APLIKASI PENERIMAAN BIAYA PENDIDIKAN MAHASISWA DI STMIK IKMI CIREBON ===================Anna Sovyana Ramadhan 1, Kaslani 2 =================== Abstraks Pendidikan merupakan salah satu tolak ukur penilaian sumber daya yang berkualitas. Berkaitan dengan hal tersebut penyelenggaraan Pendidikan Tinggi merupakan salah satu usaha untuk menghasilkan tenaga profesional dalam tiap bidang. Unsur penting yang menunjang kelangsungan kegiatan pendidikan adalah biaya pendidikan. Dapat dikatakan bahwa proses pendidikan tidak dapat berjalan tanpa dukungan biaya. Era inovasi teknologi seperti sekarang ini sangat membantu dalam pengolahan data biaya pendidikan. Teknologi informasi seringkali digunakan sebagai pemecahan masalah dan menjadi salah satu tolak ukur kemajuan suatu badan usaha, lembaga atau instansi tertentu. Hampir seluruh badan usaha, lembaga atau instansi tertentu sudah memanfaatkan teknologi informasi untuk mengelola data keuangannya. Begitupun dengan Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) IKMI Cirebon sudah menggunakan aplikasi khusus dalam mengelola data biaya pendidikan hingga penyusunan laporan keuangan. Permasalahan yang sering dialami saat ini yaitu adalah bagian keuangan sering mengalami kesulitan saat mencari data mahasiswa yang sudah membayar serta biaya apa saja yang masih harus dibayar oleh mahasiswa untuk membantu dalam pengambilan keputusan akademik. Karena salah satu syarat untuk mengikuti ujian atau untuk melanjutkan kegiatan perkuliahan ke tahap selanjutnya adalah dengan menyelesaikan semua biaya administrasi. Selain permasalahan tersebut, saat dilakukan rekapitulasi penerimaan pembayaran dari mahasiswa masih kurang efisien karena harus dilakukan pengelompokan data secara manual dan dengan beberapa kali penginputan data. Dengan dibangunnya aplikasi ini diharapkan dapat membantu lembaga terutama bagian administrasi dan umum dalam mempermudah pengelolaan data penerimaan biaya pendidikan dari mahasiswa. Kata kunci : Aplikasi penerimaan biaya pendidikan, A. Latar Belakang Penelitian Di era persaingan global saat ini memicu peningkatan mutu sumber daya manusia. Pendidikan merupakan salah satu tolak ukur penilaian sumber daya yang berkualitas. Berkaitan dengan hal tersebut penyelenggaraan Pendidikan Tinggi merupakan salah satu usaha untuk menghasilkan tenaga profesional dalam tiap bidang. Unsur penting yang menunjang kelangsungan kegiatan pendidikan adalah biaya pendidikan. Dapat dikatakan bahwa proses pendidikan tidak dapat berjalan tanpa dukungan biaya. Biaya pendidikan merupakan salah satu komponen masukan instrumental yang sangat penting dalam penyelenggaraan pendidikan. Era inovasi teknologi seperti sekarang ini sangat membantu dalam pengolahan data biaya pendidikan. Teknologi informasi seringkali digunakan sebagai pemecahan masalah dan menjadi salah satu tolak ukur kemajuan suatu badan usaha, lembaga atau instansi tertentu. Hampir seluruh badan usaha, lembaga atau instansi tertentu sudah memanfaatkan teknologi informasi untuk mengelola data keuangannya. Begitupun dengan Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) IKMI Cirebon sudah menggunakan aplikasi khusus dalam mengelola data biaya pendidikan hingga penyusunan laporan keuangan. Penggunaan aplikasi khusus tersebut digunakan untuk mengelola seluruh data Jurnal Kompak STMIK IKMI Vol. 5 No. 1 Edisi Juli 2012 1
keuangan secara global baik penerimaan maupun pengeluaran. Pada lembaga pendidikan transaksi keuangan sebagian besar berasal dari penerimaan pembayaran biaya pendidikan dari mahasiswa, untuk itu perlu adanya aplikasi khusus untuk mengelola data transaksi penerimaan pembayaran dari mahasiswa tersebut agar proses pengelolaan data penerimaan biaya pendidikan dari mahasiswa dapat dilakukan dengan mudah dan praktis. Di STMIK IKMI pembayaran biaya pendidikan mahasiswa baik BPP, SKS dan transaksi yang bersifat rutin lainnya dilakukan via bank yang kemudian berdasarkan slip setoran dari bank data mahasiswa yang sudah membayar direkapitulasi dengan menggunakan Ms.Excel serta dicatat kedalam buku penerimaan pembayaran dari mahasiswa. Penggunaan Ms.Excel memudahkan bagian keuangan dalam mengelola data penerimaan dari mahasiswa. Namun, bagian keuangan sering mengalami kesulitan saat mencari data mahasiswa yang sudah membayar serta biaya apa saja yang masih harus dibayar oleh mahasiswa untuk membantu dalam pengambilan keputusan akademik. Karena salah satu syarat untuk mengikuti ujian atau untuk melanjutkan kegiatan perkuliahan ke tahap selanjutnya adalah dengan menyelesaikan semua biaya administrasi. Selain permasalahan tersebut, saat dilakukan rekapitulasi penerimaan pembayaran dari mahasiswa masih kurang efisien karena harus dilakukan pengelompokan data secara manual dan dengan beberapa kali penginputan data. Berdasarkan permasalahan-permasalahan tersebut, peneliti membangun sebuah aplikasi untuk mengolah data penerimaan pembayaran biaya pendidikan dari mahasiswa. Peneliti berharap aplikasi tersebut dapat membantu lembaga terutama bagian administrasi dan umum dalam mempermudah pengelolaan data penerimaan biaya pendidikan dari mahasiswa. Berdasarkan uraian latar belakang tersebut peneliti tertarik untuk mengkaji permasalahan dengan menarik judul APLIKASI PENERIMAAN BIAYA PENDIDIKAN MAHASISWA DI STMIK IKMI CIREBON. Perumusan masalah berdasarkan uraian latar belakang diatas adalah sebagai berikut : 1. Pencatatan data penerimaan biaya pendidikan dari mahasiswa tidak efisien. 2. Pengarsipan data penerimaan biaya pendidikan mahasiswa belum maksimal. 3. Kesulitan dalam pencarian data penerimaan biaya pendidikan mahasiswa. 4. Penyajian laporan penerimaan biaya pendidikan mahasiswa memerlukan waktu yang lama. C. Tujuan Penelitian Adapun tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Membuat aplikasi yang diharapkan dapat membantu memudahkan Biro Administrasi Umum di STMIK IKMI Cirebon dalam melakukan pencatatan data penerimaan pembayaran biaya pendidikan dari mahasiswa. 2. Membuat database untuk memaksimalkan pengarsipan data penerimaan biaya mahasiswa. 3. Membuat aplikasi yang dapat memudahkan dalam pencarian data penerimaan biaya pendidikan dari mahasiswa. 4. Membuat aplikasi yang dapat menghasilkan laporan yang cepat dan akurat. D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Manfaat secara teoritis a. Bagi peneliti, menambah pengetahuan peneliti mengenai pengelolaan data biaya pendidikan dan perancangan sistem informasi. b. Bagi akademik, memberikan tambahan alternatif pemikiran dan bahan kajian dalam penelitian khususnya bagi yang akan menyusun makalah atau laporan penelitian. 2. Manfaat praktis Bagi lembaga, membantu memberikan alternatif pemecahan masalah yang ada di Biro Administrasi Umum khususnya dalam menangani masalah penerimaan biaya pendidikan dari mahasiswa. B. Perumusan Masalah Jurnal Kompak STMIK IKMI Vol. 5 No. 1 Edisi Juli 2012 2
E. Tinjauan Pustaka Akuntansi pengertian akuntansi dalam buku Pengantar Akuntansi menerangkan bahwa Akuntansi adalah pengukuran, penjabaran, atau pemberian kepastian mengenai informasi yang akan membantu manajer, investor, otoritas pajak dan pembuat keputusan lain untuk membuat alokasi sumber daya keputusan di dalam perusahaan, organisasi, dan lembaga pemerintah. [2] Definisi-definisi tersebut menjelaskan bahwa aktifitas akuntansi terdiri dari mencatat, mengelompokkan dan meringkas transaksi serta menyajikan ringkasan transaksi ke dalam laporan keuangan yang berisi informasi yang akan membantu pengguna dalam pengambilan keputusan. Jenis-jenis Akuntansi Akuntansi semakin berkembang dengan adanya spesialisasi akuntansi yang dikelompokan berdasarkan pemanfaatan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang terkait. Berikut ini adalah pengelompokan akuntansi secara khusus berdasarkan kebutuhan informasi masing-masing pihak terkait. a. Akuntansi keuangan adalah akuntansi yang bertujuan untuk menghasilkan informasi keuangan untuk memenuhi kepentingan pihak luar perusahaan seperti pemegang saham/pemilik, pemberian pinjaman dan pihak luar lainnya. b. Akuntansi manajemen adalah akuntansi yang bertujuan untuk menghasilkan informasi keuangan untuk memenuhi kebutuhan manajer/pimpinan perusahaan.[1] Pengertian Pendapatan Pengertian pendapatan menurut PSAK No.23 (revisi 2010) adalah arus masuk bruto dari manfaat ekonomi yang timbul dari aktivitas normal entitas selama suatu periode jika arus masuk tersebut mengakibatkan kenaikan ekuitas yang tidak berasal dari kontribusi penanam modal. [4] Pengertian Biaya Biaya adalah pengorbanan ekonomis yang diperlukan untuk memperoleh barang atau jasa. Biaya merupakan pengeluaran kas atau pengurangan asset yang secara langsung atau tidak langsung telah dimanfaatkan di dalam suatu usaha untuk menghasilkan pendapatan baik berupa jasa ataupun barang dalam suatu periode tertentu. [5] Sistem Pengolahan Data Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.[8] Pengolahan data menurut George R. Terry, Phd adalah serangkaian operasi informasi yang direncanakan guna mencapai tujuan atau hasil yang diinginkan. [9] Dari pengolahan data tersebut informasi dihasilkan. Adapun tahap-tahap pengolahan data : a. Input, dalam tahap ini data di input kedalam sistem. b. Proses, data yang telah di input kemudian di proses dalam sistem c. Output, melalui pemrosesan data kemudian menghasilkan output berupa informasi yang diperlukan user. [9] Metode penelitian yang digunakan dalam penyusunan makalah ini adalah metode deskriptif yaitu menggambarkan semua data yang kemudian dianalisis dan dibandingkan berdasarkan kenyataan yang sedang berlangsung dan selanjutnya mencoba untuk memberikan pemecahan masalahnya. Adapun tujuan dari penelitian deskrpitif ini adalah untuk membuat deskripsi, gambaran atau lukisan secara sistematik faktual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta Jurnal Kompak STMIK IKMI Vol. 5 No. 1 Edisi Juli 2012 3
hubungan-hubungan antara fenomena yang diteliti. Teknik pengumpulan data yang dipakai adalah sebagai berikut : 1. Observasi (Pengamatan Langsung) Peneliti melakukan pengamatan langsung ke tempat objek pembahasan yang akan diteliti yaitu melalui bagian-bagian terpenting dalam pengambilan data yang diperlukan yaitu ke Biro Administrasi Umum di STMIK IKMI Cirebon. 2. Wawancara (Interview) Membuat daftar pertanyaan yang diajukan pada narasumber yang bersangkutan dengan masalah yang dibahas dan narasumber langsung menjawab, sehingga peneliti dapat langsung menerima jawaban dari narasumber berupa jawaban lisan atau tertulis. Studi Pustaka Peneliti melakukan peninjauan langsung kepustakaan untuk membandingkan kenyataan di lapangan dengan teori sebenarnya. Data diperoleh dengan cara mempelajari buku-buku yang relevan mengenai teori-teori yang berhubungan dengan masalah yang diteliti F. Metode Pengembangan Sistem Model umum yang digunakan dalam pengembangan perancangan sistem adalah metode analisis dan desain terstruktur (structured system analysis design) dengan teknik penggabungan dua pendekatan yaitu pendekatan terstruktur dan pendekatan klasik berupa System Development Live Cycle. Adapun tahap-tahapnya sebagai berikut: 1. Rekayasa Sistem Mengetahui elemen elemen yang hendak dialokasikan kedalam perangkat lunak. Rekayasa sistem menekankan pada pengumpulan kebutuhan pada level sistem dengan sedikit perancangan dan analisis. 2. Analisis Sistem Menganalisa dari data yang ada serta mengumpulkan kebutuhan kebutuhan sistem yang akan dibangun. Analisa ini menggunakan tool flowmap berjalan. 3. Desain sistem Perancangan ini menggunakan tool berupa flowmap usulan, diagram konteks, diagram arus data, rancangan database dan file, rancangan data, rancangan struktur program, rancangan prosedural dan rancangan antarmuka. 4. Penulisan Program (Coding) Selanjutnya mengubah desain menjadi bentuk yang dimengerti oleh komputer, maka dilakukan penulisan jika desainnya detail maka penulisan program dapat dicapai. 5. Pengujian (Testing) Setelah penulisan program selesai dan program dapat berjalan, testing dapat dimulai dengan memfokuskan pada logika internal dan perangkat lunak dan mencari segala sesuatu kemungkinan kesalahan dan memeriksa apakah perangkat lunak tersebut selesai dan sesuai dengan hasil yang diinginkan. 6. Pemeliharaan (Maintenance) Perangkat lunak yang sudah jadi mungkin ditemukan kesalahan atau ada hal yang baru yang akan ditambah, maka tahap pengembangan dilakukan dimasa pemeliharaan. Gambar penyajian sederhana dari model pengembangan air terjun (Waterfall) adalah sebagai berikut : Gambar 4: Prosedur sistem baru Kelebihan dari metode WaterFall adalah Metode ini masih lebih baik digunakan walaupun sudah tergolong kuno, daripada menggunakan pendekatan asal-asalan.selain itu, metode ini juga masih masuk akal jika Jurnal Kompak STMIK IKMI Vol. 5 No. 1 Edisi Juli 2012 4
kebutuhan sudah diketahui dengan baik. Sedangkan Kekurangan dari metode Waterfall adalah : 1. Pada kenyataannya, jarang mengikuti urutan sekuensial seperti pada teori. Iterasi sering terjadi menyebabkan masalah baru. 2. Sulit bagi pelanggan untuk menentukan semua kebutuhan secara eksplisit. 3. Pelanggan harus sabar, karena pembuatan perangkat lunak akan dimulai ketika tahap desain sudah selesai. Sedangkan pada tahap sebelum desain bisa memakan waktu yang lama. 3. Mahasiswa menyerahkan slip pembayaran rangkap ke-2 dan kartu pembayaran ke Biro Administrasi Umum. 4. Biro Administrasi Umum mencatat penerimaan ke kartu pembayaran milik mahasiswa sebagai bukti pengesahan dari lembaga. 5. Biro Administrasi Umum menginput data penerimaan pembayaran biaya pendidikan ke aplikasi penerimaan biaya pendidikan dari mahasiswa. 4. Kesalahan di awal tahap berakibat sangat fatal pada tahap berikutnya. G. Hasil dan Pembahasan a. Prosedur sistem baru Gambar 3: Flowmap Prosedur Pembuatan Laporan Gambar 2: Prosedur sistem baru Keterangan : 1. Mahasiswa melakukan pembayaran biaya pendidikan di bank dengan mengisi slip pembayaran rangkap 3 yang kemudian dilakukan validasi oleh pihak bank. 2. Slip asli disimpan oleh pihak bank sebagai arsip dan bukti transaksi untuk dilakukan proses selanjutnya Keterangan : 1.Biro administrasi umum melakukan penyortiran data penerimaan yang akan dijadikan laporan penerimaan melalui aplikasi dengan memilih menu cetak laporan Per-mahasiswa, Per-tanggal, Perbulan, atau Per-tahun. 2.Kemudian Biro Administrasi Umum mencetak laporan dengan memilih menu Print. 3.Setelah laporan selesai di cetak, laporan kemudian diserahkan ke Puket II Bidang Keuangan. b. Arus Data (Data Flow Diagram) Jurnal Kompak STMIK IKMI Vol. 5 No. 1 Edisi Juli 2012 5
Gambar 4 : Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) c. DFD Level 0 Gambar 7: DFD Level 1 Pembuatan Laporan f. DFD Level 2 Penginputan data master Gambar 5 : DFD Level 0 d. Dfd Level 1 Gambar 8: DFD Level 2 Penginputan data master g. Entity Relationship Data (ERD) Gambar 6: DFD Level 1 Penerimaan Biaya pendidikan e. DFD level 1 Proses Pembuatan Laporan Jurnal Kompak STMIK IKMI Vol. 5 No. 1 Edisi Juli 2012 6
2. Laporan yang dihasilkan dari aplikasi ini masih diperlukan kroscek/rekonsiliasi antara penerimaan yang diterima berdasarkan slip yang diberikan mahasiswa kepada Biro Administrasi Umum dengan Gambar 9: Entity Relationship Diagram (ERD) H. Kesimpulan dan Saran Kesimpulan Dari hasil observasi, perancangan dan implementasi yang telah dilakukan ada beberapa kesimpulan yang dapat dikemukakan sebagai berikut : 1. Proses pencatatan data penerimaan biaya pendidikan dari mahasiswa lebih mudah dilakukan. 2. Pengarsipan data dapat dilakukan secara elektronik. 3. Pencarian data pembayaran menjadi lebih cepat. 4. Laporan penerimaan biaya pendidikan dari mahasiswa dapat disajikan tepat waktu. I. DAFTAR PUSTAKA [1] Anggawirya, E.Akuntansi 1,akuntansi berdasarkan prinsip akuntansi indonesia. Cirebon : PT.Ercontara rajawali & WIT,2010. [2] Sugiarto. Pengantar Akuntansi, Pusat Penerbitan Universitas Terbuka, Jakarta:2002 ISBN 979-689-057-7. [3] Rahmanti. W, Akuntansi Keuangan Menengah 1. Yogyakarta : BPFE, 2004. [4] PSAK No. 23 Revisi 2010 [5] Shahab, Abdullah. Accounting Principles. Bandung : SAS,1989. [6] P.H. Coombs and J.Hallak, Managing Educational Cost,New York : Oxford University Press,1987. [7] UU No.12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi.2012 [8] J.Febrian,Kamus Komputer Dan Istilah Teknologi Informasi. Bandung : CV. Informatika,2002. [9] J. Simarmata, Perancangan Basis Data. Yogyakarta : CV.Andi Offset, 2007. [10] Bonnie, S & Marion P. Desaigning Information System. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo, 2008. [11] Fathansyah.I.R,Buku teks Ilmu Komputer basis data,bandung : Informatika,1999. Saran Dalam aplikasi ini disadari masih banyak kekurangan dan kelemahan, oleh karena itu untuk pengembangan selanjutnya disarankan : 1. Aplikasi ini belum dapat mencetak laporan jumlah total penerimaan untuk masingmasing jenis biaya dan belum dapat mencetak laporan penerimaan per-prodi. Untuk pengembangan selanjutnya diharapkan dapat menyempurnakan kekurangan yang diperlukan. Jurnal Kompak STMIK IKMI Vol. 5 No. 1 Edisi Juli 2012 7