WEBSITE PENGABDIAN MASYARAKAT PADA LPPM STMIK PALCOMTECH Adelin Dwi Abdi Prastyo Evo Nurjayanto Hamdan STMIK PalComTech Abstract LPPM STMIK PalComTech s Pengabdian Website is a website that builds on research that has been done approximately 4 months. This research motivated by the importance of a website to accommodate and accelerate performance STMIK PalComTech LPPM in activities related to community service as well as news or guidelines relating to it. This website is made of DFD and ERD that has been prepared in accordance with the results of the research. Hopefully, by the system that is developed through the research community service activities by LPPM STMIK PalComTech can be styled and known by the public, especially the academics or practitioners in the field of higher education. Information system created by the author is using the PHP programming language and MySQL database. Reports generated from the manufacture of this website that reports research, community service report. This website documenting every community service activities of STMIK Palcomtech from activity submission process, execution until reporting process. Through this website, all community service activity s files will be digitalised and stored at a database, that can be retrieved when needed. Keywords Community Service, Website, Lembaga Penelitian dan Pengabdian PENDAHULUAN Pengabdian kepada masyarakat adalah pengamalan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni langsung kepada masyarakat secara melembaga melalui metodologi ilmiah sebagai tanggung jawab luhur perguruan tinggi dalam usaha mengembangkan kemampuan masyarakat sehingga dapat mempercepat tercapainya tujuan pembangunan nasional (Slamet, 986). Lembaga Penelitian dan Pengabdian (LPPM) adalah unsur dari Tridarma perguruan tinggi selain pendidikan. Tugas pokoknya yaitu melaksanakan, mengkoordinasi, memonitoring, dan mengevaluasi semua kegiatan pengabdian pada masyarakat. LPPM memegang peranan dalam mendorong dan mengarahkan kegiatan-kegiatan Tri Dharma Perguruan tinggi. pengabdian kepada masyarakat merupakan salah satu tugas perguruan tinggi untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat yang meliputi berbagai bidang kehidupan dengan memanfaatkan, mengembangkan, 246
dan menerapkan ilmu pengatahuan, teknologi dan seni (IPTEKS) sebagai upaya memberikan sumbangan demi kemajuan masyarakat. Pengabdian merupakan unit kegiatan yang berfungsi mengelola semua kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang dilaksanakan oleh dosen dalam kaitan dengan peningkatan dan kualitas dosen tersebut (Yanuardi dan Arief Jananto, 2005). Saat ini, semua data pengabdian masyarakat STMIK PalComTech masih dikelola secara manual oleh staff LPPM. Aplikasi yang digunakan masih menggunakan aplikasi pengolah kata dan aplikasi spreadsheet yaitu Microsoft Word dan Microsof Excel. Data kegiatan dicatat pada file yang berbeda-beda dan disimpan pada lokasi yang berbeda-beda pula. Hal ini menyebabkan kesulitan dalam hal rekapitulasi data pada saat membuat laporan. Kemungkinan kehilangan data serta pencatatan data yang berulang-ulang dapat menjadi kendala dalam pembuatan laporan. Keamanan data dan integritas data menjadi tidak terjamin. Untuk itu diperlukan suatu aplikasi yang dapat mengelola data pengabdian dengan baik, yang dapat memudahkan staf LPPM dalam mengelola dan mengakses kembali data ketika dibutuhkan. Penelitian yang dilakukan Yanuardi dan Jananto mengenai sistem informasi penelitian dan pengabdian masyarakat menyatakan bahwa agar sistem informasi ini dapat diakses melalui internet,maka sebaiknya dilakukan pengembangan sistem dengan teknologi website dan database (Yanuardi dan Arief Jananto, 2005). Penggunaan teknologi website terhadap suatu sistem informasi dapat meningkatkan fleksibilitas akses terhadap informasi, sehingga jangkauan informasi dapat menjadi lebih luas. Berdasarkan penelitian tersebut maka penelitian ini akan mengembangkan aplikasi pengabdian masyarakat dengan basis teknologi website dan database. LANDASAN TEORI Situs Web (Website) Menurut Yuhefizar (2009:2), situs web (website) adalah keseluruhan halaman-halaman web yang terdapat dalam sebuah domain yang mengandung informasi sebuah website biasanya dibangun atas banyak halam web yang saling berhubungan. Hubungan antara satu halaman web dengan yang lain disebut hyperlink, sedangkan text yang dijadikan media penghubung disebut hypertext. Database Menurut Saputra (20:), database atau memiliki istilah lain Basis Data merupakan suatu kumpulan data yang saling berhubungan dan berkaitan dengan subjek tertentu pada tujuan tertentu pula. Menurut Yuhefizar (2008:2), database diartikan sebuah koleksi atau kumpulan data yang saling berhubungan (realtion),disusun menurut aturan tertentu secara logis, sehingga menghasilkan informasi. 247
Perancangan Sistem Informasi Pengadaan Barang Pada STMIK PalComTech Palembang Hypertext Preprocessor (PHP) Menurut Saputra (202:5) merupakan suatu bahasa pemrograman yang hanya dapat berjalan pada sisi server (server side scripting), artinya proses yang dibuat dengan php tidak akan berjalan tanpa menggunakan web server. PHP digunakan untuk membangun aplikasi berbasis web agar web tersebut dapat digunakan secara dinamsi, seperti menambah, mengubah, membaca serta menghapus suatu konten. PHP menyatu dengan kode HTML, tidak menggantikan peran utama HTML sebagai pondasi kerangka web, namun untuk melengkapi kekosongan. My Structure Query Language (MySQL) Menurut Saputra (202:77), MySQL merupakan salah satu database kelas dunia dengan bahasa pemrograman PHP. MySQL bekerja menggunakan bahasa SQL (Structure Query Language) yang merupakan bahasa standar yang digunakan untuk manipulasi database. Menurut Kristanto (200:2), MySQL merupakan sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL dan DBMS yang multithread dan multi-user. MySQL adalah Relational Database Management System (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public License). Setiap orang bebas menggunakan MySQL. METODE PENELITIAN Penelitian ini menggunakan metode Waterfall sebagai metode pengembangan sistem. Metode Waterfall adalah metode yang menyarankan sebuah pendekatan yang sistematis dan sekuensial melalui tahapan-tahapan yang ada pada SDLC untuk membangun sebuah perangkat lunak (Sommerville, 2003). (Sumber : Sommerville, 2003) Gambar. Tahapan Metode Waterfall Gambar. menunjukkan tahapan-tahapan pada metode Waterfall yang terdiri atas tahap analisis kebutuhan, tahap analisis sistem, tahap desain, tahap koding, tahap testing dan tahap pemeliharaan. Tahap analisa kebutuhan bertujuan untuk mengumpulkan apa saja yang menjadi kebutuhan pengguna yang dideskripsikan dengan lengkap dan jelas.tahap analisis sistem tahapan lanjutan yang akan menterjemahkan hasil analisis kebutuhan menjadi apa saja yang dapat 248
dilakukan oleh sistem. Alat yang digunakan pada tahap ini adalah Data Flow Diagram (DFD) untuk pemodelan proses. Pada DFD akan terlihat fungsi apa saja yang diperlukan sistem dan aliran data yang terdapat diantara proses di dalamnya. Tahap desain kemudian dilakukan untuk menterjemahkan hasil analisa ke dalam atribut perangkat lunak seperti algoritma, struktur data dan arsitektur perangkat lunak. Tahap coding merupakan tahap yang akan mengkonversi apa yang telah dirancang pada tahap desain kedalam bahasa yang dimengerti oleh komputer, agar dapat melayani kebutuhan pengguna. Tahap pengujian kemudian dilakukan untuk menguji perangkat lunak yang telah dibuat. Pengujian yang umum dilakukan adalah pengujian black-box dan whitebox.tahap pemeliharaan merupakan tahap akhir dari metode ini, dimana pada tahap ini dilakukan perawatan dan perbaikan terhadap perangkat lunak yang telah diimplementasikan. Tahap pemeliharaan ini juga meliputi pengembangan perangkat lunak apabila masih terdapat kekurangan pada saat implementasi. HASIL DAN PEMBAHASAN Data Flow Diagram (DFD) DFD merupakan notasi yang digunakan untuk menggambarkan arus dari suatu data sistem yang dikembangkan secara logika tanpa mempertimbngkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisi kdimana data tersebut disimpan (Jogiyanto, 2005).. Diagram Konteks Diagram konteks menggambarkan bagian besar dari aliran arus data Portal Pengabdian Masyarkat pada LPPM STMIK PalComTech, dapat dilihat pada gambar 2. Staf LPPM - Data Dosen - Laporan Pengabdian masyarakat Kepala LPPM - Data Dosen - Data Staf LPPM - Data berita - Data Panduan - Data Pengajuan Pengabdian masyarakat - Data Pengabdian masyarakat - Data Dokumentasi Portal Pengabdian pada LPPM STMIK PalComTech - Data berita - Data Pengajuan Pengabdian masyarakat Dosen Gambar 2. Diagram Konteks Berdasarkan hasil analisa kebutuhan maka didapatkan diagram konteks seperti pada gambar 2. Diagram konteks menunjukkan bahwa terdapat tiga entitas yaitu Staf LPPM, Kepala LPPM dan Dosen yang berinterkasi dengan perangkat lunak. Data yang mengalir dari entitas Staff LPPM 249
meliputi data dosen, data staff LPPM, data berita, data panduan, data pengabdian masyarakat dan data dokumentasi. Sedangkan data yang menuju entitas staff LPPM adalah data dosen. Data yang berasal dari entitas dosen adalah data pengajuan pengabdian masyarakat, dan data yang menuju entitas dosen adalah data berita. Sedangkan data yang berasal dari Kepala LPPM tidak ada, dan data yang menuju entitas Kepala LPPM adalah laporan pengabdian masyarakat. 2. Diagram Level 0 Diagram level 0 adalah diagram yang menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem, diagram ini dapat dilihat pada gambar 3. Terdapat tujuh proses utama dalam sistem, yaitu input data dosen, input data staff LPPM, input data pengajuan pengabdian masyarakat, input data dokumentasi, input data berita dan pembuatan laporan. Dosen.0 P Staft LPPM Data Dosen Input Data Dosen Rekam Dosen 2.0 P Data Staft LPPM Input Data Staft LPPM Rekam Staft LPPM Data Pengajuan Pengabdian 3.0 P Input Data Pengajuan Pengabdian Rekam Pengajuan Pengabdian Data Pengabdian 4.0 P Input Data Pengabdian Rekam Pengabdian 5.0 P Input Data Dokumentasi Rekam Dokumentasi 6.0 P Data Berita Input Data Berita Rekam Berita Kepala LPPM Laporan Hasil Pengabdian 7.0 Input Data Proses Laporan Data Dokumentasi Data Pengabdian Gambar 3. Diagram Level 0 250
3. Diagram Level 7..P Pengabdian Data Pengabdian masyarakat Proses Pembuatan Laporan Data Pengabdian Laporan Data Pengabdian 7.2.P Kepala LPPM Dokumentasi Data Dokumentasi Proses Pembuatan Laporan Dokumentasi Laporan Data Dokumentasi Gambar 4. Diagram Level Diagram level diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level ini menunjukkan proses-proses internal yang menyusun setiap proses-proses utama dalam level 0. Diagram ini dapat dilihat pada gambar 4, dimana proses internal yang diciptakan dari proses pembuatan laporan adalah proses pembuatan laporan pengabdian masyarakat dan laporan dokumentasi. Entitty Relationship Diagram Entity Relationship Diagram (ERD) berisi komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang merepresentasikan seluruh fakta di dunia nyata, yang digambarkan secara sistematis (Fathansyah, 2007). Adapun Diagram ERD pada website Pengabdian pada LPPM STMIK PalComtech dapat dilihat pada gambar 5. 25
NIDN nama prodi gender Bidang_ilmu No_telp alamat status No_surat NIDN tema Nama_dosen tanggal waktu tempat Status Dosen M mengajukan Pengajuan pengabdian masyarakat mengajukan memiliki Id_pengabdian No_surat Id_berita Id_dokumentasi Judul_berita Tanggal_publikasi Isi_berita Id_staft Tanggal_pelaksanaan Pengabdian masyarakat Nama_dosen Sumber_dana Tanggal_pelaksanaan Nama_kegiatan Berita Anggota pengabdian_masyarakat Bidang pengabdian_masyarakat menghasilkan menghasilkan Tempat_pengabdian_masyarakat memiliki Staft LPPM Dokumentasi nama NIP No_telp Id_staft Id_pengabdian Id_dokumentasi Nama_kegiatan Nama_foto Nama_file Nama_dosen Absensi jumlah pengabdian masyarakat Gambar 5. Entity Relationship Diagram Gambar 5 terdapat enam entitas yang saling berelasi, yaitu dosen, pengajuan pengabdian masyarakat, pengabdian masyarakat, dokumentasi, berita dan staff LPPM. Implementasi a. Form Pengajuan Pengabdian Form Pengajuan Pengabdian merupakan form yang diisi dosen untuk mengajukan kegiatan pengabdian masyarakat. Sebelum mengakses form ini dosen harus melakukan proses login terlebih dahulu. Form ini dapat dilihat pada gambar 6. 252
Gambar 6. Form Pengajuan Pengabdian b. Form Dokumentasi Kegiatan Form Dokumentasi Kegiatan dapat dilihat pada gambar 7. Form ini merupakan form yang bertujuan untuk mendokumentasikan kegiatan pengabdian yang telah dilakukan. Dokumentasi kegiatan ini berupa nama dan waktu kegiatan beserta file absensi, foto dan file laporan kegiatan. Hal ini bertujuan agar jika dokumen kegiatan ini dibutuhkan, dapat lebih mudah ditemukan. c. Form Data Staf Gambar 7. Form Dokumentasi Kegiatan Form Data Staf yang dapat dilihat pada gambar 8 merupakan form input data staf LPPM yang dapat mengakses portal. 253
Gambar 8. Form Data Staff LPPM d. Form Data Dosen Form Data Dosen merupakan form yang bertujuan untuk mendata dosen tetap STMIK PalComTech agar dapat memiliki hak akses terhadap Portal LPPM. Dengan hak akses ini, dosen dapat melakukan pengajuan kegiatan pengabdian dan mengarsipkan dokumentasi kegiatan. Form Data Dosen dapat dilihat pada gambar 9. e. Form Input Berita Gambar 9. Form Data Staff LPPM Form Input Berita seperti pada gambar 0 merupakan form untuk mengisi kolom berita pada portal LPPM. Dimana berita ini dapat diakses di halaman depan dari portal LPPM. 254
f. Halaman Daftar Pengajuan Kegiatan Gambar 0. Form Input Berita Halaman Daftar Pengajuan Kegiatan dapat dilihat pada gambar. Halamanini berisi daftar semua pengajuan kegiatan pengabdian yang telah diajukan oleh dosen melalui portal, lengkap dengan file atau dokumen pendukungnya yang bisa di download. Pengajuan kegiatan ini kemudian akan diakses oleh staf LPPM untuk kemudian direview oleh Ketua LPPM. g. Halaman Daftar Kegiatan Pengabdian Gambar. Halaman Daftar Pengajuan Kegiatan Halaman Daftar Kegiatan Pengabdian dapat dilihat pada gambar 2. Halaman ini berisi semua pengajuan kegiatan yang telah di review ketua dan diijinkan untuk dilaksanakan. 255
h. Halaman Dokumentasi Kegiatan Gambar 2. Halaman Daftar Kegiatan Pengabdian Halaman Dokumentasi Kegiatan merupakan halaman yang berisi daftar dokumentasi terhadap semua kegiatan pengabdian yang telah dilakukan. Halaman ini dilengkapi dengan akses ke file modul, absensi, foto dan laporan kegiatan. Halaman ini dapat dilihat di gambar 3. Gambar 3. Halaman Dokumentasi Kegiatan PENUTUP Portal Pengabdian LPPM STMIK PalComTech yang telah dibuat ini dapat mendokumentasikan kegiatan pengabdian masyarakat STMIK Palcomtech, mulai dari proses pengajuan kegiatan, pelaksanaan kegiatan dan pelaporan pelaksanaan kegiatan. Melalui portal ini, berkas-berkas pengabdian masyarakat didigitalisasi kemudian disimpan ke dalam database, sehingga dapat diakses kembali jika dibutuhkan. Website ini dapat dikembangkan dengan 256
menambahkan fitur yang dapat memberikan feedback dari dosen terhadap kegiatan yang dilakukan seperti saran atau usulan terhadap materi atau konsep kegiatan. DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Penerbit Andi : Yogyakarta. Saputra, Agus. 202. Membangun Aplikasi Toko Online dengan PHP dan SQL server.elex Media Komputindo, Jakarta. Sommerville, Ian. 2003. Rekayasa Perangkat Lunak. Erlangga : Jakarta. Yuhefizar. 2008. 0 Jam Menguasai Internet : Teknologi dan Aplikasinya. PT. Elek Media Komputindo : Jakarta. 257