BAB II PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI 2.1. Gambaran Umum Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan merupakan sebuah instansi pemerintahan yang bertugas membantu Kepala Daerah dalam melaksanakan manajemen Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Kota Medan.Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan berfungsi menyiapkan bahan dalam perumusan kebijakan teknis dalam lingkup Kepegawaian Daerah, menyelenggarakan program kepegawaian, pengembangan dan pemberdayaan pegawai, mutasi pegawai dan penyajian informasi kepegawaian serta melakukan pengkajian dan evaluasi pengelolaan kepegawaian. Dasar Hukum Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan sebagai berikut: 1. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1956 tentang Pembentukan Daerah Otonomi kota-kota besar dalam lingkungan Daerah Provinsi Sumatera Utara. 2. Peraturan Pemerintah Nomor 22 Tahun 1973 tentang Perluasan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Medan. 3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang- Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian. 4. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah. 5. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah. 8
9 6. Peraturan Daerah Kota Medan Nomor 3 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi dan tata kerja Perangkat Daerah Kota Medan. 2.1.1. Visi Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan Didalam suatu organisasi atau perusahaan sebuah Visi dan Misi sangat dibutuhkan dalam menunjang keberhasilan dari organisasi atau perusahaan tersebut. Visi dan Misi merupakan suatu pandangan ke depan yang telah di konsepkan secara bersama.visi Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan yaitu Terwujudnya Sumber Daya Aparatur Pemerintah Kota Medan yang Profesional, Berwawasan Manajemen Pemerintah dan Berpengabdian. 2.1.2. Misi Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan Misi Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan adalah sebagai berikut: a. Meningkatkan kompetensi Aparatur Pemerintah Kota Medan b. Meningkatkan pelayanan Aparatur Pemerintah Kota Medan c. Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Struktur Organisasi Perangkat Daerah Kota Medan 2.2. Struktur Organisasi Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkansehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
10 Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseoranganmaupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini: Kepala Badan Kelompok Jabatan Fungsional Sekretaris Kasubag Umum Kasubag Keuangan Kasubag Penyusunan Program Kabid Pengembangan Karier Kasubbid Jabatan Struktural Kasubbid Jabatan Fungsional Kabid Kepangkatan Kasubbid Kepangkatan Struktural dan Non Struktur Kasubbid Kepangkatan Jabatan Fungsional Kabid Kesejahteraan dan Disiplin Kasubbid Kesejahteraan Kasubbid Disiplin Kabid Pengadaan Pegawai dan Pembinaan Sistem Informasi Kasubbid Pengadaan dan Pensiun Pegawai Kasubbid Sistem Informasi Kepegawaian UPT Gambar 2.1.Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Daerah Kota Medan Sumber : Badan Kepegawaian Daerah Kota Medan (2015) Pimpinan Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan
11 Kepada Badan Sekretaris Kepala Sub Bagian Umum Kepala Sub Bagian Keuangan Kepala Sub Bagian Penyusunan Program : Lahum, SH,MM : Riswan,SH,MAP : Anita Wati, SE : Imran, SH : Suminto,S.Sos Bagian Pengadaan Pegawai dan Pembinaan Sistem Informasi Kabag.Pengadaan dan Pembinaan Sis. Informasi Kasub. Pembinaan Sis. Informasi Kepegawaian Kasub. Pengadaan dan Pensiun Pegawai : Drs. Syahrial, M.Pd : Ahmad Khaidir, S.kom, MT : Adrian Saleh, SE Bagian Pengembangan Karier Kep. Bag Pengembangan Karier Kasub. Bidang Jabatan Struktur Kasub. Bidang Jabatan Fungsional : Baginda P Siregar, AP, M.si : Dion Sughara, SH, SAP : Dwi Kirana,S.Sos Bagian Kepangkatan Kabag Kepangkatan Kasub. Kepangkatan Jabatan Struktural Kasub. Kepangkatan Jabatan Fungsional : Donni Harahap,SH : Jopan Pasaribu, BA : Dohami, S.STP, M.Si Bagian Kesejahteraan dan Disiplin Kabag Kesejahteraan dan Disiplin Kasub. Disiplin : H.Harun Ismail S, SH : Drs. Khairul Ahmad 2.3. Deskripsi Pekerjaan
12 Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan dari setiap unit pada bagian BadanKepegawaian Daerah Walikota Medan yang tediri dari : 2.3.1. Kepala Badan Kepala badan mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan urusan pemerintahan daerah di bidang kepegawaian. 2.3.2. Badan penyelenggaraan Tugasnya adalah : a. Perumusan kebijakan teknis di bidang kepegawaian. b. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah dibidang kepegawaian. c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang kepegawaian. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya. 2.3.3. Sekretariat Sekretariat mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagaian tugas dinas lingkup kesekretariaatan yang meliputi pengelolaan administrasi umum dan keuangan dana penyusunan program.sekretariat menyelenggarakan fungsi: a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan kesekretariatan. b. Pengkoordinasian penyusunan perencanaan program badan pelenggaraan. c. Pelaksanaan dan penyelenggaraan pelayanan administrasi kesekretariatan badan yang meliputi administrasi umum, kepegawaian, keuangan dan kerumahtanggaan. d. Pengelolaan dan pemberdayaan sumber daya manusia, pengembangan organisasi dan tatalaksanaan.
13 e. Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas-tugas badan. f. Pelaksanaan pembinaan, pengawasan dan pengendalian bidang kesekretariatan. g. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan kesekretariatan. h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya. 2.3.4. Bidang Pengembangan Karier a. Bidang pengembangan karier mempunyai tugas pokok melaksanakansebagian tugas badan di bidang pengembangan karier Pegawai Negeri Sipilpada jabatan struktural dan fungsional. b. Badan pengembangan karier menyelenggarakan fungsi: 1. Penyusunan rencana, program dan kegiatan bidang pengembangan karier. 2. Penyusunan petunjuk teknis lingkup pengembangan karier. 3. Pelaksanaan proses perpindahan dan penetapan, dari dan kedalam jabatan struktur dan jabatan fungsional di lingkungan pemerintahan Kota Medan. 4. Pelaksanaan proses pengangkatan dan pemberhentian dari ke dalam jabatan struktural dan jabatan fungsional di lingkungan pemerintahan Kota Medan. 5. Pelaksanaan proses tugas belajar dan izin belajar. 6. Pelaksanaan koordinasi pengembangan sumberdaya manusia Pegawai Negeri Sipil.
14 7. Pelaksanaan pembinaan, monitoring, evaluasidan pelaporan lingkup bidang pengembangan karier. 8. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan tugas fungsinya. c. Sub bidang jabatan struktural 1. Sub bidang jabatan struktural mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas bidang pengembangan karier lingkup jabatan struktural. 2. Sub bidang jabatan struktural menyelenggarakan fungsi: a. Penyiapan rencana, program dan kegiatan sub bidang jabatan struktural. b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup pengembangan karier jabatan struktural. c. Pengumpulan dan pengolahan dan lingkup pengembangan karier jabatan struktural. d. Penyiapan bahan dan data proses perpindahan, pengangkatan, pemberhentian dari dan ke dalam jabatan struktural di lingkungan pemerintahan Kota Medan. d. Sub bidang jabatan fungsional. 1. Sub bidang jabatan fungsional mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas bidang pengembangan karier lingkup fungsional. 2. Sub bidang jabatan fungsional menyelenggarakan fungsi: a. Penyiapan rencana, program dan kegiatan sub bidang jabatan fungsional.
15 b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup pengembangan karier jabatan fungsional. c. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup pengembangan karier jabatan fungsional. d. Penyiapan bahan dan data proses perpindahan, pengangkatan, pemberhentian dari dan kedalam jabatan fungsional di lingkungan Pemerintahan Kota Medan. e. Penyiapan bahan dan data guna pertimbangan proses tugas belajar dan izin belajar. f. Penyiapan bahan pelaksanaan koordinasi pengembangan sumber daya manusia Pegawai Negeri Sipil jabatan fungsional. g. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas. h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya. 2.3.5. Bidang Kepangkatan a. Bidang kepangkatan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas badan lingkup pengolahan adminitrasi kepangkatan. b. Bidang kepangkatan menyelenggarakan fungsi : 1. Penyusunan rencana, program dan kegiatan bidang kepangkatan. 2. Penyusunan petunjuk teknis lingkup pengolahan adminitrasi kepangkatan.
16 3. Pelayanan administrasi kepegawaian lingkup pelaksanaan proses penerbitan surat keputusan kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipildi lingkungan Kota Medan. 4. Pelaksanaan proses penerbitan kenaikan gaji berkalapegawai Negeri Sipildi lingkungan pemerintahan Kota Medan. 5. Pelaksanaan proses penerbitaan peninjauan/penyesuaian masa kerja Pegawai Negeri Sipildi lingkungan pemerintahan Kota Medan. 6. Pelaksanaan proses penerbitan pencantuman gelar pendidikan yang diperoleh untuk peningkatan pendidikan bagi Pegawai Negeri Sipil. 7. Pelaksanaan proses penerbitan penggantian/duplikat petikan keputusan kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil untuk golongan III/d ke bawah. 8. Pelaksanaan ujian penyesuaian ijazah. 9. Pelaksanaan pembinaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang kepangkatan. 10. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya. c. Sub bidang kepangkatan jabatan struktural dan non struktural 1. Sub bidang kepangkatan jabatan struktural dan non struktural mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas bidang kepangkatan lingkup pengolahaan administrasi kepangkatan jabatan struktural dan non struktural. 2. Sub bidang kepangkatan jabatan struktural dan non struktural menyelenggarakan fungsi :
17 a. Penyiapan rencana, program dan kegiatan sub bidang kepangkatan jabatan struktural dan non struktural. b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup pengelolaan administrasi kepangkatan jabatan struktural dan non struktural. c. Penyiapan bahan petunjuk teknis lingkup pengelolaan administrasi kepangkatan jabatan struktural dan struktural. d. Penyiapan bahan data pemrosesan penerbitaan kenaikan gaji berkalapegawai Negeri Sipil di lingkungan pemerintah Kota Medan. e. Penyiapan bahan dan data pemrosesan penerbitan peninjauan penyesuaian masa kerja dan perbaikan masa kerja Pegawai Negeri Sipilpada jabatan struktural dan struktural. f. Penyiapan bahan dan data pemrosesan penerbitan pencantuman pendidikan yang di peroleh untuk peningkatan pendidikan bagipegawai Negeri Sipil jabatan struktural. g. Penyiapan bahan dan data pemrosesan penerbitan penggantiaan/ duplikat petikan keputusan kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil jabatan struktural untuk golongan III/d ke bawah yang hilang di lingkungan pemerintah Kota Medan. 2.3.6. Bidang Kesejahteraan dan Disiplin a. Bidang kesejahteraan dan disiplin mempunyai tugas pokok melaksanakansebagian tugas badan lingkup kesejahteraan dan disiplin pegawai. b. Bidang kesejahteraan dan disiplin menyelenggarakan fungsi:
18 1. Penyusunan rencana, program dan kegiatan bidang kesejahteraan dan disiplin. 2. Penyusunan petunjuk teknis lingkup kesejahteraan dan disiplin. 3. Pelaksanaan pelayanan administrasi kepegawaian lingkup kesejahteraan dan disiplin. 4. Pelaksanaan proses Daftar Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai (DP-3). 5. Pelaksanaan proses penerbitan surat keputusan inpassing gaji Pegawai Negeri Sipil. 6. Pelaksanaan pembinaan dan pengembangan kesejahteraan pegawai. 7. Pelaksanaan koordinasi pembinaan dan pengembangan disiplin pegawai. 8. Pelaksanaan pembinaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang kesejahteraan dan disiplin. 9. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya. c. Sub bidang kesejahteraan 1. Sub bidang kesejahteraan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagaitugas bidang kesejahteraan dan disiplin lingkup kesejahteraan dan disiplin. 2. Sub bidang kesejahteraan menyelenggarakan fungsi : a. Penyiapan rencana, programdan kegiatan sub bidang kesejahteraan. b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup kesejahteraan pegawai.
19 c. Penyiapan bahan dan data proses penerbitan kartu tabungan pensiun, kartu askes dan tabungan perumahan. d. Pelaksanaan proses administrasi pemberian bantuan dan kesehatan kepada pegawai. e. Penyiapan bahan data proses pemberian cuti, penghargaan dan tanda jasa kepada pegawai. f. Penyiapan bahan monitoring, evaluasidan pelaporan pelaksanaan tugas. g. Pelaksanaan tugas lain yang di berikan Kepala Bidang sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya. d. Sub bidang disiplin 1. Sub bidang disiplin mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas bidang kesejahteraan dan disiplin lingkup pembinaan disiplinpegawai. 2. Sub bidang disiplin menyelenggarakan fungsi : a. Penyiapan rencana, program dan kegiatan sub bidang disiplin. b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup pembinaan disiplin. c. Penyusan bahan dan data proses penerbitan izin/penolakan perkawinan dan perceraian. d. Pelaksanaan rekapitulasi menerima sangsi penjatuhan hukum disiplin. e. Penyiapan bahan dan data proses penjatuhan hukuman disiplin. f. Pelaksanaan proses penerbitan surat keterangan tidak pernah dijatuhi hukum disiplin.
20 g. Penyiapan bahan dan data pelaksanaan pembinaan disiplin pegawai. h. Penyiapan bahan dan data pelaksanaan proses Daftar Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai (DP-3). i. Penyiapan bahan dan data pelaksanaan koordinasi pembinaan disiplin pegawai. j. Penghimpunan laporan harta kekayaan pejabat Negara dan pejabat strategis lainnya. k. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas. l. Pelaksanaan tugas lainnya yang diberikan Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya. 2.3.7. Bidang Pengadaan Pegawai Dan Pembinaan Sistem Informasi a. Bidang pengadaan pegawai dan pembinaan sistem informasi mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas badan di bidang pengadaan dan pembinaan sistem informasi pegawai. b. Bidang pengadaan pegawai dan pembinaan sistem informasi menyelenggarakan fungsi : 1. Penyusunan rencana, programdan kegiatan bidang pengadaan pegawai dan pembinaan sistem informasi. 2. Penyusunan petunjuk teknis lingkup pengadaan dan pembinaan sistem informasi kepegawaian. 3. Pengumpulan dan data pegawai. 4. Pelaksanaan penyusunan informasi dan pengadaan pegawai.
21 5. Pelaksanaan proses penerbitan kartu pegawai dan kartu istri/suami. 6. Pelaksanaan proses perpindahan pegawai keluar dan ke dalam pemerintah Kota Medan. 7. Pembinaan sistem informasi pegawai. 8. Pelaksanaan pembinaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang pengadaan pegawai dan pembinaan sistem informasi. 9. Pelaksanaan tugas lain yang di berikan Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya. c. Sub bidang pengadaan dan pensiun pegawai 1. Sub bidang pengadaan dan pensiun pegawai mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas bidang pengadaan pegawai dan pembinaan sistem informasi lingkup pengadaan dan pensiun pegawai. 2. Sub bidang pengadaan dan pensiun pegawai menyelenggarakan fungsi : a. Penyiapan rencana, program dan kegiatan sub bidang pengadaan dan pensiun pegawai. b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup pengadaan dan pensiun pegawai. c. Penyiapan bahan dan data pelaksanaan analisis kebutuhan pegawai. d. Penyiapan bahan dan data proses pensiun dan pemberhentian pegawai. e. Penyiapan bahan dan data pemprosesan penerbitan kartu pegawai dan kartu istri/suami. f. Penyiapan bahan dan data proses perpindahan Pegawai keluar dan ke dalam Pemerintah Kota Medan.
22 g. Proses administrasi seleksi Institut Pemerintahan Dalam Negeri (IPDN). h. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas. i. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Bidang sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya. d. Sub bidang sistem informasi kepegawaian 1. Sub bidang sistem informasi kepegawaian mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas bidang pengadaan pegawai dan pembinaan sistem informasi lingkup sistem informasi pegawai. 2. Sub bidang sistem informasi kepegawaianmenyelenggarakaan fungsi: a. Penyiapan rencana, program dan kegiatan sub bidang Pembinaan sistem informasi. b. Penyusunan bahan teknis lingkup pengelolaan sistem informasi pegawai. c. Pengumpulan data dan pengelolaan data kepegawaian. d. Penyiapan dan data pelaksanaan pembinaan sistem informasi pegawai. e. Penyiapan bahan dan data proses administrasi pembuatan Daftar Urut Kepangkatan (DUK). f. Penyiapan bahan dan data proses penandatanagan Daftar Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai (DP-3). g. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas.
23 h. Pelaksanaan tugas lain yang di berikan Kepala Bidang sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya. 2.4. Jaringan Kegiatan Badan Kepegawaian Daerah adalah suatu sistem prosedur yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang sekurang-kurangnya meliputi Perencanaan, Pengangkatan, Penempatan, Pendidikan dan Pelatihan, Penggajian, Pembinaan, Kedudukan hak, dan Tanggung jawab. Kepegawaian Daerah merupakan suatu kesatuan jaringan birokrasi dalam kepegawaian nasional.badan Kepegawaian Daerah merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa non profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan. 2.5. Kinerja Kegiatan Terkini Setiap perusahaan memiliki visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan.Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin serta loyalitas dalam bekerja.pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja kegiatan terkini yang dijalankan Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan adalah menyelenggarakan program pemulangan pegawai yang pensiun kepada Pegawai Negeri Sipil yang memasuki pensiun di lingkungan Pemko Medan, monitoring perpindahan tugas Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Pemko Medan, pembuatan
24 listing Pegawai Negeri Sipil yang mencapai batas usia pensiun di lingkungan Pemko Medan, memfasilitasi penyelesaian pensiun Pegawai Negeri Sipil gol/ruang IV/c keatas kebadan Kepegawaian Negara dan sekretaris kabinet di Jakarta, pengambilan sumpah/janji Pegawai Negeri Sipil. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan Badan Kepegawaian Daerah, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Idul Fitri, Idul Adha, Natal, Paskah, dan lain-lain) sehingga para pegawai selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani kehidupan, serta selalu beriman kepada Tuhan Yang Maha Esa. 2.6. Rencana Kegiatan Rencana kegiatan Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan adalah : a. Pemulangan pegawai yang pensiun di lingkungan Pemko Medan. b. Pemberian Penghargaan Satya Lencana Karya Satya X, XX dan XXX Tahun. c. Monitoring perpindahan tugas Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Pemko Medan. d. Pembuatan listing Pegawai Negeri Sipilyang mencapai batas usia pensiun di lingkungan Pemko Medan. e. Memfasilitasi penyelesaian Pensiun Negeri Sipilgol/ruangIV/c keatas kebadan Kepegawaian Negaradan sekretaris Kabinet di Jakarta. f. Penyelenggaraan seleksi praja Institut Pemerintah Dalam Negeri (IPDN). g. Menyelenggarakan Diklat. h. Pengambilan sumpah/janji Pensiun Negeri Sipil.