Term of Reference (TOR) Pelaksanaan Kegiatan Hibah Implementasi Sistem Informasi Laboratorium (SILAB) LABORATORIUM PENELITIAN DAN PENGUJIAN TERPADU UNIVERSITAS GADJAH MADA 2016
KATA PENGANTAR Laboratorium merupakan salah satu unsur pendukung strategis bagi kegiatan akademik di perguruan tinggi. Laboratorium merupakan sarana bagi mahasiswa dan dosen dalam melakukan kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Agar dukungan laboratorium terhadap kegiatan tridarma tersebut berlangsung efektif, maka laboratorium perguruan tinggi harus dikelola secara profesional dengan mengadopsi sistem manajemen mutu pengelolaan laboratorium modern berbasis Sistem Informasi. Untuk mencapai hal tersebut, laboratorium perlu menerapkan standar sistem manajemen mutu dan sistem manajemen dalam pengelolaannya yang salah satunya adalah pengembangan Sistem Informasi Laboratorium (SILAB). Berdasarkan Peraturan Rektor No. 5 Tahun 2015 tentang Pengelolaan Laboratorium, Sistem Informasi Laboratorium atau SILAB adalah sistem informasi mencakup sumber daya dan kegiatan laboratorium yang terintegrasi. Dalam rangka tata kelola laboratorium yang efektif dan efisien, pemutakhiran data dalam SILAB dilakukan oleh setiap laboratorium yang nantinya akan digunakan universitas sebagai basis data untuk mengevaluasi kinerja Laboratorium. Mengingat pentingnya pengelolaan laboratorium di UGM seperti tertuang dalam Peraturan Rektor No. 5 Th. 2015, maka Universitas Gadjah Mada melalui DSDI dan LPPT- UGM, telah mengembangkan Sistem Informasi Laboratorium (SILAB). Dalam rangka efektivitas implementasi maupun penguatan SILAB, pada tahun 2016 ini LPPT menawarkan Hibah Penguatan SILAB kepada laboratorium di unit kerja. Diharapkan dengan Hibah ini maka pemutakhiran data dalam SILAB yang dilakukan oleh setiap Laboratorium di unit kerja dapat menuju sistem tata kelola laboratororium yang lebih efektif dan efisien.
A. PENDAHULUAN Menurut Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No. 03/Januari/2010 dan Peraturan Bersama Menteri Pendidikan Nasional dan Kepala Badan Kepegawaian Negara No. 02 dan No.13/Mei/2010, yang dimaksud dengan LABORATORIUM PENDIDIKAN adalah unit penunjang akademik pada lembaga pendidikan, berupa ruangan tertutup atau terbuka, bersifat permanen atau bergerak, dikelola secara sistematis untuk kegiatan pengujian, kalibrasi, dan/atau produksi dalam skala terbatas, menggunakan peralatan dan bahan berdasarkan metode keilmuan tertentu, dalam rangka pelaksanaan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Sedangkan menurut Peraturan Rektor No. 5 Th. 2015 tentang Pengelolaan Laboratorium, Laboratorium adalah unit penunjang di bawah unsur pelaksana akademik yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan Tridharma. Di tingkat perguruan tinggi, laboratorium merupakan salah satu komponen yang sangat penting dalam mewujudkan fungsi tridharma perguruan tinggi. Laboratorium merupakan sarana bagi mahasiswa dan dosen untuk melakukan kegiatan pendidikan, penelitian, dan layanan pada masyarakat. Agar dukungan laboratorium terhadap pelaksanaan kegiatan tridarma perguruan tinggi tersebut berlangsung efektif dan efisien, maka laboratorium harus dikelola secara profesional agar mampu mengikuti perkembangan IPTEK dan perkembangan sistem manajemen pengelolaan laboratorium. Dengan pengelolaan laboratorium yang baik, manajemen Sistem Informasi Laboratorium menjadi penting dalam rangka meningkatkan sistem mutu dan akses laboratorium menuju Good Laboratory Practice berbasis teknologi informasi. Sejalan dengan pencapaian target kinerja seperti yang telah ditetapkan dalam RENSTRA dan RENOP UGM tahun 2012-2017 terutama di bidang penelitian, maka laboratorium di UGM bertugas meningkatkan kinerja penelitian dalam rangka pencapaian target kinerja tersebut salah satunya dengan menyediakan peralatan laboratorium yang lengkap dan memadahi bagi praktikum dan penelitian mahasiswa dan dosen. Disamping itu, sistem informasi berbasis data laboratorium juga menjadi sangat penting mengingat penggunaaan laboratorium untuk praktikum, penelitian dan layanan akan semakin cepat dan efisien. LPPT dan PSDI telah mengembangkan sistem informasi laboratorium (SILAB) secara online, dengan sistem ini sivitas akademika, peneliti dan mahasiswa akan lebih mudah memperoleh informasi atau mengakses mengenai peralatan, kondisi laboratorium, dokumen laboratorium, prosedur dan instruksi kerja yang akan digunakan dalam
pelaksanaan pembelajaran, penelitian dan layanan. Tingkatan akses SILAB dibuat berjenjang sesuai lingkup kerja dan kewenangan, yakni mulai dari pengguna biasa (misalnya mahasiswa dan masyarakat umum), pengelola laboratorium, pengelola departemen, pengelola fakultas atau pusat studi, hingga pimpinan universitas. Oleh karena itu dalam rangka percepatan pemutakhiran basis data SILAB laboratorim, LPPT menawarkan Hibah Penguatan Sistem Informasi Laboratorium (SILAB) kepada unit kerja. Diharapkan dengan Hibah ini maka pemutakhiran data dalam SILAB yang dilakukan oleh setiap Laboratorium di unit kerja dapat menuju sistem tata kelola laboratororium yang lebih efektif dan efisien. B. DASAR PEMIKIRAN Universitas Gadjah Mada melalui Rencana strategis (RENSTRA) 2012-2017 menetapkan strategi umum : 1) Konsolidasi komunitas akademik antar prodi, antar fakultas, dan antar kluster dalam pengembangan keilmuan yang komprehensif yang bermanfaat bagi masyarakat, pemerintah, dan dunia usaha. 2) Penguatan orientasi UGM sebagai solusi permasalahan bangsa dan keberpihakan terhadap kelompok marginal dalam pembangunan. 3) Penguatan sinergi dan integrasi antar unit dan antar fungsi untuk efisiensi dan optimalisasi sumberdaya melalui pengembangan sistem dan teknologi informasi. 4) Pengembangan jejaring kerjasama untuk memperkuat sumberdaya penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 5) Peningkatan kapasitas, responsivitas, dan akuntabilitas tata kelola penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dalam menjalankan strategi umum tersebut telah disusun sasaran program tahun 2012-2017 yang memuat lima tujuan : 1) Pendidikan tinggi yang berkualitas dalam rangka menghasilkan lulusan yang unggul dan kompeten. 2) Produk penelitian yang menjadi rujukan nasional yang berwawasan lingkungan, aplikatif, dan responsif terhadap permasalahan masyarakat, bangsa. 3) Pengabdian kepada masyarakat yang mampu mendorong kemandirian dan kesejahteraan masyarakat secara berkelanjutan.
4) Tatakelola universitas yang berkeadilan, transparan, partisipatif, akuntabel dan terintegrasi antar bidang guna menunjang efektifitas dan efisiensi pemanfaatan sumber daya. 5) Kerjasama yang strategis, sinergis, dan berkelanjutan dengan para mitra. Tujuan kedua dalam RENSTRA UGM 2012-2017 tersebut dijabarkan dalam tiga sasaran yaitu (1) tersedianya sumber daya yang berkualitas dan memadai dalam pengembangan penelitian yang mengutamakan kemanfaatan, (2) tercapainya kualitas dan kuantitas hasil penelitian yang relevan dengan arah kebijakan universitas, (3) meningkatnya publikasi dan inkubasi hasil penelitian. Salah satu program yang disusun untuk mencapai sasaran pertama pada tujuan kedua RENSTRA peningkatan kualitas dan kuantitas fasilitas-fasilitas yang dimiliki labororium, stasiun lapangan, kebun penelitian, studio, bengkel dan unit lain. Dalam hal peningkatan kualitas fasilitas laboratorium pada Rencana Operasional/kegiatan (RENOP) yang disusun mencakup ketersediaan tata kelola dan standar layanan fasilitas penelitian dan ketersediaan /update fasilitas (alat) penelitian. Aspek dasar pemikiran peningkatan sistem tata kelola laboratorium mencakup beberapa hal sebagai berikut: 1. Laboratorium merupakan komponen vital dalam pelaksanaan kegiatan bidang Tri Darma Peguruan Tinggi baik dalam bidang pendidikan, penelitian maupun pengabdian kepada masyarakat. a. Sebagai sarana bidang pendidikan diharapkan mampu membantu mahasiswa dalam mengembangkan skill dan memahami konsep-konsep yang dipelajari melalui kegiatan praktikum. Keberadaan laboratorium UGM yang memadai dari segi peralatan dan ruang menentukan kualitas luaran kegiatan pendidikan di UGM. b. Sebagai sarana penelitian yang menghasilkan luaran berupa publikasi ilmiah, paten maupun teknologi yang bermanfaat bagi masyarakat. Kualitas penelitian UGM yang baik yang ditunjukkan dari luaran yang dihasilkan sangat ditentukan oleh kualitas laboratorium di UGM. c. Sebagai sarana pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat melalui layanan pengujian, kalibrasi dan sertifikasi produk. Laboratorium yang handal bisa dijadikan sebagai unit penghasil revenue bagi UGM
2. Pengelolaan laboratorium UGM agar berjalan baik harus dilakukan oleh lembaga tertentu dan didasarkan kepada suatu acuan standard yang diadopsi menjadi suatu aturan di UGM. Pengelolaan tersebut harus mencakup aspek-aspek : a. Pengelolaan Manajemen Kelembagaan b. Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) c. Pengelolaan Sarana, Prasarana dan Peralatan 3. Fasilitas laboratorium UGM harus dapat mengikuti perkembangan (state of the art) laboratorium. Peralatan yang tersedia dilaboratorium terutama untuk keperluan penelitian harus sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan. Pengembangan laboratorium termasuk peralatan harus didasarkan pada prioritas pengembangan akademik dan riset yang ada di UGM. C. TUJUAN KEGIATAN 1. Program hibah ini bertujuan memberikan bantuan biaya melengkapi alat laboratorium sederhana dan pemutakhiran sistem informasi laboratorium (SILAB) di Universitas Gadjah Mada dalam rangka implementasi Peraturan Rektor No.5 Th. 2015. 2. Peningkatan sistem tatakelola dan pemutakhiran data dan dokumen laboratorium menuju ke arah Good Laboratory Practice (GLP). 3. Akses basis data bagi universitas dalam mengembangkan SILAB yang terintegrasi dengan sistem informasi lain di universitas dan dapat diakses oleh pimpinan universitas. D. LUARAN PROGRAM Luaran program hibah ini adalah semua laboratorium yang menerapkan sistem SILAB yang updated dan mutakhir. Penerapan SILAB oleh laboratorium diharapkan dapat mendukung tercapaianya tujuan Renstra UGM tahun 2012-2017 pada Sasaran 1 Program 2 yaitu peningkatan kualitas dan kuantitas fasilitas-fasilitas yang dimiliki laboratorium, stasiun lapangan, kebun penelitian, studio, bengkel dan unit lain, yang salah satu indikator capainya adalah jumlah laboratorium yang menerapkan SILAB sesuai amanah Peraturan Rektor No. 5 Th. 2015 tentang Pengelolaan Laboratorium.
E. PERSYARATAN PENERIMA HIBAH 1. Hibah ini bersifat mandatory non kompetitif kepada unit kerja di bawah ini: 1) Fakultas Biologi 2) Fakultas Farmasi 3) Fakultas Geografi 4) Fakultas Kedokteran 5) Fakultas Kedokteran Gigi 6) Fakultas Kedokteran Hewan 7) Fakultas Kehutanan 8) Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alama (MIPA) 9) Fakultas Pertanian 10) Fakultas Peternakan 11) Fakultas Teknik 12) Fakultas Teknologi Pertanian 2. Unit kerja wajib membuat proposal dan menunjuk PIC dan personel kegiatan di unit kerja dan personel kegiatan Hibah Penguatan SILAB di unit kerja terkait yang ditetapkan dengan SK dekan. 3. Unit kerja mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan Hibah Penguatan SILAB terhadap semua laboratorium di unit kerja. 4. Proposal unit kerja mencakup jadwal kegiatan proses pemutakhiran SILAB (SDM, Peralatan, roadmap, prosedur, kegiatan, instruksi kerja, training personel dll). 5. Unit kerja wajib menyampaikan laporan kegiatan dan keuangan setelah selesainya kegiatan. F. NILAI HIBAH DAN KOMPONEN BIAYA Untuk tahun anggaran 2016, Hibah penguatan SILAB akan diberikan kepada 12 unit kerja. Setiap unit kerja penerima Hibah penguatan SILAB akan memperoleh Dana Hibah yang jumlah nominalnya sebesar Rp 100.000.000,- (Seratus juta rupiah). Komponen-komponen kegiatan yang dapat dibiayai dengan dana hibah ini antara lain: 1) Pembelian peralatan dan pendukung laboratorium (alat sederhana, software, kumputer/laptop pendukung, sparepart, dan bahan standar dll) maksimal sebesar (75%).
2) Penyusunan dokumen pendukung laboratorium (instruksi kerja alat, peraturan, prosedur laboratorium, sistem K3, log book dll) dan data SILAB minimum sebesar (20%) 3) Pelatihan personil dalam pengelolaan laboratorium (ISO/IEC 17025, sistem tata kelola loratorium dll) minimum sebesar (5%). Catatan: Honorarium melekat dalam bentuk kegiatan-kegiatan dalam komponen diatas G. FORMAT USULAN 1) Proposal usulan Hibah penguatan SILAB ditulis dalam kertas ukuran kertas A4 dengan margin 2,5 cm pada semua sisi, menggunakan font Time New Roman ukuran 12, dengan jarak spasi 1,5. 2) Sistematika penulisan proposal disesuaikan dengan contoh dalam lampiran. 3) Proposal dijilid dengan cover berwarna hijau, sebanyak 3 eksemplar dikirimkan/diantarkan ke: Kepala LPPT UGM Jl. Kaliurang Km 4,5 Sekip Utara Yogyakarta 55281 Telp. 0274 548348 4) Proposal dikumpulkan kepada Sekretariat LPPT UGM (a.n. Mawaddah Isgitani, SP., M.Sc.) paling lambat 25 April 2016. H. JADWAL KEGIATAN Pelaksanaan program Hibah Sistem Informasi Laboratorium (SILAB) dilakukan mengikuti siklus anggaran UGM. Berikut adalah kalender kegiatan Program Hibah Sistem Informasi Laboratorium (SILAB) : Penerimaan proposal : 1 April -25 April 2016 Penandatanganan Kontrak : 2 Mei 2016 Periode Kontrak : 2 Mei 30 September 2016 Monitoring SILAB : 18-22 Juni 2016 Presentasi laporan akhir : 1-5 Oktober 2016 Batas akhir penyerahan laporan akhir dan laporan keuangan : 15 Oktober 2016
I. VERIFIKASI KEMAJUAN KEGIATAN Berikut adalah indikator dan kegiatan yang digunakan untuk memverifikasi kemajuan pelaksanaan Program Hibah penguatan SILAB LPPT UGM. 1) Memverifikasi capaian kegiatan pemutakhiran data SILAB laboratorium yang telah dilaksanakan di unit kerja 2) Efektivitas kegiatan dan kendala yang dihadapi 3) Umpan balik dari unit kerja penerima hibah untuk kelangsungan program. J. PELAPORAN Unit kerja penerima hibah wajib menyampaikan laporan atas kegiatan yang telah dilaksanakannya paling lambat pada 15 Oktober 2016 yang meliputi : 1) Pertanggungjawaban capaian kegiatan dan penggunaan dana meliputi: a. Pembelian alat-alat sederhana b. Pembuatan dokumen laboratorium (Instruksi kerja, prosedur, sistem K3, peraturan dll) c. Update pemutakhiran data SILAB laboratorium 2) Identifikasi kendala-kendala yang dihadapi selama melaksanakan kegiatan, dan rencana tindak lanjut penyelesaiaannya. Yogyakarta, 2 Januari 2016 Ketua Kegiatan Mengetahui, Penanggung Jawab Kegiatan Dr. Arief Nurrochmad, M.Si., M.Sc., Apt. Tri Joko Raharjo, S.Si., M.Si., PhD.
Lampiran 1 Rencana Anggaran Biaya (RAB) Program Hibah Implementasi Sistem Informasi Laboratorium (SILAB) UGM Kode dan Nama Kegiatan Nama dan Kode MAK Lingkup Kegiatan Unit Kerja : 13.4078.055.014. Pengembangan kegiatan prioritas Renstra lainnya (BOPTN) : 52808. Publikasi Jurnal, Karya Ilmiah, dan Penelitian Lainnya : Hibah Pengembangan Kapasitas Laboratorium di UGM : 010702. Laboratorium Penelitian dan Pengujian Terpadu No. Penerima Hibah Volume Nilai Satuan Jumlah 1. Laboratorium di fakultasfakultas Universitas Gadjah Mada Jumlah Total 12 Fakultas Rp.100.000.000,- Rp.1.200.000.000,- Rp.1.200.000.000,- Yogyakarta, 2 Januari 2016 Ketua Kegiatan Mengetahui, Penanggung Jawab Kegiatan Dr. Arief Nurrochmad, M.Si., M.Sc., Apt. Tri Joko Raharjo, S.Si., M.Si., PhD.
Lampiran 2 SISTEMATIKA PROPOSAL COVER HALAMAN PENGESAHAN I. PENDAHULUAN Latar belakang dan Tujuan II. ROAD MAP LABORATORIUM Uraian tentang rencana pengembangan laboratorium dihubungkan dengan rencana akreditasi layanan, termasuk kegiatan yang sudah dilakukan dan pengembangan data SILAB yang sudah dilaksanakan. III. KEGIATAN DATA SILAB YANG DIAJUKAN IV. PERSONIL TEKNIS YANG DISIAPKAN V. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN VI. RENCANA ANGGARAN VII. LAMPIRAN - SK laboratorium - SK Kepala Laboratorium di unit kerja - SK penetapan PIC dan personel kegiatan - CV Penanggung jawab kegitan dan personil - Informasi kondisi data SILAB laboratorium di unit kerja saat diajukan - Justifikasi penggunaan anggaran (RAB)
Cover (warna hijau) Proposal HIBAH IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI LABORATORIUM (SILAB) NAMA FAKULTAS:... Tim Pengusul: 1.... (PIC Kegiatan Unit Kerja) 2.. (Anggota) 3.... (Anggota) dst LABORATORIUM PENELITIAN DAN PENGUJIAN TERPADU UNIVERSITAS GADJAH MADA April 2016
HALAMAN PENGESAHAN PROPOSAL HIBAH IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI LABORATORIUM (SILAB) UNIVERSITAS GADJAH MADA 1. Identitas Unit Kerja a. Nama Fakultas : b. Bidang Ilmu : MIPA /Teknik/Agro/Kesehatan/Soshum*) c. Jumlah laboratorium : d. Alamat : f. No Telp/Faks/email : 2. Ketua Kegiatan a. Nama Lengkap dan Gelar : b. Jenis Kelamin : L/P c. NIP : d. Jabatan Fungsional : e. Unit Kerja : f. No Telp/Faks/email : g.sk pengangkatan kepala laboratorium 3. Jangka Waktu Pelaksanaan : 1 Mei 30 September 2016 4. Biaya yang diusulkan : a. Sumber dari UGM : Rp. 100.000.000,- b. Sumber lainnya : - Total : Rp 100.000.000,- (Seratus juta rupiah) *) coret yang tidak perlu Menyetujui, Dekan Fakultas... Yogyakarta, 2016 Ketua Kegiatan.. NIP. NIP Mengetahui, Kepala LPPT UGM Tri Joko Raharjo, S.Si., M.Si., Ph.D NIP. 19730612 199903 1001