BAB III ANALISIS SISTEM Dalam pelaksanaan sistem akan ditemukan masalah yang perlu dianalisa kembali, itu sebabnya pengembangan sistem merupakan suatu siklus. Jadi analisa sistem adalah tahap yang mula-mula dilakukan dalam pengembangan sistem informasi.analisa sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,kesempatankesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Dalam analisa sistem, ada beberapa langkah yang dilakukan. Langkah pertama dimulai dari timbulnya kebutuhan akan sistem baru. Ada dua penyebab utama sehingga timbul kebutuhan untuk pengembangan sistem yaitu: 1. Menyadari bahwa ada masalah yang terjadi dan dapat ditanggulangi dengan memperbaiki sistem yang ada atau dengan membuat sistem yang baru. 2. Diminta oleh user, kadang-kadang user sendiri yang meminta pengembangan sistem yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Walaupun user yang meminta tentu ada alasan dibalik itu dan alasan itu merupakan suatu masalah yang perlu diketahui. Keberhasilan analisa tergantung pada seberapa masalah yang diidentifikasikan. Bedakan antara masalah dan gejala. Kadang-kadang apa yang 48
49 dilihat itu hanyalah gejala dari suatu masalah dan bukan pusat persoalannya. Sebab jika bukan pusat persoalan yang di identifikasikan, analisa sistem tidak akan berhasil. Lalu mempelajari sistem yang sedang digunakan untuk mengetahui dimana letak masalahnya atau kelemahan yang membutuhkan perbaikan dan merupakan dasar untuk membuat sistem baru yang tentu lebih baik dari sistem sekarang dalam arti dapat menanggulangi permasalahannya. Didalam analisa sistem ini dilakukan dengan cara bertahap karena analisa sistem merupakan tugas yang amat penting, adapun sebagian tugas- tugas dalam analisa adalah sebagai berikut : 1. Kegiatan-kegiatan dalam menganalisa sistem adalah : a. Mengidenfikasikan dan mendefenisikan masalah atau kebutuhan- kebutuhan yang timbul. b. Pengumpulan dan analisa data. c. Pembuatan rekomendasi untuk membuat desain sistem. 2. Alat yang digunakan untuk menganalisa sistem Dalam menganalisa sistem, menggunakan bagan untuk mewakili arus data dalam suatu sistem sangat membantu sekali untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat komplesitasnya. Diagram arus data (DAD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau dimana data tersebut disimpan. Diagram arus data
50 merupakan alat yang digunakan pada meteologi pengembangan sistem yang terstruktur. Lebih lanjut, diagram arus data jugamerupakan media pendokumentasian dari sistem yang baik. Tahap analisa system dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (system planning) dan sebelum tahap desain sistem (system design). Tahap analisa merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan ditahap selanjutnya. 3.1 Analisa Prosedur Penilaian Karyawan Berjalan Sebagaimana yang telah dijelaskan pada latar belakang dan identifikasi masalah, penilaian karyawan pada PT. Bank Rakyat Indonesia (persero) Tbk. yang sekarang berjalan masih menggunakan sistem manual. Berikut gambaran tentang penilaian karyawan yang sedang berjalan: 1. Supervisor mengisi form evaluasi, lalu diberikan ke kepala kantor. 2. Kepala kantor melakukan validasi penilaian, jika tidak cocok maka form evaluasi akan dikembalikan ke supervisor untuk dilakukan penilaian ulang. 3. Jika cocok, kepala kantor akan menandatangani form evaluasi lalu dikembalikan ke supervisor. 4. Supervisor membuat laporan hasil penilaian untuk diarsipkan, dan laporan hasil evaluasi diberikan ke karyawan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar flowmap berikut :
51 Flowmap Berjalan Penilaian Karyawan Karyawan Supervisor Kepala Kantor Form Evaluasi Mengisi form evaluasi Form evaluasi Form evaluasi Validasi Penilaian Cocok? T Form evaluasi Form evaluasi Y Form evaluasi Tandatangan form evaluasi Form hasil evaluasi Form hasil evaluasi Pembuatan laporan penilaian Form hasil evaluasi Form hasil evaluasi Laporan penilaian Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Penilaian Karyawan
52 3.2 Analisa Kelemahan Sistem Berjalan Dari analisa sistem berjalan yang telah dijelaskan sebelumnya penulis mendapatkan beberapa hasil analisa berupa kelemahan sistem, diantaranya: 1. Perhitungan nilai masih manual dan kurang tepatnya nilai pada satu kriteria dengan kriteria lain. 2. Proses pembuatan laporan dan pengarsipan masih manual, sehingga sering terjadi kehilangan data. 3.3 Analisa Aspek Kriteria Penilaian Sasaran penilaian yang digunakan dibagi menjadi dua jenis, yaitu Sasaran Kinerja Obyektif (SKO) dan Sasaran Kompetensi (SK). Setiap sasaran memiliki kriteria yang berbeda sesuai dengan kebutuhan jabatannya masing-masing. Contohnya pada jabatan Dana Jasa, memiliki aspek penilaian sebagai berikut : 1. Sasaran Kinerja Obyektif a. Aspek Proses Bisnis Internal 1) Menata kerjaan PU keluar dengan OB hubungan kanca unit 2) Memberikan informasi produk dana dan jasa 3) Melayani permintaan khusus nasabah inti 4) Memberikan informasi transfer dan saldo simpanan dan pinjaman 5) Menerima dan mengiventarisir keluhan nasabah 6) Menata kerjakan laporan pelimpahan pajak SSP ke KPPN 7) Melakukan pelimpahan pajak simpanan tiap tanggal 10
53 8) Pengolahan password 9) Maintenance password tepat waktu b. Aspek Pelanggan 1) Memastikan seluruh nasabah dilayani dengan baik 2) Kecepatan penyelesaian pengaduan nasabah 3) Kecepatan pengiriman laporan pengaduan nasabah c. Aspek Tugas Lain-lain 1) Melakukan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diberikan atasannya 2. Sasaran Kompetensi a. Dorongan berprestasi b. Inisiatif c. Integritas d. Kualitas dan keakuratan e. Komitmen terhadap organisasi f. Orientasi pelayanan pelanggan g. Percaya diri 3.4 Contoh kasus Penggunaan Algoritma MFEP Pada Jabatan Dana Jasa memiliki kriteria dan bobot sebagai berikut : 1. Sasaran Kinerja Obyektif Tabel 3.1 Tabel Nilai Bobot Untuk Sasaran Kinerja Obyektif
54 Subkriteria Menata kerjaan PU keluar dengan OB hubungan kanca unit Memberikan informasi produk dana dan jasa Melayani permintaan khusus nasabah inti Memberikan informasi transfer dan saldo simpanan dan pinjaman Menerima dan mengiventarisir keluhan nasabah Menata kerjakan laporan pelimpahan pajak SSP ke KPPN Melakukan pelimpahan pajak simpanan tiap tanggal 10 Bobot(weight) 0.03 0.16 0.04 0.1 0.1 0.03 0.12 Pengolahan password 0.01 Maintenance password tepat waktu Memastikan seluruh nasabah dilayani dengan baik 0.13 0.03 Memastikan seluruh nasabah dilayani dengan baik 0.02
55 Kecepatan pengiriman laporan pengaduan nasabah Melakukan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diberikan atasannya 0.03 0.2 Total Bobot 1 2. Sasaran Kompetensi Tabel 3.2 Tabel Nilai Bobot Untuk Sasaran Kompetensi Subkriteria Bobot(weight) Dorongan berprestasi 0.1 Inisiatif 0.1 Integritas 0.1 Kualitas dan keakuratan 0.3 Komitment terhadap organisasi 0.1 Orientasi pelayanan pelanggan 0.2 Percaya diri 0.1 Total bobot 1 Budi memiliki jabatan Dana Jasa dan golongan eselon 1. Berikut hasil perhitungan nilai karyawan tersebut : 1. Sasaran Kinerja Obyektif Tabel 3.3 Tabel Nilai Evaluasi Sasaran Kinerja Obyektif
56 Subkriteria Bobot (weight) Nilai Total Menata kerjaan PU keluar dengan OB hubungan kanca unit Memberikan informasi produk dana dan jasa Melayani permintaan khusus nasabah inti Memberikan informasi transfer dan saldo simpanan dan pinjaman Menerima dan mengiventarisir keluhan nasabah Menata kerjakan laporan pelimpahan pajak SSP ke KPPN Melakukan pelimpahan pajak simpanan tiap tanggal 10 0.03 X 3 = 0.09 0.16 X 3 = 0.48 0.04 X 3 = 0.12 0.1 X 3 = 0.3 0.1 X 3 = 0.3 0.03 X 3 = 0.09 0.12 X 3 = 0.36 Pengolahan password 0.01 X 3 = 0.03 Maintenance password tepat waktu 0.13 X 3 = 0.39 Memastikan seluruh nasabah dilayani dengan baik 0.03 X 3 = 0.09 Memastikan seluruh nasabah dilayani dengan baik 0.02 X 3 = 0.06
57 Kecepatan pengiriman laporan pengaduan nasabah Melakukan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diberikan atasannya 0.03 X 3 = 0.09 0.2 X 3 = 0.6 Total Bobot 1 = 3.36 2. Sasaran Kompetensi Tabel 3.4 Tabel Nilai Evaluasi Sasaran Kompetensi Subkriteria Bobot(weight) Nilai Total Dorongan berprestasi 0.1 X 3 = 0.3 Inisiatif 0.1 X 3 = 0.3 Integritas 0.1 X 3 = 0.3 Kualitas dan keakuratan 0.3 X 3 = 0.9 Komitment terhadap organisasi Orientasi pelayanan pelanggan 0.1 X 3 = 0.3 0.2 X 3 = 0.6 Percaya diri 0.1 X 3 = 0.3 Total bobot 1 = 3.20
58 3. Nilai Hukuman : Ringan ( 0.50 ) Untuk hasil perhitungan total nilai akhir, berdasarkan dari golongan budi memiliki golongan eselon 1 sehingga total nilainya adalah : Total Nilai = (beban golongan * SKO )+( beban golongan * SK) Nilai Hukuman jadi total nilai budi adalah (80%*3.36)+(20%*3.20)-0.50 hasilnya yaitu 2.68 + 0.64-0.50 = 2.82 budi memiliki nilai Baik. 3.5 Analisa Kebutuhan Dalam kebutuhan sistem sangatlah dibutuhkan dalam tahapan pembangunan sistem. Adapun kebutuhan sistem merupakan tolak ukur dari mana dan sejauh mana suatu sistem akan dibangun. Dari hasil analisa kelemahan yang telah dipaparkan oleh penulis sebelumnya, penulis mempunyai gagasan beberapa hal yang dibutuhkan untuk menanggulangi masalah-masalah guna menutupi beberapa kelemahan dari sistem yang sedang berjalan,diantaranya: 1. Kebutuhan Data Data yang diperlukan untuk penggunaan sistem ini adalah : a. Data master jabatan karyawan dan supervisor Berupa data jabatan karyawan dan supervisor yang terdapat di bank BRI. b. Data karyawan dan supervisor Berupa data karyawan dan supervisor yang bekerja di bank BRI. c. Data kriteria dan subkriteria
59 Berupa data kriteria dan subkriteria per jabatan yang digunakan untuk penilaian. d. Data bobot Berupa data bobot dari masing-masing kriteria yang akan digunakan untuk perhitungan nilai akhir karyawan. e. Data nilai karyawan Berupa data nilai masing-masing karyawan per tahun. 2. Kebutuhan Perangkat Lunak Untuk menyelesaikan permasalahan yang ada, penulis menyarankan perangkat lunak yang dapat menentukan no antrian sesuai dengan kedatangan. Selain itu juga perangkat lunak yang dapat menghitung kedatangan wajib pajak setiap harinya yang nantinya berguna sebagai laporan pelayanan harian. Perangkat lunak yang dibutuhkan diantaranya, Sistem operasi Microsoft Windows 7 (seven), sedangkan aplikasi yang akan dibangun menggunakan Borland Delphi 7 dan menggunakan Database Mysql 5. 3. Kebutuhan Perangkat Keras Sebagai penunjang perangkat lunak yang disarankan oleh penulis, maka penulis juga mengharapkan pendukung perangkat lunak tersebut salah satunya adalah perangkat keras, perangkat yang tidak terlalu mahal namun dapat menyesuaikan dengan system kerja
60 dari perangkat lunak yang akan dibangun. Selain itu dibutuhkan juga perangkat keras yang dapat menyimpan data dalam skala besar. Perangkat keras yang dibutuhkan demi kelancaran aplikasi yang dibangun minimal memiliki kebutuhan spesifikasi sebagai berikut: a. Proccesore Intel Pentium 4,1GHz b. HDD 40GB c. Memory 512MB d. Monitor e. Keyboard dan Mouse f. Speaker Active g. Printer 4. Kebutuhan Pengguna Salah satu penunjang yang lain dari perangkat lunak adalah pengguna (user). Dibawah ini akan dijelaskan mengenai pengguna dari perangkat lunak ini, yaitu : a. Admin 1) Mengelola data master supervisor dan jabatan. 2) Mengelola data kriteria dan bobot sasaran kinerja obyektif (SKO) dan sasaran kompetensi (SK). 3) Mengelola data karyawan dan supervisor. 4) Mengelola data login supervisor. 5) Mencetak laporan hasil penilaian dan laporan data karyawan.
61 b. Supervisor 1) Melakukan proses penilaian karyawan. 2) Mencetak laporan hasil evaluasi dan laporan hasil penilaian.