PERANCANGAN APLIKASI OPAC (ONLINE PUBLIC ACCESS CATALOG) UNTUK KATALOG TUGAS AKHIR PADA PERPUSTAKAAN INDONESIA MANDIRI Hendra Gunawan; hendra_gunawan@engineer.com Irfan Vigma Taufik ABSTRAK Perpustakaan Indonesia Mandiri adalah perpustakaan yang dimiliki oleh STMIK-IM dan STIE STAN-IM. Katalog koleksi laporan tugas akhir pada perpustakaan ini masih berupa katalog konvensional yang dicetak pada kertas sehingga menyulitkan dalam proses penelusuran informasi dan rekapitulasi data. Perpustakaan ini juga memiliki ruang penyimpanan laporan tugas akhir yang terbatas sehingga akses terhadap buku fisik laporan tugas akhir hanya sampai 5 tahun kebelakang saja. Oleh karena itu, perlu adanya sebuah aplikasi yang dapat mengelola secara digital koleksi laporan tugas akhir pada Perpustakaan Indonesia Mandiri. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun suatu aplikasi Online Public Access Catalog (OPAC) yang dapat mengelola secara digital koleksi laporan tugas akhir yang dimiliki oleh Perpustakaan Indonesia Mandiri. Pemodelan sistem yang digunakan adalah pemodelan berorientasi objek dengan menggunakan UML (Unified Modeling Language). Implementasi perangkat lunak menggunakan PHP Framework Codeigniter dan MySQL sebagai pengolahan basis data, sedangkan pengujian yang dilakukan terhadap sistem menggunakan metode blackbox. Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa aplikasi OPAC ini dapat membantu proses pencarian informasi koleksi laporan tugas akhir berdasarkan kriteria tertentu dan dapat diakses dimana saja selama terkoneksi dengan internet, membantu memberikan kemudahan akses terhadap laporan tugas akhir yang fisiknya sudah tidak terdapat lagi di ruang penyimpanan laporan tugas akhir, dan memudahkan petugas perpustakaan untuk merekapitulasi data laporan tugas akhir berdasarkan kriteria tertentu Key words: Online Public Access Catalog 48
1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Tugas akhir merupakan karya ilmiah yang disusun oleh mahasiswa berdasarkan hasil penelitian suatu masalah yang dilakukan secara seksama dengan bimbingan dosen pembimbing. Tugas akhir ini juga adalah salah satu persyaratan yang harus ditempuh oleh mahasiswa menjelang akhir studinya, namun pada saat tiba waktunya untuk mengerjakan tugas akhir, kebanyakan mahasiswa masih kebingungan untuk menentukan tema dan judul tugas akhir yang akan diambil. Salah satu cara untuk mencari referensi tema dan judul adalah dengan melihat katalog tugas akhir yang terdapat pada perpustakaan kampus, namun pada saat ini katalog yang digunakan oleh Perpustakaan Indonesia Mandiri Bandung masih menggunakan katalog konvensional berupa buku katalog yang dicetak dengan kertas, sehingga mahasiswa harus datang langsung ke perpustakaan dan menelusuri satu persatu buku katalog yang ada untuk dapat menemukan judul tugas akhir yang dirasa dapat memberikan inspirasi dalam menentukan tema atau judul tugas akhir. Pada saat yang bersamaan, ruang penyimpanan laporan tugas akhir yang terbatas hanya dapat menampung laporan tugas akhir dengan tahun terbit sampai 5 tahun kebelakang saja sehingga sulit untuk dapat mengakses laporan tugas akhir dengan tahun terbit yang lebih dari 5 tahun kebelakang. Pada saat masa akreditasi kampus tiba, petugas perpustakaan pun cukup dibuat kerepotan saat akan melakukan rekapitulasi data laporan tugas akhir yang terdapat pada perpustakaan. Dewasa ini perpustakaan dituntut untuk dapat memberikan pelayanan yang baik dan memuaskan dengan memberikan pelayanan yang tanggap dan cepat. Katalog digital dapat menjadi pilihan yang lebih baik dibandingkan dengan katalog konvensional. Selain lebih efisien dan lebih irit biaya, katalog digital juga membantu meminimalisir kebutuhan kertas. Katalog digital memberikan 49
informasi yang lebih detail dan menarik serta memiliki fitur pencarian yang bisa mempercepat penelusuran informasi dibandingkan harus membuka satu persatu halaman pada katalog konvensional. Berdasarkan pada pandangan tersebut, penulis melihat adanya celah dimana dengan membuat katalog tugas akhir berbasis website tentu akan memudahkan mahasiswa atau pengunjung perpustakaan dalam mencari referensi tema dan judul tugas akhir serta memberikan akses terhadap laporan tugas akhir yang fisiknya sudah tidak terdapat di ruang pernyimpanan perpustakaan. Selain itu dapat memudahkan petugas perpustakaan untuk dapat melakukan rekapitulasi data laporan tugas akhir dengan cepat. 1.2. Maksud dan Tujuan Maksud dari penelitian ini adalah untuk membangun aplikasi OPAC (Online Public Access Catalog) untuk Katalog Tugas Akhir pada Perpustakaan Indonesia Mandiri Bandung. Sedangkan tujuan yang akan dicapai dalam penelitian ini adalah : 1. Memudahkan pengunjung perpustakaan untuk mengakses katalog judul dan laporan tugas akhir kapan saja dan dimana saja selama terkoneksi dengan internet. 2. Memudahkan pengunjung perpustakaan dalam melakukan penelusuran informasi judul tugas akhir yang terdapat pada katalog tugas akhir. 3. Memudahkan petugas perpustakaan dalam pengelolaan arsip laporan tugas akhir dan memberikan kemudahan akses terhadap laporan tugas akhir dengan tahun terbit yang telah melebihi 5 tahun kebelakang. 4. Memudahkan petugas perpustakaan untuk merekapitulasi data laporan tugas akhir yang terdapat pada perpustakaan. 50
1.3. Kerangka Berpikir Pengembangan OPAC (Online Public Access Catalog) Menurut pendapat Yusup (1995:76), fungsi katalog secara umum adalah sebagai berikut : 1. Menunjukkan tempat suatu buku atau bahan-bahan lain dengan menggunakan lambang-lambang angka klasifikasi dalam bentuk nomor panggil (call number). 2. Mendaftarakan semua buku dan bahan lain dengan susunan alfabetis nama pengarang, judul buku, atau subyek buku yang bersangutan, ke dalam suatu tempat khusus di perpustakaan untuk memudahkan pencarian entri-entri atau informasi yang diperlukan. 3. Memberikan kemudahan untuk mencari suatu buku atau bahan lain di perpustakaan dengan hanya mengetahui salah satu dari daftar kelengkapan buku yang bersangkutan. Jadi, fungsi katalog adalah secara umum adalah untuk menunjukkan tempat suatu buku, menginventarisasikan semua koleksi yang dimiliki perpustakaan, serta memberikan kemudahan untuk mencari koleksi yang ada di perpustakaan. 2. LANDASAN TEORITIS Online Public Access Catalog biasa disebut oleh beberapa perpustakaan sebagai katalog online, katalog akses online, katalog akses daring perpustakaan, atau katalog akses umum talian. Menurut Wahyu Supriyanto (2008:134) menjelaskan bahwa OPAC (Online Public Acces Catalog) adalah sebuah fitur yang digunakan untuk memfasilitasi pengunjung untuk mencari katalog koleksi perpustakaan yang dapat diakses oleh umum. Secara umum, OPAC adalah suatu 51
sistem temu balik informasi berbasis komputer yang digunakan oleh pengguna untuk menelusuri koleksi suatu perpustakaan atau unit informasi. 2.1. Tujuan OPAC (Online Public Access Catalog) Menururt Siregar (2004:57) menyatakan bahwa peralihan manual ke bentuk online, disamping banyak menghemat waktu pengguna dalam penelusuran, juga mampu meningkatkan efisiensi pekerjaan pengatalogan bahan pustaka baru. Katalog elektronik terbukti mampu mempromosikan koleksi perpustakaan sheingga penggunanya semakin tinggi. Menurut Kusmayadi (2006:53) Tujuan penyediaan OPAC adalah : 1. Pengguna dapat mengakses secara langsung ke dalam pangkala data yang dimiliki perpustakaan. 2. Mengurangi beban biaya dan waktu yang diperlukana dan yang harus dikeluarkan oleh pengguna dalam mencari informasi. 3. Mengurangi beban pekerjaan dalam pengelolaan pangkalan data sehingga dapat meningkatkan efisiensi tenaga kerja. 4. Mempercepat pencarian informasi. 5. Dapat melayani kebutuhan informasi maysrakat dalam jangkauan luas. 2.2. Jenis Penelusuran OPAC (Online Public Access Catalog) Ada beberapa jenis penelusuran yang dapat dilakukan melalui OPAC, yaitu : 1. Penelusuran dengan browsing (browse searching). Penelusuran dengan teknik browse, yaitu menelusuri dengan memeriksa satu persatu cantuman dari dokumen yang ada, proses ini memang akurat, akan tetapi membutuhkan waktu yang lama sehingga kurang efisien untuk dilakukan. 52
2. Penelusuran kata kunci (keyword searching). Penelurusan dengan menggunakan kata kunci (keyword) tertentu sebagai query. Kata kunci bisa berubah istilah/kata yang dirumuskan secara bebas atau kata/istilah baku/standar. 3. Penelusuran terbatas (limited searching). Penelusuran dengan melakukan pembatasan kepada ruas data tertentu, pembatasan database tertentu, pembatasan tahun, tertentu, pembatasan bahasa, negara, dan sebagainya. 2.3. Kelebihan OPAC (Online Public Access Catalog) Menurut Hermanto (2007:1) OPAC memiliki keuntungan, yaitu : 1. Penelusuran informasi dapat dilakukan secara cepat dan tepat. 2. Penelusuran dapat dilakukan di mana saja tidak harus datang ke perpustakaan dengan catatan sudah online ke internet. 3. Menghemat waktu dan tenaga. 4. Pengguna dapat mengetahui keberadaan koleksi dan status koleksi apakah sedang dipinjam atau tidak. 5. Pengguna mendapatkan peluang lebih banyak dalma menelusuri bahan pustaka. 3. KAJIAN TENTANG OPAC (ONLINE PUBLIC ACCESS CATALOG) 3.1. Analisis Sistem Adapun tahapan kegiatan yang dilakukan pada pembuatan katalog dan pencarian data tugas akhir dapat dilihat pada gambar berikut: Gambar 3.1 Prosedur Pembuatan Katalog Tugas Akhir 53
Gambar3.2. Prosedur Pencarian Laporan Tugas Akhir Berkaitan dengan kegiatan bisnisnya, maka akan data dan entitas yang dikelola oleh aplikasi OPAC pada perpustakaan OPAC yakni seperti terlihat pada gambar berikut: Gambar 3.3. Bisnis Objek Model Katalog Tugas Akhir 3.2. Perancangan Sistem 3.2.1. Use Case Diagram Diagram use case adalah gambaran secara grafis dari beberapa atau semua actor, use case, dan interaksi diantara komponen-komponen tersebut yang memperkenalkan suatu sistem yang akan dibangun. Diagram ini menunjukkan 54
fungsionalitas suatu sistem atau kelas dan bagaimana sistem tersebut berinteraksi dengan dunia luar. Gambar 3.4. Use Case Diagram 3.2.2. Sequence Diagram Diagram sequence menggambarkan perilaku objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirmkan dan diterima antar objek. 55
Gambar 3.5. Sequence Diagram Lihat Katalog Tugas Akhir 56
Gambar 3.6. Sequence Diagram Pencarian Katalog Tugas Akhir Gambar 3.7. Sequence Diagram Pengaturan Akun 57
Gambar 3.8. Sequence Diagram Kelola Katalog Tugas Akhir 58
Gambar 3.9. Sequence Diagram Kelola Program Studi 59
Gambar 3.10. Sequence Diagram Kelola Topik Penelitian 60
Gambar 3.11. Sequence Diagram Kelola Users 61
Gambar 3.12. Sequence Diagram Kelola Groups 62
Gambar 3.13. Sequence Diagram Kelola Permissions 63
Jurnal Informasi Gambar 3.14. Sequence Diagram Kelola Previleges Gambar 3.15. Sequence Diagram Cetak Daftar TA Gambar 3.16. Sequence Diagram Cetak Rekap TA 64
Jurnal Informasi 3.2.3. Class Diagram Diagram kelas atau class diagram menggambarkan struktur sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem. Gambar 3.17. Class Diagram 3.2.4. Perancangan Basis data Untuk menggambarkan keterhubungan antar tabel dalam sistem, digunakan diagram relasi seperti pada gambar berikut : 65
Jurnal Informasi Gambar 3.18. Skema Fisikal Basis Data 66
Jurnal Informasi 3.2.5. Perancangan Struktur Menu Gambar 3.19. Perancangan Menu Member Gambar 3.20. Perancangan Menu Tamu 67
Jurnal Informasi Gambar 3.21. Perancangan Menu Admin Gambar 3.22. Perancangan Menu Petugas 68
Jurnal Informasi 4. KESIMPULAN Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem yang telah dilakukan bisa disimpulkan beberapa hal sebagai berikut: 1. Dengan adanya aplikasi OPAC ini pengunjung perpustakaan menjadi mudah untuk mengakses katalog judul dan laporan tugas akhir tanpa harus datang langsung ke perpustakaan. 2. Dengan adanya aplikasi OPAC ini pengunjung perpustakaan menjadi mudah dalam melakukan penelusuran informasi judul tugas akhir yang terdapat pada katalog tugas akhir. 3. Dengan adanya aplikasi OPAC ini pengunjung dapat mengakses laporan tugas akhir yang fisiknya sudah tidak berada di ruang penyimpanan atau laporan tugas akhir dengan tahun terbit yang sudah lebih dari 5 tahun kebelakang. 4. Dengan adanya aplikasi OPAC ini petugas perpustakaan menjadi mudah untuk merekapitulasi data laporan tugas akhir yang terdapat pada perpustakaan. 69
Jurnal Informasi REFERENSI Hermanto, Bambang. 2010. Penelusuran Bahan Pustaka Melaui OPAC. [Online]. Tersedia di http://pustaka.uns.ac.id/?menu=news&option=detail&nid=245 (10 Februari 2014) Saputra, Agus. 2011. Trik Kolaborasi Codeigniter & JQuery. Yogyakarta : Lokomedia. Siregar, A. Ridwan. 2008. Katalog Perpustakaan : Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi. Medan : UPT Perpustakaan USU. Kusmayadi, Eka dan Etty Andriaty. 2006. Kajian On-line Public Access Catalogue (OPAC) Dalam Penyebaran Teknologi Pertanian. Jurnal Perpustakaan Pertanian, Vol. 15, No. 2. [Online]. Bogor: Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. Tersedia di: http://ftp.pustaka-deptan.go.id/publikasi/pp152065.pdf (10 Februari 2014) Wahyu, Supriyanto & Muhsin, Ahmad. 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius. Wiswakarma, Komang. 2010. 9 Langkah Menjadi Master Framework Codeigniter. Yogyakarta : Lokomedia. Wiswakarma, Komang. 2010. Panduan Lengkap Menguasai Pemrograman CSS. Yogyakarta : Lokomedia. Yusup, Pawit M. 1995. Pedoman Praktis Mencari Informasi. Bandung: Remaja Rosdakarya. 70