Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal Februari 2011 SEKRETARIS UTAMA, GINA MASUDAH HUSNI
Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 04 TAHUN 2011 TENTANG EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN BAB I PENDAHULUAN A. Umum Dalam PP Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengawasan Intern Pemerintah pasal 48 ayat (2) huruf c menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan evaluasi adalah rangkaian kegiatan membandingkan hasil atau prestasi suatu kegiatan dengan standar, rencana, atau norma yang telah ditetapkan, dan menentukan faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan suatu kegiatan dalam mencapai tujuan. Evaluasi juga dimaksudkan untuk menilai keselarasan antara perencanaan dengan proses pelaksanaan kegiatan dan output yang dihasilkan dari kegiatan tersebut. Keselarasan tersebut tentu saja didukung oleh tertib administrasi keuangan sehingga diperoleh keyakinan yang memadai bahwa pengelolaan keuangan dalam pelaksanaan program/kegiatan di unit kerja telah dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan kebijakan yang ada serta dilaksanakan secara efektif, efisien dan ekonomis. Hasil evaluasi diharapkan dapat memberikan umpan balik untuk perbaikan pelaksanaan kegiatan dan penyempurnaan pelaksanaan kegiatan di masa yang akan datang sehingga dapat menghindarkan organisasi dari mengulangi kesalahan yang sama. B. Maksud dan Tujuan Maksud dari Prosedur Tetap tentang Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan ini adalah untuk memberikan panduan dan tahapan dalam pelaksanaan Evaluasi oleh APIP di lingkungan Inspektorat Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Tujuan Prosedur Tetap tentang Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan yaitu untuk meyakinkan bahwa administrasi kegiatan di unit kerja telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku serta menilai bahwa kegiatan tersebut dilaksanakan dengan prinsip efektif, efisien dan ekonomis (3E). Secara lebih spesifik evaluasi bertujuan untuk: 1. Meyakinkan bahwa pengadaan barang/jasa telah dilakukan sesuai dengan kebutuhan.
- 2-2. Mengidentifikasi Sistem Pengendalian Intern dalam pertanggungjawaban yang akuntabel. C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap tentang Evaluasi pelaksanaan Kegiatan ini meliputi Persiapan Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan, Pelaksanaan Evaluasi, dan Penyusunan Laporan Evaluasi. D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggara Negara Yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme; 2. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 3. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 4. Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggungjawab Keuangan Negara; 5. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 6. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah; 7. Instruksi Presiden Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi; 8. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/05/M.PAN/03/2008 tentang Standar Audit Aparat Pengawas Intern Pemerintah; 9. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah; 10. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 11. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 12. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.
- 3 - E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan : 1. Pengawasan Intern adalah seluruh proses kegiatan audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka memberikan keyakinan yang memadai bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan tolak ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien untuk kepentingan pimpinan dalam mewujudkan tata kepemerintahan yang baik. 2. Pengawasan lainnya adalah kegiatan yang tidak termasuk ke dalam audit, reviu, evaluasi dan pemantauan, termasuk didalamnya berupa sosialisasi mengenai pengawasan, pendidikan dan pelatihan pengawasan, pembimbingan dan konsultasi, pengelolaan hasil pengawasan dan pemaparan hasil pengawasan. 3. Aparat Pengawas Intern Pemerintah adalah Unit organisasi/pejabat yang ditunjuk pada kementerian Negara/lembaga yang bertugas untuk memperkuat dan menunjang efektivitas Sistem Pengendalian Intern Pemerintah berupa pengawasan intern dalam bentuk audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lainnya. 4. Evaluasi adalah rangkaian kegiatan membandingkan hasil atau prestasi suatu kegiatan dengan standar, rencana, atau norma yang telah ditetapkan dan menetukan faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan suatu kegiatan dalam mencapai tujuan. 5. Pemantauan adalah proses penilaian kemajuan suatu program atau kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 6. Sistem Pengendalian Intern adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh manajemen yang diciptakan untuk memberikan keyakinan yang memadai dalam pencapaian efektivitas, efisiensi, ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku dan keandalan penyajian laporan keuangan pemerintah. 7. Standar Akuntansi Pemerintah adalah prinsip-prinsip akuntansi yang diterapkan dalam menyusun dan menyajikan laporan keuangan pemerintah. 8. Tim Evaluasi terdiri dari Inspektur dan Auditor. 9. Kertas Kerja Evaluasi adalah catatan (dokumen) yang dibuat oleh auditor mengenai bukti-bukti yang dikumpulkan, teknik dan prosedur yang digunakan serta simpulansimpulan yang dibuat dalam rangka pelaksanaan evaluasi. 10. Pertemuan awal (entry briefing) merupakan langkah awal tim audit sebelum dilakukan tahapan audit selanjutnya. Adapun materi yang disampaikan dalam entry briefing ini adalah sebagai berikut : a. Memperkenalkan tim audit. b. Menjelaskan tujuan, sasaran, dan ruang lingkup serta waktu pelaksanaan audit. c. Meminta data-data yang dibutuhkan dalam pelaksanaan audit.
- 4 - d. Meminta hasil audit buril/hasil audit sebelumnya (apabila ada), baik yang dilakukan oleh Inspektorat maupun lembaga pengawasan lainnya
- 5 - BAB II PROSEDUR EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN Tahapan-tahapan pelaksanaan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah sebagai berikut : 1. Kasubbag TU Inspektorat: a. Menugaskan staf untuk mengetik konsep surat penugasan Tim Evaluasi Pelaksanaan dan konsep nota dinas Rencana Pelaksanaan Evaluasi. b. Mengoreksi konsep yang dibuat staf. c. Menyampaikan konsep surat penugasan Tim Evaluasi Pelaksanaan dan konsep nota dinas Rencana Pelaksanaan Evaluasi. 2. Inspektur: a. Memeriksa dan menandatangani konsep surat penugasan Tim Evaluasi Pelaksanaan dan konsep nota dinas Rencana Pelaksanaan Evaluasi b. Menyerahkan surat penugasan Tim Evaluasi Pelaksanaan dan nota dinas Rencana Pelaksanaan Evaluasi kepada Kasubbag TU Inspektorat untuk disampaikan kepada para PPK 3. Kasubbag TU Inspektorat memerintahkan Staf Subbag TU Inspektorat untuk menyampaikan surat penugasan Tim Evaluasi Pelaksanaan dan nota dinas Rencana Pelaksanaan Evaluasi yang telah ditandatangani Inspektur. 4. Staf Subbag TU Inspektorat menyampaikan surat penugasan Tim Evaluasi Pelaksanaan dan nota dinas Rencana Pelaksanaan Evaluasi kepada para PPK. 5. Inspektur: a. Menerima konfirmasi dari PPK. b. Memerintahkan Auditor untuk menyusun Program Kerja Evaluasi. 6. Auditor: a. Menyusun Program Kerja Evaluasi sesuai arahan Inspektur. b. Mengumpulkan data-data awal sesuai dengan bidang penugasan masing-masing. 7. Auditor mengadakan pertemuan awal dengan auditan (PPK) berdasarkan nota dinas dan surat tugas dari Inspektur. 8. Auditor: a. Melaksanakan koordinasi dengan Bagian Keuangan untuk menyampaikan berkas-berkas yang akan dievaluasi berupa: 1) Dokumen/berkas keuangan untuk Surat Perintah Pembayaran Ganti Uang/Uang Persediaan (SPP GU/UP). 2) Dokumen /berkas keuangan untuk kontrak pengadaan barang/jasa di atas Rp. 5 juta s.d 50 juta (Surat Perintah Pembayaran Langsung (LS).
- 6-3) Dokumen/berkas keuangan untuk kontrak pengadaan barang/jasa di atas Rp. 50 juta s.d 100 juta; 4) Dokumen/berkas keuangan untuk kontrak pengadaan barang/jasa di atas Rp. 100 juta (kontrak lelang umum). b. Melaksanakan penelaahan berkas dengan membuat Kertas Kerja Evaluasi dan didasarkan pada: 1) Kelengkapan berkas pendukung kegiatan. 2) Kesesuaian prosedur pengadaan barang/jasa pemerintah dengan peraturan perundangundangan dan kebijakan yang telah ditetapkan. 3) Kesesuaian dan atau keterkaitan penggunaan anggaran dengan Rencana Anggaran Biaya (RAB) yang ditetapkan dan ajun-akunnya. 4) Kesesuaian tertib administrasi keuangan dengan peraturan perundang-undangan dan kebijakan yang ditetapkan serta dengan Sistem Akuntansi Instansi (SAI). 9. Auditor: a. Menyusun draft Laporan Hasil Evaluasi. b. Menyampaikan kepada Inspektur untuk dikoreksi dan direviu. 10. Inspektur melakukan koreksi dan menyerahkan kembali draft Laporan Hasil Evaluasi kepada Auditor dan dilakukan pembahasan intern secara bersama-sama. 11. Inspektur dan Auditor mengadakan pertemuan dengan para PPK membahas hasil evaluasi dan rekomendasi-rekomendasi yang harus ditindaklanjuti. 12. Auditor menyusun Laporan Hasil Evaluasi dan menyampaikan kepada Inspektur. 13. Inspektur memerintahkan Kasubbag TU Inspektorat untuk membuat konsep nota dinas penyampaian Laporan Hasil Evaluasi kepada Sekretaris Utama. 14. Kasubbag TU Inspektorat: a. Menugaskan staf untuk mengetik konsep nota dinas penyampaian Laporan Hasil Evaluasi. b. Mengoreksi konsep yang dibuat staf. c. Menyampaikan konsep nota dinas kepada Inspektur untuk ditandatangani. 15. Inspektur: a. Memeriksa dan menandatangani nota dinas penyampaian Laporan Hasil Evaluasi. b. Menyerahkan Laporan Hasil Evaluasi dan nota dinas penyampainnya kepada Kasubbag TU Inspektorat untuk disampaikan kepada Sekretaris Utama. 16. Kasubbag TU Inspektorat memerintahkan Staf Subbag TU Inspektorat untuk menyampaikan Laporan Hasil Evaluasi dan nota dinas yang telah ditandatangani Inspektur. 17. Staf Subbag TU Inspektorat menyampaikan nota dinas dan Laporan Hasil Evaluasi kepada Sekretaris Utama melalui Kasubbag TU Sekretaris Utama.
- 7 - BAB III PENUTUP Prosedur Tetap tentang Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dususun dengan mengacu kepada peraturan-peraturan yang ada, sehingga diharapkan dapat menjadi pedoman dalam pelaksanaan Evaluasi di lingkungan Inspektorat ANRI sehingga akan berdampak pada efisiensi dan efektivitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam rangka Reformasi Birokrasi Nasional. Prosedur Tetap tentang Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Februari 2011 INSPEKTUR, BINNER SITOMPUL
Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 04 TAHUN 2011 TENTANG EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN
- 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN
- 2 - Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2011 Tanggal : Februari 2011 DIAGRAM ALIR EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Staf Subbag TU Inspektorat Auditor Kasubbag TU Inspektorat Inspektur Bagian Keuangan PPK 1 a. Menugaskan staf untuk mengetik konsep surat penugasan Tim Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan konsep nota dinas Rencana Pelaksanaan Evaluasi b. Mengoreksi konsep yang dibuat staf c. Menyampaikan konsep surat penugasan Tim Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan konsep nota dinas Rencana Pelaksanaan Evaluasi 2 a. Memeriksa dan menandatangani konsep surat penugasan Tim Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan konsep nota dinas Rencana Pelaksanaan Evaluasi b. Menyerahkan surat penugasan Tim Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan nota dinas Rencana Pelaksanaan Evaluasi kepada Kasubbag TU Inspektorat untuk disampaikan kepada para PPK 3 Memerintahkan Staf Subbag TU Inspektorat untuk menyampaikan surat penugasan Tim Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan nota dinas Rencana Pelaksanaan Evaluasi yang telah ditandatangani Inspektur 4 Menyampaikan surat penugasan Tim Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan nota dinas Rencana Pelaksanaan Evaluasi kepada para PPK 5 a. Menerima konfirmasi dari PPK b. Memerintahkan Auditor untuk menyusun Program Kerja Evaluasi
- 3 - Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Staf Subbag TU Inspektorat Auditor Kasubbag TU Inspektorat Inspektur Bagian Keuangan PPK 6 a. Menyusun Program Kerja Evaluasi sesuai arahan Inspektur b. Mengumpulkan data-data awal sesuai dengan bidang penugasan masing-masing 7 Mengadakan pertemuan awal dengan auditan (PPK) berdasarkan nota dinas dan surat tugas dari Inspektur 8 a. Melaksanakan koordinasi dengan Bagian Keuangan untuk meminjam/meminta berkas-berkas yang akan dievaluasi b. Melaksanakan penelaahan berkas dengan membuat Kertas Kerja Evaluasi 9 a. Menyusun draft Laporan Hasil Evaluasi b. Menyampaikan kepada Inspektur untuk dikoreksi dan direviu 10 Melakukan koreksi dan menyerahkan kembali draft Laporan Hasil Evaluasi kepada Auditor dan dilakukan pembahasan intern secara bersama-sama 11 Inspektur dan Auditor mengadakan pertemuan dengan para PPK membahas hasil evaluasi dan rekomendasirekomendasi yang harus ditindaklanjuti 12 Menyusun Laporan Hasil Evaluasi dan menyampaikan kepada Inspektur 13 Memerintahkan Kasubbag TU Inspektorat untuk membuat konsep nota dinas penyampaian Laporan Hasil Evaluasi kepada Sekretaris Utama
- 4 - Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Staf Subbag TU Inspektorat Auditor Kasubbag TU Inspektorat Inspektur Bagian Keuangan PPK 14 a. Menugaskan staf untuk mengetik konsep nota dinas penyampaian Laporan Hasil Evaluasi b. Mengoreksi konsep yang dibuat staf c. Menyampaikan konsep nota dinas kepada Inspektur untuk ditandatangani 15 a. Memeriksa dan menandatangani nota dinas penyampaian Laporan Hasil Evaluasi b. Menyerahkan Laporan Hasil Evaluasi dan nota dinas penyampainnya kepada Kasubbag TU Inspektorat untuk disampaikan kepada Sekretaris Utama 16 Memerintahkan Staf Subbag TU Inspektorat untuk menyampaikan Laporan Hasil Evaluasi dan nota dinas yang telah ditandatangani Inspektur 17 Menyampaikan nota dinas dan Laporan Hasil Evaluasi kepada Sekretaris Utama melalui Kasubbag TU Sekretaris Utama Norma waktu: 10 (sepuluh) hari INSPEKTUR, BINNER SITOMPUL