Seminar Perkembangan dan Hasil Penelitian Ilmu Komputer (SPHP-ILKOM) 439 Sistem Informasi Akademik Berbasis Web pada SMA Negeri 11 Palembang M. Rico Ratu Adil* 1, Ervi Cofriyanti 2 1,2 STMIK Global Informatika MDP Jl. Rajawali No. 14 Palembang 1,2 PS Sistem Informasi STMIK Global Informatika MDP e-mail: * 1 m.ricoratuadil@rocketmail.com, 2 ervi@mdp.ac.id Abstrak Tujuan pengembangan sistem informasi akademik pada SMA Negeri 11 Palembang adalah sebagai media alternatif penyampaian materi pembelajaran di sekolah apabila guru atau siswa berhalangan hadir dan dapat membantu proses pendaftaran siswa baru. Metodologi yang digunakan dalam pengembangan sistem ini adalah metodologi FAST. Pada fase analisis, penulis menganalisis permasalahan dan kebutuhan untuk pemecahan permasalahan. Sedangkan pada fase perancangan, penulis membuat rancangan proses, rancangan data logis dan fisik serta rancangan antarmuka. Dalam pembuatan aplikasi ini penulis menggunakan PHP dan MySQL. Hasil rancangan dan pembuatan sistem informasi akademik berbasis web ini dapat mempermudah proses belajar-mengajar dan proses pendaftaran siswa baru. Kata kunci Sistem Informasi Akademik, FAST. Abstract The purpose of development of academic information system at SMA Negeri 11 Palembang is as an alternative media of delivering learning material at school if the teacher or the student is unable to attend and also can help the registration process of new students. The methodology that used in developing this system is FAST methodology. At the analytical phase, the authors analyze the problems and the requirements to solve the problems. While at the design phase, the authors make a process design, logical and physical data design and also the interface design. In developing this application, authors use software PHP and MySQL.The result of design and development of web-based academic information system can facilitate the teachinglearning process and the registration process of new students. Keywords Academic Information System, FAST.
440 ISSN: 2407-1102 P 1. PENDAHULUAN ada era globalisasi sekarang ini perkembangan teknologi dan komunikasi semakin pesat, kebutuhan akan suatu konsep dan mekanisme belajar mengajar berbasis teknologi informasi tidak terelakan lagi. Dalam penerapan sebuah konsep yang biasa dikenal dengan nama e learning dapat membawa pengaruh terhadap proses transformasi pendidikan yang bersifat konvensional ke bentuk digital, karena selama ini pada SMA Negeri 11 untuk penyampaian informasi serta pembelajaran masih bersifat konvensional, dengan kata lain proses belajar mengajar dan penyampaian informasi yang berkaitan dengan tugas, latihan soal dan materi pembelajaran antara siswa dan guru hanya dapat dilakukan pada saat pertemuan di kelas dan lingkungan sekolah. Jika pertemuan serta penyampaian informasi antara siswa dan guru tidak terjadi maka proses pembelajaran dan pemberian informasi kepada siswa terhambat. Permasalahan lain dalam penerimaan siswa baru, setiap siswa harus mendatangi ke sekolah tersebut dalam melakukan pendaftaran. Berdasarkan uraian di atas, maka selayaknya penelitian ini dilakukan guna mengatasi masalah tersebut. 2. METODE PENELITIAN Metodologi yang digunakan penulis dalam mengembangkan sistem yaitu metodologi FAST (Framework for the Applications of Systems Techniques). FAST adalah sebuah metodologi yang digunakan untuk mendemonstrasikan proses pengembangan sistem perwakilan. Alasan penulis menggunakan metodologi FAST ini adalah karena metodologi ini cukup fleksibel untuk menyediakan tipe-tipe berbeda proyek dan strategi. Ada beberapa fase yang terdapat pada metodologi FAST, yaitu [1]: a. Preliminary Investigation Phase Tahap ini merupakan tahapan pertama dalam metodologi pengembangan sistem dengan FAST. Pada tahapan ini dilakukan pengumpulan data yang berkaitan dengan pembuatan sistem informasi akademik yang berbasis web pada SMA Negeri 11 Palembang. b. Problem Analysis Phase Pada tahap ini mempelajari sistem yang ada dan menganalisis bidang masalah, sehingga hasil dari fase ini adalah satu tujuan perbaikan sistem yang diperoleh dari pemahaman menyeluruh terhadap masalah-masalah serta manfaat akan diperoleh. c. Requirement Analysis Phase Dalam tahap ini dilakukan analisis kebutuhan dengan menggunakan alat seperti pemodelan use case untuk mengidentifikasikan dan memahami persyaratan fungsional sistem informasi. d. Decision Analysis Phase Tahap ini bertujuan untuk melakukan identifikasi terhadap beberapa kandidat dari solusi yang akan diajukan, menganalisis kelayakan kandidat tersebut dan merekomendasikan kandidat yang layak sebagai solusi dari sistem dengan menggunakan alat candidate system matrix. e. Design Phase Desain logis lebih lanjut mendokumentasikan persyaratan bisnis dengan menggunakan model-model sistem yang menggambarkan struktur data, proses bisnis, aliran data dan antar muka pengguna. f. Constructions and Testing Phase Tujuan dari dari tahapan ini adalah membangun dan menguji sebuah sistem yang memenuhi persyaratan bisnis dan spesifikasi desain fisik, mengimplementasikan antarmuka antara sistem baru dengan sistem yang lama,dalam rangka membangun suatu sistem informasi yang dapat membantu siswa dalam mendapatkan informasi akademik pembelajaran dan informasi-informasi terbaru di sekolah yang akan dikembangkan menggunakan PHP dan MySQL.
Seminar Perkembangan dan Hasil Penelitian Ilmu Komputer (SPHP-ILKOM) 441 g. Implementation Phase Tahapan ini mengajukan implementasi sistem, agar sistem dapat beroperasi serta perpindahan sistem secara perlahan. 2.1 Analisis Permasalahan Hasil identifikasi masalah-masalah yang muncul dalam pengembangan sistem informasi akademik pada SMA Negeri 11 dapat dilihat dengan menggunakan kerangka PIECES yang dapat dikategorikan pada Tabel 1. P I E C E S Tabel 1 Kerangka PIECES Performance Waktu tanggap terhadap pengecekan data siswa oleh tata usaha cukup lama, bisa mencapai 10-15 menit. Information Sulitnya dalam memantau nilai akademik siswa dan materi yang disampaikan kepada siswa. Economics Tidak ada masalah. Control Belum aman terhadap kejadian yang menyebabkan resiko kehilangan atau kerusakan pada kertas laporan data akademik siswa. Efficiency Untuk mendapatkan suatu data siswa, guru harus menunggu yang memakan waktu 10-15 menit. Service Jika kegiatan belajar mengajar tidak terjadi, maka siswa kesulitan mendapatkan materi pelajaran. Tabel 1 menunjukkan hasil analisis penyebab permasalahan utama yang dilihat dari perspektif kinerja, informasi, ekonomi, kontrol, efisiensi dan layanan dari sistem yang berjalan. 2.2 Analisis Kebutuhan Analisis kebutuhan menggunakan use case. Tujuan dari pembuatan use case adalah untuk mendapatkan dan menganalisis informasi persyaratan [2]. Gambar 1 menunjukkan use case diagram dari sistem yang dibangun. Gambar 1 Diagram Use Case
442 ISSN: 2407-1102 Gambar 1 menunjukkan 4 orang aktor yang terlibat yaitu guru, siswa, calon siswa baru dan administrator. Terdapat 7 subsistem yaitu subsistem administrator, subsistem materi, subsistem nilai, subsistem jadwal, subsistem kelas, subsistem pengumuman, dan subsistem pendaftaran siswa baru 3. HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bagian ini akan dibahas rancangan sistem yang diusulkan sebagai solusi permasalahan pada SMA Negeri 11 Palembang. 3.1 Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan Diagram konteks sistem dibuat untuk menentukan lingkup proyek awal sistem yang diusulkan. Diagram aliran data konteks ini hanya menunjukkan antarmuka utama sistem dengan lingkungannya [3]. Gambar 2 adalah diagram konteks yang diusulkan pada rancangan sistem baru yang nantinya akan diterapkan pada SMA Negeri 11. Gambar 2 Diagram Konteks Berdasarkan Gambar 2, administrator mengelola data pengumuman, jadwal, kelas, pengguna dan formulir pendaftaran. Sedangkan siswa dan guru dapat mengakses informasi mengenai pengumuman, kelas, nilai, materi dan jadwal dengan terlebih dahulu log in ke sistem yang dibangun. Untuk calon siswa baru dapat mengisi formulir pendaftaran. 3.2 Diagram Dekomposisi Diagram dekomposisi menunjukkan fungsional top-down suatu sistem. Melalui diagram ini, dapat diketahui bagian-bagian sistem secara keseluruhan baik proses yang berhubungan dengan sistem, subsistem dan sistem serta rincian dari masing-masing subsistem. Diagram dekomposisi untuk sistem informasi akademik pada SMA Negeri 11 Palembang dapat dilihat pada Gambar 3.
Seminar Perkembangan dan Hasil Penelitian Ilmu Komputer (SPHP-ILKOM) 443 Gambar 3 Diagram Dekomposisi Pada Gambar 3, subsistem administrator dibagi menjadi 3 subproses yaitu tambah user, ubah user dan hapus user. Untuk subsistem materi dibagi menjadi 4 subproses yaitu tambah materi, ubah materi, hapus materi dan cari materi. Subsistem berikutnya yaitu subsistem nilai dibagi menjadi 5 subproses yaitu tambah nilai, ubah nilai, hapus nilai, lihat nilai dan cetak nilai. Untuk subsistem jadwal dibagi menjadi 5 subproses yaitu tambah jadwal, ubah jadwal, hapus jadwal, cari jadwal, cetak jadwal. Untuk subsistem kelas dibagi menjadi 4 subproses yaitu tambah kelas, ubah kelas, hapus kelas dan cari kelas. Subsistem pengumuman dibagi menjadi 4 subproses yaitu tambah pengumuman, ubah pengumuman, hapus pengumuman dan lihat pengumuman. Subsistem yang terakhir yaitu subsistem pendaftaran siswa baru dibagi menjadi 3 subproses yaitu tambah data pendaftaran, lihat formulir dan cetak formulir. 3.3 Rancangan Data Rancangan data adalah struktur data dan relasi antar tabel dari media penyimpanan data atas sistem yang telah dirancang [1]. Gambar 4 dan Gambar 5 adalah model data yang digunakan penulis dengan alat bantu entity relationship diagram (ERD) dan relasi antar tabel. Gambar 4 Entity Relationship Diagram (ERD)
444 ISSN: 2407-1102 Gambar 4 menunjukkan rancangan data secara logis dari sistem yang dibangun, terdapat 9 tabel yaitu tabel administrator, tabel pengumuman, tabel siswa, tabel nilai, tabel kelas, tabel pendaftaran, tabel jadwal, tabel materi dan tabel guru. Gambar 5 Relasi Antar Tabel Gambar 5 menunjukkan model data secara fisik dengan menggunakan MySQL sebagai database management system. 3.4 Rancangan Antar Muka Pada rancangan antarmuka, pengguna akan dihadapkan pada form login terlebih dahulu sebelum dapat menggunakan sistem. Gambar 6 merupakan tampilan login sistem. Pada tampilan login sistem terdapat field username dan password serta tingkatan pengguna dibedakan menjadi administrator, siswa dan guru. Gambar 6 Form Login Gambar 7 merupakan tampilan form materi yang digunakan untuk meng-upload materi, mengubah dan menghapus materi yang dapat dilihat oleh siswa. Pada Gambar 7 terdapat field nama materi, pokok bahasan dan upload materi oleh guru sekolah.
Seminar Perkembangan dan Hasil Penelitian Ilmu Komputer (SPHP-ILKOM) 445 Gambar 7 Form Materi Sedangkan Gambar 8 adalah form jadwal yang digunakan untuk membuat jadwal, mengubah dan menghapus jadwal yang diperlukan. Pada gambar 8 terdapat field materi, hari, jam pelajaran, kelas, guru, semester dan tahun ajaran serta button tambah jadwal untuk men-submit jadwal yang dikerjakan oleh administrator. Gambar 8 Form Jadwal 4. KESIMPULAN Setelah melakukan pembuatan, uji coba dan evaluasi pada sistem informasi akademik berbasis website dapat ditarik kesimpulan yaitu : 1. Sistem informasi akademik berbasis website dapat membantu dalam menyebarkan informasi kegiatan belajar mengajar serta pemantauan terhadap kemajuan hasil belajar oleh guru dan siswa yang bisa diakses kapan saja dan dimana saja. 2. Sistem informasi akademik berbasis website dapat mempermudah proses pendaftaran siswa baru.
446 ISSN: 2407-1102 5. SARAN Adapun beberapa saran yang dapat diberikan kepada peneliti berikutnya apabila ingin mengembangkan sistem yang telah dibuat ini agar menjadi lebih baik adalah sebagai berikut : 1. Memperluas proses bisnis yang ditangani oleh sistem informasi akademik berbasis website agar dapat menghasilkan laporan yang lebih beragam, seperti diintegrasikan dengan proses keuangan atau proses akuntansi sekolah dan proses administratif kepegawaian. 2. Menambahkan fitur-fitur keuangan atau akuntansi terkait pemasukan dan pengeluaran kas sekolah. DAFTAR PUSTAKA [1] Whitten, J. L., Lonnie D. B. dan Kevin C. D., 2004, Metode Desain dan Analisis Sistem Edisi 6, Andi Offset, Yogyakarta. [2] Al Fatta, H., 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta. [3] Hartono, J., 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta.