Sosialisasi, 17 Juni 2011 PANDUAN PENYUSUNAN RENCANA PENGEMBANGAN UNIT

Sosialisasi, 17 Juni 2011 PANDUAN PENYUSUNAN RENCANA PENGEMBANGAN UNIT

LATAR BELAKANG Akreditasi program studi Sasaran mutu UMS Rencana Strategis UMS 2009-2013 Akreditasi Institusi Program Penguatan Program Studi

PENDEKATAN PENYUSUNAN RPU System Orgaware Humanware Inforware Technoware Evaluasi Diri dan RPU Kelembagaan SDM System Informasi Sarana & Prasarana Komponen Biaya Kelembagaan SDM Layanan

LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT RPU Siapkan data dan dokumen yang terkait dengan unit Lakukan evaluasi diri Meliputi 4 aspek: kelembagaan, SDM, system informasi dan Dilakukan berjenjang, dari paling atas ke bawah Susun RPU dengan mempertimbangkan Hasil evaluasi diri Prioritas pengembangan UMS Renstra dan Standar Akreditasi Institusi Masukan dari program studi dan fakultas

LANGKAH-LANGKAH...LANJUTAN Tentukan indikator pencapaian dari tiap aktivitas pengembangan Standar akreditasi Renstra Lainnya Susun Rencana Implementasi Tahun 2011/2012 5W1H: What, Why, Where, When, Who, How Susun Anggaran biaya Rekap dalam tabel

SIAPKAN DATA DAN DOKUMEN YANG TERKAIT Visi, Misi dan tujuan unit Data staf Data sarana dan prasarana Daftar jabatan, pejabat & Job description Standard Operating Procedure Daftar masalah yang pernah dihadapi

LAKUKAN EVALUASI DIRI Dimulai dari unit, diteruskan ke jabatan yang ada Evaluasi diri bersifat apa adanya, tidak perlu ditutupi, berorientasi untuk pengembangan Dapat menggunakan alat bantu cause-effect diagram, namun dapat juga langsung dibuat dalam bentuk tabel

APA YANG PERLU DIEVALUASI Kelembagaan Kelengkapan dan kesesuaian Struktur Organisasi sesuai dengan tugas unit Standardisasi pelayanan unit yang telah dibakukan dalam bentuk prosedurprosedur yang disahkan pimpinan Tugas dan Wewenang setiap staf unit dijabarkan dan dievaluasi terhadap tugas utama unit Sumberdaya Manusia Kompetensi SDM yang diperlukan dengan yang tersedia Kinerja SDM yang diukur dari pelaksanaan tugas Pengembangan SDM yang pernah dilakukan dan diperlukan Sistem Informasi pendukung Layanan Ketersediaan sistem informasi dalam pelaksanaan tugas unit Tingkat pemanfaatan sistem informasi yang sudah tersedia dalam pelaksanaan tugas unit dan pelayanan kepada pengguna Sarana dan Prasarana pendukung Layanan Ketercukupan dan kesesuaian sarana prasarana dengan tugas unit Pemanfaatan dan perawatan sarana

CONTOH CAUSE-EFFECT DIAGRAM UNIT

CONTOH CAUSE-EFFECT DIAGRAM KETUA UNIT

CONTOH TABEL EVALUASI DIRI UNIT/JABATAN Aktivitas yang dijalani saat ini Nama Unit IT Kondisi Saat Ini/Persoalan Kelembagaan SDM SI Sarana Memelihara jaringan komputer Belum ada SOP Kurang terampil Belum SI Memadai pendukung

MEMBUAT RENCANA PENGEMBANGAN 2011-2014 Rencana Pengembangan Kelembagaan, upaya mewujudkan sistem manajemen yang baik dan memenuhi prinsip good governance university dalam menjalankan aktivitas utama unit. Rencana Pengembangan Sumberdaya Manusia, upaya untuk memenuhi kompetensi dan ketercukupan jumlah sumberdaya manusia yang seharusnya dimiliki oleh unit. Rencana Pengembangan Sistem Informasi untuk mendukung layanan, upaya untuk memenuhi kebutuhan sistem informasi, sistem dokumentasi, serta dijitalisasi dokumen dalam melaksanakan aktivitas unit. Rencana Pengembangan Sarana dan Prasarana untuk mendukung layanan, upaya memenuhi kebutuhan sarana prasarana yang diperlukan untuk menunjang tugas utama unit.

TABEL RPU TAHUN 2011-2014 RENCANA PENGEMBANGAN UNIT UNIT... 2011/2012 2012/2013 2013/2014 No Aktivitas Pengembangan Ganjil Genap Ganjil Genap Ganjil Genap Unit Terkait I. KELEMBAGAAN 1 Pembuatan SOP unit... QAC 2 3... II. SUMBERDAYA MANUSIA 1 Pelatihan administrasi untuk karyawan HRD 2 BAU 3... III. SISTEM INFORMASI PENDUKUNG LAYANAN 1 Pengembangan SI unit IT 2 Updating data dan informasi IT 3... PMB IV. SARANA DAN PRASARANA PENDUKUNG LAYANAN 1 Peningkatan sarana untuk layanan dosen IT 2 MAINTENANCE 3...

MEMBUAT INDIKATOR PENCAPAIAN Indikator dapat ditentukan berdasarkan renstra ums, standar akreditasi institusi maupun evaluasi diri yang sudah dilakukan Indikator sebaiknya jelas dan mudah untuk Indikator sebaiknya jelas dan mudah untuk diukur

TABEL INDIKATOR KINERJA INDIKATOR KINERJA PENGEMBANGAN UNIT UNIT... No. Indikator Kinerja Baseline I. KELEMBAGAAN Target Capaian Akhir 2011/2012 2012/2013 2013/2014 1 Tersusunnya SOP pelayanan unit 20% 90% 100% 100%... 2... II. SUMBERDAYA MANUSIA 1 2... 1 2... 1 2... III. SISTEM INFORMASI PENDUKUNG LAYANAN IV. SARANA DAN PRASARANA PENDUKUNG LAYANAN

MEMBUAT RENCANA IMPLEMENTASI Untuk setiap kegiatan perlu disiapkan What: Kegiatan apa yang akan dilakukan Why: Mengapa, dapat berupa latar belakang, tujuan dan indikator terkait When: waktu pelaksanaan Where: dimana pelaksanaannya Who: siapa yang menjadi penanggung jawab dan pelaksana (panitia) How: bagaimana kegiatan dilakukan, sejak dari awal sampai akhir pelaksanaan For Whom: Untuk siapa

MEMBUAT RENCANA ANGGARAN Untuk setiap kegiatan perlu dibuat rencana anggaran, berdasarkan komponen pembiayaan dan mata anggaran yang sesuai Contoh Rapat Rutin MA : Konsolidasi organisasi Bidang... Detail: Honor peserta @50.000 x jumlah peserta Snack Peserta @7.500 x jumlah peserta

REKAP DALAM TABEL RENCANA IMPLEMENTASI TAHUN 2011/2012 UNIT... No Aktivitas Pengembangan PIC Nomor Indikator MA Kebutuhan dana Tahun 2011/2012 (dalam ribuan rupiah) Juli Ags Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mei Juni Pengembangan Kelembagaan TOTAL 1 0 2 0 3 0 Sub Total Pengembangan Kelembagaan 0 Pengembangan Sumberdaya Manusia 1 2 3 Sub Total Pengembangan Sumberdaya Manusia Pengembangan Sistem Informasi Pendukung Layanan 1 0 2 0 3 0 Sub Total Pengembangan Sistem Informasi Pengembangan Sarana dan Prasarana Pendukung Layanan 1 0 2 0 3 0 Sub Total Pengembangan Sarana dan Prasarana 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 TOTAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

SELAMAT BEKERJA...