ORGANISASI BERKAS SEKUENSIAL

ORGANISASI BERKAS SEKUENSIAL Organisasi berkas sekuensial adalah merupakan cara yang paling dasar untuk mengorganisasikan kumpulan record record dalam sebuah berkas Dalam organisasi berkas sekuensial, pada waktu record ini dibuat, record-record direkam secara berurutan Record pertama ditempatkan pada posisi pertama dalam berkas, record kedua ditempatkan pada posisi kedua dalam berkas dan seterusnya Begitu pula pada waktu pengaksesan dan pada waktu berkas ini digunakan sebagai input, record-record harus diakses secara berurutan Beginning file Record 1 Record 2 Record I 1 Record I Record I + 1 Record N 1 End of file Record N Gambar 1 Struktur Berkas Sekuensial Gambar 2 Penambahan Berkas Sekuensial Organisasi Berkas Sekuensial Halaman 1

Jadi dalam organisasi berkas sekuensial, bukan berarti bahwa recordrecord tersebut disimpan dalam urutan numerik Jika kita ingin menambahkan suatu record pada berkas sekuensial, maka record tersebut akan terletak pada akhir berkas Organisasi berkas sekuensial dapat terdiri dari record-record yang berbeda jenis Dalam sistem penggajian terpadu (intergrated personnel-payroll system) mempunyai sebuah berkas pegawai (employee file) yang terdiri dari dua jenis record, yaitu: personnel record dan payroll record Gambar 3 Jenis Record Record-record pada berkas tersebut tidak memerlukan format dan ukuran yang sama Pada contoh tersebut, berkas disortir berdasarkan: EMP-NO, REC TYPE Gambar 4 Record dalam Berkas Sekuensial Organisasi Berkas Sekuensial Halaman 2

PROSES Karena record-record dalam organisasi berkas sekuensial harus diakses secara berurutan, maka berkas sekuensial lebih sering menggunakan batch processing dari pada interactive processing Keuntungan dan Keterbatasan Adapun keuntungan utama dari teknik organisasi berkas sekuensial adalah kemampuan untuk mengakses record berikutnya secara cepat Keterbatasan dari organisasi berkas sekuensial adalah kita tidak dapat mengakses langsung pada record yang diinginkan POLA AKSES Pola akses adalah penentuan akses berdasarkan field tertentu Selama pola akses, berkas sekuensial dapat dipasangkan dengan record-record yang sudah diurut pada berkas, maka waktu aksesnya sangat baik Jadi kita harus menentukan pola akses terlebih dahulu, kemudian baru menentukan organisasi berkas sekuensial berdasarkan urutan yang sesuai dengan pola aksesnya, jangan sebaliknya Berkas gaji yang disusun secara sekuensial berdasarkan NIP, hendak diakses berdasarkan NAMA, maka program tidak baik Juga tidak baik mengakses record dengan urutan sebagai berikut: NIP: 15024508, NIP: 15024607, NIP: 15024115,NIP: 15028001 dimana NIP tersebut belum tersortir MEDIA PENYIMPANAN BERKAS SEKUENSIAL Berkas sekuensial dapat disimpan dalam SASD, seperti magnetic tape atau pada DASD, seperti magnetic disk Beberapa alasan untuk menyimpan berkas sekuensial pada DASD: Pada umumnya komputer dihubungkan dengan sedikit tape drive, sehingga tidak cukup untuk menunjang program aplikasi yang banyak membutuhkan berkas sekuensial Organisasi Berkas Sekuensial Halaman 3

Jika 3 berkas sekuensial, seperti master file, transaction file, dan update master file yang digunakan oleh sebuah program, karena hanya ada 2 tape drive, maka salah satu dari ketiga berkas tersebut disimpan dalam disk Sistem yang dikonfigurasikan untuk fungsi berkas tertentu, selalu disimpan dalam disk Printer hanya dapat menerima semua berkas yang akan dicetak, bila terlebih dahulu berkas tersebut disimpan dalam disk Jadi bila kita ingin membuat sebuah berkas laporan, maka harus ditentukan dari disk ke printer Karakteristik lalu lintas saluran dan kapasitas saluran pada sistem dapat dibuat menguntungkan dengan cara memisahkan berkasberkas dalam media penyimpanan Sebuah sistem akan dikonfigurasikan dengan 2 tape drive pada satu saluran dan 2 disk drive pada saluran lain Jika volume data besar yang dihasilkan oleh sebuah program dari 2 berkas sekuensial, maka akan menguntungkan bila berkas-berkas tersebut diletakkan pada saluran terpisah, dari pada diletakkan pada peralatan yang salurannya digunakan bersama-sama PEMBUATAN BERKAS SEKUENSIAL Pembuatan berkas sekuensial meliputi penulisan record-record dalam serangkaian yang diinginkan pada media penyimpanan Pembuatan berkas transaksi sekuensial meliputi tugas tugas: Pengumpulan data Perubahan data dalam bentuk bahasa yang dapat dibaca oleh mesin Pengeditan data Pemeriksaan transaksi yang ditolak Penyortiran edit data Organisasi Berkas Sekuensial Halaman 4

Gambar 5 Pembuatan Berkas Transaksi Sekuensial PEMBUATAN BERKAS LAPORAN Dalam Pembuatan berkas laporan sekuensial dikenal 3 jenis record: Header Record Mencakup report header, page header, dan group header Dikenal sebagai informasi pengenal (identifying information) Detail Record Mencakup isi laporan yang umumnya disusun dalam kolom Footer Record Mencakup report footer, page footer, dan group footer Dikenal sebagai informasi ringkasan (summary information) Organisasi Berkas Sekuensial Halaman 5

Gambar 6 Pembuatan Berkas Laporan RIETRIEVAL TERHADAP BERKAS SEKUENSIAL Record pada berkas sekuensial di retrieve secara berurutan Urutan dimana record tersebut ditulis pada berkas, menentukan urutan dimana record tersebut didapat kembali Retrieve dari sebuah berkas sekuensial dibagi 2, yaitu: report generation dan inquiry yang bergantung pada jumlah data yang dihasilkan Pada umumnya bekas sekuensial diakses dalam model report generation, karena record-record harus diakses secara berurutan, tentunya lebih efisien mengakses setiap record dari berkas tersebut Inquiry dari berkas sekuensial mengalami hambatan, karena organisasi berkas ini memerlukan pengaksesan record secara satu persatu Namun ada inquiry yang memerlukan pengaksesan semua record dari berkas Beberapa jumlah mahasiswa yang berumur di atas 20 tahun? Berapa jumlah pegawai yang mempunyai gaji di bawah Rp 1000000-? Organisasi Berkas Sekuensial Halaman 6

HIT RATIO Banyaknya record yang harus diakses untuk mendapatkan informasi yang diinginkan dibagi dengan banyaknya record dalam berkas tersebut Inquiry NPM: 10109207 memerlukan pengaksesan record sebanyak 10 dari 100 record yang ada dalam berkas mahasiswa Hit = 10 = 01 100 Semakin rendah hit ratio, semakin tidak baik bila menggunakan organisasi sekuensial Semakin tinggi hit ratio, semakin baik bila menggunakan organisasi sekuensial UPDATE TERHADAP BERKAS SEKUENSIAL Master file berisi data yang relatif tetap, tetapi kadang kadang kita perlu mengadakan perubahan pada berkas tersebut Hal ini kita sebut sebagai proses update Frekuensi dimana sebuah master file harus di update bergantung pada faktor faktor: Tingkat perubahan data Ukuran dari master file Kebutuhan yang mendesak dari data yang sedang berjalan pada master file File Activity Ratio FILE ACTIVITY RATIO Banyaknya record pada master file yang di update dibagi dengan banyaknya record pada master file Organisasi Berkas Sekuensial Halaman 7

Transaction file Master File 101 Bimo 75 101 Bimo jla 50 102 Amalia 70 103 Seno jlc 30 103 Seno 60 104 Henni jlz 50 105 Pandu jld 70 File Activity Ratio = 1+1 = 05 4 Semakin tinggi file activity ratio, semakin lama proses peng-update-an master file Semakin tinggi kebutuhan akan data yang baru pada master file, maka semakin sering file tersebut diakses Semakin sering master file di-update, semakin tinggi biaya pemrosesannya Kebanyakan berkas sequential tidak dapat di-update langsung ditempat, karena untuk meng-update biasanya diperlukan berkas baru sebagai pengganti berkas lama Organisasi Berkas Sekuensial Halaman 8

Pada gambar 7 menunjukkan system flow diagram untuk meng-update sebuah berkas sekuensial Sorted Transactions Old Master Rejected Transaction New Master Gambar 7 System Flow Diagram untuk Update Berkas Sekuensial GENERATION FILE Selama next cycle pada proses update, new master file yang sekarang akan menjadi old master file Menjadi banyaknya master file inilah yang disebut sebagai Generation File File yang mempunyai nama yang sama, tetapi berbeda nomor generasinya Jika old master sekarang merupakan generasi 1, maka new master berikutnya merupakan generasi 2, new master pada next cycle menjadi generasi 3, dst JENIS UPDATE Ada 3 jenis update yang dapat dilakukan pada master file: Insert a new record Delete an existing record Modify an existing record Organisasi Berkas Sekuensial Halaman 9

Menangani Kesalahan Dalam pelaksanaan update dapat ditemukan beberapa kesalahan, seperti: Insert record that already exists Delete a record that does not exist Modify a record that does not exist Master File Trans Type 101 101 1 102 103 2 1 : Delete 103 105 1 2 : Insert 104 107 3 3 : Modify 101 2 File Activity Ratio = 1 4 Sebuah master file berisi 10 record Transaksi yang akan diproses adalah sebagai berikut: Rec-Id Trans Type 111 2 111 1 96 3 400 1 1 : Insert 96 1 2 : Delete 111 2 3 : Modify 400 3 342 3 96 2 File Activity Ratio = 4 10 Organisasi Berkas Sekuensial Halaman 10

Gambar 8 Update Berkas Sekuensial pada Payroll Master File DEKLARASI BERKAS SEQUENTIAL DALAM BAHASA COBOL SELECT [OPTIONAL] filename ASSIGN TO [implementor-name] [ RESERVE integer AREAS ] AREA [ ORGANIZATION is SEQUENTIAL ] [ ACCESS MODE is SEQUENTIAL ] [ FILE STATUS is data-name ] ENVIRONMENT DIVISION INPUT-OUTPUT SECTION FILE-CONTROL SELECT RPT-FILE ASSIGN TO OUTPUT SELECT TRANS-FILE ASSIGN TO TAPE1 SELECT MSTR-FILE-IN ASSIGN TO TAPE3 SELECT MSTR-FILE-OUT ASSIGN TO TAPE2 I/O CONTROL MULTIPLE FILE TRANS-FILE POSITION 2 Organisasi Berkas Sekuensial Halaman 11