BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Setiap Perusahaan pasti menginginkan perusahaannya mendapat keuntungan yang besar dan dapat memenuhi kebutuhan konsumennya. Untuk mewujudkan hal tersebut diperlukan sumber daya manusia yang berkualitas, memadai dan penempatan posisi yang tepat. SDM tidak hanya berperan sebagai sumber daya, melainkan lebih berupa modal atau aset bagi perusahaan. Untuk mendapatkan sumber daya manusia yang berkualitas maka proses perekrutan pegawai baru dilakukan dengan sangat ketat sesuai dengan (PLN SK_379.K.DIR, 2010) yang menyatakan bahwa rekrutmen bertujuan untuk mendapatkan pegawai yang memenuhi persyaratan kompetensi yang dibutuhkan untuk mengisi Formasi Jabatan dan Formasi Tenaga Kerja yang kosong atau akan kosong dalam rangka menjamin kontinuitas ketersediaan pegawai untuk mendukung operasional, peningkatan kinerja dan pencapaian visi perusahaan. Beberapa tahun ini proses rekrutmen PT. PLN (Persero) meliputi tahapan pendaftaran melalui registrasi offline, verifikasi dokumen, seleksi dengan sistem gugur dan diklat prajabatan Pada 2010 PT PLN menggunakan aplikasi Daily Online Application (DOA) untuk proses pendaftaran melalui online. Pada aplikasi tersebut pelamar dapat membuat akun agar bisa mengisi data dan upload foto untuk keperluan proses rekrutmen. Setelah pendaftaran ditutup, bagian rekrutmen dapat melakukan filter data pelamar di aplikasi tersebut berdasarkan kriteria-kriteria tertentu yang telah ditetapkan oleh PLN. Pengelolaan input data hasil seleksi di PLN beberapa tahun terakhir masih menggunakan MS Excel dengan penyimpanan file secara terpisah di beberapa orang bagian rekrutmen. Hal ini mengakibatkan adanya keterbatasan mendapatkan informasi mengenai data pelamar. Selain itu bagian rekrutmen membutuhkan waktu untuk mengumpulkan data menjadi satu file agar data tersebut dapat diolah kembali untuk proses seleksi selanjutnya.
BAB I Pendahuluan 2 Pengelolaan input data hasil seleksi di PLN beberapa tahun terakhir masih menggunakan MS Excel dengan penyimpanan file secara terpisah di beberapa orang bagian rekrutmen. Hal ini mengakibatkan adanya keterbatasan mendapatkan informasi mengenai data pelamar. Selain itu bagian rekrutmen membutuhkan waktu untuk mengumpulkan data menjadi satu file agar data tersebut dapat diolah kembali untuk proses seleksi selanjutnya. Gambar 1 On the job training selama 5 periode terakhir di PLN Pada gambar 1 diatas dapat dilihat data jumlah pelamar dalam setiap angkatan On the Job Traning (OJT) 18 sampai dengan 22. Berdasarkan gambar diatas jumlah pelamar rata-rata mencapai lebih dari 2000 orang per rekrutmen akan relatif sulit apabila proses pengelolaan hasil seleksi masih menggunakan MS Excel. Kesulitan tersebut dapat timbul karena banyaknya data yang belum terintegrasi dengan sistem sehingga mempersulit dalam mendapatkan informasi secara terperinci mengenai proses rekrutmen yang telah dilakukan, tidak hanya itu pembuatan laporan terperinci dari mulai pendaftaran sampai ke penerimaan pegawai tidak dapat dibuat. Pelamar yang lulus untuk setiap tahapan seleksi akan diinformasikan melalui web www.pln.co.id, pada proses pengumuman tersebut akan banyak pelamar yang mengakses website tersebut sehingga pelamar harus menunggu lama untuk melihat status kelulusannya. Selain itu beberapa tahun terahkir sistem PT PLN belum adanya pencatatan mengenai alasan ketidaklulusan pelamar dari setiap seleksi sehingga berpeluang adanya unsur nepotisme. Bagian rekrutmen juga membutuhkan suatu sistem yang mengakomodasi tanggal pembukaan dan penutupan suatu periode rekrutmen. Terdapat kebutuhan untuk mengelola beberapa rekrutmen dan program studi untuk setiap bidang yang dibuka pada suatu periode rekrutmen.
BAB I Pendahuluan 3 Oleh karena itu, dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat memperbaiki sistem sebelumnya serta memenuhi kebutuhan bagian rekrutmen dan pelamar. Sistem ini nantinya dapat diakses oleh umum, intern (lingkungan PLN) maupun pihak rekrutmen dengan hak akses yang berbeda-beda di seluruh indonesia. 1.2. Identifikasi Masalah Sesuai dengan latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya maka dapat diidentifikasi masalah-masalah yang menjadi fokus pengerjaan dalam tugas akhir ini. Masalah tersebut dapat dibagi menjadi beberapa hal yaitu: 1. Terdapat permintaan dari PLN untuk membuat sistem yang dapat memperbaiki aplikasi yang digunakan sebelumnya, hal-hal yang ingin diperbaiki dari aplikasi sebelumnya adalah a. Pelamar harus melakukan signup pada setiap pembukaan rekrutmen. b. Data hasil filtering tidak sesuai dengan kriteria yang ada. c. Tidak berfungsinya validasi data yang diinputkan pelamar untuk meminimalisir kesalahan. 2. Terdapat kebutuhan dari bagian rekrutmen untuk a. Menyimpan data tanggal dibuka dan tanggal ditutup pada setiap periode rekrutmen. b. Menyimpan dan menginformasikan data alasan ketidaklulusan setiap pelamar pada tahap seleksi. c. Menyimpan data program studi untuk setiap bidang yang dibuka pada setiap periode rekrutmen. d. Mengelola beberapa pembukaan rekrutmen pada suatu sistem. e. Menyimpan dan mengelola nilai hasil tes setiap pelamar pada tahap seleksi dan tes. f. Mengidentifikasi pelamar yang telah mengikuti pendaftaran lowongan sebanyak tiga kali. 3. Kurang efektifnya proses penyampaian informasi rekrutmen yang hanya diumumkan melalui website www.pln.co.id.
BAB I Pendahuluan 4 1.3. Solusi Umum yang Ditawarkan Solusi yang dapat ditawarkan dalam menangani masalah-masalah di atas adalah dengan membuat sistem informasi untuk rekrutmen di PT PLN yang sesuai dengan kebutuhan yang dapat didefinisikan sebagai berikut: 1. Membuat sistem baru yang memperbaiki fungsi-fungsi dari aplikasi sebelumnya, yaitu a. Pelamar hanya dapat melakukan satu kali signup untuk seluruh periode rekrutmen. b. Sistem memberikan data pelamar yang lulus dan tidak lulus sesuai kriteria yang diinputkan. c. Membuat validasi untuk setiap data yang diinputkan pelamar untuk meminimalisir kesalahan. 2. Membuat sistem baru yang memenuhi kebutuhan bagian rekrutmen yaitu a. Sistem dapat menyimpan data tanggal dibuka dan tanggal ditutup pada setiap periode rekrutmen. b. Sistem dapat menyimpan dan menginformasikan data alasan ketidaklulusan setiap pelamar pada tahap seleksi. c. Sistem dapat menyimpan data program studi untuk setiap bidang yang dibuka pada setiap periode rekrutmen. d. Sistem dapat mengelola beberapa pembukaan rekrutmen pada suatu sistem. e. Sistem dapat menyimpan dan mengelola nilai hasil tes setiap pelamar pada tahap seleksi dan tes. f. Sistem dapat mengidentifikasi pelamar yang telah mengikuti pendaftaran lowongan sebanyak tiga kali. 3. Mengirimkan seluruh informasi ke email yang telah didaftarkan pelamar dengan tetap mempertahankan penyampaian informasi rekrutmen yang diumumkan melalui website www.pln.co.id untuk mencegah email yang tidak terkirim.
BAB I Pendahuluan 5 1.4. Ruang Lingkup dan Batasan Sistem Berdasarkan solusi umum yang ditawarkan dapat didefinisikan ruang lingkup sistem, yaitu: 1. Sistem dibangun ditujukan untuk pelamar dan bagian rekrutmen. 2. Sistem hanya menangani pendaftaran lowongan untuk tingkat pendidikan D3, D4 dan S1. 3. Sistem dibagi menjadi tiga bagain besar, yaitu Input Data Lowongan Pekerjaan, Pendafatarn Pelamar, Mengumpulkan Data Pelamar dan mengelola data Tahapan Seleksi. 4. Sistem tidak menangani masalah penanganan web application. 1.5. Tujuan Pembangunan sistem ini dilakukan untuk membuat suatu sistem informasi di PLN yang mendukung kegiatan rekrutmen. Tujuan utama dari pembangunan sistem ini yaitu memudahkan pelamar dan bagian rekrutmen dalam proses-proses rekrutmen di PLN. Sistem ini akan menggantikan aplikasi yang digunakan sebelumnya yaitu Daily Online Application. 1.6. Manfaat Beberapa manfaat yang diharapkan dapat diperoleh dengan penerapan sistem ini 1. Pelamar dimudahkan dalam pendaftaran lowongan dan mendapatkan informasi mengenai pelaksanaan rekrutmen PLN. 2. Bagian rekrutmen dimudahkan dalam pengelolaan data, nilai, dan alasan ketidaklulusan pelamar yang mengikuti proses seleksi dan tes. 3. Bagian rekrutmen dimudahkan dalam mengelola informasi pembukaan rekrutmen terkait tanggal pembukaan dan penutupan, program studi yang dibuka untuk setiap bidang, dan lokasi pelaksaan tes.
BAB I Pendahuluan 6 1.7. Metode Pembangunan Sistem Berikut ini rincian tahap kegiatan dalam pelaksanaan tugas akhir a. Studi literatur, tahap ini dilakukan dengan cara mencari referensi yang berkaitan dengan topik tugas akhir untuk menunjang proses analisis, perancangan, dan implementasi sistem. b. Pengumpulan kebutuhan, kebutuhan diperoleh berdasarkan hasil wawancara dan observasi dari salah satu pegawai PLN divisi pengembangan SDM dan Talenta dengan tujuan memperoleh data dan kebutuhan untuk kepentingan analisis dan evaluasi sistem. c. Pengembangan Aplikasi, metodologi yang digunakan dalam membangun Sistem Informasi Rekrutmen di PT. PLN ini adalah Rational Unified Process (RUP). Berikut tahapan serta penjelasannya Metode RUP dapat digambarkan seperti berikut: Gambar 2 Metode Pengembangan System 1. Inception Inception merupakan tahap untuk mengidentifikasi sistem yang akan dikembangkan. Aktivitas yang dilakukan pada tahap ini antara lain melakukan wawancara dengan narasumber mengenai perumusan sistem yang ingin dibangun, business process dan business rules yang berlaku pada proses rekrutmen saat ini dan mendapatkan kebutuhan serta data yang diperlukan. Kemudian dari hasil wawancara dan analisis pada aplikasi dan sistem eksisting
BAB I Pendahuluan 7 maka dibuatlah penentuan arsitektur global, mengidentifikasi kebutuhan, perumusan persyaratan, pemodelan diagram UML dan pembuatan dokumentasi. 2. Elaboration Elaboration merupakan tahap untuk melakukan disain secara lengkap berdasarkan hasil analisis di tahap inception. Aktivitas yang dilakukan pada tahap ini antara lain mencakup pembuatan disain struktur data, desain arsitektur, disain antarmuka/tampilan, disain struktur menu, pemodelan diagram UML (usecase, class, sequence, dan deployment diagram), dan pembuatan dokumen. 3. Construction Construction merupakan tahap untuk mengimplementasikan hasil disain dan melakukan pengujian hasil implementasi. Pada tahap awal construction dilakukan pemeriksaan ulang terhadap domain masalah dari hasil analisis dan desain, terutama disain pada domain perilaku sistem yang akan dibangun (diagram sequence) dan domain struktural (diagram class, deployment). Kemudian diimplementasikan dengan bahasa pemrogramanan tertentu. Aktivitas yang dilakukan pada tahap ini antara lain mencakup pengujian hasil analisis dan disain dengan keseuaian requirement, pendataan kebutuhan implementasi, pembuatan sistem, pengujian, pendataan berbagai kemungkinan pengembangan / perbaikan lebih lanjut, dan pembuatan dokumentasi. 4. Transition Transition merupakan tahap untuk menyerahkan sistem aplikasi ke konsumen. 1.8. Sistematika Penulisan Laporan Penulisan laporan tugas akhir ini disusun menjadi lima bagian yang dikelompokkan berdasarkan bab. Penjelasan mengenai masing-masing bab adalah sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan mengenai latar belakang, solusi umum yang ditawarkan, tujuan pengembangan sistem, ruang lingkup, metodologi penelitian dan pengembangan perangkat lunak, dan sistematika penulisan laporan.
BAB I Pendahuluan 8 BAB II KAJIAN PUSTAKA Bab ini menjelaskan teori-teori yang dijadikan acuan dalam pembuatan laporan tugas akhir. BAB III ANALISIS DAN EVALUASI SISTEM Bab ini menjelaskan analisis sistem yang sedang berjalan beserta hasil evaluasinya dan menjadi landasan yang akan digunakan pada tahap perancangan sistem. BAB IV PERANCANGAN Bab ini menjelaskan mengenai representasi dari perangkat lunak yang merupakan hasil transformasi dari requirement yang telah didefinisikan pada bab III. BAB V IMPLEMENTASI SISTEM Bab ini menjelaskan mengenai realisasi hasil yang diperoleh dari tahap perancangan sistem berupa kode program dengan menggunakan bahasa pemrograman tertentu. BAB VI PENUTUP Bab ini berisi kesimpulan yang diperoleh dari pelaksanaan tugas akhir dan saran yang berkaitan dengan pengembangan sistem.