RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PEREKRUTAN KARYAWAN BERBASIS WEB Ika Yuniva, S.Kom Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika Tangerang Bumi Serpong Damai Sektor XIV Blok C1/1, Jl. Letnan Sutopo BSD Serpong, Tangerang Selatan Abstrak Adanya teknologi intemet juga menjadi salah satu pilihan dalam pemecahan masalah dibidang rekrutmen karyawan serta penyimpanan data pada PT Strategi Aliansi Komunika. Rekrutmen karyawan yang masih menggunakan cara manual saat ini, selain tidak efektif juga menyulitkan perusahaan dalam penyimpanan data. Penyampaian informasi yang up to date dapat meningkatkan citra serta kinerja perusahaan dalam mengelola penerimaan karyawan. Semua data pada web PT. Strategi merupakan sumber informasi yang penting dan dapat digunakan untuk mengelola penerimaan karyawan dan secara tidak langsung juga berfungsi sebagai media promosi perusahaan Kata kunci: internet, informasi, web, promosi I. PENDAHULUAN Pesatnya perkembangan teknologi informasi pada masa kini telah memberikan banyak kernudahan dalam mendapatkan informasi di berbagai belahan dunia baik untuk instansi pemerintah, perusahaan swasta dan juga masyarakat pada umumnya. Perkembangan teknologi internet telah mengubah pola interaksi masyarakat baik dibidang ekonomi, sosial, bisnis dan budaya. Internet sangat membantu masyarakat, pelaku bisnis atau pendidikan untuk mendapatkan berbagai informasi yang dibutuhkan, serta memberikan efesiensi dalam merekrut pegawai bagi perusahaan begitupun bagi calon tenaga kerja yang membutuhkan informasi pekerjaan. Adanya teknologi intemet juga menjadi salah satu pilihan dalam pemecahan masalah dibidang rekrutmen karyawan serta penyimpanan data pada PT Strategi Aliansi Komunika. Rekrutmen karyawan yang masih menggunakan cara manual saat ini, selain tidak efektif juga menyulitkan perusahaan dalam penyimpanan data. Permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan adalah sistem pendataan karyawan yang selama ini berjalan masih secara manual, yang pada akhirnya akan menimbulkan kendalakendala sebagai berikut: 1. Memerlukan banyak tempat untuk menyimpan data-data dan informasi mengenai pelamar, karyawan maupun data absensi. 2. Menyita waktu dalam mengumpulkan data-data atau informasi mengenai pelamar, karyawan maupun data absensi. 3. Proses penyampaian informasi yang kurang cepat, apabila dibutuhkan data yang siap tersedia maka akan menjadi tertunda sehingga sering mengalami keterlambatan dalam pemberian laporan. 4. Perusahaan membutuhkan biaya yang besar setiap pergantian kartu absensi untuk seluruh karyawan Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Memberikan pilihan solusi untuk pemecahan masalah dalam perekrutan karyawan di PT. Strategi Aliansi Komunika. 2. Mempersiapkan diri dalam menghadapi persaingan dalam dunia kerja, dengan memanfaatkan berbagai peluang yang ada diantaranya berbasis web. 3. Meningkatkan efisiensi serta efektifitas perusahaan dalam dengan membuat aplikasi rekrutmen karyawan menjalankan kegiatan perusahaan. II. LANDASAN TEORI Program merupakan suatu rangkaian instruksi-instruksi dalam bahasa komputer. Menurut Sugiyono (2005:21) mendefinisikan bahwa program adalah suatu rangkaian instruksiinstruksi dalam bahasa komputer yang disusun secara logis dan sistematis". Menurut Djasli Djamarus (2011:3) program merupakan "kumpulan perintah dalam suatu bahasa pemrograman yang dibuat untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu". Sedangkan pemrograman adalah kegiatan menulis atau membuat langkah langkah instruksi tersebut. Bahasa komputer itu sendiri yaitu sarana komunikasi yang menjembatani antara manusia dengan komputer. Bahasa pemrograman komputer dikelompokkan menjadi dua kelompok besar yaitu bahasa pemrograman tingkat rendah (Low-Level- 105
Language) dan bahasa pemrograman tingkat tinggi (High-Level- Language). Proses pemrograman komputer, bukan hanya sekadar menulis suatu urutan instruksi yang harus dikerjakan oleh komputer, akan tetapi bertujuan untuk memecahkan suatu masalah serta membuat mudah pekerjaan atau yang lainnya, yang diinginkan oleh pemakai (user). Sedangkan bahasa pernrograman merupakan tata cara penulisan program. Pada bahasa pemrograman terdapat dua faktor penting yaitu sintaks dan semantik. Sintaks adalah aturanaturan gramatikal yang mengatur tata cara penulisan kata, ekspresi dan penyataan. Sedangkan semantik adalah aturan-aturan untuk menyatakan suatu arti. Yang menjadi alasan utama mengapa kita belajar bahasa pernrograman komputer, karena untuk memanfaatkan komputer sebagai alat bantu dalam menyelesaikan masalah. Sistem merupakan sekumpulan elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubun gan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Pendekatan yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem adalah kumpulan dari elemen elemen yang beinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu m enurut Jogiyanto (2005: 1) Menurut Hanif Al F atta (2007: 3) berpendapat bahwa "sistem merupakan sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan". Dari uraian tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan kumpulan dari komponen-komponen /elemen-elemen yang saling berkaitan/berhubungan yang saling berinteraksi membentuk satu ke satuan untuk mencapai suatu tujuan. Web tidak semata-mata digunakan untuk menampilkan informasi saja, namun fungsi web semakin meluas. Web mulai digunakan untuk aplikasi yang banyak m embutuhkan interaksi dari pengguna. Aplikasi web tidak saja digunakan di internet, namun juga dapat digunakan untuk keperluan intra-organisasi. Jaringan aplikasi web yang terpasang dalam lingkungan intraorganisasi disebut intranet. UML (Unified Modeling Language) adalah sistem notasi yang sudah dibakukan di dunia pengembangan sistem, hasil kerjasama dari Grady Booch, J runes Rumbaugh dan Ivar Jacobson. Rosa A.S. dan Shalahudin (2011: 118) mendefinisikan UML sebagai "bahasa visual untuk pemodelan dan konsep mengenai sebuah sistem dengan m enggunakan diagram dan teknik pendukung". UML yang terdiri dari serangkaian diagram memungkinkan bagi sistem analis untuk membuat cetak biru 20 sistem yang komprehensif kepada klien, programmer dan tiap orang yang terlibat dal am proses pengembangan tersebut. III. METODE PENELITIAN Metodologi penelitian ini adalah menggunakan model waterfall. Tahapan penelitian pada model waterfall meliputi metodologi berupa: analisis, desain, pengkodean dan pengujian. Agar aplikasi sistem teknologi inform asi yang dibuat sesuai deng an kebutuh an perusahaan maka diperlukan adanya analisa yang meliputi: 1. Planning. Perekrutan karyawan yang masih manual di PT. Strategi Aliansi Komunika tentu sangat menyita waktu dan tidak hemat biaya, imbasnya akan mempengaruhi produktivitas kerja. Penerapan sistem infomasi perekrutan karyawan berbasis web diharapkan proses perekrutan akan menjadi lebih cepat, data yang tersimpan lebih aman, tidak mudah rusak maupun hilang. 2. Analisis. Melakukan analisa terhadap software maupun hardware yang akan digunakan dalam proses rekrutmen karyawan, dalam aplikasi ini software yang dipakai adalah PHP dan databasenya MySQL. Agar sistem bekerja dengan optimal maka diperlukan hardware sebagai berikut: a. Monitor 15 inch SVGA b. Prosessor Intel Pentium Dual Core c. RAM I Gb d. Harddisk 500 Mb 3. Desain. Mendesain sistem yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan altematif sistem yang terbaik. Kegiatan yang dilakukan dalam tahap desain antara lain, Input Design, Output Design dan File Design. 4. Impiementasi. Pada tahapan ini dilakukan spesifikasi rancangan logikal kedalam kegiatan yang sebenamya dari sistem informasi yang akan dibangun atau dlikembangkan, mengimplementasikan sistem yang baru, dan memastikan bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara optimal. Kegiatan yang dilakukan dalam metode ini antara lain, programming dan testing, training dan sistem perubahan. 106
IV. PEMBAHASAN A. Dekomposisi Fungsi Sistem Usulan : Gambar. 1 Dekomposisi Fungsi Sistem Index 107
B. Dekomposisi Fungsi Sistem Member Gambar 2. Dekomposisi Fungsi Sistem Member 108
C. Dekomposisi Fungsi Sistem Admin Gambar 3. Dekomposisi Fungsi Sistem Admin 1. Business Actor Business actor Mengambarkan peranan seseorang atau sesuatu terhadap sebuah sistem. Sebuah Business Actor dapat berupa orang, namun sebuah sistem infonnasi yang berinteraksi dengan sistem bisnis juga bisa berperan sebagai sebuah business actor. Dalam website rekrutmen di PT. Strategi Aliansi Komunika ini terdapat empat business actor, yaitu: a. Pengunjung Pengunjung yaitu pengunjung yang belum terdaftar sebagai member. b. Member Member yaitu pengunjung yang telah terdaftar sebagai member. Member diharuskan untuk melakukan login terlebih dahulu agar dapat menjalankan fasilitas belanja dalam website. c. Admin Admin adalah orang yang bertugas melakukan pemeliharaan terhadap website, menjaga kebenaran database, melakukan update data dan tugas tugas administrator yang lain. d. Direktur Direktur adalah orang yang menerima laporan rekrutmen karyawan. 2. Business Use-Case Business Use-Case Digunakan untuk menyatakan fungsionalitas yang disediakan oleh suatu organisasi secara keseluruhan dengan mengg ambarkan urutan interaksi antara actor dengan sistem. Kegiatan sistem pemasaran yang terjadi pada PT. Strategi Aliansi Komunika digambarkan oleh Business Use-Case sebagai berikut: a. Login Kegiatan ini dilakukan oleh member, maupun admin yang telah terdaftar dan aktif agar dapat masuk ke dalam ruang yang telah disediakan. b. Kegiatan melihat web Kegiatan ini menggambarkan bagaimana seorang pelarnar atau pengunjung mengunjungi situs website PT. Strategi Aliansi Komunika mencari informasi mengenai lowongan pekerjaan yang ditawarkan. c. Melamar Kerja Pada kegiatan ini menggambarkan seorang pelamar yang berminat terhadap lowongan yang tersedia dan melakukan lamaran melalui web. d. Input buku tamu Kegiatan ini menggambarkan seorang pelamarar atau pengunjung mengisi buku tamu dan admin menerima mereka tersebut sebagai tamu di website PT. Strategi Aliansi Komunika. e. Update data Kegiatan ini mempunyai tujuan untuk merevisi atau perbaikan yang diiakukan bila terjadi kesalahan data. f. Laporan Lamaran Kegiatan ini menggambarkan admin membuat laporan 109
lamaran yang sudah masuk untuk diserahkan kepada direktur perusahaan. 3. Busines Worker dan Entity a. Use Case Login Garnbar 4. Use Case Diagram login 110
b. Use Case melihat web Gambar 5. Use Case Diagram melihat web c. Use Case Diagram Melamar Gambar 6. Use Case Diagram Melamar B. Activity Diagram Activity Diagram adalah diagram flowchart yang diperluas yang menunjukkan aliran kendali satu aktivitas ke aktivitas lain. Kita dapat menggunakan diagram ini untuk memodelkan aspek dinamis sistem. 1. Activity Diagram Registrasi 111
Gambar 7. Activity Diagram Registrasi 2. Activity Diagram Melamar Pekerjaan Gambar 8. Activity Diagram Melamar Pekerjaan 3. Activity Diagram Pembu atan Laporan Gamber 9. Activity Diagram Laporan 112
C. Component Diagram Component diagram menggambarkan struktur dan hubungan antara komponen piranti lunak, termasuk ketergantungan (dependency) diantaranya, komponen piranti lunak adalah modul berisi code, baik berisi source code maupun binary code, baik library maupun executable, baik yang muncul pada compile time, link time, maupun rim time. Umumnya komponen terbentuk dari beberapa class dan atau package, tapi dapat juga dari komponen-komponen yang lebih kecil. Komponen dapat juga berupa interface, yaitu kumpulan layanan yang disediakan sebuah komponen untuk komponen lain. Berikut gambar component software: Gambar 11. Deployment Diagram E. Tampilan Web a. Halaman Lowongan Halaman ini berisi tentang lowongan yang tersedia di PT. Strategi Aliansi Komunika. Gambar 10. Component Diagram D. Deployment Diagram Deployment diagram menyediakan gambaran bagaimana sistem secara fisik akan terlihat. Sistem diwakili oleh node-node, dimana masing-masing node diwakili oleh sebuah kubus. Garis yang menghubungkan kedua kubus menunjukkan hubungan diantara kedua node tersebut. Berikut gambar Deployment Diagram: Gambar 12. Halaman Lowongan a. Halaman Daftar Pelamar Halaman ini berisi data-data pelam ar, Admin dapat menghapus dan melihat detail pelamar melalui halaman ini. 113
informasi dan PT. Strategi Aliansi Kornunika ke user maupun sebaliknya. 2. Penyampaian informasi yang up to date dapat meningkatkan citra serta kinerja perusahaan dalam mengelola penerimaan karyawan. 3. Semua data pada web PT. Strategi merupakan sumber informasi yang penting dan dapat digunakan untuk mengelola penerimaan karyawan dan secara tidak langsung juga berfungsi sebagai media promosi perusahaan. Gambar 13. Halaman Daftar Pelamar b. Halaman Laporan Pelamar Berisi biodata pelamar status lamaran dan pekerjaan yang dilamar, Admin dapat mencetak laporan tersebut. 5.2. Saran-Saran Agar sistem informasi berbasis web ini dapat berjalan dengan baik, penulis menyarankan beberapa hal sebagai berikut: 1. Antarmuka hendaknya dibuat lebih menarik dan user friendly agar dapat lebih banyak menarik pengunjung. Dapat ditambahkankan menu pencarian data agar memudahkan pemakai menemukan informasi yang diinginkan. 2. Membuat web dengan dua pilihan bahasa sehingga memudahkan pemakai yag belum menguasai bahasa Indonesia dengan baik. 3. Mengingat pentingnya keamanan data maka dalam pengembangan selanjutnya perlu lebih memperhatikan keamanannya. 4. Web ini masih perlu dikembangkan lebih lanjut agar dapat berfungsi secara optimal DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. A.S. Rosa., dan lvi.shalahudin. 2011. Rekayasa Perangkat Lunak. Jakarta:Penerbit Modula. Sunarfrihantono, Bimo. 2002. PHP dan MySQL untuk Web. Yogyakarta: Andi Offset. Djamarus, Djasli. 2011. Dasar-Dasar Analisis dan Perancangan Algoritma. Jakarta: Penerbit Universitas Trisakti. Gambar. 14. Halaman Laporan Pelamar V. PENUTUP 5.1. Kesimpulan Berdasarkan hasil riset dilapangan dan proses pembuatan web, ada beberapa hal yang dapat penulis simpulkan diantaranya: 1. Dengan penerapan Sistem Informasi berbasis web maka dapat meminimalisir waktu dan biaya untuk mempermudah penyampaian HM, J ogiy anto 2005. Analisis & Desain Sistem Infonnasi. Yogyakarta: Andi Offset Maharrani, Ratih Hafsar ah, Abdul Syukur dan Tyas Catur P. 2010. Penerapan Metode Analytical Hierarchi Process dalarn Penerimaan Karyawan Pada PT Pasir Besi Indonesia. Jurnal Teknologi Informasi. Vol. 6,No. 1: 102-114. Peranginangin, Kasiman. 2006. Aplikasi WEB deng an PHP dan MySQL. Yogyakarta: Andi Offset. 114
Prabowo, Dedy Agung, Edi Noersasongko, Mohamad Sidiq. 2011. Sistem Infonnasi Manajemen Penerimaan CPNS Wilayah Jawa Tengah Berbasis Web. Jurnal Teknolorgi Informasi. Vol. 6, No. 2: 225-239. Suroso, Arif Imam, dan Rini lv!uliahati. 1998. Sistem Perekrutan Karyawan Secara Internal dengan Menggunakan Pendekatan Fuzzy. Boger: Jumal Teknologi Informasi. Vol 4, NO.2: 53-66. 115