupakan langkah awal yang dilakukan dalam membentuk suatu kepanitiaan. Mengingat pentingnya proses ini, maka Student Board membuat panduan sebagai instruksi tertulis bagi Prasmulyan dalam mengikuti proses recruitment kepanitiaan di bawah naungan Student Board S1 Prasetiya Mulya. Adapun tujuan dari disusunnya panduan ini adalah sebagai berikut: 1. Menjadi standar dan menjaga kelancaran setiap recruitment yang diadakan dibawah naungan Student Board. 2. Menjadi pedoman bagi Prasmulyan untuk mendaftarkan dirinya sebagai salah satu bagian dari kepanitiaan dan pedoman bagi Student Board untuk melakukan proses seleksi. 3. Meminimalisir kesalahan yang ada sehingga data pendaftaran yang disampaikan oleh Prasmulyan bisa diterima dengan baik. 4. Menjalankan motto Student Board 2014/2015 yaitu: Understanding is Our Priority 1 P a n d u a n R e c r u i t m e n t S t u d e n t B o a r d 2 0 1 4 / 2 0 1 5
Dalam mengikuti proses recruitment yang dilakukan oleh Student Board, terdapat beberapa hal yang HARUS diperhatikan oleh Prasmulyan: 1. Peraturan Keikutsertaan Kepanitiaan Acara Dibawah Student Board a) Keikutsertaan Kegiatan: 1) Angkatan 2014 maksimal mengikuti 3 kepanitiaan event dan 2 kepanitiaan project. 2) Angkatan 2013 maksimal mengikuti 3 kepanitiaan event dan 2 kepanitiaan project. 3) Angkatan 2012 maksimal mengikuti 2 kepanitiaan event dan 1 kepanitiaan project. 4) Angkatan 2011 maksimal mengikuti 1 kepanitiaan dan hanya sebagai Planning Organizer. b) Terdapat jarak 1 event antara satu kepanitiaan dan yang lainnnya. Contoh: Panitia Music Night dan EURECA tidak dapat mengikuti kepanitiaan Liga Prasmul dan Pop Up Market 2. Seleksi Tahap I (Email yang berisikan Cover Letter & Curriculum Vitae) a) Prasmulyan sangat disarankan menggunakan alamat email yang formal yaitu mengandung nama Prasmulyan. Contoh email yang sangat tidak dianjurkan: genderuwo14_78@hotmail.com b) Pengiriman email harap diperhatikan dengan seksama sesuai dengan intruksi yang tertera pada email yang dikirimkan melalui mailing list. Pada kolom To berisikan alamat email divisi yang mengadakan acara; Pada kolom Cc yang berarti Carbon Copy, berisikan alamat email divisi Human Resource, yaitu hr.studentboard@gmail.com. Contoh untuk mendaftarkan diri ke acara Music Night 2014: 2 P a n d u a n R e c r u i t m e n t S t u d e n t B o a r d 2 0 1 4 / 2 0 1 5
c) Adapun hal yang akan dilihat dalam proses seleksi Cover Letter & Curriculum Vitae adalah: 1) Waktu pengiriman email. Keterlambatan akan langsung didiskualifikasi. Student Board selalu menggunakan format jam 24.00. Apabila pada email open recruitment tertera deadline tanggal 20 September 2014 pukul 12.00, maka batas akhir pendaftaran adalah tanggal 20 September 2014 pukul 12 siang. 2) Format pada: a. Subject email mengikuti ketentuan yang dicantumkan pada milis Contoh: MusicNight2014_Miranda_0133121014_Bendahara b. Cover Letter tidak di attach melainkan ada di body text email c. Nama file Curriculum Vitae yang terlampir mengikuti format yang ditentukan, dan format menggunakan.pdf Contoh: CV_Miranda_0133121014_2012.pdf 3) Isi Cover Letter Pesan ditujukan ke divisi yang mengadakan acara, dan sangat dianjurkan isi dari Cover Letter adalah tailor-made atau yang dibuat secara khusus (bukan copy-paste). Penilaian terhadap Cover Letter dilihat dari kesesuaian isi dengan pertanyaan yang diajukan pada mailing list open recruitment. Contoh: Dear Personal Development Division, Yth. Sports Division 4) Isi Curriculum Vitae Curriculum Vitae diharapkan adalah update terbaru dengan ketentuan sebagai berikut: a. Foto pada Curriculum Vitae bersifat formal (pas foto) dan ada di kanan atas dari Curriculum Vitae. *Penggunaan foto sangat tidak dianjurkan untuk foto non-formal seperti: Self Camera, Photoshoot, dsb b. Pengalaman organisasi harap untuk dituliskan dalam bidang apa dan sangat baik apabila bisa dituliskan kontribusi anda terhadap organisasi 3 P a n d u a n R e c r u i t m e n t S t u d e n t B o a r d 2 0 1 4 / 2 0 1 5
tersebut, serta deskripsi acara secara jelas dan singkat, khususnya untuk event external Prasetiya Mulya. Contoh: Coordinator of Publication Division in Social Week 2014 Social Week is a sequence of social events held by Student Board S1 Prasetiya Mulya, including Blood Donations, Business Seminars and Workshops for small business in the area of Pagedangan, and Carnival. My job is to invite as many people as possible at the area of Cilenggang and Pagedangan to join the event, and it is proved to be a success that there are more than 300 people came and enjoyed the event. c. Pengalaman kompetisi yang pernah diikuti untuk diperjelas Contoh: 5) Prasmulyan yang melamar divisi desain dan fotografi wajib menyertakan portfolio berupa soft copy pada saat pengiriman email open recruitment. 3. Seleksi tahap II (Interview) dilakukan apabila Prasmulyan lolos seleksi Cover Letter dan Curriculum Vitae a) Peserta interview dapat mengajukan perubahan jadwal interview dengan: Email ke hr.studentboard@gmail.com Subject email: Jadwal Interview (ACARA)_(NIM)_(DIVISI) Isi email: Alasan jelas mengapa tidak dapat menghadiri interview pada waktu yang telah ditentukan. 4 P a n d u a n R e c r u i t m e n t S t u d e n t B o a r d 2 0 1 4 / 2 0 1 5
Email dikirim selambat-lambatnya 2 (dua) hari sebelum interview dilakukan. Student Board dapat menolak permintaan tersebut dengan mempertimbangkan alasan serta ketersediaan waktu. b) Peserta interview diharapkan untuk hadir paling lambat 20 menit sebelum jadwal yang telah ditentukan. Keterlambatan akan langsung mendapatkan pinalti berupa diskualifikasi peserta dari tahap interview. c) Peserta interview diharapkan untuk menggunakan dress-code yang telah ditentukan: 1) Baju berkerah 2) Celana panjang/rok *Untuk perempuan yang menggunakan rok, rok harus menutupi lutut 3) Jas almamater & Smart Card 4) Sepatu tertutup 5) Peserta interview wajib membawa pen 6) Prasmulyan yang akan mengikuti interview, disarankan untuk menggali informasi terlebih dahulu untuk acara maupun divisi yang dilamar. 4. Post Recruitment Apabila Prasmulyan ingin mengetahui alasan mengapa tidak diterima pada tahap seleksi tahap I (Email yang berisikan Cover Letter dan Curriculum Vitae) maupun tahap II (Interview), dipersilahkan untuk menghubungi Student Board divisi Human Resource melalui email di hr.studentboard@gmail.com dengan format sebagai berikut: Subject: Recruitment_Acara_Nama_NIM_Angkatan Contoh: Recruitment_SocialWeek_Miranda_0133121014_2012 Body Text: Acara Divisi : Nama acara yang dilamar : Divisi yang dilamar 5 P a n d u a n R e c r u i t m e n t S t u d e n t B o a r d 2 0 1 4 / 2 0 1 5
Nama NIM Angkatan Pesan Nomor Telp : Nama lengkap Prasmulyan : NIM Prasmulyan : Angkatan Prasmulyan : Pesan yang ingin disampaikan terkait masalah pada recruitment : Nomor telepon Prasmulyan yang aktif Contoh: Acara : Social Week Divisi : Acara Nama : Miranda NIM : 0133121014 Angkatan : 2012 Pesan : Berdasarkan hasil seleksi CV & CL untuk acara Social Week, saya ingin mengetahui alasan mengapa saya tidak lolos dalam tahap seleksi tersebut. Kiranya pihak Student Board dapat menjelaskan alasannya agar saya dapat lebih baik lagi kedepannya. Terima kasih. Nomor Telp : 081234567890 Ketidak-sesuaian format tidak akan diproses oleh divisi Human Resource. Setelah mendapatkan permintaan atas feedback recruitment, divisi Human Resource secara personal akan menghubungi Prasmulyan yang bersangkutan, maksimal 7 (tujuh) hari kerja setelah permintaan feedback diterima. 6 P a n d u a n R e c r u i t m e n t S t u d e n t B o a r d 2 0 1 4 / 2 0 1 5