Daftar Isi BAB I PENDAHULUAN... 3 1.1 Latar Belakang... 3 1.2 Tujuan Penerapan Software Business Optimiser... 4 1.3 Perumusan Masalah... 4 BAB II LANDASAN TEORI... 5 2.1 PT. Nusantaratama Multi Media... 5 2.2 Macam-macam software CRM... 6 BAB III METODOLOGI IMPLEMENTASI... 7 3.1 Mencari data Perusahaan dan Software... 8 3.2 Analisa Kebutuhan Perusahaan... 8 3.3 Memilih software CRM yang cocok... 8 3.4 Mengimplementasikan software CRM dengan data yang dipilih... 8 3.5 Melakukan analisa hasil implementasi dengan menggunakan software CRM... 8 BAB IV ANALISIS KEBUTUHAN... 9 4.1 Proses Bisnis Perusahaan... 9 4.2 Analisis Kebutuhan PT Nusantaratama Multi Media... 10 4.3 Business Optimiser... 11 4.4 Memasukkan Data Pelanggan... 11 4.5 Melakukan Analisa Pelanggan... 16 4.5.1 Contact Summary... 16 4.5.2 Communication Summary... 17 4.5.3 Communication Planning Progress... 18 4.5.4 Sales by Staff and Status... 18 4.5.5 Sales by Product... 19 4.5.6 List Membership Statistics... 21 5 BAB VI PENUTUP... 23 6.1 Kesimpulan... 23 6.2 Saran... 23
Daftar Gambar Gambar 3.1 Flowchart Metodologi Implementasi Software CRM... 7 Gambar 3.2 Proses Bisnis Perusahaan PT. Nusantaratama Multi Media... 9 Gambar 5.1 Setup Department... 12 Gambar 5.2 Memilih direktori mana... 12 Gambar 5.2 Memasukkan nama perusahaan... 12 Gambar 5.3 Memasukkan nama kontak pelanggan... 13 Gambar 5.4 Memasukkan reminder... 14 Gambar 5.5 Data Kontak Komunikasi... 14 Gambar 5.6 Data Penjualan per Pelanggan... 15 Gambar 5.7 Generate Invoice... 15 Gambar 5.8 Invoice... 16 Gambar 5.9 Tabel Contact Summary... 16 Gambar 5.10 Graph Contact Summary... 17 Gambar 5.11 Tabel Communication Summary... 17 Gambar 5.12 Graph Communication Summary... 18 Gambar 5.13 Tabel Sales by Staff and Status... 18 Gambar 5.14 Graph Sales by Staff and Status... 19 Gambar 5.15 Tabel Sales by Products... 20 Gambar 5.16 Graph Sales by Products... 21 Gambar 5.17 Tabel List Membership Statistics... 21 Gambar 5.18 Graph List Membership Statistics... 22
BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini akan dijelaskan mengenai latar belakang, perumusan masalah dan tujuan penerapan software CRM. 1.1 Latar Belakang Sejak berkembangnya keilmuan Customer Relationship Management, maka perusahaan semakin berlomba-lomba untuk mengenali identitas dari pelangganpelanggan setia dari produk yang dipasarkan, tujuannya tidak lain ialah untuk meningkatkan keuntungan perusahaan, serta memperluas pemasaran dari produk selanjutnya. Tapi tentu saja, untuk mengaplikasikan Customer Relationship Management, diperlukan data-data yang akurat dari masing-masing pelanggan serta produk yang telah dipakai oleh masing-masing pelanggan untuk mengetahui jenis dan karakteristik dari masing-masing pelanggan, dan mengetahui pelanggan mana yang potensial dan loyal kepada perusahaannya. Pada tugas ini, akan dilakukan implementasi dari salah satu program Customer Relationship Management yaitu Business Optimiser untuk modul Customer dan Sales yang dibuat oleh biztechsoftware pada situsnya yaitu http://www.biztechsoftware.com/download/ pada perusahaan penyedia ISP, Data Communication, Software Development, serta pembangunan dan pemeliharaan jaringan komputer (LAN maupun WAN) yaitu PT. Nusantaratama Multi Media (TIME EXCELINDO Subnet Malang).
1.2 Tujuan Penerapan Software Business Optimiser Tujuan penerapan software Business Optimiser pada PT. Nusantaratama Multi Media antara lain 1. Mendokumentasikan pelanggan dan data transaksi penjualan per customer 2. Menemukan pelanggan potensial PT. Nusantaratama Multi Media 3. Memperluas jaringan pelanggan PT. Nusantaratama Multi Media 1.3 Perumusan Masalah Untuk mencapai tujuan dari implementasi software CRM pada PT. Nusantaratama Multi Media, maka disusun rumusan masalah sebagai berikut 1. Bagaimana melakukan dokumentasi pelanggan dan data transaksi penjualan per customer? 2. Bagaimana menemukan pelanggan potensial PT. Nusantaratama Multi Media? 3. Bagaimana memperluas jaringan pelanggan?
BAB II LANDASAN TEORI Pada bab ini akan dijelaskan mengenai landasan teori mengenai PT. Nusantaratama Multi Media dan mengenai software Business Optimiser 2.1 PT. Nusantaratama Multi Media PT. Nusantaratama Multi Media adalah perusahaan yang bergerak dibidang usaha penyedia jasa koneksi internet (ISP), Data Communication, Software Development, serta pembangunan dan pemeliharaan jaringan komputer (LAN maupun WAN). Saat ini kami telah dipercaya untuk memberikan supply kebutuhan internet di berbagai institusi pendidikan, perusahaan (corporate) dan Warung Internet yang ada di Kota Malang dan sekitarnya. Satu misi PT. Nusantaratama Multi Media adalah menyediakan koneksi internet yang reliable, bandwidth yang baik dan stabil, harga yang kompetitif dan terjangkau serta service yang memuaskan bagi pengguna layanan kami. Membangun sebuah kepercayaan merupakan upaya besar untuk mewujudkan sebuah tujuan, agar kepercayaan konsumen tetap terjaga maka PT. Nusantaratama Multi Media memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan dengan mempersiapkan barisan personil yang mempunyai komitmen tinggi serta bertanggung jawab untuk memberikan pelayanan teknis maupun non teknis selama 24 jam sehari dan 7 hari seminggu. Saat ini PT. Nusantaratama Multi Media memiliki 10 BTS (Base Transmission System) yang tersebar di beberapa lokasi strategis di Kota Malang. Dengan konsep Micro Cell yang selama ini diterapkan PT. Nusantaratama Multi Media menjamin kualitas sambungan melalui Wireless LAN 2, 4GHz. Jaringan Domestik Network NTNet terhubung ke jaringan domestik yang tergabung dalam IIX (Indonesia Internet Exchange) melalui jalur Fiber Optic IM2 (Indosat Mega Media). Untuk mendapatkan kualitas link yang terbaik, NTNet menggunakan sambungan Last Mile Point to Point Radio 7GHz.
Jalur domestik yang kami miliki menjamin kualitas koneksi regional khususnya aplikasi Game Online yang sangat membutuhkan link yang stabil dengan latency dibawah 100 ms. Jaringan Internasional saat ini NTNet menggunakan Downstream internasional melalui DVB IP via Singtel. Adapun Uplink internasional menggunakan jalur teresterial Indosat M2. Kapasitas peralatan yang sudah disiapkan mampu melayani beban hingga 8Mbps. PT. Nusantaratama Multi Media dipimpin oleh Direktur/CEO/Manajer Umum Emil Nashirudien Zakky, wakil direktur Wadir Nurul Afianti dan dengan komisaris : Roli Bandoro dan memiliki 12 karyawan. PT. Nusantaratama Multi Media sudah melakukan pembagian jenis pelanggan, yaitu jenis pertama ialah pelanggan corporate yang terdiri dari dua jenis yaitu corporate pemerintah dan warnet, sedangkan jenis pelanggan yang kedua ilah pelanggan personal yang biasanya merupakan pelanggan individu-individu dan bukan merupakan badan usaha.
BAB III METODOLOGI IMPLEMENTASI Pada bab ini akan dijelaskan mengenai metodologi implementasi pada PT. Nusantaratama Multi Media dengan menggunakan software Business Optimizer. Untuk menjelaskan tahapan metodologi implementasi ini maka dapat dilihat pada gambar 3.1 Gambar 3.1 Flowchart Metodologi Implementasi Software CRM
3.1 Mencari data Perusahaan dan Software Pada tahap ini, akan didapatkan hasil berupa profil perusahaan PT. Nusantaratama Multi Media dan data pelanggan serta data penjualan per pelanggan. Pada tahap ini juga akan didapatkan jenis-jenis software CRM yang banyak disediakan di internet secara open source dan freeware. 3.2 Analisa Kebutuhan Perusahaan Setelah mendapatkan profil perusahaan dan mendapatkan data pelanggan dan penjualan per pelanggan, maka dilakukan analisa kebutuhan perusahaan, agar sesuai dengan software yang akan digunakan untuk implementasi 3.3 Memilih software CRM yang cocok Setelah melakukan analisa kebutuhan perusahaan dan informasi mengenai jenisjenis software CRM maka akan dipilih software CRM yang sesuai dengan data dan profil perusahaan, yaitu Software Business Optimizer 3.4 Mengimplementasikan software CRM dengan data yang dipilih Setelah meenentukan software CRM yang dipilih, maka menginputkan data perusahaan, pelanggan dan penjualan perpelanggan. PT Nusantaratama multimedia ke business optimizer. 3.5 Melakukan analisa hasil implementasi dengan menggunakan software CRM Setelah data perusahaan, pelanggan dan penjualan perpelanggan telah diinputkan, maka dilakukan analisa menggunakan software CRM.
BAB IV ANALISIS KEBUTUHAN Pada bab ini akan dijelaskan mengenai analisa kebutuhan dari PT. Nusantaratama Multi Media terhadap software CRM Business Optimiser yang akan diimplementasikan 4.1 Proses Bisnis Perusahaan Gambar 3.2 Proses Bisnis Perusahaan PT. Nusantaratama Multi Media
4.2 Analisis Kebutuhan PT Nusantaratama Multi Media Dalam analisa kebutuhan PT Nusantaratama Multi Media yang sangat dibutuhakan adalah informasi kebutuhan akan software CRM dan seberapa jauh perusahaan membutuhkan software CRM. Kebutuhan perusahaan PT. Nusantaratama Multi Media ialah sebagai berikut 1. Pendokumentasian data pelanggan 2. Pendokumentasian data penjualan per pelanggan 3. Pendokumentasian penjadwalan tagihan cicilan pembayaran 4. Analisa persebaran data pelanggan 5. Analisa produk yang paling diminati oleh pelanggan 6. Analisa pelanggan yang potensial Dari analisa kebutuhan diatas, maka untuk implementasi software CRM akan digunakan Business Optimiser dengan modul Marketing
BAB V IMPLEMENTASI 5.1 Memasukkan Data Pelanggan Software business optimiser ini dikembangkan oleh biztechsoftware, terdapat empat modul utama, yaitu 1. Konfigurasi Standart, yang mempunyai fitur untuk menyimpan kontak dari pelanggan dan menyediakan fitur untuk berkomunikasi dengan pelanggan. 2. Customer dan Sales, yang mempunyai fitur untuk mengintegrasikan pelanggan dengan informasi penjualan, manajemen kontak, tagihan pembayaran simple dan pemasaran pada database yang terpusat, termasuk pula didalamnya konfigurasi standart 3. Marketing, mempunyai fitur marketing dan sistem CRM yang didesain untuk Business to Consumer, dengan menyediakan fasilitas untuk mencari segmen pelanggan yang potensial, target marketing, analisa ROI 4. Konfigurasi custom, dengan mudah membuat program yang dapat dikustomisasi untuk bisnis dan didesain untuk perusahaan yang sedang berkembang pada suatu bisnis, program ini akan membantu untuk mendapatkan penghasilan maksimum dengan mengandalkan konsumen. Dengan menggabungkan data transaksi penjualan dan melakukan komunikasi dengan pelanggan dan menganalisa nilai dari tiap pelanggan, dan dapat mengidentifikasikan target terbaik dari hubungan bisnis, membantu untuk fokus ke marketing dan secara terus menerus memonitor hasil. 4.3 Memasukkan Data Pelanggan Setelah melakukan instalasi, maka akan muncul tampilan seperti Gambar 5.1 jika kita menjalankan program tersebut
Gambar 5.1 Setup Department Terdapat dua pilihan untuk mengawali kerja software ini, yang pertama dengan membuat user baru, yang kedua membuka file data yang telah ada dalam sistem. Jika memilih tombol nomor satu, maka akan muncul tampilan seperti Gambar 5.2 untuk menentukan dimana file akan disimpan nantinya, dan mengisikan nama filenya, lalu Business Optimiser akan meminta nama perusahaan yang akan dikelola untuk menampilkannya dalam report-report atau hasil analisis. Gambar 5.2 Memilih direktori mana Gambar 5.2 Memasukkan nama perusahaan
Setelah memasukkan nama perusahaan, maka akan diminta untuk memasukkan data pelanggan dan data penjualan pada pelanggan yang bersangkutan, termasuk didalamnya membuat dan menyimpan data komunikasi yang telah dan akan diberikan kepada tiap pelanggan. Selain itu juga terdapat reminder untuk task yang belum dikerjakan, namun sudah ada planning kapan akan dikerjakan. Gambar 5.3 merupakan tampilan form untuk menyimpan data pelanggan, data sales baru bisa dimasukkan setelah data pelanggan disimpan. Gambar 5.4 merupakan tampilan form untuk menyimpan reminder, setelah didahului menekan tombol New Reminder untuk task yang belum terkerjakan. Gambar 5.5 merupakan contoh form yang sudah lengkap terisi data pelanggan, sales, dan communication Gambar 5.3 Memasukkan nama kontak pelanggan
Gambar 5.4 Memasukkan reminder Selain memasukkan data pelanggan dan penjualannya, software ini juga bisa mencetak invoice kapada pelanggan yang belum melunasi tagihannya, seperti pada gambar 5.6 dan 5.7 Gambar 5.5 Data Kontak Komunikasi
Gambar 5.6 Data Penjualan per Pelanggan Gambar 5.7 Generate Invoice
Gambar 5.8 Invoice 4.4 Melakukan Analisa Pelanggan Business Optimizer mempunyai beberapa fitur untuk menganalisa pelanggan dari data perusahaan yang telah dimasukkan pada Business Optimizer 4.4.1 Contact Summary Fitur ini mempunyai kemampuan untuk melakukan analisa terhadap data pelanggan dan persebarannya, hasil yang berupa tabel dapat dilihat pada gambar 5.9, sedangkan yang berupa graph pada gambar 5.10 Gambar 5.9 Tabel Contact Summary
Gambar 5.10 Graph Contact Summary 4.4.2 Communication Summary Fitur ini mempunyai kemampuan untuk melakukan analisa terhadap data komunikasi pelanggan, hasil yang berupa tabel dapat dilihat pada gambar 5.11, sedangkan yang berupa graph pada gambar 5.12 Gambar 5.11 Tabel Communication Summary
Gambar 5.12 Graph Communication Summary 4.4.3 Communication Planning Progress Fitur ini mempunyai kemampuan untuk melakukan analisa terhadap data komunikasi pelanggan. 4.4.4 Sales by Staff and Status Fitur ini mempunyai kemampuan untuk melakukan analisa terhadap data penjualan per pelanggan dan statusnya, hasil yang berupa tabel dapat dilihat pada gambar 5.13, sedangkan yang berupa graph pada gambar 5.14 Gambar 5.13 Tabel Sales by Staff and Status
Gambar 5.14 Graph Sales by Staff and Status 4.4.5 Sales by Product Fitur ini mempunyai kemampuan untuk melakukan analisa terhadap data penjualan per produknya, hasil yang berupa tabel dapat dilihat pada gambar 5.15, sedangkan yang berupa graph pada gambar 5.16
Gambar 5.15 Tabel Sales by Products
Gambar 5.16 Graph Sales by Products 4.4.6 List Membership Statistics Fitur ini mempunyai kemampuan untuk melakukan analisa terhadap data pelanggan dan menentukan list pelanggan mana yang potensial, hasil yang berupa tabel dapat dilihat pada gambar 5.17, sedangkan yang berupa graph pada gambar 5.18 Gambar 5.17 Tabel List Membership Statistics
Gambar 5.18 Graph List Membership Statistics
BAB VI PENUTUP Berdasarkan Analisa mengenai penerapan software Business Optimiser pada PT. Nusantaratama Multi Media antara lain 6.1 Kesimpulan Kesimpulan yang di dapat dari penelitian penerapan business optimizer di PT Nusantaratama Multi Media adalah sebagai berikut : 1. Dokumentasi yang baik dapat meningkatkan efektifitas pekerjaan marketing 2. Penggunaan software CRM sesuai kebutuhan akan meningkatkan kepercayaan pelanggan. 6.2 Saran Saran yang dapat kami berikan setelah melakukan penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Perlunya manajemen dokumentasi yang baik. 2. Penggunaan software CRM sesuai kebutuhan