BAB IV PERANCANGAN SISTEM 4.1. Tujuan Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan strategi untuk memecahkan masalah dan mengembangkan solusi terbaik bagi permasalahan. Perancangan sistem juga adalah tahap awal dimana pendekatan awal untuk menyelesaikan masalah. Tujuan dari perancangan sistem ini secara garis besar adalah untuk menghasilkan bentuk rancangan yang dapat memberikan solusi akan masalah yang dihadapi. Perancangan sistem ini meliputi Flow Map usulan, Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Struktur File, Struktur Menu. 4.2. Sistem yang Diusulkan Sistem yang diusulkan adalah Sistem Pendukung Keputusan dalam Penilaian Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Negeri Sipil dengan Metode Multifactor Evaluation Process. Tentunya, sistem ini memuat kumpulan data yang saling berhubungan untuk diolah menjadi informasi, sehingga pengguna sistem atau aplikasi ini dapat dengan cepat memperoleh informasi yang dibutuhkan. Berdasarkan tinjauan temuan masalah pada Bab III, maka sistem pendukung keputusan ini diharapkan dapat menangani permasalah-permasalah tersebut. Sistem pendukung keputusan ini 65
66 pun diharapkan dapat meningkatkan dan mengefektifkan proses penilaian peserta Diklat yang sedang dilaksanakan. Adapun keuntungan dan konsekuensi dalam menggunakan Sistem Pendukung Keputusan dalam Penilaian Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Negeri Sipil dengan Metode Multifactor Evaluation Process ini, yaitu : 1. Keuntungan a. Pencarian data dapat dilakukan dengan lebih cepat dan akurat. b. Informasi laporan-laporan yang dihasilkan dapat lebih cepat dan akurat. c. Lebih meningkatkan efektifitas dan efisiensi pendataan. d. Media penyimpanan lebih kecil 2. Konsekuensi a. Pengguna sistem pendukung keputusan memerlukan pelatihan untuk menggunakan sistem tersebut, dalam kaitannya ditujukan untuk petugas admin yang mengoperasikan komputer di instansi-instansi terkait. b. Media penyimpanan (hardisk) dapat rusak karena bersifat sensitif, sehingga memerlukan perawatan khusus. c. Memerlukan biaya kertas dan tinta untuk mencetak laporan-laporan.
67 4.3. Prosedur yang Diusulkan 1. Prosedur Usulan Pendataan Peserta DIKLAT Adapun prosedur usulan dalam pendataan peserta DIKLAT di Bagian Pendidikan dan Pelatihan Badan Kepegawaian Daerah maupun di instansi lainnya adalah sebagai berikut: a. Admin menginformasikan kepada dinas-dinas yang ada di Propinsi / Kabupaten / Kota tentang informasi DIKLAT serta memberikan formulir pendaftaran dan pemberitahuan untuk melengkapi persyaratan. b. Dinas-dinas yang ada di Propinsi/Kabupaten/Kota mengutus 1 (satu) orang atau lebih pegawainya untuk mengikuti DIKLAT yang diselenggarakan Badan Kepegawaian Daerah, Badan Kepegawaian Negara, atau pun di instansi-instansi penyelenggara program DIKLAT, serta mengisi dan mengembalikan formulir pendaftaran beserta persyaratan-persyaratannya. c. Admin memeriksa kelengkapan peserta serta formulir yang telah dikembalikan. Apabila masih ada yang kurang, maka peserta diwajibkan untuk melengkapi kembali persyaratan dan data-datanya. d. Admin menginputkan data peserta dalam Sistem Pendukung Keputusan dalam Penilaian Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Negeri Sipil secara keseluruhan.
68 e. Admin mencetak data-data peserta DIKLAT keseluruhan dan diberikan kepada Kepala Bidang Pendidikan dan Pelatihan yang ada di setiap instansi, baik itu Badan Kepegawaian Negara, Badan Kepegawaian Daerah, maupun instansi-instansi pemerintahan lainnya yang menyelenggarakan program DIKLAT dalam bentuk print out, sedangkan peserta mendapatkan kartu peserta DIKLAT yang di cetak langsung dari sistem yang diusulkan. Aliran data dan proses yang lebih jelas dapat terlihat pada flowmap berjalan pendataan peserta DIKLAT yang tercantum di Gambar 4.1. 2. Prosedur Penilaian Hasil Kelulusan Peserta DIKLAT Adapun prosedur dalam penilaian hasil kelulusan peserta DIKLAT adalah sebagai berikut: a. Tim penyelenggara DIKLAT yang bertugas sebagai admin memberikan Formulir-formulir penilaian kepada tim pengajar serta tim penyelenggara yang bertugas memberikan pendidikan dan penilaian kepada peserta. b. Tim Pengajar dan tim penyelenggara yang bertugas mengisi formulir sesuai dengan nilai yang diperoleh peserta DIKLAT untuk masingmasing kategori penilaian.
69 c. Pengajar dan penyelenggara akan memberikan kembali formulirformulir penilaian yang telah diisi kepada admin. d. Penyelenggara yang bertugas sebagai admin memeriksa kembali formulir-formulir penilaian yang telah dikembalikan oleh pengajar serta penyelenggara yang bertugas menilai perserta DIKLAT, apabila ada data yang tidak lengkap, maka formulir dikembalikan lagi kepada pengajar untuk dilengkapi, namun apabila formulir telah diisi dengan lengkap, maka penyelenggara yang bertugas sebagai admin menginputkan data ke dalam sistem untuk diolah serta mencetak (print) laporan penilaian kelulusan peserta DIKLAT. e. Laporan hasil penilaian kelulusan peserta DIKLAT diberikan kepada panitia, Kepala Bidang Pendidikan dan Pelatihan Badan Kepegawaian Negara atau Badan Kepegawaian Daerah, dan diarsipkan kembali oleh penyelenggara dalam bentuk softcopy. Aliran data dan proses yang lebih jelas dapat terlihat pada flowmap berjalan Penilaian Hasil Kelulusan Peserta DIKLAT yang tercantum di Gambar 4.2.
Gambar 4.1 Flow Map Usulan Pendaftaran Peserta Diklat 70
Gambar 4.2 Flow Map Usulan Penilaian Kelulusan Peserta Diklat 71
72 4.4. Analisis Dokumen Analisis dokumen bertujuan untuk mengetahui dokumen apa saja yang terkait dan diperlukan dalam sistem. Analisis dokumen ini juga akan membantu dalam perancangan sistem yang akan dibuat. Adapun dokumen-dokumen yang digunakan dalam Sistem Pendukung Keputusan dalam Penilaian Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Negeri Sipil yang diusulkan antara lain : 1. Daftar Data Peserta Sumber Tujuan Fungsi : Peserta DIKLAT : Admin : Untuk Mengetahui Data Peserta yang akan mengikuti Pendidikan dan Pelatihan Rangkap : 1 (satu) 2. Data Penilaian Peserta Sumber Tujuan Fungsi : Panitia : Admin : Untuk Mengetahui Penilaian Peserta DIKLAT yang akan menentukan kelulusan peserta. Rangkap : 1 (satu)
73 3. Laporan Data Peserta DIKLAT Sumber : Administrasi Tujuan : Kepala Bidang Pendidikan dan Pelatihan Badan Kepegawaian Negara atau Badan Kepegawaian Daerah, Panitia, dan Kepala Badan Kepegawaian Daerah atau Badan Kepegawaian Negara. Fungsi Rangkap : Untuk Mengetahui Data Peserta Pendidikan dan Pelatihan : 3 (tiga) 4. Laporan Data Penilaian Peserta DIKLAT Sumber : Administrasi Tujuan : Kepala Bidang Pendidikan dan Pelatihan Badan Kepegawaian Negara atau Badan Kepegawaian Daerah, dan Panyelenggara. Fungsi Rangkap : Untuk Mengetahui Data Penilaian Peserta DIKLAT : 2 (dua) 4.5. Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu metodologi yang digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang sedang berjalan atau yang telah ada, yang akan dikembangkan secara logika tanpa pertimbangan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (contoh : Hardisk, Disket, dsb). Data Flow Diagram (DFD).
74 1. Diagram Konteks / Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Diagram Konteks adalah suatu diagram yang menggambarkan secara garis besar suatu sistem dan juga merupakan diagram tertinggi yang memperlihatkan batasan sistem serta lingkungannya dan hanya mempunyai satu data proses yang menggambarkan proses yang terdapat didalam sistem. Diagram Konteks ini dapat dilihat pada Gambar 4.3. Gambar 4.3 Diagram Konteks / Data Flow Diagram (DFD) Level 0
75 2. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Dari Diagram Konteks diatas, maka dapat digambarkan Data Flow Diagram (DFD) Level 1 dengan mendekomposisi masing-masing proses sesuai kebutuhan. DFD Level 1 dapat dilihat pada Gambar 4.4 berikut : Gambar 4.4 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 3. Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Dari Data Flow Diagram (DFD) Level 1 diatas, maka dapat digambarkan Data Flow Diagram (DFD) Level 2 dengan mendekomposisi masing-masing proses sesuai kebutuhan. DFD Level 2 dapat dilihat pada Gambar 4.5 berikut :
76 a. Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 1 Gambar 4.5 Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 1 b. Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 2 Gambar 4.6 Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 2
77 c. Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 3 Gambar 4.7 Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 3 d. Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 4 Gambar 4.8. Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 4
78 4. Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) pada dasarnya adalah diagram yang memperlihatkan entitas-entitas yang terlibat dalam suatu sistem serta hubunganhubungan (relasi) antar entitas tersebut. Tekanan utama pada ERD adalah tabeltabel yang merepresentasikan relasi antar entitas itu sendiri. ERD dapat dilihat pada Gambar 4.8 berikut : m m Gambar 4.9. Entity Relationship Diagram (ERD)
79 Kamus Data : - Admin = {User_Name, Password} - Peserta = {NIP, Nama, Alamat, Jabatan / Golongan, No.Telp} - Registrasi = {Jenis_Diklat, Periode, Tahun} - Penilaian Kelulusan= {NIP, Nama, Nilai} - Pengajar = {ID_Pengajar, Nama, Alamat, No. Telp} 4.6. Struktur File 1. Tabel Pegawai No Nama Atribut Type Data Ukuran Keterangan 1 NIP Numerik (integer) 8-2 Nama Char 20-3 Jenis Kelamin Char 4-4 Tempat Lahir Char 20-5 Tanggal Lahir Char 20-6 Alamat Char 50-7 No. Telp Char 15-8 No. Handphone Char 15-9 Pendidikan Char 15-10 Nama Instansi Char 30-11 Jabatan / Golongan Char 30-12 Alamat Instansi Char 50-13 Telp. Kantor Char 15 - Tabel 4.1. Struktur File Pegawai
80 2. Tabel Peserta No Nama Atribut Type Data Ukuran Keterangan 1 No. Pendaftaran Integer 5 Primary Key 2 Jenis DIKLAT Char 10-3 Angkatan Integer 5-4 Tahun Integer 4-5 NIP Numerik (integer) 8-6 Nama Char 20-7 Jenis Kelamin Char 4-8 Tempat Lahir Char 20-9 Tanggal Lahir Char 20-10 Alamat Char 50-11 No. Telp Char 15-12 No. Handphone Char 15-13 Pendidikan Char 15-14 Nama Instansi Char 30-15 Jabatan / Golongan Char 30-16 Alamat Instansi Char 50-17 Telp. Kantor Char 15 - Tabel 4.2. Struktur File Peserta
81 3. Tabel Admin No Nama Atribut Type Data Ukuran Keterangan 1 UserName Char 10 Primary Key 2 Password Char 8 - Tabel 4.3. Struktur File Admin 4. Tabel Kabid DIKLAT No Nama Atribut Type Data Ukuran Keterangan 1 NIP Integer 20-2 Nama Char 30 - Tabel 4.4. Struktur File Kabid DIKLAT 5. Tabel Nilai No Nama Atribut Type Data Ukuran Keterangan 1 Jenis DIKLAT Char 10-2 Angkatan Integer 5-3 Tahun Integer 4-4 ID_Peserta Numerik (integer) 8-5 Disiplin Integer 5-6 Kepemimpinan Integer 5-7 Kerjasama Integer 5-8 Prakarsa Integer 5-9 Ujian Akhir Integer 5-10 KKP Integer 5-11 KKK Integer 5 -
82 12 OL Integer 5-13 Nilai Integer 5-14 Kualifikasi Char 10-15 Hasil Char 10-16 Penilai Char 30 - Tabel 4.5. Struktur File Nilai 6. Tabel Jenis DIKLAT No Nama Atribut Type Data Ukuran Keterangan 1 Jenis DIKLAT Char 20 - Tabel 4.6. Struktur File Jenis DIKLAT 7. Tabel Unsur Disiplin No Nama Atribut Type Data Ukuran Keterangan 1 ID_Peserta Numerik (Integer) 15 Primary Key 2 Kerapian Numerik (Integer) 5-3 Ketepatan_Waktu Numerik (Integer) 5-4 Kesungguhan Numerik (Integer) 5-5 Kejujuran Numerik (Integer) 5-6 Jumlah Numerik (Integer) 5-7 Rata-Rata Numerik (Integer) 5 - Tabel 4.7. Struktur File Unsur Disiplin
83 8. Tabel Unsur Kepemimpinan No Nama Atribut Type Data Ukuran Keterangan 1 ID_Peserta Numerik (Integer) 10 Primary Key 2 Konsistensi_TJ Numerik (Integer) 5-3 Visioner Numerik (Integer) 5-4 Pemberdayaan Numerik (Integer) 5-5 Demokratis Numerik (Integer) 5-6 Jumlah Numerik (Integer) 5-7 Rata-Rata Numerik (Integer) 5 - Tabel 4.8. Struktur File Unsur Kepemimpinan 9. Tabel Unsur Kerjasama No Nama Atribut Type Data Ukuran Keterangan 1 ID_Peserta Numerik (Integer) 15 Primary Key 2 Kontribusi Numerik (Integer) 5-3 Kekompakan Numerik (Integer) 5-4 Tidak_Mendikte Numerik (Integer) 5-5 Menerima_Pendapat Numerik (Integer) 5-6 Jumlah Numerik (Integer) 5-7 Rata-Rata Numerik (Integer) 5 - Tabel 4.9. Struktur File Unsur Kerjasama
84 10. Tabel Unsur Prakarsa No Nama Atribut Type Data Ukuran Keterangan 1 ID_Peserta Numerik (Integer) 15 Primary Key 2 Membuat_Iklim Numerik (Integer) 5-3 Membuat_saran Numerik (Integer) 5-4 Aktif Numerik (Integer) 5-5 Mengendalikan_diri Numerik (Integer) 5-6 Jumlah Numerik (Integer) 5-7 Rata-Rata Numerik (Integer) 5 - Tabel 4.10. Struktur File Unsur Prakarsa 11. Tabel Unsur Kertas Kerja Perorangan (KKP) No Nama Atribut Type Data Ukuran Keterangan 1 ID_Peserta Numerik (Integer) 15 Primary Key 2 Identifikasi_Masalah Numerik (Integer) 5-3 Analisis_Masalah Numerik (Integer) 5-4 Pemecahan_Masalah Numerik (Integer) 5-5 Sistematika_Penulisan Numerik (Integer) 5-6 Efektifitas_TP Numerik (Integer) 5-7 Penguasaan_Materi Numerik (Integer) 5-8 Jumlah Numerik (Integer) 5-9 Rata-Rata Numerik (Integer) 5 - Tabel 4.11. Struktur File Unsur Kertas Kerja Perorangan (KKP)
85 12. Tabel Unsur Kertas Kerja Kelompok (KKK) No Nama Atribut Type Data Ukuran Keterangan 1 ID_Peserta Numerik (Integer) 15 Primary Key 2 Kesungguhan Numerik (Integer) 5-3 Kualitas Numerik (Integer) 5-4 Keefektifan Numerik (Integer) 5-5 Jumlah Numerik (Integer) 5-6 Rata-Rata Numerik (Integer) 5 - Tabel 4.12. Struktur File Unsur Kertas Kerja Kelompok (KKK) 13. Tabel Unsur Observasi Lapangan (OL) No Nama Atribut Type Data Ukuran Keterangan 1 ID_Peserta Numerik (Integer) 15 Primary Key 2 Tahun Char 5-3 NIP Numerik (Integer) 8-4 Nama Char 30-5 Kemampuan_IM Numerik (Integer) 5-6 Kemampuan_adaptasi Numerik (Integer) 5-7 Kualitas_pemikiran Numerik (Integer) 5-8 Teknik_Bertanya Numerik (Integer) 5-9 Akomodasi Numerik (Integer) 5-10 Jumlah Numerik (Integer) 5-11 Rata-Rata Numerik (Integer) 5 - Tabel 4.13. Struktur File Unsur Kertas Kerja Kelompok (KKK)
86 4.7. Perancangan Struktur Program Gambar 4.10. Struktur Program
87 4.8. Perancangan Struktur Menu Gambar 4.11. Struktur Menu
88 4.9. Perancangan Antarmuka 1. Perancangan Form Input Gambar 4.12 Perancangan Form Pendaftaran Peserta DIKLAT
Gambar 4.13 Perancangan Form Rekapitulasi Penilaian Peserta DIKLAT 89
90 2. Perancangan Form Output Gambar 4.14. Perancangan Tampilan Laporan Peserta DIKLAT
91 REKAPITULASI NILAI PESERTA DIKLAT DI LINGKUNGAN Unit/Diklat Penyelenggara : Angkatan : Tempat/tanggal Pelaksanaan : Jumlah Peserta : No Nama Peserta (45%) (55%) Disiplin Kepemim- Kualifi Ujian Nilai Kerjasama Prakarsa KKP KKK OL kasi pinan Akhir Peringkat (10%) (15%) (10%) (10%) (20%) (15%) (10%) (10%) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Aspek Sikap Dan Perilaku Kepemimpinan Aspek Akademis/Penguasaan Materi Gambar 4.15. Perancangan Tampilan Laporan Nilai Peserta DIKLAT Gambar 4.16. Perancangan Tampilan Kartu Tanda Peserta DIKLAT
92 3. Perancangan Form Utama dan Form Lainnya Gambar 4.17. Perancangan Form Login Gambar 4.18. Perancangan Form Utama
93 Gambar 4.19. Perancangan Form Data Pegawai Gambar 4.20. Perancangan Form Input User
94 Gambar 4.21. Perancangan Form Pilih Kategori Penilaian Gambar 4.22. Perancangan Form Tambah Data Penilai
Gambar 4.23. Perancangan Form Penilaian Unsur Kedisiplinan 95
96 Gambar 4.24. Perancangan Form Penilaian Unsur Kerjasama Gambar 4.25. Perancangan Form Penilaian Unsur Kepemimpinan
Gambar 4.26. Perancangan Form Penilaian Unsur Prakarsa 97
98 Gambar 4.27. Perancangan Form Penilaian Unsur Kertas Kerja Kelompok Gambar 4.28. Perancangan Form Penilaian Unsur Kertas Kerja Perorangan
99 Gambar 4.29. Perancangan Form Penilaian Unsur Observasi Lapangan Gambar 4.30. Perancangan Form Pembuat Laporan Peserta DIKLAT
100 Gambar 4.31. Perancangan Form Pembuat Laporan Nilai Peserta DIKLAT Gambar 4.32. Perancangan Form Pembuatan Kartu Tanda Peserta DIKLAT Gambar 4.33. Perancangan Form Pembuatan Lembar Absen Peserta DIKLAT
101 Gambar 4.34. Perancangan Form Tambah Jenis DIKLAT Gambar 4.35. Perancangan Form Update Data Kepala Bidang Pendidikan dan Pelatihan Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bintan Gambar 4.36. Perancangan Form Cetak Blanko