Petunjuk Sponsorship 18 Juli 2014 Panitia Penyelenggara Jak-Japan Matsuri 1
Berpartisipasi di Jak Japan Matsuri Pada acara Jak-Japan Matsuri ke-5 tahun lalu yang menandai 55 tahun terjalinnya hubungan diplomatik antara Jepang dan Indonesia, kami telah mendapatkan banyak sekali bantuan dan dukungan yang hangat dari berbagai pihak. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada semua pihak yang telah membantu dan mendukung kami. Tahun ini adalah penyelenggaraan Jak-Japan Matsuri ke-6. Setiap kali JJM diadakan, pertukaran Indonesia dan Jepang semakin dalam dan kegiatan akar rumput ini sedikit banyak dapat berkontribusi bagi persahabatan kedua negara sehingga kami berharap untuk selanjutnya akan terus berlangsung untuk 10 kali, 15 kali. Tahun ini, Jak-Japan Matsuri yang menandai persahabatan Jepang-Indonesia akan diselenggarakan dari tanggal 14 hingga tanggal 21 September 2014. Tema tahun ini adalah Indonesia Japan One Team - Maju Bersama Sambil Bergandeng Tangan - yang bermakna Indonesia dan Jepang bersama satu tim. Ayo kita maju menuju mimpi bersama sambil bergandeng tangan. Dengan kerja sama yang kompak dari setiap tim terkait serta adanya dukungan kuat dari Anda semua, kami bertekad untuk membuat Jak Japan Matsuri tahun ini pun menjadi acara yang lebih meriah bahkan lebih bermakna sehingga dapat memperluas dan memperdalam persahabatan kita. Kami harapkan pengertian, partisipasi dan kerja sama yang aktif dari Anda semua pada setiap acara. Adapun biaya penyelenggaraan acara Jak-Japan Matsuri merupakan dana sponsorship dari banyak perusahaan dan pihak terkait yang sepakat dengan konsep acara ini. Oleh karena itu, sekali lagi kami mohon kesediaan Anda untuk mendukung acara Jak-Japan Matsuri. Dalam proposal ini pun kami menyampaikan rincian terkait program sponsorship. Apabila ada hal-hal yang memerlukan penjelasan terkait sponsorship ini, Anda dapat menghubungi tim penggalang dana (Fund Raising Team) Jak-Japan Matsuri, yang terbentuk dari para sukarelawan. Terima kasih atas segala pengertian dan dukungan Anda semua. Suzuki Tsuyoshi Perwakilan Tim Penggalang Dana (Fund Raising Team) - Jak-Japan Matsuri 2
Daftar Isi 1.Plan Sponsorship A) Plan Pembelian Souvenir Resmi 4 B) Plan Donasi 5 C) Plan Partisipasi Stand - Finale Event 6 2.Syarat Partisipasi Stand 7-9 3.Tiket Masuk Finale Event 10 4.Plan Sponsorship Khusus 11 5.Plan Sponsor Utama 12 6.Pendaftaran Sponsorship 13 7.Email untuk pendaftaran dan hotline untuk pertanyaan 14 3
1-A Plan Pembelian Souvenir Resmi 1 Official T-shirt Jak Japan Matsuri 100 lembar Nama perusahaan (logo) tertera di kiri atas Ukuran : M, L, XL (1 ukuran per 100 lembar) Dana Sponsor : 1 paket Rp. 10,000,000 2 Official Uchiwa 1,000 lembar Nama perusahaan (logo) akan tertera pada sisi sebaliknya. * Uchiwa akan dibagikan kepada pengunjung pada acara Finale tanggal 21 September. Dana Sponsor : 1 paket Rp. 15,000,000 LOGO 4
1-B Plan Donasi Dana Donasi Mulai dari 1 paket Rp. 5,000,000 Nama donator akan ditampilkan di arena penyelenggaraan acara Finale 5
1-C. Plan Partisipasi Stand Finale Event Jak-Japan Matsuri akan ditutup dengan finale, sebuah acara besar persahabatan Jepang-Indonesia bertempat di Parkir Timur Senayan, pada hari Minggu tanggal 21 September. Walaupun dalam jumlah terbatas, kami menyediakan stan. Selain itu, bagi para penyewa stan, kami mengharapkan kerjasamanya untuk dapat menarik banyak pengunjung datang pada acara matsuri ini oleh sebab itu kami menyediakan paket sponsor dengan tiket masuk. Kami menunggu partisipasi Anda. Keterangan Stan : Ukuran A (6m x 4m) + 200 lembar tiket : Rp. 14.500.000 Ukuran B (3m x 4m) + 100 lembar tiket : Rp. 7.500.000 *Bagi yang berminat dengan plan ini, diminta untuk membaca syarat pembukaan stan di halaman berikut (Catatan) Harga ini sudah termasuk pajak reklame Pemda DKI namun dalam hal pemakaian logo dan banner yang berlebihan maupun pemakaian logo yang sangat besar, ada kemungkinan penambahan pajak reklame pada harga di atas. Dalam hal ini, kami juga akan menagih selisih pajak tersebut. Untuk itu kami mohon pengertiannya. 6
2. Syarat Partisipasi Stan Bacalah dengan cermat syarat dan petunjuk di bawah ini sebelum Anda mendaftar untuk membuka stan 1. Pengaturan stan ditetapkan oleh panitia dengan memperhatikan keseimbangan isi stan. Permintaan terhadap lokasi stan tidak diterima. 2. Walaupun pengaturan stan telah ditetapkan, ada kemungkinan perubahan penetapan stan dilakukan jika terjadi kondisi yang tidak dapat dihindari. 3. Pendaftaran stan baru dinyatakan resmi setelah panitia menerima pembayaran yang dilakukan setelah mendaftar. 4. Segera setelah seluruh stan terisi penuh, pendaftaran stan akan ditutup. 5. Setelah pembayaran biaya stan diselesaikan, walaupun terjadi pembatalan pemakaian stan, biaya stan tidak dapat dikembalikan. 6. Jika terdapat kesulitan untuk melanjutkan kegiatan dikarenakan kondisi hujan dan lainnya pada hari-h, biaya stan tidak dapat dikembalikan. 7. Demi kepentingan jalur yang aman, diminta untuk melakukan set-up stan di dalam wilayah yang telah ditetapkan. 8. Karena stan A memiliki pembatas sementara stan B tidak ada pembatas, untuk stan makanan dan minuman (yang menggunakan api) diminta untuk memilih stan B. 9. Stan yang menggunakan api, wajib membawa tabung pemadam kebakaran. 7
Syarat Partisipasi Stan Bacalah dengan cermat syarat dan petunjuk di bawah ini sebelum Anda mendaftar untuk membuka stan 10. Free pass pada hari-h akan diterbitkan sebanyak 10 lembar untuk stan A dan 5 lembar untuk stan B. Jika memerlukan tambahan, diminta untuk membeli karcis masuk (freepass akan dipinjamkan untuk keperluan loading) *Informasi lebih rinci mengenai waktu dan tempat untuk penyerahan free pass akan dimuat di website Jak Japan Matsuri. 11. Sehubungan dengan penjualan barang-barang yang memiliki hak cipta seperti komik dan animasi, tidak diperbolehkan untuk menjual barang-barang yang tidak memiliki ijin resmi. 12. Tidak diperbolehkan menjual minuman beralkohol. 13. Air untuk keperluan masak-memasak harus disiapkan sendiri. 14. Karena tidak ada fasilitas pembuangan air kotor di lokasi pameran, maka masing-masing stan harus bertanggung jawab atas pembuangan air kotor tersebut tanpa mengotori lokasi pameran. 15. Pengawasan terhadap kebersihan bahan-bahan makanan dilakukan dan merupakan tanggung jawab setiap stan. 16. Pembuangan sampah merupakan tanggung jawab masing-masing stan. Dilarang meninggalkan sampah di lokasi pameran setelah penyelenggaraan event berakhir pada hari-h. Pembuangan sampah tahun lalu tidak baik sehingga kami mendapat teguran dari Pemprov DKI Jakarta. Jika tidak melaksanakan aturan pembuangan sampah, maka ada kemungkinan instansi/ perusahaan tersebut tidak akan diikutsertakan pada penyelenggaraan stan tahun-tahun berikutnya.) 8
Syarat Partisipasi Stan Bacalah dengan cermat syarat dan petunjuk di bawah ini sebelum Anda mendaftar untuk membuka stan 17. Meja, kursi, penerangan, dan listrik tersedia di setiap stan. Jika ada barang lain yang dibutuhkan, mohon agar dipersiapkan oleh masing-masing stan. 18. Stan A : 4 meja(lxwxh=120x80x75cm), 4 kursi, Stan B : 2 meja, 2 kursi. Jumlah pemakaian listrik maksimal untuk stan A : 2x500W, stan B : 500W. Penggunaan melebihi itu akan dikenai biaya tambahan. 19. Permintaan penambahan meja, kursi dan listrik dimungkinkan namun terbatas, dengan melakukan pendaftaran sebelumnya. Dalam hal ini akan dikenai biaya tambahan. 20. Panitia tidak bertanggung jawab terkait terjadinya pencurian, kerusakan fasilitas dan peralatan yang dibawa oleh penyewa stan, masalah dengan penyewa stan yang ada di sekitar ataupun tamu. Jika melakukan loading sebelum hari-h, maka pengawasan properti menjadi tanggung jawab masing-masing stan. 21. Apabila terjadi kerusakan atau pencurian terhadap peralatan/properti yang disiapkan oleh panitia, biaya kerugian akan dibebankan pada penyewa stan, tergantung pada kondisi kerusakan. 22. Loading dilakukan pada H-1 pukul 15.00 atau pagi hari pada hari-h sebelum acara pembukaan. Pembongkaran dilakukan saat event berakhir. Tidak diperkenankan melakukan loading dan pembongkaran saat event sedang berlangsung. 23. Isi acara dapat berubah tergantung pada cuaca saat hari-h. 24. Informasi lebih rinci serta perubahan yang sewaktu-waktu terjadi akan dimuat di website. Diminta untuk memeriksa website Jak-Japan Matsuri secara berkala di http://www.id.emb-japan.go.jp/matsuri/jakjapan2014.html 9
3. Tiket Masuk acara Finale Kami juga melakukan penjualan awal tiket masuk. Harga per-lembar Rp 30.000 (gratis untuk anak di bawah Sekolah Dasar) Karena jumlahnya terbatas maka diharapkan untuk segera mendaftar. 10
Plan Sponsorship Khusus (Catatan) Harga ini sudah termasuk pajak reklame Pemda DKI namun dalam hal pemakaian logo dan banner yang berlebihan maupun pemakaian logo yang sangat besar, ada kemungkinan penambahan pajak reklame pada harga di bawah ini. Dalam hal ini, kami juga akan menagih selisih pajak tersebut. Untuk itu kami mohon pengertiannya. Nama Plan Isi Sponsorship Biaya Sponsor Catatan 4 buah stan ukuran A Plan Persahabatan Indonesia & Jepang + Official Uchiwa 3.000 buah (untuk dibagikan di pintu masuk) + Official T-Shirt 300 lembar + Tiket Masuk 800 lembar Rp. 100,000,000 Discount 24,8% 2 buah stan ukuran A Plan Senayan + Official Uchiwa 1.000 buah (untuk dibagikan di pintu masuk) Rp. 50,000,000 Discount 21,8% + Official T-Shirt 200 lembar + Tiket masuk 400 lembar Plan Matsuri Official Uchiwa 1.000 buah (untuk dibagikan di pintu masuk) + Official T-Shirt 100 lembar Rp. 25,000,000 Discount 10,7% + Tiket Masuk 100 lembar 11
5. Plan Sponsor Utama Perusahaan/ lembaga yang melakukan pembelian plan souvenir resmi di atas Rp. 50.000.000 atau plan persahabatan Indonesia & Jepang, plan Senayan Atau Perusahaan/ lembaga yang melakukan pembelian plan donasi di atas 5 paket(rp. 25.000.000) akan menjadi sponsor utama Jak-Japan Matsuri dan berhak mendapatkan hak istimewa promosi perusahaan berupa pencantuman logo pada berbagai kegiatan serta penyebutan nama dalam acara Finale oleh MC. 12
6. Pendaftaran Sponsorship Pendaftaran Sponsorship dilakukan via email dengan mencantumkan pointpoint di bawah ini yang ditujukan kepada anggota Fund Raising Team. (*Hanya menerima permohonan via email saja.) A. Bagi yang ingin melakukan kerja sama dan membuka stan (Wajib diisi!) 1. Nama Perusahaan 2. Nomor telepon kantor 3. Alamat 4. Nama Person in charge (PIC) 5. Nomor Hand Phone PIC 6. Email PIC B. Bagi pendaftar plan souvenir resmi 7. Nama plan dan barang 8. Jumlah paket yang diinginkan dan ukuran T-shirt 9. Lampiran file logo perusahaan atau grup (gambar dengan minimal size 500KB yang dapat digunakan untuk cetakan) (Hanya bagi yang berminat dengan barang berlogo) C. Bagi pendaftar plan donasi 10. Jumlah paket yang diinginkan D. Bagi pendaftar untuk tiket masuk acara Finale 11. Jumlah tiket masuk yang dibutuhkan E. Bagi penyewa stan 12. Size stan yang diinginkan (size A/size B) 13. Detail isi stan (jelaskan dengan rinci) 14. Menggunakan api ~ tidak menggunakan api 15. Jumlah tambahan fasilitas dalam stan (hanya bagi yang menginginkan) Meja (Rp. 50.000/buah), Kursi (Rp. 20.000/buah), Listrik (Rp. 300.000/500 watt) 16. Setuju /Tidak setuju terhadap ketentuan pada 2. Syarat Partisipasi Stan (hal 7-9)
7. Email untuk Pendaftaran & Hotline untuk Pertanyaan Pendaftaran akan ditutup pada Jumat, 8 Agustus 2014 PIC: Tim Fund Raising Jak-Japan Matsuri Pertanyaan dan pendaftaran via email dapat ditujukan ke: Ms. Sugita :jjm@jac-recruitment.co.id Hand Phone : 0812 8934 3403 * Setelah menerima email Anda, salah satu anggota tim kami akan menghubungi Anda untuk konfirmasi. Jika tidak menerima balasan, silahkan mengirim ulang email Anda atau menghubungi Ms. Sugita.