PANDUAN PENYUSUNAN RENCANA IMPLEMENTASI PROGRAM (RIP) PROGRAM HIBAH KOMPETISI PROGRAM STUDI (PHK-PS) TAHUN ANGGARAN 2012 Badan Pengembangan Akademik UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA 2012 1
DAFTAR ISI Daftar Isi... 2 Kata Pengantar... 3 I. Pendahuluan... 4 II. Tujuan dan Deskripsi Program... 4 A. Tujuan Program... 4 B. Sasaran... 4 C. Outcomes, Output dan Indikator Kinerja... 4 1. PHK-PS Pengembangan Prodi... 4 2. PHK-PS Unggulan Prodi... 5 III. Struktur Dokumen RIP... 5 A. Halaman Sampul... 5 B. Halaman pengesahan dari Pimpinan Fakultas... 5 C. Daftar isi... 5 D. Ringkasan Eksekutif... 5 E. Bab-1 : Ringkasan Program Pengembangan... 5 F. Bab-2 : Aktivitas Tahun 2012... 6 G. Bab-3 : Pengaturan Internal Pelaksanaan Kegiatan... 6 H. Bab-4 : Usulan Anggaran... 6 I. Lampiran... 6 IV. Administrasi Hibah... 6 Lampiran Panduan... 7 A. Format Sampul Depan... 7 B. Format Lembar Identifikasi, Halaman Pengesahan... 8 C. Halaman Pernyataan Dana Komitmen... 9 D. Format Usulan Aktifitas... 9 E. Format TOR... 11 TOR Pengadaan Tenaga Ahli... 11 TOR Pengembangan Staf/ Insentif Staf... 11 F. Format Usulan Anggaran... 12 G. Format Laporan Keuangan... 14 2
Kata Pengantar Assalamu alaikum wr.wb. Dalam Renstra UII 2010-2014, telah ditetapkan strategi Peningkatan akreditasi program studi di level internasional dengan program kerja membina prodi/program untuk akreditasi internasional. Untuk mewujudkan hal itu, sejak tahun 2011 telah diselenggarakan program hibah kompetisi program studi (PHK-PS) yang meliputi dua tema: 1). Pengembangan Prodi senilai Rp 300,- juta dimaksudkan untuk membina prodi yang akreditasinya masih B agar berusaha meningkatkan menjadi A, dan 2). Unggulan Prodi senilai Rp 400,- juta yang dimaksudkan untuk membina prodi yang akreditasinya sudah A agar berusaha meraih akreditasi internasional. Respon dari prodi terhadap program ini cukup bagus terbukti pada tahun 2011 ada 14 prodi yang mengajukan proposal, sedangkan tahun 2012 ada 15 prodi yang mengajukan. Pada tahun 2011 ada 2 pemenang untuk tema pengembangan prodi dan 1 untuk tema unggulan prodi. Penyelenggaraan PHK-PS tahun 2012 diperluas menjadi 2 batch yaitu batch 1 untuk prodi yang belum pernah menang dan batch 2 untuk prodi yang pernah menang. Oleh karena itu untuk tahun 2012 target jumlah pemenang ditingkatkan menjadi dua kali lipat. Setelah dilakukan seleksi proposal oleh tim reviewer independen dari luar UII, berdasarkan rangking nilai hasilnya adalah 3 pemenang tema pengembangan dan 3 pemenang tema unggulan. Agar program yang diusulkan dapat terlaksana dengan baik dan terkendali, sehingga hibah yang diberikan oleh unversitas ini efektif, maka program yang diusulkan harus dituangkan dalam Rencana Implementasi Program (RIP). Oleh karena itulah tim telah membuat Panduan Penyusunan RIP yang dapat bapak/ibu baca berikut ini. Semoga Panduan Penyusunan RIP ini bermanfaat. Jogjakarta, 17 Januari 2012 Kepala BPA Dr. Ir. Sugini, MT, IAI 3
I. Pendahuluan Program Hibah Kompetisi Program Studi (PHK-PS) untuk tahun anggaran 2012 telah ditetapkan pemenangnya dan diharapkan dapat dilaksanakan sesuai harapan. Pelaksanaan program harus mengacu pada proposal yang telah diajukan oleh prodi pemenang hibah. Mengingat bahwa proposal disusun belum memuat informasi rinci tentang pelaksanaan kegiatan, maka perlu disusun suatu dokumen Rencana Implementasi Program (RIP). Bersamaan dengan pengajuan RIP, perbaikan terhadap proposal lengkap PHK-PS dilakukan dengan mengintegrasikan saran maupun hasil evaluasi lapangan yang dilakukan reviewer. Proposal lengkap yang telah direvisi wajib diserahkan disertai RIP dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari kontrak. Dokumen RIP ini dimaksudkan sebagai dokumen yang akan menjadi bagian tak terpisahkan dari kontrak antara Rektor dengan Ketua Prodi pemenang hibah. Dokumen tersebut disusun didasarkan pada proposal yang telah disetujui, memuat informasi yang lebih rinci tentang pelaksanaan kegiatan pada tahun kontrak (Tahun Anggaran 2012). Dokumen RIP ini, selain merupakan acuan bagi prodi dalam melaksanakan kegiatan juga akan dijadikan sebagai acuan dalam kegiatan monitoring dan evaluasi pelaksanaan program. II. Tujuan dan Deskripsi Program A. Tujuan Program PHK-PS adalah hibah yang diberikan oleh UII kepada program studi di lingkungan UII guna meningkatkan kualitas kelembagaan dan pengelolaan program studi dalam upaya mencapai status akreditasi tertinggi dan menuju World Class University. Untuk keperluan tersebut maka program ini dibagi menjadi dua jenis yaitu yang pertama Hibah Pengembangan Prodi yang ditujukan untuk peningkatan pencapaian akreditasi A dan yang kedua Hibah Unggulan Prodi yang ditujukan untuk peningkatan International Acreditation atau International Recognition. Selanjutnya masing masing jenis terdiri atas Batch I dan Batch II. Batch I adalah untuk Prodi yang belum pernah mendapat hibah PHK-PS sebelumnya, sedangkan Batch II adalah untuk Prodi yang pernah mendapat hibah PHK-PS sebelumnya. B. Sasaran Sasaran PHK-PS Pengembangan Prodi adalah Progran Studi di lingkungan Universitas Islam Indonesia dengan akreditasi B dan C, sedangkan sasaran PHK-PS Unggulan Prodi adalah Program Studi di lingkungan Universitas Islam Indonesia dengan akreditasi A. C. Outcomes, Output dan Indikator Kinerja Program-program yang diusulkan dalam PHK-PS ini harus mempunyai Outcome dan Output yang terukur yang ditunjukkan oleh Indikator Kinerja. 1. PHK-PS Pengembangan Prodi a. Outcomes Terakreditasinya Prodi dengan nilai A dan tercapaianya Sasaran Mutu Universitas 4
b. Output Produk yang berkaitan dengan syarat kenaikan akreditasi prodi ke nilai A dan Sasaran Mutu Universitas. c. Indikator Kinerja Peningkatan capaian pada parameter produk yang berkaitan dengan syarat kenaikan akreditasi prodi ke nilai A dan Sasaran Mutu Universitas. 2. PHK-PS Unggulan Prodi a. Outcomes Terakreditasinya Prodi dengan international acreditation dan atau international recognition serta tercapaianya Sasaran Mutu Universitas. b. Output Produk yang berkaitan dengan international acreditation dan atau international recognition serta Sasaran Mutu Universitas. c. Indikator Kinerja Peningkatan capaian pada parameter produk yang berkaitan dengan syarat international acreditation dan atau international recognition serta Sasaran Mutu Universitas. Dokumen RIP mengikuti struktur dan format sebagai berikut: III. Struktur Dokumen RIP A. Halaman Sampul Halaman sampul memuat informasi nama prodi dan jenis program serta batch (unggulan prodi atau pengembangan prodi, batch I atau batch II) yang diajukan (lihat contoh). B. Halaman pengesahan dari Pimpinan Fakultas Halaman ini memuat pernyataan penyampaian RIP yang ditandatangani oleh Ketua Prodi yang disyahkan Dekan. Dalam pernyataan tersebut dicantumkan besarnya dana hibah yang diajukan untuk didanai oleh UII (sesuai dengan proposal lengkap dan saran dari reviewer) dan besarnya dana pendamping yang disediakan oleh Fakultas/prodi (lihat contoh). C. Daftar isi D. Ringkasan Eksekutif Bagian ini memuat informasi singkat tentang isi dari RIP (maksimum 2 halaman). E. Bab-1 : Ringkasan Program Pengembangan Bab ini memuat informasi ringkas tentang program/aktivitas yang akan dilakukan serta sasaran/tujuan utama yang ingin dicapai. Disamping itu, juga dicantukan road map pencapaian akreditasi A untuk PHK-PS Pengembangan Prodi atau akreditasi internasional/international recognition untuk PHK-PS Unggulan Prodi. Road map memuat milestones (setiap tahun) yang digunakan sebagai tahapan pencapaian tujuan tersebut. 5
Dalam ringkasan ini juga dijelaskan dengan singkat dan tajam hubungan program serta aktivitas didalamnya dengan outcomes dan milestones roadmap pencapaian outcomes F. Bab-2 : Aktivitas Tahun 2012 Jelaskan dengan rinci aktivitas yang akan dilaksanakan pada tahun 2012. Penjelasan dimaksud merupakan turunan dari proposal lengkap, dengan elaborasi lebih rinci tentang kegiatan pada tahun 2012. Penulisan aktivitas mengacu pada format yang tertera pada lampiran (format usulan aktivitas). G. Bab-3 : Pengaturan Internal Pelaksanaan Kegiatan Jelaskan organisasi dan pengaturan pelaksanaan kegiatan di prodi. Jelaskan juga prosedur pengadaan barang dan jasa serta pengelolaan keuangan yang akan dilakukan untuk hibah ini. H. Bab-4 : Usulan Anggaran Usulan anggaran dalam RIP disusun berdasarkan formulir keuangan yang disajikan dalam Lampiran yang mencakup informasi keuangan sebagai berikut: 1. Rekapitulasi usulan selama periode hibah 2. Rincian Anggaran per komponen biaya yang memuat volume dan satuan tarif. 3. Rencana Penggunaan Dana Pendamping yang memuat volume dan satuan tarif. I. Lampiran Bagian ini memuat spesifikasi teknis dan rincian anggaran Peralatan, Bahan Pustaka, Tenaga Ahli, Pengembangan Program, insentif staf, Pengembangan Staf, Komponen Khusus, dan panduan penyusunan TOR. IV. Administrasi Hibah Rencana Implementasi Program (RIP) dicetak dalam kertas ukuran A4, dengan format sampul depan seperti pada Lampiran, rangkap 5 (lima), dijilid dengan warna halaman sampul Oranye. Dokumen RIP dan softcopy-nya yang direkam pada 2 CD (dengan format PDF) disampaikan ke BPA pada tanggal 19 Januari 2012 paling lambat pukul 15.00 WIB. 6
A. Format Sampul Depan V. Lampiran Panduan RENCANA IMPLEMENTASI PROGRAM (RIP) PROGRAM HIBAH KOMPETISI PROGRAM STUDI (PHK-PS) Judul:. Tipe program 1 : PHK-PS PP / PHK-PS UP Batch 2 : I/II (Nama PRODI) UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA YOGYAKARTA 2012 1 Coretlah yang tidak sesuai 2 Coret yang tidak sesuai 7
B. Format Lembar Identifikasi/Pengesahan Lembar Identifikasi/Pengesahan 1. Nama Prodi : 2. Penanggung Jawab : Dekan 3. Ketua Pelaksana : Ketua Program Studi Koordinator Program N a m a : Alamat : Telepon Kantor : Nomor HP : Fax : e-mail : 4. Judul: 5. a. Jumlah Dana Pelaksanaan : b. Jumlah Dana Pendamping : Yogyakarta, Januari 2012 Ketua Pelaksana Koordinator Program ( Ketua prodi...) ( ) Penanggung Jawab, (...Dekan...) 8
C. Halaman Pernyataan Dana Komitmen PERNYATAAN KOMITMEN DANA PENDAMPING PROGRAM HIBAH KOMPETISI PRODI TAHUN ANGGARAN 2011 Kami sebagai Pimpinan Fakultas dengan ini menyatakan bersedia menyediakan dana pendamping sebesar minimal 10% dari total anggaran PHK-PS yang diajukan oleh Program Studi di lingkngan Fakultas... yaitu sebesar Rp....(.. rupiah). Dalam melaksanakan program hibah yang didanai oleh UII melalui BPA ini, kami bersedia memenuhi semua persyaratan sebagaimana ditetapkan dalam panduan dan mengikuti aturan UII yang terkait dengan pengelolaan keuangan serta pengadaan barang. Dekan (Materai Rp. 6.000,-) D. Format Usulan Aktifitas <Tuliskan Judul Aktivitas> 1. Latar Belakang Penjelasan mengenai akar permasalahan atau potensi yang telah berhasil diidentifikasi pada evaluasi diri, yang akan diselesaikan atau dikembangkan dengan melaksanakan aktivitas ini. Nomor halaman dalam laporan evaluasi diri dimana masalah atau potensi tersebut diidentifikasi harus dicantumkan. Dalam latar belakang dijelaskan posisi aktivitas yang diusulkan terhadap tujuan, sasaran dan outcome 2. Rasional Jelaskan argumentasi (alasan) tentang mengapa usulan aktivitas ini adalah pilihan yang tepat untuk menyelesaikan akar permasalahan yang disampaikan pada latar belakang. Untuk PHK-PS batch 2, tunjukkan bahwa program pada batch 2 merupakan keberlanjutan dari program pada batch 1 3. Tujuan Uraikan tujuan yang ingin dicapai oleh kegiatan ini dan dampak yang diharapkan serta keterkaitannya dengan tujuan, sasaran, dan outcome program secara keseluruhan yang 9
akan dicapai. Penetapan tujuan harus dapat dijabarkan menjadi indikator kinerja yang terukur. 4. Mekanisme dan Rancangan Uraikan rincian, tahapan, dan langkah-langkah aktivitas (sub-aktivitas) yang akan dilaksanakan, secara ringkas dan jelas dalam bentuk narasi untuk mencapai tujuan yang ditargetkan. Sub-aktivitas bukan merupakan kegiatan investasi. 5. Sumberdaya yang dibutuhkan dan RAB per aktivitas Berdasarkan mekanisme dan rancangan, jelaskan sumberdaya beserta sumber pendanaan yang dibutuhkan untuk melakukan setiap sub-aktivitas (selama periode hibah), sebutkan sumberdaya yang sudah ada (existing). Gunakan tabel sumber pendanaan seperti contoh berikut ini. Bagian ini menjadi dasar untuk pengusulan pengadaan barang dan training peningkatan keahlian staf maupun technical assistant. Sub Aktifitas Komponen biaya Estimasi biaya dan sumber pendanaan PHK-PS Fakultas/Prodi < Sub Aktifitas 1> <komponen biaya...> <komponen biaya...> < Sub Aktifitas 2> < Sub Aktifitas...> 6. Jadwal Pelaksanaan Tentukan rincian jadwal yang realistik dan logis sesuai dengan tahapan pelaksanaan kegiatan sebagaimana diuraikan dalam Mekanisme & Rancangan. Rencana Aktivitas <sub-aktivitas a> <sub-aktivitas b> <sub-aktivitas c> <sub-aktivitas n> Tahun 2012 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 7. Indikator Keberhasilan Aktivitas Indikator keberhasilan aktivitas adalah ukuran pencapaian tujuan. Cantumkan kondisi pada saat sebelum ada hibah dan target indikator kinerja setelah ada hibah. Indikator Kinerja Sebelum hibah Setelah program hibah Batch 1 Setelah program hibah Batch 2 10
<indikator 1> <indikator 2> <indikator 3> 8. Keberlanjutan Jelaskan bagaimana aktivitas ini dapat terus berlanjut setelah program hibah selesai. Implikasi finansial, alokasi sumberdaya dan komitmen manajemen perlu disampaikan pada bagian ini. 9. Penanggungjawab Aktivitas <sebutkan nama penanggungjawab kegiatan> E. Format TOR TOR Pengadaan Tenaga Ahli 1. Latar belakang Jelaskan secara singkat (maksimum setengah halaman):. Permasalahan yang ingin diselesaikan dengan mengacu kepada Laporan Evaluasi Diri.. Penjelasan/rasional yang menghubungkan antara permasalahan dengan tujuan. 2. Tujuan Uraikan tujuan spesifik yang ingin dicapai oleh aktivitas ini. Dan jelaskan kaitan atau posisi tujuan aktivitas ini dengan tujuan, outcomes dan output serta indikator pencapaian program secara keseluruhan. 3. Lingkup kegiatan Jelaskan secara spesifik tugas dari Tenaga Ahli untuk mendukung tujuan yang ingin diperoleh. 4. Keluaran Jelaskan keluaran yang diharapkan (misalnya laporan, rekomendasi atau sistem) dengan adanya tenaga ahli ini dan rencana pemanfaatannya (termasuk diseminasinya). 5. Tenaga ahli yang diperlukan a. Untuk Tenaga Ahli perorangan, sebutkan kualifikasi dan pengalaman yang dibutuhkan untuk Tenaga Ahli yang diperlukan. b. Untuk perusahaan, sebutkan jumlah dan jenis keahlian yang diperlukan, berikut kualifikasi dan pengalaman yang dibutuhkan untuk masing-masing posisi. 6. Jadwal kegiatan Susun jadwal kegiatan sesuai dengan Lingkup Kegiatan untuk pegangan tenaga ahli maupun untuk monitoring kegiatan bagi pelaksana. Sesuaikan dengan jadwal kegiatan yang lain. 7. Anggaran Usulan anggaran harus disusun sesuai dengan harga satuan dan komponen biaya yang diperbolehkan dalam Panduan PHK-PS 11
TOR Pengembangan Staf/ Insentif Staf TOR Pengembangan Staf dibuat khusus untuk pendidikan tidak bergelar yang dilaksanakan oleh suatu institusi diluar UII (bukan in house training). Pendidikan tidak bergelar di luar negeri hanya ditujukan bagi program PHK-PS Unggulan Prodi. 1. Latar belakang Jelaskan secara singkat (maksimum setengah halaman): o Permasalahan yang ingin diselesaikan melalui kegiatan pengembangan staff dengan mengacu kepada Laporan Evaluasi Diri. o Penjelasan/rasional yang menghubungkan antara permasalahan dengan tujuan. 2. Tujuan Uraikan tujuan spesifik yang ingin dicapai oleh kegiatan pengembangan staf dikaitkan dengan tujuan dari aktivitas. 3. Lingkup kegiatan Jelaskan secara spesifik pengembangan staf yang akan diselenggarakan untuk mendukung tujuan yang ingin diperoleh, termasuk bidang kompetensi yang akan dikembangkan. Pengembangan staf ini harus disesuaikan dengan rencana pengembangan staf perguruan tinggi. 4. Keluaran Jelaskan tentang rencana pemanfaatan kompetensi yang diperoleh (termasuk diseminasinya) oleh peserta pengembangan staf untuk mendukung pelaksanaan tugas sehari-hari. 5. Penyelenggara pengembangan staf Sebutkan kriteria institusi penyelenggara pengembangan staf dan justifikasi yang digunakan untuk memilih institusi terkait. 6. Peserta Jelaskan kualifikasi, kriteria seleksi, kesesuaian dengan tujuan pengembangan staf. 7. Jadwal kegiatan Susun jadwal kegiatan sesuai dengan Lingkup Kegiatan dan jadwal kegiatan yang lain. 8. Anggaran Usulan anggaran harus disusun sesuai dengan harga satuan dan komponen biaya yang diperbolehkan dalam Panduan PHK-I. F. Format Usulan Anggaran a. Total anggaran yang diusulkan No Aktivitas 1 <aktivitas 1> 2 <aktivitas 2> n <aktivitas n> Total Usulan Anggaran Persentase Usulan Anggaran Pengemb. Staf (1) Insentif Staf (2) Komponen Pembiayaan (Ribu Rp.) Pengemb. Prograam (3) Khusus (4) Pengadaaan Barang (5) Pengadaan Pustaka (6) Manajeme n (7) Total % % % % % % % 100% Ribu Rp. 12
b. Rincian penggunaan dana pendamping No Kegiatan Manajemen Volume Satuan Harga Satuan 1 Komponen Manajemen 1 2 Komponen Manajemen 2 n Komponen Manajemen n Total Usulan Anggaran Jumlah c. Spesifikasi Rinci untuk Pengembangan Staf Uraian Nama Calon Bidang Studi Perguruan Tinggi/Instansi yang dituju Perkiraan Lamastudi (hari/minggu/bln Perkiraan Biaya (ribuan rupiah) Total d. Spesifikasi Rinci untuk Pengembangan Program Nama Program Bentuk Kegiatan (Lokakarya/ w.shop) Nama Nara Sumber Institusi Perkiraan Biaya (ribuan rupiah) e. Komponen Khusus No Nama Komponen Khusus Spesifikasi Volume Satuan Biaya Satuan (Rp.000) Total Biaya (Rp 000) Dana PHK-PS (Rp) Dana Pendamping (Rp) Total 13
f. Pengadaan Barang Jenis Peralatan I. Peralatan Laboratoriu m II... III... V. Peralatan Pendukung2 Nama Peralatan 1.... 2.... n.... 1.... 2.... n.... 1.... 2.... n.... 1.... 2.... n.... Spesifikasi Teknis Jumlah Fasilitas Pendukung Total dana peralatan Perkiraan Biaya (ribuanrupiah) g. Spesifikasi Rinci untuk Pengadaan Bahan Pustaka Judul Buku Pengarang Penerbit ISBN Jumlah Biaya per Unit Total Biaya (ribuan rupiah) Total X 14
G. Format Laporan Keuangan a. Laporan Buku Kas Umum BUKU KAS UMUM Bulan :.. Tahun 2011 Penerimaan Debet Tanggal Uraian No. Bukti Jumlah Tanggal Uraian Transaksi 1 Transaksi 1 Transaksi 2 Transaksi 2 Pengeluaran Kredit No. Jumlah Bukti Transaksi 3 Transaksi n Jumlah dipindahkan.. Jumlah dipindahkan.. Ketua Prodi Koordinator Program b. Laporan Keuangan (Laporan Tengah) Nomor Bukti Tanggal LAPORAN KEUANGAN (Laporan Tengah) Uraian Transaksi Penerimaan (Rp) Pengeluaran (Rp) Saldo (Rp) Ketua Prodi Koordinaator Program 15
c. Laporan Realisasi Fisik (Laporan Tengah) 1. 2. 3. n No LAPORAN REALISASI FISIK (Laporan Tengah) *) Volume Satuan Rencana Jenis Kegiatan Volume Realisasi Persentase Realisasi Ketua Prodi Koordinator Program *) Keterangan : Realisasi fisik berbeda dengan realisasi keuangan realisasi fisik diperoleh dari persentase fisik program yang terlaksana sesuai dengan persentase tahapan-tahapan pekerjaan untuk itu perlu di buatkan bobot pelaksanaan fisik pada tiap tahapan pelaksanaan aktivitas. Realisasi keuangan di hitung berdasarkan biaya yang sudah dikeluarkan dengan bukti-bukti pengeluaran di bandingkan dengan rencana anggaran pada masing-masing item biaya. d. Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan (Laporan Akhir) LAPORAN REALISASI FISIK & KEUANGAN (Laporan Akhir) Volume Volume Rencana Realisasi No Jenis Kegiatan Satuan 1. 2. 3. n Persentase Realisasi Ketua Prodi Koordinator Program 16