BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi Suatu perguruan tinggi dikatakan baik apabila didukung berbagai sarana dan prasarana yang mendukung tercapainya program perguruan tinggi yang bersangkutan. Salah satunya adalah perpustakaan. Perpustakaan Perguruan tinggi harus bisa memenuhi segala kebutuhan dari setiap sivitas akademik. Dengan begitu, pihak perpustakaan berusaha memberi layanan yang terbaik demi kepuasan para penggunanya. Hal seperti ini sering disebut pelayanan pengguna. Pelayanan pengguna adalah pelayanan yang diberikan pihak perpustakaan terhadap pengguna dalam memenuhi kebutuhannya, yaitu memberikan informasi yang tepat sesuai dengan kebutuhan para pengguna. Menurut Hasugian (2009 : 80) Perpustakaan perguruan tinggi adalah Perpustakaan yang berada di bawah pengawasan dan dikelola oleh suatu perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya. Sedangkan Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 3) menyatakan ; Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang perguruan tinggi, yang bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya, berperan serta melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tinggi. Yang dimaksud dengan perguruan tinggi adalah universitas, institut, sekolah tinggi, akademi, politeknik, dan perguruan lain. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi merupakan suatu unsur penunjang perguruan tinggi dengan tujuan membantu perguruan tinggi dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi dari perguruan tinggi yang menaunginya.
2.1.1 Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi Suatu pendidikan tidak akan terselenggara dengan baik apabila tidak didukung oleh sumber pembelajaran yang mendukung kegiatan belajar-mengajar. Pihak perpustakaan harus menyadari peranan mereka dalam mencapai tujuannya. adalah ; Menurut Hasugian (2009 : 1) tujuan perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia Memberikan layanan informasi untuk kegiatan belajar, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Oleh karena itu, koleksi perpustakaan benar-benar diarahkan untuk pencapaian tujuan dan pelaksanaan Tri Dharma itu. Sedangkan menurut Brindley dalam Agus (2009 : 1) tujuan perpustakaan perguruan tinggi pada umumnya adalah : 1. Menyediakan akses yang mudah dan cepat ke lokasi yang ada serta koleksi khusus untuk menunjang program institusi yaitu pembelajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat; 2. Menyediakan akses cepat untuk mendapatkan koleksi yang lebih luas dan data terekam dari luas perpustakaan; 3. Menyediakan beragam jasa informasi untuk menunjang kebutuhan kelompok peneliti dan masyarakat perguruan tinggi lainnya; 4. Mengembangkan penanganan informasi dan kemampuan manajemen untuk meningkatkan pengertian tentang kemampuan perpustakaan dan mendorong pengguna untuk memanfaatkan jasa yang ditawarkan dan sumber informasi yang dimiliki perpustakaan. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tingggi merupakan suatu unsur penunjang perguruan tinggi yang berada di bawah pengawasan perguruan tinggi dengan tujuan membantu perguruan tinggi dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi dari perguruan tinggi yang menaunginya.
Dalam mencapai tujuan perpustakaan yang telah diuraikan di atas, maka perpustakaan perguruan tinggi harus dapat melaksanakan fungsinya dengan baik. Menurut Utomo dalam Yuventia (2009 : 3) Berdasarkan standarisasi sebagai lembaga, fungsi perpustakaan adalah ; 1. Lembaga pengelola sumber-sumber informasi 2. Lembaga pelayanan dan pendayagunaan informasi 3. Wahana rekreasi berbasis ilmu pengetahuan 4. Lembaga pendukung pendidikan 5. Lembaga pelestari hasanah budaya bangsa Sedangkan Buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 3) menyatakan sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya, perpustakaan memiliki berbagai fungsi sebagai berikut; 1. Fungsi Edukasi Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademik, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar-mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran. 2. Fungsi Informasi Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi. 3. Fungsi Riset Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya-karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang. 4. Fungsi Rekreasi Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan.
5. Fungsi Publikasi Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tinggi yakni sivitas akademik dan staf non-akademik. 6. Fungsi Deposit Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya. 7. Fungsi Interpretasi Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan darmanya. Dari uraian di atas maka dapat disimpulkan bahwa fungsi perpustakaan perguruan tinggi meliputi fungsi edukasi, fungsi informasi, fungsi riset, fungsi rekreasi, fungsi publikasi, fungsi deposit, dan fungsi interpretasi. 2.1.2 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi Tugas merupakan suatu kewajiban yang harus dilakukan. Tugas dari perpustakaan adalah kewajiban yang harus dilakukan oleh perpustakaan. Secara umum tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat pustaka serta mendayagunakan baik bagi sivitas akademika maupun masyarakat di luar perguruan tinggi. Menurut Sutarno ( 2003 : 78 ) Tugas utama perpustakaan adalah berperan aktif melaksanakan tugas dan fungsi penyelenggaraan perpustakaan tersebut, dengan cara ; 1. Menyediakan, menyiapkan, mengolah, dan memelihara koleksi bahan pustaka siap pakai, serta sarana informasi lainnya yang sesuai dengan keperluan organisasi dan masyarakat pemakai.
2. Mendayagunakan koleksi, berupa penyediaan system layanan, penyiapan tenaga manusia penyediaan sarana dan prasarana, serta menginformasikan/ mempromosikan koleksi dan jasa kepada masyarakat. 3. Melaksanakan layanan kepada masyarakat pemakai. 4. Bekerjasama dengan perpustakaan lain dalam rangka pemanfaatan koleksi, sarana prasarana perpustakaan secara bersama- sama untuk kepentingan pemakai. 5. Menjalin hubungan baik dengan pihak perpustakaan lain dalam rangka pemanfaatan koleksi, sarana prasarana perpustakaan secara bersama-sama untuk kepentingan pemakai. 6. Memasyarakatkan perpustakaan. 7. Melakukan kajian dan pengembangan. 8. Melakukan hal-hal yang berkaitan dengan pengembangan koleksi. 9. Melaksanakan pendidikan masyarakat pemakai. 10. Melaksanakan pengelolaan (manajemen) dan tata usaha, termasuk pengembangan staf dan pegawai serta peningkatan sarana prasarana perpustakaan. Tugas-tugas utama perpustakaan perguruan tinggi di atas masih harus dirinci dalam kegiatan atau pekerjaan. Kesepuluh tugas utama perpustakaan tersebut dilakukan oleh pemimpin beserta seluruh komponen pelaksana lainnya yaitu pustakawan, tenaga teknis perpustakaan dan staf bagian administrasi. Sedangkan dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 3) menyatakan bahwa tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah Mengembangkan koleksi, mengolah dan merawat bahan perpustakaan, memberikan layanan, serta melaksanakan administrasi perpustakaan. Dari uraian di atas maka dapat disimpulkan bahwa tugas dari perpustakaan perguruan tinggi adalah mengumpulkan bahan pustaka, mengolah bahan pustaka, serta melaksanakan kegiatan pelayanan terhadap pengguna. Dalam hal ini diperlukan kerjasama yang baik antara pustakawan terhadap pengajar, mahasiswa, serta peneliti agar koleksi yang disediakan relevan dengan kebutuhan pengguna. 2.2 Pelayanan Pengguna
Kegiatan pelayanan pengguna adalah pelayanan yang diberikan oleh pihak perpustakaan kepada pengguna dalam menyebarluaskan informasi dan pemanfaatan koleksi. Pelayanan pengguna merupakan kegiatan utama dari perpustakaan karena perpustakaan akan dikatakan berhasil apabila dapat memberikan pelayanan yang baik kepada pengguna. Menurut Sutarno (2006 : 99) layanan pengguna kepada masyarakat adalah ; Semua kegiatan yang langsung berhubungan dengan pengguna perpustakaan. Sedangkan dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 71) menyatakan bahwa layanan pengguna ialah ; Pemberian informasi dan fasilitas kepada pengguna. Melalui layanan pengguna, pengguna dapat memperoleh hal sebagai berikut ; 1. Informasi yang dibutuhkannya secara optimal dari berbagai media. 2. Manfaat berbagai alat bantu penelusuran yang tersedia. Dari kedua pendapat di atas dapat maka disimpulkan bahwa pengertian layanan pengguna adalah semua kegiatan yang berhubungan langsung dengan pemanfaatan, pemenuhan kebutuhan koleksi perpustakaan akan informasi, sesuai dengan tujuan dari perpustakaan. Layanan pengguna merupakan barometer dari keberhasilan dari perpustakaan. Layanan yang baik adalah layanan yang memberikan rasa nyaman kepada pemakai. Sutarno (2006 : 90) menyatakan bahwa bentuk riil layanan perpustakaan antara lain ; 1. Layanan yang diberikan sesuai dengan kebutuhan yang dikehendaki masyarakat pemakai. 2. Berorientasi kepada pemakai. 3. Berlangsung cepat waktu dan tepat sasaran. 4. Berjalan mudah dan sederhana. 5. Murah dan ekonomis. 6. Menarik dan menyenangkan, dan menimbulkan rasa simpati. 7. Bervariatif. 8. Mengundang rasa ingin kembali. 9. Ramah tamah. 10. Bersifat informatif, membimbing, dan mengarahkan, tetapi tidak bersifat menggurui.
11. Mengembangkan hal- hal yang baru/ inovatif. 12. Mampu berkompetisi dengan layanan dibidang lainnya. 13. Mampu menumbuhkan rasa percaya bagi pemakai yag bersifat mandiri. Pada dasarnya layanan pengguna adalah layanan jasa, oleh karena itu pihak perpustakaan harus berusaha untuk menciptakan kepercayaan serta kepuasan, kecepatan dan ketepatan. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 7) dinyatakan bahwa dalam memberikan pelayanan, perlu diperhatikan asas sebagai berikut ; 1. Berorientasi pada kebutuhan dan kepentingan pengguna. 2. Diberikan kepada pengguna atas dasar keseragaman, keadilan, dan kemerataan. 3. Dilaksanakan secara optimal dan dilandasi oleh peraturan yang jelas. 4. Dilaksanakan secara cepat, tepat, dan mudah melalui cara yang teratur, terarah dan cermat. Sedangkan menurut Priyanto ( 2009 : 2 ) ada lima hal yang harus dipertimbangkan dalam mengembangkan pelayanan yang memberi kepuasan kepada pengguna, antara lain ; 1. Reliability, yaitu memberikan layanan kepada pengguna seperti yang diinformasikan kepada penggunanya. Sebagai contoh, kalau pada leaflet tertulis jam buka adalah pukul 08.00 wib maka perpustakaan tersebut tidak boleh terlambat dalam membuka layanan dari jam yang telah dijanjikan tersebut. Demikian pula halnya, apabila perpustakaan akan tutup, maka perpustakaan tidak boleh menutup layanan sebelum jam yang dijanjikan. 2. Responsiveness, yaitu memberikan layanan dengan cepat dan berusaha menyelesaikan layanan secepat mungkin. Perpustakaan harus berusaha agar pengguna tidak terlalu lama menunggu layanan yang dibutuhkan. Ketepatan dan kecepatan layanan sudah menjadi bagian yang tak terpisahkan dalam kualitas layanan. 3. Assurance, yaitu jaminan dari perpustakaan bagi para penggunanya. Pustakawan sudah selayaknya dapat dipercaya, dan pustakawan juga harus dapat menunjukkan rasa hormat kepada penggunanya dan selalu memiliki rasa percaya yang tinggi. 4. Empathy merupakan bentuk pemberian layanan secara individual bagi para penggunanya. Pustakawan harus bisa diajak berkomunikasi oleh penggunanya.
Pustakawan juga harus bisa menjadi pendengar yang baik dan dapat memahami kebutuhan pengguna. 5. Tangibles yaitu member pelayanan dari fisik. Misalnya tempat yang bersih serta nyaman bagi penggunanya. Pada era globalisasi sekarang ini, perpustakaan perguruan tinggi harus menerapkan sistem komputer sebagai sistem kerumahtanggaan perpustakaan. Hal ini untuk mempermudah perpustakaan member pelayanan yang baik kepada pengguna. Sistem komputerisasi dalam perpustakaan sering disebut automasi perpustakaan. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 71) dinyatakan bahwa layanan terautomasi digunakan untuk ; 1. Mempermudah, mempercepat, dan mempertepat pelayanan. 2. Mempermudah dan mempercepat penelusuran informasi dengan hasil akhir yang lebih baik. 3. Mempermudah dan mempercepat penemuan informasi oleh pegguna sendiri melalui fasilitas penelusuran terpasang (online). 4. Memperluas jangkauan kepada sumber informasi yang beragam. 5. Membantu staf perpustakaan membuat berbagai macam data statistik sesuai dengan kebutuhan termasuk untuk evaluasi layanan, koleksi,dsb. Dari uraian di atas maka dapat disimpulkan bahwa pelayanan pengguna merupakan layanan jasa yang berorientasi terhadap pengguna. Untuk memberikan pelayanan yang cepat dan tepat, maka perguruan tinggi perlu menerapkan sistem automasi perpustakaan dengan tujuan mempermudah perpustakaan memberikan layanan yang baik. Pelayanan perpustakaan memiliki dua sistem pelayanan yaitu open acces dan closed access. Dalam satu perpustakaan tentu menerapkan salah satu dari sistem pelayanan tersebut. Menurut Juknis (2001 : 4) Sistem pelayanan terbuka (open access) adalah Sistem pelayanan dimana pengguna dapat masuk ke ruang penyimpanan koleksi, sehingga dapat mencari dan menemukan sendiri bahan pustaka yang ditempatkan didalam rak.
Sedangkan pelayanan sistem pelayanan tertutup (closed access) adalah Sistem pelayanan dimana pengguna harus meminta bantuan pustakawan untuk mencari bahan pustaka yang diperlukan. Sedangkan menurut Arif ( 2005 : 2) Pengertian dari sistem pelayanan terbuka adalah Sistem pelayanan dimana pengunjung dapat memilih sendiri bahan pustaka yang diperlukan (misalnya buku teks, bahan ajar, jurnal hasil penelitian, tesis, disertasi, majalah, koran), sedangkan pelayanan tertutup adalah ; Sistem pelayanan dimana pengguna tidak boleh mengambil bahan pustaka yang hendak dibaca maupun akan dipinjam. Tetapi petugas perpustakaan yang akan mengambilkan bahan pustaka tersebut di rak koleksi, sistem pelayanan tertutup terdiri dari koleksi audio video dan dokumentasi. Kedua sistem pelayanan tersebut memiliki kelemahan dan keuntungan. Menurut Sariahmas ( 2007 : 17) kelemahan dan keuntungan dari kedua sistem tersebut adalah sebagai berikut ; 1. Sistem pelayanan terbuka - Keuntungan sistem pelayanan terbuka a. Kartu-kartu katalog tidak cepat rusak, kerena sedikit yang menggunakannya. Pada umumnya mereka langsung menuju ke rak untuk memilih sendiri. b. Menghemat tenaga. Dalam sistem ini petugas tidak perlu mengambilkan buku yang diinginkan pengguna. Pustakawan hanya mencatat dan kemudian mengambilkan buku-buku yang sudah dibaca ditempat maupun yang dikembalikan hari itu. c. Judul-judul buku lebih banyak diketahui dan dibaca pengguna d. Petugas akan segera judul buku yang sedang dipinjam serta nama ataupun alamat dari peminjam. e. Apabila pengguna tidak menemukan buku yang dibutuhkan, maka pengguna dapat mencari buku yang relevan sesuai dengan kebutuhannya. f. Kecil kemungkinan ada kesalahpahaman antara petugas dan pengguna. - Kelemahan sistem pelayanan terbuka a. Frekuensi kerusakan lebih besar
2. Sistem pelayanan tertutup b. Memerlukan ruangan yang lebih besar, serta letak rak dari yang satu dengan yang lainnya memerlukan jarak yang lebih longgar. c. Susunan buku menjadi tidak teratur d. Pemula yang baru datang ke perpustakaan sering kebingungan dalam mencari kebutuhannya. - Keuntungan sistem pelayanan tertutup a. Daya tampung lebih banyak, karena jarak rak yang satu dengan yang lain lebih dekat. b. Susunan buku akan lebih teratur dan tidak mudah rusak c. Kerusakan dan kehilangan bahan pustaka akan lebih sedikit bila dibandingkan dengan sistem pelayanan terbuka. d. Tidak memerlukan ruang baca di ruang koleksi. - Kelemahan sistem pelayanan tertutup a. Banyak tenaga yang terserap b. Terdapat beberapa bahan pustaka yang tidak pernah dipinjam. c. Sering menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya salah pengertian antara pengguna dengan petugas d. Antrian peminjaman serta pengembalian lebih panjang Setiap perpustakaan akan memilih sistem yang paling cocok diterapkan di perpustakaannya. Oleh karena itu, dalam memilih sistem pelayanan yang akan diterapkan di perpustakaan perlu mempertimbangkan beberapa hal. Menurut Sutarno (2006 : 120) hal-hal yang perlu di pertimbangkan adalah sebagai berikut ; 1. Kesiapan petugas layanan baik fisik, mental kemampuan, keterampilan, pengalaman dan kemauan. 2. Kesiapan peralatan, dan perlengkapan sebagai penunjang. 3. Keharmonisan komunikasi, kerja sama, persamaan persepsi antara petugas dengan pengunjung perpustakaan. 4. Peraturan dan tata tertib perpustakaan yang singkat, jelas, dapat dimengerti dan dapat dilaksanakan serta di patuhi oleh pemakai perpustakaan. 5. Pedoman yang standar di bidang layanan perpustakaan yang berlaku umum, sehingga dapat dipelajari untuk dipraktikkan.
2.2.1 Pelayanan Sirkulasi Sirkulasi berasal dari bahasa Inggris circulation yang artinya perputaran, peredaran. Dalam Ilmu Perpustakaan sirkulasi sering diartikan peminjaman. Menurut Sutarno (2006 : 93) layanan sirkulasi adalah Kegiatan melayani pemakai jasa perpustakaan dalam pemesanan, peminjaman, dan pengembalian bahan pustaka beserta penyelesaian administrasinya. Sedangkan dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 71) dinyatakan bahwa layanan sirkulasi di perpustakaan mengatur peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan peminjaman dan pemesanan buku. Selain itu juga memberikan sanksi jika pengguna menyalahi peraturan perpustakaan dan melakukan kegiatan lain yang terkait. Semua kegiatan itu dapat dilakukan secara manual atau dibantu oleh komputer. Dari uraian di atas maka dapat disimpulkan bahwa pengertian dari layanan sirkulasi adalah kegiatan pelayanan pencatatan dalam pemanfaatan dan penggunaan koleksi bahan pustaka untuk kepentingan pengguna. Untuk memberi kenyamanan terhadap pengguna diharapkan proses pelayanan sirkulasi harus cepat dan lancar. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan tinggi (2004 : 71) dinyatakan bahwa kelancaran proses layanan sirkulasi tergantung kepada halhal sebagai berikut ; 1. Sistem peminjaman yang dipilih 2. Petugas yang terampil 3. Peraturan peminjaman yang jelas Untuk itu, perpustakaan diharapkan memilih sistem yang tepat sesuai kebutuhannya. Selain itu, petugas yang melayani juga diharapkan memiliki keterampilan. Petugas harus meneliti dan mengecek kondisi bahan pustaka yang akan dikembalikan
maupun dipinjamkan. Serta peraturan juga harus jelas, hal ini juga mencegah terjadinya kesalahan persepsi antara petugas dan pengguna. 2.2.1.1 Tujuan pelayanan Sirkulasi Pelayanan sirkulasi memiliki tujuan yang harus dicapai dalam melaksanakan kegiatannya. Menurut Noerhayati dalam Yuni ( 2008 : 13 ) tujuan pelayanan sirkulasi adalah sebagai berikut ; 1. Melayani pendaftaran anggota 2. Melayani peminjaman dan pengembalian buku-buku 3. Menarik denda-denda bagi anggota-anggota yang terlambat dalam mengembalikan buku-buku 4. Penagihan buku-buku 5. Memberikan surat keterangan bebas pinjaman 6. Membuat laporan harian 7. Bertangung-jawab atas kerapian buku-buku di rak Sedangkan menurut Lasa dalam Priyanto ( 2009 : 6) tujuan dari pelayanan sirkulasi adalah sebagai berikut ; 1. Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal mungkin. 2. Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, dimana alamatnya, serta koleksi kembali. Dengan demikian apabila koleksi dibutuhkan peminat lain, akan segera diketahui alamat peminjam atau dinantikan pada waktu pengembalian. 3. Terjaminnya pengembalian dalam jangka waktu yang jelas dengan demikian keamanan bahan pustaka akan terjaga. 4. Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi. 5. Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan dari pelayanan sirkulasi adalah mengadakan perpustaran atau peredaran bahan pustaka yang dimiliki oleh
perpustakaan. Pelayanan yang berhubungan langsung dengan pengguna ini merupakan bagian yang sangat penting dalam kegiatan perpustakaan. 2.2.1.2 Jenis-Jenis Pelayanan Referensi 2.2.1.2.1 Keanggotaan Setiap perpustakaan dapat menentukan sendiri siapa yang bias dan berhak menjadi anggota perpustakaan. Untuk menjadi anggota perpustakaan, seseorang harus mendaftarkan dirinya. Dalam hal ini perpustakaan melakukan pencatatan keanggotaan dan membuat kartu anggota yang digunakan untuk melaksanakan peminjaman. Berikut contoh kartu pendaftaran dan kartu anggota perpustakaan ; KARTU PENDAFTARAN Nama : Pekerjaan : NIP/NIM : Fak./Jurusan : Program/Tingkat : Alamat sekarang : Mohon dicatat sebagai anggota perpustakaan Saya berjanji akan memenuhi serta memauhi peraturan perpustakaan dan akan memberitahukan kalau saya akan keluar atau pindah alamat. Medan,., 20 Pemohon (.)
Gambar -1 : Contoh formulir pendaftaran anggota perpustakaan Sumber : Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 77 ) Bagian Depan KARTU ANGGOTA Nama :.. Pekerjaan :.. NIP/NIM :.. Program / Tk :.. No. Anggota :.. Bagian Belakang (Lambang Perpustakaan) (Nama Peprustakaan) (foto) Berlaku sampai Dengan ( Cap Perpustakaan)
Gambar -2 : Contoh kartu anggota perpustakaan Sumber : Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 77 ) 2.2.1.2.2 Peminjaman Bahan Pustaka Di dalam layanan peminjaman, pengguna dapat meminjamkan bahan pustaka dan dibawa pulang. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 74) dinyatakan bahwa menurut jangka waktunya, cara meminjamkan bahan perpustakaan dibedakan menjadi tiga macam ; 1. Peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai dengan 2 minggu. 2. Peminjaman jangka pendek, misalnya 1 hari sampai 3 hari. 3. Peminjaman jangka panjang, misalnya 1 bulan sampai 1 semester. Dalam kegiatan peminjaman terdapat beberapa prosedur yang harus dilaksanakan agar kegiatan tersebut terlaksana dengan baik. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 83), prosedur peminjaman adalah sebagai berikut ; 1. Pengguna menunjukkan tanda pengenal yang telah ditentukan sebagai pemakai perpustakaan. 2. Petugas memeriksa pelayanan tanda pengenal pengguna. 3. 1. Pada sistem pelayanan tertutup ; Pemakai menyerahkan permintaan pinjam yang sudah diisi dengan identitas buku yang akan dipinjam. Petugas mencari buku sesuai dengan identitas yang tertulis dalam permintaan pinjam. 2. Pada sistem pelayanan terbuka Pemakai menyerahkan buku yang telah dipilih dan diambilnya. 4. Petugas melakukan pencatatan ; a. Nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang diambil dari kantong buku.
b. Nomor anggota dan tanggal kembali pada lembaran tanggal yang tertempel pada buku. c. Tanda buku (call number) dan tanggal kembali pada kartu peminjaman yang diambil dari kotak peminjaman. 5. Pemakai membubuhkan tanda tangan pada kartu buku, petugas membubuhkan tanda tangan/ paraf/ inisial nama pada lembaran tanggal. 6. Petugas menyerahkan buku tersebut kepada pemakai. 7. Petugas menyusun ; a. Kartu-kartu menurut tanggal kembali buku-buku. b. Didalam susunan masing-masing tanggal tadi, kartu-kartu itu disusun menurut urutan klasifikasinya. c. Kartu peminjaman dalam kotak kartu dengan susunan menurut urutan nomor tanda pengenal dan kelompok pemakai. 2.2.1.2.3 Pengembalian Setiap koleksi yang telah dipinjamkan kepada pengguna hendaknya dikembalikan apabila masa peminjaman telah habis. Hal ini dilakukan agar pengguna lain dapat menggunakan kembali bahan pustaka tersebut. Karena pengembalian bahan pustaka merupakan kelanjutan dari kegiatan peminjaman. Pada kegiatan pengembalian terdapat beberapa langkah yang harus dilaksanakan. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 81), prosedur pengembalian adalah sebagai berikut ; 1. Pemakai datang sendiri ke sub bagian pelayanan sirkulasi atau diwakili orang lain untuk menyerahkan bahan pustaka yang dipinjamkan kepada petugas. 2. Petugas menerima dan memeriksa keutuhannya serta tanggal pengembaliannya pada lembaran tanggal. 3. Petugas mengambil kartu peminjaman dari kotak kartu buku atas dasar tanggal kembali yng tertera pada pada lembran tanggal. 4. Petugas mengambil kartu peminjaman dari kotak kartu peminjaman atau dasar nomor anggota yang tertera pada lembaran tanggal dan kartu buku.
5. Petugas membubuhkan stempel tanda kembali pada kartu buku, lembaran tanggal dan kartu peminjaman. 6. Petugas mengembalikan : 1. Kartu buku pada kantong kartu buku. 2. Kartu peminjaman pada kotak kartu peminjaman. 7. Petugas mngelompokkan bahan pustaka. 1. Yang rusak dikembalikan ke rak 2. Yang rusak tetapi masih bias diperbaiki dikirim ke sub bagian pemeliharaan koleksi. Setelah peminjam mengembalikan bahan pustaka tersebut, maka petugas bagian pengembalian harus mencatat tanggal pengembalian sebagai bukti bahwa sipeminjam telah mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya dan petugas harus memeriksa bahan pustaka tersebut apakah pengembaliannya terlambat atau tertunda, selain itu juga memeriksa keutuhan bahan pustaka yang telah dikembalikan. Dengan demikian, sipeminjam harus mentaati semua peraturan yang telah ditentukan oleh perpustakaan tersebut. 2.2.1.2.4 Perpanjangan Memperpanjang masa pinjam merupakan izin untuk memperpanjang waktu pinjaman bahan pustaka/buku setelah habis masa pinjamnya. Perpanjangan masa pinjam ini dilakukan karena pengguna merasa belum selesai memperoleh ilmu yang terdapat pada bahan tersebut atau mungkin pengguna sangat memerlukan bahan tersebut saat belajar. Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004 : 82), prosedur perpanjangan waktu peminjaman dilakukan dengan cara :
1. Pengguna membawa buku yang dipinjam ke meja layanan. 2. Petugas memeriksa formulir penempahan. 3. Jika tidak ada yang menempah, petugas membubuhkan tanggal yang baru pada kartu pinjaman buku. 4. Jika ada yang menempah, petugas tidak memberikan izin perpanjangan. Perpanjangan masa pinjam dilakukan berdasarkan jangka waktu tersendiri, sesuai dengan kebijakan yang ditentukan oleh perpustakaan. 2.2.1.2.5 Penagihan Jika terjadi keterlambatan pengembalian yang melebihi batas kewajaran, layanan sirkulasi perlu melakukan penagihan. Penagihan tersebut dapat dilakukan melalui surat maupun secara lisan. Penagihan dilakukan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya penyusutan koleksi perpustakaan, sehingga pengguna perpustakaan tetap dapat memanfaatkan koleksi tersebut di perpustakaan. Penagihan juga dilakukan agar koleksi yang telah dipinjam sesegera mungkin dikembalikan. Hal ini dilakukan untuk pemerataan pengguna koleksi bagi semua pengguna perpustakaan. Sedangkan menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004 : 83) Prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut : 1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan. 2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua; lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedangkan lembar kedua disimpan sebagai pertinggal. 3. Bila bahan dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur penagihan bahan pustaka harus dilakukan dengan langkah-langkah tertentu sesuai dengan kebijakan masingmasing perpustakaan. 2.2.1.2.6 Sanksi Pemberian sanksi adalah salah satu kegiatan/tugas pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pemeriksaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna serta pemberian sanksi atas pelanggaran tersebut. Setiap perpustakaan memberikan sanksi kepada pengguna yang melanggar peraturan yang telah ditetapkan oleh perpustakaan. Karena adanya pemberian sanksi ini maka pengguna akan hati-hati menggunakan bahan pustaka. Berat ringannya sanksi tergantung pada jenis pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna perpustakaan. Pemberian sanksi dapat berupa denda, peringatan, penggantian, dan sanksi administrasi. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 83) pemberian sanksi kepada pengguna disebabkan beberapa hal yaitu ; 1. Terlambat mengembalikan bahan pustaka. 2. Terlambat mengembalikan pustaka dalam keadaan rusak. 3. Membawa pustaka dari perpustakaan tanpa melalui prosedur yang benar. 4. Menghilangkan pustaka. 5. Melanggar tata tertib perpustakaan. Adapun prosedur pemberian sanksi, antara lain ; 1. Petugas menetapkan jenis dan tingkat pelanggaran atas dasar kualitas dan kuantitas pelanggaran. 2. Petugas menetapkan jenis dan tingkat sanksi yang dikenakan sesuai dengan jenis tingkat pelanggaran. 3. Bila sanksi denda ditetapkan berupa sanksi administratif, petugas langsung menyelesaikan sesuai dengan peraturan perpustakaan, demikian juga terhadap sanksi denda.
4. Bila sanksi denda ditetapkan berupa sanksi akademis ditingkat perpustakaan. Petugas perpustakaan mengusulkan kepada Kepala Perpustakaan untuk menetapkan dan melaksanakan sanksi tersebut. 5. Bila sanksi yang ditetapkan berupa sanksi akademis ditingkat lembaga perguruan tinggi, kepala perpustakaan mengusulkan kepada pimpinan perguruan tinggi untuk menetapkan dan melaksanakan sanksi tersebut. Dengan adanya prosedur pemberian sanksi di atas maka pengguna berkewajiban menjaga kedisiplinan dan ketaatan pada peraturan. Pemberian sanksi dimaksudkan untuk menanamkan kedisiplinan para pengguna dan petugas perpustakaan agar peredaran buku dapat dilaksanakan dengan seadil-adilnya diantara para pengguna, terutama pada perpustakaan yang masih memiliki koleksi perpustakaan yang sedikit. Oleh karena itu pengguna diharapkan menyadari bahwa masih banyak yang membutuhkan bahan pustaka tersebut. 2.2.1.2.7 Surat Keterangan Bebas Bahan Pustaka Mahasiswa yang akan menyelesaikan studinya, wajib mengurus surat bebas bahan pustaka. Surat keterangan ini menyatakan bahwa mahasiswa tersebut tidak ada lagi meminjam bahan pustaka. Surat keterangan bebas bahan pustaka diberikan kepada pengguna sebagai bukti bahwa ia idak mempunyai pinjaman dan kewajiban lain kepada perpustakaan, pemberian surat keterangan bebas bahan pustaka dimaksudkan agar koleksi perpustakaan dapat terpelihara dan pengguna mematuhi peraturan perpustakaan. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 84) menyatakan bahwa mahasiswa yang memerlukan surat keterangan bahan pustaka adalah ; 1. Ujian akhir 2. Yudisium 3. Penerima ijazah 4. Pindah studi keperguruan tinggi lain.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa bebas bahan pustaka bertujuan untuk mencegah kemungkinan hilangnya bahan-bahan pustaka dan untuk mengetahui apakah pengguna telah mengembalikan semua bahan pustaka yang pernah dipinjam sehingga keutuhan koleksi terjaga. 2.2.1.2.8 Peraturan Peraturan perpustakaan merupakan pedoman bagi pengguna dalam memanfaatkan fasilitas dan layanan perpustakaan. Peraturan perpustakaan dimaksudkan untuk memelihara ketertiban di perpustakaan. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 84) Peraturan perpustakaan merupakan pedoman bagi pengguna dalam memanfaatkan fasilitas dan layanan perpustakaan. Peraturan perpustakaan dimaksudkan untuk memelihara ketertiban di perpustakaan dan hendaknya dituangkan secara tertulis dalam bentuk surat surat keputusan pimpinan peprustakaan tinggi. Peraturan yang tertulis dapat dikomunikasikan dalam bentuk rambu-rambu, brosur, poster, dll. Peraturan perpustakaan sekurang-kurangnya berisi informasi sebagai berikut ; 1. Peraturan mengenai keanggotaan, yang meliputi persyaratan, hak, dan kewajiban anggota perpustakaan. 2. Waktu pelayanan, yang meliputi hari dan jam buka perpustakaan. 3. Peraturan peminjam, yaitu meliput i ; a. Syarat peminjaman b. Macam bahan perpustakaan yan g dipinjamkan c. Batas waktu peminjaman dan jumlah eksemplar bahan perpustakaan yang boleh dipinjamkan. 4. Peraturan pengembalian bahan perpustakaan, yang berisi syarat pengembalian. 5. Perpanjangan waktu peminjaman, yang meliputi persyaratan dan jangka waktunya. 6. Macam kesalahan pengguna dan sanksinya. 7. Tata tertib, yang meliputi ketentuan mengenai ;
a. Penitipan barang b. Sopan santun di perpustakaan c. Ketenangan d. Keamanan e. Kebersihan 8. Hal lain yang tidak tercantum dalam butir di atas. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa dengan adanya peraturan perpustakaan, maka pengguna dan petugas/pustakawan diharapkan mematuhi peraturan yang telah ditetapkan. Dengan demikian ketertiban dan pelaksanaan kegiatan perpustakaan dapat berjalan dengan lancar. 2.3 Pelayanan Referensi Layanan referensi adalah suatu kegiatan pelayanan yang diselenggarakan untuk membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yang dibutuhkannya. Layanan referensi dilakukan dengan menjawab pertanyaan secara langsung atau dengan menggunakan koleksi referensi, serta memberikan bimbingan untuk menemukan dan menggunakan koleksi referensi. Menurut Sutarno (2006 : 94) pelayanan referensi adalah ; Layanan yang hanya dapat diberikan terbatas di perpustakaan. Hal ini dilakukan karena beberapa pertimbangan, misalnya keterbatasan koleksi. Menurut isi dan sifatnya hanya dibaca pada bagian tertentu, tidak semua isinya ( dari halaman depan sampai yang terakhir), pertimbangan keselamatan dan keutuhan koleksi, dan untuk kepentingan orang banyak, serta penelitian.
Sedangkan menurut Murniaty (2006 : 5) pelayanan referensi adalah ; Suatu kegiatan pelayanan yang bertujuan untuk membantu para pengguna perpustakaan untu mencari dan menemukan informasi dengan cara ; 1. Menerima pertanyaan-pertanyaan dari pengguna perpustakaan dan kemudian menjawabnya dengan menggunakan koleksi referensi, baik yang ada di perpustakaannya sendiri sendiri ataupun dari perpustakaan lain di dalam maupun luar negeri. 2. Memberikan bimbingan untuk menemukan koleksi referensi yang diperlukan dan bagaimana cara menggunakan koleksi tersebut. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa layanan referensi adalah layanan yang membantu pengguna untuk meemukan informasi dengan cepat dan dengan pilihan subjek yang lebih luas serta dapat memanfaatkan sarana penelusuran yang tersedia dengan baik. 2.3.1 Tujuan dan Fungsi Pelayanan Referensi Pelayanan referensi tentu memiliki tujuan dalam memberikan pelayanannya. Menurut Murniaty (2006 : 6) tujuan pelayanan referensi dilihat dari pelaksanaannya adalah sebagai berikut ; 1. Mengarahkan pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat. 2. Mengusahakan pengguna perpustakaan menelusuri informasi dengan menggunakan berbagai pilihan sumber informasi yang lebih luas. 3. Mengusahakan pengguna perpustakaan menggunakan setiap koleksi referensi dengan lebih tepat guna. Sedangkan menurut Lasa dalam Junaida ( 2008 : 7) tujuan pelayanan referensi adalah sebagai berikut ; 1. Membimbing pengguna jasa perpustakaan agar memanfaatkan semaksimal mungkin akan koleksi yang dimiliki suatu perpustakaan. Mereka diharapkan mampu mandiri dalam menggunakan sumber tersebut. 2. Memilih sumber rujukan yang lebih tepat untuk menjawab pertanyaan dalam bidang tertentu.
3. Memberi pengarahan kepada pengguna untuk memperluas wawasan mereka. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pustakawan memiliki peranan yang penting. Pustakawan harus memiliki pengetahuan yang luas serta mampu berkomunikasi dengan baik. Dengan begitu pengguna pustakawan merasa puas dengan pelayanan perpustakaan dan mau berkunjung kembali ke perpustakaan. Agar tujuan pelayanan referensi dapat terlaksana dengan baik, maka pustakawan harus memahami fungsi layanan referensi dengan baik. Menurut murniaty ( 2006 : 7) fungsi dari pelayanan referensi adalah sebagai berikut ; 1. Fungsi pengawasan Pengawasan disini dimaksudkan untuk mengamati kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan. 2. Fungsi informasi Memberikan jawaban atas pertanyaan pengguna, dan sesegera mungkin menyampaikan informasi yang memang segera harus diketahui pengguna. 3. Fungsi bimbingan Memberikan bimbingan kepada pengguna perpustakaan untuk mencari atau menemukan bahan pustaka dalam koleksi referensi yang tepat sesuai dengan bidang masing-masing dan bagaimana cara menggunakannya, serta untuk mencari atau menemukan informasi yang dikehendaki. 4. Fungsi intruksi Memberikan pengarahan atau petunjuk bagaimana cara memanfaatka perpustakaan 5. Fungsi bibliografi Mengenalkan kepada pengguna daftar bacaan yang menarik dan hal ini akan bermanfaat bagi pengguna yang sedang melakukan penelitian. Untuk menjalankan fungsi ini pustakawan referensi dapat membuat pathfinder (buku pustaka)
Sedangkan menurut Sumardji dalam Junaida (2008 : 7) fungsi pelayanan referensi adalah sebagai berikut ; 1. Informasi Memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tentang informasi yang dibutuhkan oleh para pemakai perpustakaan. 2. Bimbingan Memberikan bimbingan kepada para pemakai perpustakaan untuk mencari bahan pustaka dalam kelompok koleksi referensi yang tepat sesuai dengan bidang masing-masing, dan bagaimana pula cara menggunakannya untuk mencari informasi yang dikehendaki. 3. Pemilihan Memberikan petunjuk tentang bagaimana cara memilih bahan pustaka dalam kelompok koleksi referensi yang bermutu dan berbobot ilmiah agar diperoleh sumber yang berdaya guna maksimal. Dari uraian di atas bahwa pelayanan referensi memiliki peranan penting dalam memberikan informasi yang relevan terhadap pengguna. Untuk itu diperlukan pustakawan referensi yang mampu, mau dan mempunyai semangat tinggi dalam melayani pengguna. Layanan referensi merupakan kegiatan yang memberikan informasi kepada pengguna perpustakaan dengan cepat atau memberikan bimbingan pemakaian sumber rujukan. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 86) dinyatakan agar kegiatan layanan referensi berjalan dengan baik, pelayanan rujukan perlu memperhatikan asas berikut : 1. Adanya komunikasi yang baik antara petugas dan pengguna. 2. Pertanyaan ditanggapi secara cepat dan dipahami secara tepat. 3. Pengenalan menyeluruh mengenai koleksi dan fasilitas perpustakaan.
4. Pemanfaatan sumber informasi, baik yang ada di perpustakaan maupun perpustakaan. 5. Pengetahuan mengenai kapasitas dan keterbatasan setiap sumber informasi. Adapun layanan rujukan yang harus diberikan oleh setiap perpustakaan meliputi kegiatan berikut : 1. Memberikan informasi yang bersifat umum 2. Membantu menggunakan katalog dan memberikan petunjuk cara memanfaatkan. 3. Membimbing pengguna dalam penelusuran informasi. 4. Menjelaskan cara menggunakan bahan perpustakaan rujukan. 5. Membantu pengguna untuk menemukan informasi/bahan perpustakaan yang dicarinya. 6. Membuat jajaran vertikal yang berisi prospectus, brosur, dsb. Koleksi referensi merupakan koleksi yang tidak dapat dipinjam untuk dibawa pulang. Pengguna perpustakaan hanya dapat membaca koleksi referensi dalam ruangan perpustakaan saja atau pengguna dapat mengkopi bahan dari koleksi yang dibutuhkan tersebut. Sedangkan menurut Murniaty (2006 : 9) ciri ciri layanan referensi adalah sebagai berikut ; 1. Koleksi referensi ditujukan untuk keperluan konsultasi dan tidak dimaksudkan untuk dibaca keseluruhan isinya seperti buku teks biasa. 2. Koleksi referensi seringka li terdiri dari entri-entri yang terpotong-potong. 3. Pada koleksi referensi informasi disusun untuk memudahkan penelusuran secara tepat dan menyeluruh. 4. Di perpustakaan koleksi referensi biasanya tidak dipinjamkan karena buku tersebut diperlukan setiap waktu untuk konsultasi. 2.3.2 Jenis Layanan Referensi
Menurut Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : Pedoman (2004 : 87-88) koleksi rujukan adalah kumpulan bahan perpustakaan jenis sekunder dan tersier yang biasanya ditempatkan secara khusus di bagian rujukan, yang terdiri atas bahan perpustakaan yang diolah sebagai sumber informasi khusus dan tidak untuk dibaca secara keseluruhan. Menurut sifat informasinya, bahan perpustakaan rujukan terbagi atas dua golongan : 1. Umum Bahan perpustakaan sekunder yang memberikan informasi umum ; ruang lingkupnya luas tanpa batasan subjek atau batasan lain yang dapat memberikan spesifikasi tertentu. 2. K husus Bahan perpustakaan sekunder yang memberikan informasi khusus mengenai subjek atau pokok batasan tertentu. Bahan perpustakaan sekunder yang banyak digunakan untuk menelusur informasi, antarlain ; 3. Kamus 4. Ensiklopedi 5. Sumber biografi 6. Sumber geografi 7. Buku tahunan dan almanak 8. Buku pegangan dan manual 9. Telaah 10. Risalah 11. Bibliografi 12. Indeks dan suri karangan (abstrak) Bahan perpustakaan primer tersebut antara lain ; 1. Buku laporan 2. Laporan penelitian 3. Artikel jurnal 4. Tesis dan disertasi 5. Makalah ilmiah pada seminar atau konferensi 6. Monograf 7. Standar dan paten 8. Berbagai peraturan perundang-undangan sebagai berikut ; 1. Kamus Sedangkan menurut Junaida (2008 : 8) jenis-jenis pelayanan referensi adalah
Kamus berisi kata atau istilah yang digunakan dalam suatu subjek, profesi yang disusun menurut abjad yang disertai dengan makna, ejaan, ucapan, pemakaian dan sejenisnya. Kamus dapat dibagi menjadi jenis-jenis sebagai berikut ; 1. Kamus bahasa - Kamus Nasional artinya bahasa sebuah negara. - Dwi bahasa artinya kamus yang memuat kata-kata dalam satu bahasa namun memberikan makna atau sinonimnya dalam bahasa lain. - Banyak bahasa artinya sebuah kamus yang memuat kata dari sebuah bahasa disertai padanannya dalam dua bahasa atau lebih. 2. Kamus khusus 3. Ensiklopedia Merupakan kamus yang hanya mendaftarkan istilah yang lazim digunakan dalam sebuah bidang pengetahuan. Contoh: kamus biografi Kamus ini dapat dibagi menjadi tiga kelompok, yaitu ; - Kamus Internasional - Kamus Nasional - Kamus Umum Ensiklopedia merupakan cara rujukan tepat yang menyajikan informasi mengenai setiap ilmu pengetahuan. Ensiklopedia ini merupakan gudang pengetahuan yang memberikan informasi yang berarti. Ensiklopedia lebih cepat digunakan untuk mencari jawaban terhadap pertanyaan latar belakang yang berkaitan dengan informasi umum serta pendidikan mandiri. Pemakai menggunakan ensiklopedia untuk keperluan cabang ilmu pengetahuan, ensiklopedia tidak didesain untuk dibaca keseluruhan. Susunan ensiklopedia biasanya menurut abjad di bawah tajuk subjek. Tajuk tersebut dapat bersifat luas maupun spesifik. Contoh : ensiklopedia umum dan ensiklopedia khusus. 4. Sumber biografi Sumber biografi merupakan sumber informasi penting bagi petugas referensi. Sumber tersebut memberikan keterangan orang khususnya mengenai tanggal lahir dan kematian, kualifikasi, pendidikan, jabatan yang dipegang, dan sumbangan pada bidangnya, masyarakat, serta alamat orang. Sumber biografi dapat diperoleh
dari berbagai sumber seperti alamanak, kamus biografi, direktori, ensiklopedia, buku panduan lain yang dapat digunakan. Contoh : biografi Adam Malik. 5. Buku tahunan Buku tahunan merupakan terbitan tahunan berisi informasi mutakhir dalam bentuk deskriptif dana data statistik yang kadang-kadang terbatas pada sebuah subjek saja. Buku tahunan bertujuan meliputi kegiatan yang telah berlangsung dalam periode tertentu, biasanya dari tahun lampau. 6. Almanak Almanak hampir sama dengan buku tahunan tetapi memiliki perbedaan tertentu. Pengertian almanak mencakup dua yaitu ; - Terbitan tahunan berisi kalender atau penanggalan, kadang-kadang disertai dengan data astronomi dan informasi lain. - Buku tahunan berisi statistik dan informasi lain kadang-kadang terbatas pada sebuah bidang saja. 7. Sumber geografis Sumber geografi ini merupakan sumber yang dirancang khusus untuk informasi geografis. Termasuk dalam sumber geografis ialah gazetir merupakan kamus geografi mengenai tempat-tempat disusun menurut abjad. 8. Direktori Direktori adalah daftar tokoh atau organisasi atau lembaga yang disusun secara sistematik, biasanya menurut abjad atau susunan kelas, subjek dan memberikan data mengenai nama, alamat, kegiatan, dan sebagainya. 9. Sumber rujukan mutakhir Sumbe rujukan mutakhir banyak manfaatnya untuk mencari informasi mengenai informasi mengenai peristiwa mutakhir, baik mengenai negara atau perkembangan sebuah bidang ilmu pengetahuan. 10. Sumber statistik Banyak terbitan luar negeri mengenai terbitan satistik, namun yang menyangkut Indonesia masih terbatas. Selama ini terbitan statistik untuk Indonesia didominasi terbitan Biro Pusat Statistik. 11. Buku panduan dan pedoman (manual) Buku panduan merupakan berbagai informasi yang disusun secara padat dan siap pakai khusus pada sebuah bidang. Buku panduan lazimnya digunakan sebagai
sarana pemeriksa atau menguji data untuk membantu pemakai dalam tugasnya. Sedangkan pedoman merupakan buku petunjuk bagaimana melaksanakan tugas atau bagaimana mengoperasikan sebuah alat yang disertai dengan penjelasan. 12. Bibliografi Bibliografi merupakan daftar tersusun rapi yang memuat sumber primer atau sumber lain mengenai subjek atau tokoh tertentu. Suatu perpustakaan diharapkan memiliki koleksi referensi karena koleksi referensi mengandung informasi yang bersifat umum. Agar pelayanan referensi terlaksana dengan baik, pustakawan perlu menguasai koleksi referensi yang tersedia agar dapat menjawab pertanyaan pengguna dengan baik. Dengan demikian, pengguna memperoleh informasi yang sesuai dengan kebutuhan. 2.3.3 Sistem kegiatan pelayanan Referensi Dalam pelayanan referensi ini tentu ada beberapa kegiatan yang dilaksanakan dalam memberikan pelayanannya terhadap pengguna. Menurut Murniaty (2006 : 11) macam kegiatan jasa pelayanan referensi dibagi atas tiga bagian yaitu ; 1. Jasa dasar Merupakan jasa yang harus dilakukan oleh setiap perpustakaan. Jasa yang diberika mencakup ; Pemberian informasi umum Penyediaan informasi khusus Bantuan dalam menelusur dokumen Bantuan dalam menggunakan katalog Bantuan dalam menggunakan koleksi referensi 2. Jasa yang lazim dilaksanakan Merupakan jasa yang sering dilakukan, mencakup ; Orientasi perpustakaan serta intruksi bibliografi Jasa bimbingan pemakai perpustakaan Jasa bimbingan pembaca Membawa pengunjung atau pengguna baru mengelilingi perpustakaan ( library tour) Menyelenggarakan jasa silang layan, yaitu pinjam koleksi antar perpustakaan untuk bahan pustaka yang tidak dimiliki oleh perpustakaan yang bersangkutan Jasa membuat indeks dan abstrak Penyebaran informasi terseleksi Layanan informasi mutakhir Pembuatan kliping
Pembuatan jajaran vertikal (vertical files) yan berisi brosur, leaflet, pamflet, buku petunjuk/ panduan perpustakaan, daftar bibliografi koleksi perpustakaan, penerbitan indeks, abstrak dan yang lain-lain. 3. Jasa yang jarang dilaksanakan Jasa ini meliputi jasa terjemahan, jasa referal, pameran koleksi/ majalah mutakhir, dan lain-lain. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa layanan referensi memiliki peranan penting dalam meyebarluaskan informasi serta membantu pengguna dalam memenuhi kebutuhan informasinya. Hal itu dapat dilihat dari kegiatan yang dilaksanakan dalam layanan referensi yang tujuan akhirnya adalah member pelayanan yang terbaik kepada penggunanya sehingga pengguna merasa puas dengan layanan perpustakaan. 2.4 Pelayanan Terbitan Berseri Koleksi perpustakaan tidak terbatas hanya buku saja tetapi meliputi segala macam bentuk cetakan dan terekam. Bahan cetakan terdiri dari buku; terbitan berseri (serial) yang terdiri dari majalah, jurnal, surat kabar dan sebagainya. Sedangkan bahan rekaman terdiri dari kaset, mikro film, mikrofis, slide, CD-ROM dan lain-lain. Menurut Siregar (2001 : 1) Terbitan berseri adalah Salah satu dan merupakan koleksi yang memuat informasi terbaru tentang perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Terbitan ini sangat dibutuhkan oleh banyak orang, terutama peneliti dan ilmuan yang selalu ingin meningkatkan pengetahuannya sesuai dengan perkembangan zaman. Terbitan berseri merupakan salah satu koleksi yang penting di perpustakaan karena terbitan berseri memuat informasi yang penting mengenai kejadian yang berhubungan dengan segala bidang. Menurut Harrod dalam Siregar (2001 : 1) ada dua defenisi terbitan berseri yaitu ; 1. Setiap terbitan yang dipublikasikan dalam bagian-bagian yang berturut-turut, muncul dalam tenggang waktu yang biasanya teratur. Terbitan ini dimaksudkan untuk terbit secara terus menerus dalam waktu yang tidak terbatas. Didalamnya mencakup terbitan berkala (periodicals, koran, buku tahunan, seri monograf yang bernomor prosiding, transaction dan memoar ).
2. Suatu buku berisi bagian-bagian atau volume yang diterbitkan secara berturutturut dengan judul yang sama (seragam). Terbitan ini dimaksudkan untuk terbit terus menerus dalam waktu yang tidak terbatas, dengan jarak waktu tidak perlu teratur. ini yaitu ; Dari defenisi di atas, maka dapat ditarik dua kesimpulan mengenai terbitan berseri 1. Terbitan berseri diterbitkan terpisah-pisah dengan judul yang seragam dan bernomor. 2. Terbitan berseri dimaksudkan terbit terus menerus dalam waktu yang tidak terbatas. Terbitan berseri berbeda dengan buku teks. Untuk dapat mengenali terbitan berseri dengan baik, ada beberapa ciri khas terbitan berseri yang membedakannya dengan terbitan lainnya. Menurut Siregar (2001 : 2) ciri-ciri terbitan berseri adalah sebagai berikut ; 1. Dalam satu kali terbit memuat beberapa artikel atau tulisan oleh beberapa artikel atau tulisan oleh beberapa orang; mungkin dengan topik yang sama atau mungkin berbeda dengan gaya bahasanya sendiri-sendiri. 2. Artikel yang menjadi isi dari terbitan ini biasanya tidak terlalu panjang malah sangat pendek bila dibandingkan dengan tulisan pada buku atau monograf. 3. Tulisan tersebut menyampaikan informasi seperti berita, peristiwa, penemuan dan gagasan-gagasan baru atau sesuatu yang dianggap menarik perhatian masyarakat banyak. 4. Terbitan ini dikelola oleh sekelompok orang yang biasanya dikenal dengan nama redaksi. Redaksi inilah yang mengelola dan bertanggung jawab atas terbitan ini. 5. Merupakan bentuk arsip ilmiah yang diketahui oleh masyarakat umum. 6. Terbitan terus menerus dengan memiliki kala terbit, misalnya harian, mingguan, bulanan, tiga bulanan, tahunan dan sebagainya. 7. Memiliki sistem kontrol internasional. Ciri ini dapat dikenali dari nomor ISSN atau singkatan dari Internasional Standard Serial Number.