Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.5 - Helpdesk i
Daftar Isi 1 Pendahuluan... 1 1.1 Helpdesk... 2 2 Memulai Aplikasi... 3 2.1 Akses ke dalam SPSE... 3 3 Penjelasan Fitur dan Fungsi... 4 3.1 Menu Home... 4 3.2 Menu FAQ... 5 3.3 Menu Email... 5 3.4 Menu Log Akses... 6 3.5 Menu Ganti Password... 7 3.6 Menjawab, Mengedit dan Menghapus Pertanyaan... 7 4 Trouble Ticketing System... 9 adalah sistem yang dibangun sebagai media bagi seluruh User/Pengguna SPSE untuk dapat menyampaikan Ticket yang berisi Complain/ Request/ Objection/ Inquiry (CROI) kepada LPSE (Helpdesk), dan dilengkapi juga dengan fasilitas ekskalasi Ticket kepada Training and User Support (TUS) di Direktorat e-procurement apabila pihak LPSE tidak dapat menjawab/memberikan resolusi.... 9 4.1 Pembuatan Ticket... 10 4.2 Membalas Tiket (Reply)... 11 4.3 Menjawab Tiket (Answer)... 12 4.4 Ekskalasi Tiket... 13 5 Mengakhiri Aplikasi... 13 6 Penutup... 13 Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.5 - Helpdesk ii
1 Pendahuluan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang efisien dan efektif merupakan salah satu bagian yang penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan negara. Salah satu perwujudannya adalah dengan pelaksanaan proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik, yaitu Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik diatur dalam Peraturan Presiden nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, dan sebagaimana ketentuan dalam pasal 131 ayat (1) bahwa pada tahun 2012 K/L/D/I wajib melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik untuk sebagian/seluruh paket-paket pekerjaan. Selain itu dalam Perpres 54 Tahun 2010 juga mengatur mengenai Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) sebagai unit kerja K/L/D/I untuk menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik yang ketentuan teknis operasionalnya diatur oleh Peraturan Kepala LKPP No. 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik. LPSE dalam dalam menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik wajib memenuhi ketentuan sebagaimana yang ditentukan dalam Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Proses Pengadaan Barang/Jasa pemerintah secara elektronik ini akan lebih meningkatkan dan menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi, dan akuntabilitas dalam pembelanjaan uang negara. Selain itu, proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik ini juga dapat lebih menjamin tersedianya informasi, kesempatan usaha, serta mendorong terjadinya persaingan yang sehat dan terwujudnya keadilan (non discriminative) bagi seluruh pelaku usaha yang bergerak di bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) dibuat untuk mewujudkan harapan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik. Layanan yang tersedia dalam SPSE saat ini adalah E-Tendering yaitu tata cara pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar pada Sistem Pengadaan Secara Elektronik dengan menyampaikan 1 (satu) penawaran dalam waktu yang telah ditentukan. Tata cara E- Tendering, syarat dan ketentuan serta panduan pengguna (user guide) diatur dalam Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.5 - Helpdesk 1
Peraturan Kepala LKPP Nomor 1 Tahun 2011 tentang Tata Cara E-Tendering. Selain itu di dalam SPSE juga telah disiapkan fasilitas untuk proses audit secara online (E- Audit), Katalog Elektronik (E-Catalogue) yang merupakan sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis dan harga barang tertentu dari berbagai penyedia barang/jasa pemerintah dan tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem katalog elektronik (E-Purchasing). Sebagai pedoman bagi ULP (pokja/panitia pengadaan) atau pejabat pengadaan dalam menyusun dokumen Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik LKPP akan segera merilis Standar Dokumen Pengadaan (SDP E-Procurement) dengan tujuan agar Pengadaan Barang/Jasa di lingkungan K/L/D/I yang dilakukan secara elektronik berjalan sesuai dengan prinsip-prinsip dan etika pengadaan. 1.1 Helpdesk Helpdesk merupakan seorang yang bertugas memberikan informasi atau membantu Pengguna SPSE apabila mengalami masalah. Dalam SPSE, Helpdesk mempunyai wewenang sebagai berikut: Menjawab pertanyaan yang masuk ke dalam menu Tanya Jawab halaman utama SPSE. Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.5 - Helpdesk 2
2 Memulai Aplikasi 2.1 Akses ke dalam SPSE Helpdesk mendapatkan kode akses (user id dan password) dari Admin PPE dengan menunjukkan Surat Penunjukan sebagai Helpdesk. Pada halaman utama SPSE klik tombol. Gambar Halaman Utama LPSE Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.5 - Helpdesk 3
Kemudian akan tampil halaman Login. Ketikkan User Id dan Password pada halaman tersebut, lalau klik tombol. Gambar Halaman Login Setelah berhasil login maka akan tampil halaman yang berisi menu-menu khusus sesuai dengan hak akses Pengguna. 3 Penjelasan Fitur dan Fungsi Setelah berhasil login maka akan tampil halaman yang berisi menu-menu khusus untuk Helpdesk. Klik tab menu tersebut untuk masuk ke dalam menu tertentu. 3.1 Menu Home Menu ini berisi informasi daftar pertanyaan yang belum dijawab. Gambar Halaman Home Helpdesk Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.5 - Helpdesk 4
3.2 Menu FAQ Menu ini berisi informasi daftar seluruh pertanyaan, baik yang sudah dijawab dan yang belum dijawab. Gambar Halaman FAQ 3.3 Menu Email Menu ini berisi informasi status konfirmasi email dari sistem, apakah sudah terkirim (Sent Item), belum terkirim (Outbox) atau gagal (Failed). Gambar Halaman Email Helpdesk dapat mengirim ulang konfirmasi email dari sistem apabila ada Pengguna yang merasa belum menerima konfirmasi email tertentu. Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.5 - Helpdesk 5
Untuk mengirim ulang atau menghapus email pilih email dengan status failed, otubox atau sent item, lalu beri checklist pada ( ) di sebelah Id status email sehingga muncul tanda kemudian klik tombol atau. Gambar Halaman Email 3.4 Menu Log Akses Menu ini berisi informasi catatan akses ke dalam aplikasi dari user Helpdesk. Gambar Halaman Catatan/Log Akses Apabila dalam catatan tersebut ada waktu di mana Pengguna merasa tidak pernah mengakses/login ke dalam SPSE ada kemungkinan bahwa orang lain mengetahui kode akses (User Id dan Password) dari Pengguna. Jika terjadi demikian segera ubah password yang dimiliki. Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.5 - Helpdesk 6
3.5 Menu Ganti Password Untuk keperluan keamanan dan kemudahan mengingat, Pengguna dapat mengubah password yang dimiliki. Klik tab menu Ganti Password. Gambar Halaman Mengganti Password Password Lama, adalah password lama dari akses login; Password Baru, adalah password baru yang diinginkan; Ulangi Password, adalah untuk memastikan password baru yang diinginkan. Klik tombol untuk proses mengganti password. 3.6 Menjawab, Mengedit dan Menghapus Pertanyaan Untuk menjawab ataupun mengedit pertanyaan yang masuk, klik link [Jawab] pada halaman Home atau FAQ. Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.5 - Helpdesk 7
Gambar Halaman Home Helpdesk Lalu akan tampil halaman Jawab Pertanyaan. Isikan jawaban kemudian klik tombol. Gambar Halaman Jawab Pertanyaan Untuk menghapus pertanyaan beri checklist pada ( ) di sebelah Id status email sehingga muncul tanda lalu klik tombol. Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.5 - Helpdesk 8
Gambar Halaman FAQ 4 Trouble Ticketing System adalah sistem yang dibangun sebagai media bagi seluruh User/Pengguna SPSE untuk dapat menyampaikan Ticket yang berisi Complain/ Request/ Objection/ Inquiry (CROI) kepada LPSE (Helpdesk), dan dilengkapi juga dengan fasilitas ekskalasi Ticket kepada Training and User Support (TUS) di Direktorat e-procurement apabila pihak LPSE tidak dapat menjawab/memberikan resolusi. Gambar Halaman Home SPSE dengan link TTS Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.5 - Helpdesk 9
Gambar Halaman News pada Menu Home 4.1 Pembuatan Ticket Untuk melaporkan suatu permasalahan yang dialami, pengguna perlu membuat suatu ticket permasalahan baru. Pilih menu Ticketing lalu pilih New Ticket. Kemudian akan tampil halaman New Ticket. Gambar Halaman Buat Tiket Title, adalah judul tiket; Type, adalah tipe tiket. Pilih tipe tiket yang tersedia; Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.5 - Helpdesk 10
Category, adalah kategori tiket. Pilih kategori tiket yang tersedia; Message, adalah informasi pertanyaan atau permasalahan yang dihadapi. Isikan sedetil-detilnya, seperti lokasi LPSE, pesan error, URL yang menyebabkan error, username, waktu terjadinya masalah, dan sebagainya; Attachment, adalah fasilitas untuk mengunggah file yang terkait dengan permasalahan. Klik tombol Submit untuk menyimpan ticket permasalahan. 4.2 Membalas Tiket (Reply) Apabila TUS membalas tiket yang dikirim Helpdesk LPSE dengan maksud menanyakan kejelasan dari tiket yang disampaikan, Helpdesk LPSE dapat membalas kembali tiket tersebut. Pada menu Inbox pilih tiket yang ingin dibalas, lalu klik tombol Reply. Gambar Halaman Membalas Tiket Kemudian akan tampil halaman Reply. Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.5 - Helpdesk 11
Gambar Halaman Membalas Tiket Title, adalah judul tiket; Message, adalah informasi pertanyaan atau permasalahan yang dihadapi. Isikan sedetil-detilnya, seperti lokasi LPSE, pesan error, URL yang menyebabkan error, username, waktu terjadinya masalah, dan sebagainya; Attachment, adalah fasilitas untuk mengunggah file yang terkait dengan permasalahan. 4.3 Menjawab Tiket (Answer) Apabila tiket yang disampaikan pengguna dapat ditangani atau mungkin ditunda (pending), Helpdesk LPSE dapat memberikan informasi dan status tiket tersebut Gambar Halaman Menjawab Tiket Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.5 - Helpdesk 12.
4.4 Ekskalasi Tiket Gambar Halaman Eskalasi Tiket Apabila tiket yang disampaikan pengguna tidak dapat ditangani, Helpdesk LPSE dapat mengekskalasi tiket tersebut kepada TUS di LKPP. 5 Mengakhiri Aplikasi Klik tab menu Logout untuk mengakhiri aplikasi (keluar dari aplikasi). Gambar Proses Mengakhiri Aplikasi 6 Penutup Petunjuk pengoperasian ini dibuat sesuai dengan versi SPSE tertentu. Untuk meningkatkan pelayanan, SPSE akan diperbarui pada waktu tertentu sehingga Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.5 - Helpdesk 13
petunjuk pengoperasian ini pada beberapa bagian, tidak lagi sesuai dengan versi SPSE yang sedang digunakan. Untuk itu, silakan merujuk ke website LPSE untuk mendapatkan petunjuk penggunaan versi terbaru. Jika Anda mendapat kesulitan dalam pengoperasian SPSE, silakan menghubungi alamat dan nomor telepon yang terdapat di website LPSE (halaman Kontak Kami ) yang menyelenggarakan lelang. Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.5 - Helpdesk 14
Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.5 - Helpdesk 15