PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN TERKOMPUTERISASI PADA UD KARINDA TIMUR RAYA YOGYAKARTA SKRIPSI Diajukan kepada Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan guna Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Disusun oleh : Sterky Hobiana 05412141011 PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA 2012 i
ii
iii
iv
MOTTO Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan, maka apabila kamu telah selesai dari suatu urusan, kerjakanlah dengan sungguh-sungguh urusan yang lain. (QS. Al Insyiroh: 6-7) Allah meninggikan orang-orang yang beriman diantara kamu dan orang-orang yang diberi ilmu pengetahuan beberapa derajat (Depag RI, 1989 : 421) Saya datang, saya bimbingan, saya ujian, saya revisi dan saya menang. Wisuda setelah 14 semester adalah kesuksesan yang tertunda. Lebih baik terlambat daripada tidak sama sekali. Tiada doa yang lebih indah selain doa agar skripsi ini cepat selesai. (Penulis) Jenius adalah 1 % inspirasi dan 99 % keringat. Tidak ada yang dapat menggantikan kerja keras. Hidup itu berdoa dan berusaha. (Penulis) v
PERSEMBAHAN Dengan memanjatkan puji syukur Alhamdulillah atas segala nikmat dan karunia-nya, karya sederhana ini penulis persembahkan kepada: 1. Bapak dan Ibu yang sangat saya cintai yang tidak henti-hentinya memberikan kasih sayang tulus dan mendoakan untuk segala yang terbaik. 2. Untuk Dosen Pembimbing dan Narasumber, terimakasih banyak telah membimbing dan memberi petunjuk dengan penuh kesabaran sehingga karya ini terselesaikan. 3. Almamater vi
BINGKISAN Karya kecil ini penulis bingkiskan untuk: 1. Untuk Angga Putri Kusuma Dewi, terima kasih untuk doa, dukungan dan semangatnya, you re my motivation. 2. Untuk seluruh keluarga yang tak henti-hentinya memberikan dorongan moral dan spiritual. 3. Untuk keluarga besar Hardjowidjaja, yang telah memberikan dorongan semangat untuk menyelesaikan tugas akhir ini. 4. Mas Aan Adhisma, yang telah banyak membantu dan mendampingi dalam menyelesaikan aplikasi sistem dalam karya ini. 5. Bapak M. Isartoto yang telah banyak membantu dalam penelitian dan memberikan ijin untuk melakukan penelitian pada perusahaannya. 6. Teman-teman One Family Fajar, Dian mesle, Bagus kenthus, lek arip, Dwek suman, mbak Dina, dinar komo, Hendy, Danar, Angki kebo dan yang tidak dapat saya sebutkan satu per satu yang selalu memberikan dukungan dan motivasi untuk terus melangkah, kalian is the best. 7. Teman-teman Akuntansi angkatan 2005 yang senantiasa memberikan dukungan dan semangat selama menyusun skripsi ini dan untuk kebersamaannya selama ini sebagai keluarga. vii
KATA PENGANTAR Assalamu alaikum Wr. Wb. Puji syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kepada Allah SWT atas segala limpahan rahmat dan hidayah-nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir Skripsi yang berjudul Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Terkomputerisasi pada UD Karinda Timur Raya Yogyakarta dengan lancar. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa tanpa bimbingan dari berbagai pihak, Tugas Akhir Skripsi ini tidak akan dapat terselesaikan dengan baik. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih kepada: 1. Prof. Dr. Rochmat Wahab, M.Pd., M.A., Rektor Universitas Negeri Yogyakarta. 2. Dr. Sugiharsono, M.Si., Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta. 3. Sukirno, Ph.D., Ketua Jurusan Pendidikan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta. 4. Dhyah Setyorini, M.Si, Ak., Ketua Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta. 5. Rr. Indah Mustikawati, M.Si, Ak., Pembimbing Akademik yang selalu memberikan motivasi dan dorongan serta membantu dalam segala bidang selama menempuh pendidikan di Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta. viii
6. Abdullah Taman, M.Si. Ak., Dosen Pembimbing yang telah banyak membantu dalam memberikan bimbingan kepada penulis sehingga skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik. 7. Diana Rahmawati, M.Si., Dosen Narasumber yang telah memberikan banyak sekali masukan kepada penulis. 8. Bapak Ibu Dosen, yang telah memberi bekal ilmu yang tidak ternilai harganya kepada penulis selama belajar di Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta. 9. Bpk. M. Isartoto Pimpinan dan pemilik UD Karinda Timur Raya yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan penelitian. 10. Semua pihak-pihak terkait yang telah membantu penulis menyelesaikan skripsi ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu. Semoga Allah SWT memberikan balasan pahala dan nikmat atas bantuan yang selama ini telah diberikan kepada penulis. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini jauh dari sempurna, oleh karena itu saran dan kritik yang bersifat membangun selalu diharapkan penulis untuk perbaikan dimasa yang akan datang. Akhirnya, harapan penulis mudah-mudahan hasil penelitian ini dapat bermanfaat bagi semua pihak. Wassalamu alaikum Wr. Wb. Yogyakarta, 15 Januari 2012 Penulis, Sterky Hobiana NIM. 05412141011 ix
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR JUDUL... LEMBAR PERSETUJUAN... HALAMAN PENGESAHAN SKRIPSI... PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI... MOTTO... PERSEMBAHAN... BINGKISAN... i ii iii iv v vi vii viii KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI DAFTAR TABEL.... DAFTAR GAMBAR.... DAFTAR LAMPIRAN.... ABSTRAK.... x xv xvi xxii xxiv BAB I. PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Identifikasi Masalah... 7 C. Pembatasan Masalah... 7 D. Perumusan Masalah... 8 E. Tujuan Penelitian... 8 F. Manfaat Penelitian... 9 BAB II. KAJIAN TEORI... 10 x
A. Kajian Teori... 10 1. Pengertian Sistem... 10 2. Pengertian Sistem Akuntansi... 11 3. Sistem Akuntansi Penjualan Tunai... 11 4. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit... 22 5. Sistem Akuntansi Penjualan Terkomputerisasi... 34 a. Pengembangan Sistem... 39 b. Metode Pengembangan Sistem... 40 c. Pengembangan Sistem dengan Menggunakan Metode System Development Life Cycle (SDLC)... 42 1) Tahap Perencanaan Sistem... 42 2) Tahap Analisis Sistem... 43 3) Tahap Desain Sistem... 50 4) Tahap Implementasi Sistem... 52 5) Tahap Operasionalisasi Sistem... 55 d. Data Base... 55 e. My-Sql... 58 f..net Framework... 58 B. Penelitian yang Relevan... 59 C. Kerangka Berfikir... 64 D. Paradigma Penelitian... 65 xi
E. Pertanyaan Penelitian... 66 BAB III. METODE PENELITIAN... 67 A. Desain Penelitian... 67 B. Definisi Operasional Variabel Penelitian... 67 C. Jenis Penelitian... 68 D. Teknik Pengumpulan Data... 69 E. Subjek dan Objek Penelitian... 70 F. Instrumen Penelitian... 70 G. Teknik Analisis Data... 71 1. Tahap Analisis Sistem... 71 2. Tahap Desain Sistem... 73 3. Tahap Implementasi Sistem... 77 BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN... 78 A. Data Umum... 78 1. Sejarah dan Perkembangan UD Karinda Timur Raya.. 78 2. Lokasi Perusahaan... 78 3. Struktur Organisasi... 80 4. Produk Perusahaan... 81 B. Data Khusus... 84 1. Sistem Akuntansi Penjualan yang Diterapkan pada UD Karinda Timur Raya... 84 a. Sistem Akuntansi Penjualan Tunai... 84 b. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit... 92 xii
2. Tahap Analisis Sistem Akuntansi Penjualan yang diterapkan Pada UD Karinda Timur Raya... 100 a. Analisis Sistem Lama... 100 b. Analisis Kebutuhan Sistem... 106 c. Analisis Kelayakan Sistem... 113 3. Tahap Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan terkomputerisasi pada UD Karinda Timur Raya... 132 a. Pemodelan Database (Database Modelling)... 132 b. Pemodelan Proses (Process Modelling)... 137 c. Desain Antar Muka (Interface Desain)... 149 4. Implementasi Sistem Akuntansi Penjualan Terkomputerisasi pada UD Karinda Timur Raya... 173 a. Memilih dan Melatih Personil... 173 b. Memilih dan Mempersiapkan Tempat dan Instalasi Sistem... 174 c. Pengujian Sistem... 174 d. Konversi Sistem... 213 5. Evaluasi Kinerja Sistem... 214 C. Pembahasan... 216 D. Keterbatasan... 227 xiii
BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN... 229 A. Kesimpulan... 229 B. Saran... 231 DAFTAR PUSTAKA... 232 LAMPIRAN... 234 xiv
DAFTAR TABEL Tabel Halaman 1. Analisis PIECES, Analisis sistem lama dan usulan sistem yang akan dikembangkan... 105 2. Ringkasan biaya dan manfaat pengembangan sistem baru... 127 3. Tabel Pengguna... 132 4. Tabel Pelanggan... 133 5. Tabel Barang... 133 6. Penjualan... 134 7. Detail Penjualan... 134 8. Tabel Piutang... 135 9. Tabel Penerimaan Kas... 135 xv
DAFTAR GAMBAR Gambar Halaman 1. Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Bagian Order Penjualan, Bagian Gudang dan Bagian Pengiriman... 20 2. Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Bagian Kassa dan Bagian Jurnal... 21 3. Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Bagian Order Penjualan, Bagian Kredit dan Bagian Gudang... 31 4. Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Bagian Pengiriman, Bagian Penagihan dan Bagian Piutang... 32 5. Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Bagian Kartu Persediaan dan Bagian Jurnal... 33 6. Pendekatan Konversi Langsung... 53 7. Pendekatan Konversi Paralel... 53 8. Pendekatan Konversi Modular... 54 9. Pendekatan Konversi Phase-in... 54 10. Paradigma Penelitian... 65 11. Struktur Organisasi Perusahaan... 80 12. Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Tunai... 90 13. Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Kredit... 98 14. Relasi Antar Tabel... 136 15. Flowchart Proses Login... 137 xvi
16. Flowchart Proses Transaksi Penjualan... 138 17. Flowchart Proses Transaksi Pelunasan Piutang... 139 18. Flowchart Proses Olah Data barang... 140 19. Flowchart Proses Olah Data Pengguna... 141 20. Flowchart Proses Olah Data Pelanggan... 142 21. Flowchart Proses Pencarian Data Penjualan... 143 22. Flowchart Proses Pencarian Data Penerimaan Kas... 144 23. Flowchart Pencarian Data Piutang... 145 24. Flowchart Pencarian Data Barang... 146 25. Flowchart Pencarian Data Pelanggan... 147 26. Flowchart Pencarian Data Pengguna... 148 27. Bagan Tampilan Menu Utama... 151 28. Form Password... 152 29. Form Menu Utama... 153 30. Form Transaksi Penjualan Input Pelanggan dan Pilih Tunai Kredit 154 31. Form Transaksi Penjualan Input Barang... 155 32. Form Pencarian Penjualan dan Cetak Faktur Penjualan... 156 33. Form Pencarian Piutang... 157 34. Form Pelunasan Piutang... 158 35. Form Olah Data Barang... 159 36. Form Pencarian Data Barang... 160 37. Form Olah Data Pelanggan... 161 38. Form Pencarian Data Pelanggan... 162 xvii
39. Form Olah Data Pengguna... 163 40. Form Laporan Persediaan Barang... 164 41. Form Laporan Pelanggan... 165 42. Form Laporan Penjualan Input Data Pencarian... 166 43. Form Laporan Penjualan... 167 44. Form Laporan Penerimaan Kas Input Data Pencarian... 168 45. Form Laporan Penerimaan Kas... 169 46. Form Laporan Piutang Input Data Pencarian... 170 47. Form Laporan Piutang... 171 48. Form Bantuan... 172 49. Form Menu Login... 175 50. Form Menu Login Kesalahan Memasukkan Username / Password 176 51. Form Menu Utama... 177 52. Form Pengisian Data Barang / Tambah Barang... 178 53. Form Tampilan Daftar Barang... 179 54. Form Tampilan Hapus Data Barang... 180 55. Form Pencarian Data Barang... 181 56. Form Hasil Pencarian Data Barang... 181 57. Form Pengisian Data Pengguna/ Tambah Data pengguna... 182 58. Form Tampilan Data Pengguna... 183 59. Form Hapus Data Pengguna... 184 60. Form Pencarian Data Pengguna... 185 61. Form Hasil Pencarian Data Pengguna... 185 xviii
62. Form Pengisian Data Pelanggan/ Tambah Data pelanggan... 186 63. Form Tampilan Data Pelanggan... 187 64. Form Hapus Data Pelanggan... 188 65. Form Pencarian Data Pelanggan... 189 66. Form Hasil Pencarian Data Pelanggan... 189 67. Form Transaksi Penjualan/ Tambah Penjualan... 190 68. Form Proses Transaksi Penjualan Tunai... 191 69. Form Proses Transaksi Penjualan TunaiTambah Barang... 192 70. Form Selesai Transaksi Penjualan Tunai dan Cetak Faktur Penjualan 193 71. Form Tampilan Laporan Barang, Stok Berkurang Otomatis Setelah Terjadi Transaksi Penjualan... 194 72. Form Tampilan Laporan Penjualan, Detail Transaksi Penjualan Otomatis Masuk Dalam Laporan Penjualan... 194 73. Form Tampilan Laporan Penerimaan Kas, Kas Bertambah Otomatis Setelah Terjadi Transaksi Penjualan Tunai... 195 74. Form Transaksi Penjualan... 195 75. Form Transaksi Penjualan Kredit... 196 76. Form Transaksi Penjualan Kredit, Pengisian Tambah Barang... 197 77. Form Tampilan Laporan Persediaan Barang, Stok Otomatis Berkurang Setelah Transaksi Penjualan Kredit... 198 xix
78. Form Tampilan Laporan Piutang, Piutang Bertambah Setelah Transaksi Penjualan Kredit... 199 79. Form Tampilan Laporan Penjualan, Detail Transaksi Penjualan Setelah Transaksi Penjualan Kredit... 199 80. Form Tampilan Laporan Penerimaan Kas Setelah Terjadi Transaksi Penjualan Kredit, Kas Tidak Bertambah atau Nol... 200 81. Form Pencarian Piutang... 200 82. Form Tampilan Hasil Pencarian Piutang... 201 83. Form Proses Pelunasan Piutang... 202 84. Form Tampilan Laporan Piutang Setelah Terjadi Transaksi Pelunasan Piutang... 202 85. Form Tampilan Laporan Penerimaan Kas, Kas Otomatis Bertambah Setelah Terjadi Transaksi Pelunasan Piutang... 203 86. Form Menu Laporan... 203 87. Form Tampilan Cetak Laporan Persediaan Barang... 204 88. Tampilan Hasil Cetak Laporan Persediaan Barang... 205 89. Form Tampilan Cetak Laporan Pelanggan... 205 90. Tampilan Hasil Cetak Laporan Pelanggan... 206 91. Form Masukkan Pilihan Data Waktu Pencarian Laporan Penjualan 207 92. Form Tampilan Cetak Laporan Penjualan... 207 93. Tampilan Hasil Cetak Laporan Penjualan... 208 xx
94. Form Masukkan Pilihan Data Waktu Pencarian Laporan Penerimaan Kas... 209 95. Form Tampilan Cetak Laporan Penerimaan Kas... 210 96. Tampilan Hasil Cetak Laporan Penerimaan Kas... 210 97. Form Masukkan Pilihan Data Waktu Pencarian Laporan Piutang.. 211 98. Form Tampilan Cetak Laporan Piutang... 212 99. Tampilan Hasil Cetak Laporan Piutang... 212 xxi
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran Halaman 1. Wawancara dan Jawaban Sejarah Perusahaan... 234 2. Wawancara dan Jawaban Struktur Organisasi Perusahaan... 234 3. Wawancara dan Jawaban Produk Perusahaan... 235 4. Wawancara dan Jawaban Fungsi-Fungsi dalam Perusahaan... 237 5. Wawancara dan Jawaban Sistem Akuntansi Penjualan Perusahaan 237 6. Wawancara dan Jawaban Dokumen-dokumen Perusahaan... 238 7. Faktur Penjualan Asli... 239 8. Faktur Penjualan Rangkap 2... 239 9. Faktur Penjualan Rangkap 3... 240 10. Wawancara dan Jawaban Catatan Akuntansi Perusahaan... 240 11. Rekapitulasi Laporan Penjualan Harian... 241 12. Kartu Gudang... 241 13. Kartu Rekapitulasi Stok Barang Bulanan... 242 14. Wawancara dan Jawaban Informasi yang dibutuhkan Perusahaan.. 242 15. Wawancara dan Jawaban Bagan Alir Perusahaan... 243 16. Brosur ALISSA Komputer, Pembelian Perangkat Komputer... 244 17. Brosur AMACOM Komputer, Pembelian Printer... 244 18. Brosur ANANDAM Komputer, Pembelian Original Software Operating System Windows XP Profesional SP 3... 245 xxii
19. Brosur OSLO Komputer, Pembelian Original Software Microsoft Office Basic 2007... 245 20. Brosur ASC Komputer, Pembelian Tinta Printer... 246 21. Brosur ASC Komputer, Pembelian Hardisk... 246 xxiii
PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN TERKOMPUTERISASI PADA UD KARINDA TIMUR RAYA YOGYAKARTA Oleh: Sterky Hobiana 05412141011 ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem akuntansi penjualan pada UD Karinda Timur Raya, mengetahui perancangan sistem akuntansi penjualan terkomputerisasi yang tepat dan sesuai untuk UD Karinda Timur Raya, dan untuk mengimplementasikan perancangan sistem akuntansi penjualan terkomputerisasi untuk UD Karinda Timur Raya. Penelitian ini merupakan penelitian pengembangan, yaitu penelitian yang bertujuan untuk mengembangkan suatu produk baru atau proses untuk menghasilkan produk. Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam merancang sistem akuntansi penjualan terkomputerisasi pada UD Karinda Timur Raya adalah metode System Development Life Cycle (SDLC) dengan tahapan analisis sistem, tahapan perancangan sistem, dan tahapan implementasi sistem. Analisis sistem dengan analisis PIECES, analisis kebutuhan sistem dan analisis kelayakan sistem. Perancangan sistem menggunakan pemodelan data, pemodelan proses dan desain antar muka. Implementasi sistem memaparkan pengujian aplikasi sistem terkomputerisasi dan konversi sistem baru pada UD Karinda Timur Raya. Berdasarkan penelitian yang dilakukan diketahui bahwa sistem akuntansi penjualan yang telah diterapkan pada UD Karinda Timur Raya masih bersifat manual. Fungsi yang terkait adalah fungsi penjualan dan penagihan, fungsi gudang dan pengiriman, dan fungsi akuntansi. Dokumen yang digunakan adalah faktur penjualan. Catatan yang terkait adalah arsip faktur penjualan sebagai pengganti jurnal penjualan, kartu gudang dan laporan rekapitulasi penjualan harian. Prosedur penjualan terdiri dari prosedur penjualan tunai dan prosedur oenjualan kredit. Bagan alir sistem akuntansi penjualan terdiri dari bagan alir sistem akuntansi penjualan tunai dan bagan alir sistem akuntansi penjualan kredit. Program aplikasi sistem akuntansi penjualan terkomputerisasi yang dirancang terdiri dari menu akun (login dan logout), menu transaksi (penjualan dan piutang), menu olah data (barang, pengguna dan pelanggan), menu laporan (persediaan barang, pelanggan, penjualan, penerimaan kas dan piutang) dan menu bantuan. Implementasi sistem akuntansi penjualan terkomputerisasi pada UD Karinda Timur Raya mengkonversikan sistem baru menggunakan metode konversi langsung dan memaparkan pengujian dari program aplikasi sistem akuntansi penjualan yang dirancang dilakukan oleh karyawan dengan pendampingan selama satu bulan dapat berjalan dengan baik. Karyawan dapat dengan mudah dan cepat beradaptasi dengan sistem baru setelah mendapatkan pelatihan dan tutorial penggunaan sistem. Kendala yang dihadapi adalah sulitnya instalasi program aplikasi sistem akuntansi penjualan ini, namun telah dapat diatasi dengan menambahkan add-ons program yang dibutuhkan. Kelebihan aplikasi ini adalah aplikasi sangat memudahkan bagi pengguna untuk pengoperasiannya. Aplikasi sistem akuntansi penjualan ini dibuat dengan tampilan menarik dan sederhana sehingga pengguna akan cepat menguasai dalam pengoperasian aplikasi ini. xxiv