Bab 1 Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Era perkembangan teknologi informasi (TI) yang pesat saat ini penggunaanya telah merambah ke berbagai pihak baik di dalam kajian ataupun implementasi di lapangan. Peran teknologi komputer sangat diperlukan di berbagai perusahaan kecil, menengah dan besar. Diantaranya peran TI dalam kebutuhan sebuah perusahaan dagang pada proses manajemen persediaan. Manajemen persediaan pada hakekatnya adalah suatu cabang dari usaha manajemen perusahaan yang disertai dengan kebijakan untuk menentukan persediaan perusahaan disesuaikan dengan tujuan (Magge & Boddman, 1982). Sasaran manajemen persediaan adalah menggantikan aset yang sangat mahal yang disebut persediaan menjadi aset yang lebih murah yang disebut informasi. Agar dapat mencapai sasaran tersebut, informasi haruslah tepat waktu, andal, dan konsisten (Viale, 2000). Berkaitan dengan hal di atas kebutuhan akan informasi yang berkualitas, akurat dan tepat waktu sangat dibutuhkan oleh perusahaan dagang. Aktivitas utama perusahaan dagang adalah membeli dan menjual barang dagang dalam wujud fisik yang sama. Barang dagang adalah unsur paling penting dalam kegiatan usaha sebuah perusahaan dagang. Apotek Budi Asih adalah sebuah perusahaan dagang yang menjual obat dan alat-alat kesehatan. Masalah yang dihadapi apotek saat ini adalah sulitnya mendapatkan 1
2 informasi yang akurat dan cepat tentang persediaan barang di gudang. Pada sistem yang sedang berjalan pada apotek saat ini, transaksi penjualan kepada pelanggan dicatat ke dalam nota akan tetapi tidak semua obat yang terjual tercatat kedalam nota. Hal ini menyebabkan data penjualan menjadi tidak akurat karena nota tersebut akan dicatat ke dalam buku transaksi penjualan. Dengan adanya pencatatan nota yang tidak lengkap di dalam buku transaksi penjualan maka menyebabkan terjadinya pembuatan laporan data penjualan yang tidak sesuai dengan data obat yang keluar. Sedangkan transaksi pembelian obat pada supplier masih berupa faktur-faktur pembelian serta tidak adanya pencatatan secara detail tentang masa kadaluarsa obat. Fakta inilah yang menyebabkan apotek sulit untuk mengetahui informasi persediaan dengan akurat dan cepat, apalagi proses pengecekan stok fisik di gudang hanya dilakukan satu bulan sekali. Hal lain yang menjadi masalah dari tidak akurat dan cepatnya informasi ini akan menyulitkan apotek dalam mengambil keputusan secara cepat pergerakan barang mana yang sifatnya laku (fast moving) dan tidak laku (slow moving). Apotek Budi Asih terletak di area perkotaan dan memiliki banyak kompetitor. Tidak jauh dari Apotek Budi Asih ini terdapat sebuah apotek yang dikelola secara nasional yaitu Apotek Kimia Farma. Untuk bisa mengantisipasi persaingan maka Apotek Budi Asih sangat memerlukan sebuah sistem informasi yang dapat membantu apotek dalam memanajemen persediaannya agar dapat meningkatkan kualitas pelayanan kepada konsumen. Informasi yang akurat dan cepat sangat dibutuhkan apotek dalam mengambil keputusan dengan cepat, apakah suatu barang laku atau tidak laku
3 sehingga penentuan klasifikasian terhadap persediaan barang mana yang harus diperioritaskan ketersediaannya di dalam gudang lebih mudah. Tindakan yang tepat dengan memperhatikan keakuratan dan kecepatan informasi tersebut dapat membantu apotek untuk menggunakan modal yang ada untuk bisa memenuhi ketersediaan barangnya sehingga tidak terjadi kehabisan persediaan dan kebutuhan konsumen dapat terpenuhi. Informasi yang akurat dan cepat ini juga berguna bagi apotek dalam memonitoring obat yang akan kadaluarsa sehingga mempermudah apotek untuk mengambil keputusan terhadap barang yang sudah mendekati tanggal kadaluarsa apakah harus dijual dengan cepat atau dilakukan retur kepada supllier. Hal ini mencegah terjadinya penumpukan persediaan obat kadalursa yang mengakibatkan kerugian bagi apotek. Berdasarkan masalah-masalah tersebut, maka sistem informasi seperti apakah yang perlu dikembangkan pada Apotek Budi Asih Banjarmasin? Sistem informasi persediaan adalah sistem informasi yang tepat untuk dikembangkan pada Apotek Budi Asih Banjarmasin. Dengan adanya sistem informasi persediaan ini mempermudah apotek untuk mendapatkan informasi persediaan dengan cepat dan akurat. Informasi persediaan yang cepat ini berguna bagi apotek dalam memonitoring obat yang akan kadaluarsa dan sudah kadaluarsa, sehingga mempermudah apotek untuk mengambil keputusan terhadap barang yang sudah mendekati tanggal kadaluarsa apakah harus dijual dengan cepat atau dilakukan retur kepada supllier. Selain itu dengan adanya informasi yang akurat juga membantu apotek dalam mengambil keputusan dengan cepat,
4 apakah suatu barang laku atau tidak laku sehingga penentuan klasifikasian terhadap persediaan barang mana yang harus diperioritaskan ketersediaannya di dalam gudang akan lebih mudah. Tindakan yang tepat dengan memperhatikan kecepatan informasiinformasi tersebut dapat membantu apotek untuk mendapatkan keuntungan dan menghindari kerugian. Berdasarkan latar belakang tersebut, penelitian ini menitikberatkan pada perancangan dan implementasi sistem informasi persediaan pada Apotek Budi Asih Banjarmasin. Diharapkan aplikasi yang dibangun dapat memberikan informasi mengenai persediaan barang dagang akurat dan cepat yang berguna bagi apotek. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah maka permasalahan penelitian ini dirumuskan : Bagaimana merancang dan mengimplementasikan sistem informasi persediaan yang dibutuhkan oleh Apotek Budi Asih Banjarmasin. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penelitian ini adalah merancang dan mengimplementasikan sistem informasi persediaan pada Apotek Budi Asih Banjarmasin.
5 Manfaat yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah: Manfaat Praktis 1. Adanya perancangan dan implementasi aplikasi sistem informasi persediaan dapat membantu apotek dalam mendapatkan informasi persediaan dengan akurat dan cepat. 2. Sistem memberikan kemudahan kepada apotek dalam memonitoring kadaluarsa dengan adanya laporan kadaluarsa. 3. Sistem memberikan kemudahan kepada apotek dalam mengambil keputusan dengan cepat barang mana yang harus diperioritaskan ketersediaannya dengan adanya laporan klsifikasi barang menurut aliran arus barangnya. Manfaat Akademis Ilmu yang didapatkan selama masa perkuliahan dapat diterapkan dalam studi penelitian ini selain itu juga dapat menambah pengetahuan mahasiswa mengenai persediaan dan klasifikasi persediaan menurut aliran arus barangnya. Penelitian ini juga dapat digunakan sebagai masukan untuk mahasiswa yang akan melakukan penelitian berikutnya. 1.4 Batasan Masalah Untuk menghindari permasalahan yang kompleks dalam pembangunan aplikasi ini, maka penulis membatasi masalah diantaranya: 1. Penelitian dilakukan pada Apotek Budi Asih Banjarmasin 2. Penentuan klasifikasi persediaan dilakukan berdasarkan model base yang telah disetujui oleh apotek.
6 3. Aplikasi ini menyajikan laporan yang meliputi laporan pembelian obat, laporan penjualan obat, laporan persediaan obat, laporan kadaluarsa obat, laporan retur pembelian, laporan klasifikasi persediaan, laporan hutang dan laporan laba kotor. 4. Aplikasi ini dirancang berbasis aplikasi desktop, dibagi dalam setiap devisi menurut hak aksesnya. 5. Tidak melakukan pembahasan tentang jaringan dan keamanan sistem. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan pada skripsi ini adalah terdiri dari : Bab 1 Pendahuluan Pada Bab 1 Pendahuluan ini adalah memuat latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian dan sistematika penulisan skripsi. Bab 2 Tinjauan Pustaka Pada Bab 2 Tinjauan Pustaka ini adalah memuat tentang penjelasan dan uraian singkat mengenai tinjauan pustaka dan landasan teori yang berkaitan dengan sistem yang akan dibuat, yaitu teori-teori yang dibutuhkan dalam penyusunan skripsi. Bab 3 Metodologi Penelitian dan Perancangan Sistem Pada Bab 3 Metodologi Penelitian dan Perancangan Sistem ini adalah memuat tentang perancangan atau metode penelitian tentang objek dan lokasi penelitian, analisis permasalahan dan perancangan sistem yang meliputi Unified Modelling Language (UML), perancangan basis data, dan desain antar muka.
7 Bab 4 Hasil dan Pembahasan Bab ini memuat hasil dan pembahasan dari penelitian yang telah dilakukan. Yang meliputi penerapan rancangan program ke dalam bahasa pemrograman, analisis hasil, serta analisa mengenai kelebihan dan kekurangan sistem. Bab 5 Kesimpulan dan Saran Bagian ini berisi kesimpulan sesuai dengan hasil pembahasan dan saran pengembangan program.