BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Dengan semakin berkembangnya zaman, informasi sudah merupakan Sesuatu yang sangat penting dalam hidup, begitu juga dalam dunia usaha yang memasuki dunia persaingan sesuai dengan perkembangan teknologi informasi yang merupakan salah satu unsur penunjang kesuksesan suatu usaha. Dalam menjalankan usaha suatu perusahaan membutuhkan sebuah pencatatan pengeluaran kas kecil. Istilah kas kecil atau petty cash sering sekali kita ketahui dalam kehidupan sehari-hari sedangkan dalam laporan keuangan, kas kecil itu merupakan akun yang khusus di pergunakan untuk mendanai transaksi kecil dan rutin. Dalam suatu perusahaan kas kecil memiliki peranan penting dalam kegiatan operasional, terlepas dari material atau tidaknya nilai dari kas kecil tersebut. Biasanya kas kecil digunakan dalam transaksi kecil yang dilakukan setiap harinya dimana dana awal petty cash diberikan oleh pimpinan untuk mendukung permintaan persediaan. Sehingga perusahaan harus melakukan pengelolaan kas kecil secara baik karena jika tidak adanya pengelolaan setiap harinya maka dapat mengganggu kelancaran kegiatan operasional perusahaan. 1
CV. Sinar Makmur Utama merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang heavy equipment dan spare part, perusahaan ini terletak di Jalan Labu No.1 Jakarta. Dalam menjalankan perusahaannya, CV. Sinar Makmur Utama masih menggunakan pencatatan secara manual dalam pengeluaran kas kecilnya. Pencatatan manual semacam itu tidak efisien dan akurat. Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah aplikasi pengolahan kas kecil yang efisien dan akurat. 1.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, maka permasalahan yang akan dijadikan pembahasan dalam tugas akhir ini adalah: 1. Sering terjadi kesalahan dalam pencatatan kas kecil. 2. Memakan waktu yang lama dalam mencatat administrasi dana kas kecil. 3. Memungkinkan kesalahan perhitungan dalam kas kecil. 1.3 Rumusan Masalah Sehubungan dengan latar belakang masalah yang telah penulis kemukakan, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut: 1. Apakah sistem pencatatan petty cash fluctuation fund method telah tersedia di CV. Sinar Makmur Utama? 2
2. Apakah aplikasi pencatatan petty cash fluctuation fund method telah tersedia di CV. Sinar Makmur Utama? Untuk itu penulis mencoba mengalihkan dari sistem pengolahan data yang bersifat manual ke sistem yang lebih baik secara terkomputerisasi dengan melakukan perancangan sistem dengan memungkinkan dikembangkannya metodologi pengembangan sistem informasi yang lebih lengkap, aman, efektif serta efisien. 1.4 Tujuan Penelitian 1. Untuk mengetahui sistem pencatatan petty cash fluctuation fund method di CV. Sinar Makmur Utama. 2. Untuk membuat aplikasi petty cash fluctuation fund method di CV. Sinar Makmur Utama. 1.5 Manfaat Penelitian 1.5.1 Bagi perusahaan 1. Proses pembuatan laporan yang lebih cepat dan mengurangi terjadinya kesalahan. 2. Mempermudah pengelolaan data pengeluaran kas kecil. 3. Mempermudah dalam menghitung kas kecil. 4. Dapat menghasilkan laporan yang memiliki nilai yang akurat. 3
1.5.2 Bagi penulis 1. Sebagai salah satu syarat kelulusan mata kuliah skripsi. 2. Menerapkan ilmu yang telah diperoleh selama kuliah. 3. Menyusun suatu informasi yang sistematis dan terstruktur sehingga aplikasi yang dibuat benar-benar bermanfaat bagi penggunanya. 1.5.3 Bagi institusi pendidikan 1. Memperkaya referensi pada perpustakaan STTI. 2. Penelitian ini diharapkan menjadi bahan studi pustaka bagi mahasiswa lainnya. 1.6 Batasan Masalah Ruang lingkup permasalahan yang akan dibahas sebagai berikut : 1. Pencatatan metode dana berubah (Fluctuation Fund Method) Proses ini setiap terjadi perubahan jumlah uang dalam kas kecil selalu di sertai dengan pencatatan. 2. Pembuatan laporan akun perkiraan, bukti kas masuk, bukti kas keluar, transaksi kas kecil, laporan jurnal fluctuation dan laporan petty cash. 3. Perancangan aplikasi pengolahan petty cash dengan menggunakan fluctuation fund method. 4
1.7 Metodologi Penelitian 1.7.1 Metode Pengambilan Data Metode pengambilan data yang digunakan dalam Tugas Akhir adalah dengan menggunakan studi lapangan dan studi pustaka untuk mempelajari serta meneliti proses kerja dan permasalahan yang ada dalam perusahaan. 1. Studi lapangan meliputi : a. Wawancara adalah pengumpulan data dengan cara tanya jawab. b. Observasi adalah pengamatan langsung terhadap objek yang diteliti untuk mendapatkan data dan informasi yang diperlukan sesuai dengan permasalahan yang ada. 2. Studi pustaka : Literatur adalah mengumpulkan berbagai arsip dari perusahaan dan mengumpulkan data dari buku-buku pemrograman dan kepustakaan lainnya yang mendukung laporan skripsi ini. 1.7.2 Metode Pengembangan Sistem 5
Perencanaan Analisis Perancangan Implementasi Testing Pemeliharaan Gambar 1.1 Metodologi Waterfall (Adi Nugroho) 1 Metodologi Waterfall merupakan model klasik yang sederhana dengan aliran sistem yang linier. Output dari setiap tahap merupakan input bagi tahap berikutnya. Model ini pertama kali diperkenalkan oleh Winston Royce tahun 1970, sekarang model ini lebih dikenal dengan Liner Sequential Model. Karakteristik dari metodologi waterfall ini meliputi beberapa bagian, yaitu : 1. Aktivitas mengalir dari satu fase ke fase lainnya secara berurutan. 2. Setiap fase dikerjakan terlebih dahulu sampai selesai, jika sudah selesai baru mulai menuju fase berikutnya. Keterangan : 1 Adi Nugroho, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek, hal 125, 2005, Bandung. 6
a. Engineering system (Rekayasa Sistem) Adalah menentukan kebutuhan-kebutuhan dari semua elemen-elemen sistem dengan mengalokasikan suatu objek kedalam pembentukan sistem yang akan dibuat. b. Analysis (analisis) Tahapan pengumpulan kebutuhan untuk membentuk suatu sistem informasi dari sistem yang sedang berjalan. 3. Design (Perancangan) Proses mengubah kebutuhan-kebutuhan menjadi bentuk yang dimengerti sistem. 4. Coding (Pengkodean) Tahap penerjemahan desain kedalam bahasa pemrograman yang sesuai dengan kebutuhan. Perancangan dan pembangunan aplikasi ini menggunakan bahasa pemrograman Delphi 7.0. 5. Implementation (Implementasi) Setelah semua fungsi-fungsi software harus diuji coba agar software bebas dari kesalahan dan hasilnya benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya. 6. Testing (Pengujian) 7
Tahap pengujian sistem informasi yang dikembangkan untuk menyampul kesalahan-kesalahan dan menjamin bahwa masukkan sesuai dengan hasil yang dibutuhkan. 7. Maintenance (Pemeliharaan) Tahap perawatan sistem yang telah dikembangkan seperti perawatan perangkat lunak, perawatan perangkat keras dan media lainnya yang berhubungan dengan komputer. 1.8 Perancangan Jadwal Skripsi Tabel 1.1 Jadwal Skripsi No Kegiatan 1 Studi Pustaka 2 Wawancara 3 Pengumpulan Data 4 Penulisan Proposal Analisa Sistem 5 Berjalan Merancang sistem 6 atau aplikasi 7 Pembuatan Sistem Implementasi 9 Sistem 10 Pengujian Sistem Des 2012 Jan 2013 April 2013 Mei 2013 I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV 1.9 Sistematika Penulisan BAB I PENDAHULUAN 8
Berisi tentang latar belakang masalah, permasalahan dan ruang lingkup, tujuan pembuatan laporan, metodologi dan sistematika penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Landasan teori berfungsi mencakup telah teori yang relevan dengan judul atau pokok permasalahan. Landasan ini akan digunakan sebagai dasar atau pedoman dalam bentuk teori-teori sehingga mempermudah dalam pembahasan serta penyelesaian kasus atau suatu penelitian. Berisi tentang teori-teori yang menjadi landasan atau dasar dalam melakukan penelitian serta sejarah dan struktur organisasi CV. Sinar Makmur Utama. BAB III ANALISIS SISTEM Bab ini membahas mengenai analisis kelemahan sistem, analisis terhadap sistem, semua prosedur-prosedur dan dokumen serta evaluasi sistem yang sedang berjalan. BAB IV PERANCANGAN SISTEM Berisi rancangan-rancangan untuk pembuatan program berupa flowmap, Contex Diagram, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, tabel-tabel dan perancangan databasenya yang berupa menu utama dan hirarki. Pembuatan rancanganrancangan pada bab ini didasarkan pada hasil pengumpulan data pada perusahaan. 9
BAB V IMPLEMENTASI SISTEM Berisi penjelasan-penjelasan pembuatan dari pada program yang dirancang. Bab ini menjelaskan satu per satu bagian-bagian dalam program disertai dengan baris-baris perintahnya. BAB VI PENUTUP Berisi kesimpulan dan saran-saran yang diperoleh tentang program yang dibuat yang bermanfaat untuk pengembangan program lebih lanjut serta ucapan terima kasih dalam proses pembuatan program. DAFTAR PUSTAKA Berisi sumber-sumber yang mendukung dalam proses pembuatan program. LAMPIRAN Berisi lampiran-lampiran yang relevan dengan kajian permasalahan tugas akhir. 10