Modul ke: Manajemen Operasi. Project Management. Fakultas. Hendri, MT. Program Studi

Modul ke: 10 Ir. Fakultas Manajemen Operasi Project Management Hendri, MT. Program Studi

Examples of Projects Building Construction Research Project 3-2

Management of Projects Planning (Perencanaan). Fase ini mencakup penentuan sasaran, pendefinisian proyek, dan pengorganisasian tim. Scheduling (Penjadwalan). Fase ini menghubungkan orang, uang, dan bahan untuk aktifitas khusus dan menghubungkan setiap aktivitas satu dengan aktivitas yang lainnya. Controlling (Pengendalian). Di sini, perusahaan mengawasi sumber daya, biaya, kualitas, dan anggaran. Perusahaan juga merevisi atau mengubah rencana dan menggeser atau mengelola kembali sumber daya agar dapat memenuhi kebutuhan waktu dan biaya. 3-3

Planning Project Management Activities Objectives Resources Work break-down structure Organization Scheduling Project activities Start & end times Network Controlling Monitor, compare, revise, action 3-4

Project Planning, Scheduling, and Controlling Figure 3.1 Before Start of project During project Timeline project 3-5

Project Planning Menentukan Tujuan Defining project Membuat work breakdown structure Menentukan Sumber daya Pembentukan organization 3-9

Project Organization Works Best When pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan target waktu spesifik, pekerjaan tersebut unik atau tidak begitu biasa dalam organisasi yang ada, pekerjaan mengandung tugas-tugas kompleks dan saling berhubungan yang membutuhkan keterampilan khusus, proyek bersifat sementara, tetapi penting bagi organisasi, proyek meliputi hampir semua lini organisasi. 3-10

A Sample Project Organization President Human Resources Marketing Finance Design Quality Mgt Production Project 1 Project Manager Mechanical Engineer Test Engineer Technician Project 2 Project Manager Electrical Engineer Computer Engineer Technician 3-11 Figure 3.2

Matrix Organization Marketing Operations Engineering Finance Project 1 Project 2 Project 3 Project 4 3-12

The Role of the Project Manager 1. seluruh aktivitas yang diperlukan diselesaikan dalam urutan yang tepat dan waktu yang tepat 2. proyek selesai sesuai dengan anggaran: 3. proyek memenuhi sasaran kualitas: 4. orang-orang yang ditugaskan pada proyek mendapatkan motivasi,arahan,dan informasi yang diperlukan dalam melakukan pekerjaan mereka 3-13

The Role of the Project Manager 1. seluruh aktivitas yang diperlukan diselesaikan dalam urutan yang tepat dan waktu yang tepat Project managers should be: 2. proyek selesai sesuai dengan anggaran: Good coaches 3. proyek memenuhi sasaran kualitas: Good communicators 4. orang-orang yang ditugaskan Able to organize pada activities proyek mendapatkan motivasi,arahan,dan from a variety of disciplines informasi yang diperlukan dalam melakukan pekerjaan mereka 3-14

Ethical Issues Pada level persona l, manajer proyek sering menghadapi 1. tawaran hadiah dari kontraktor 2. tekanan untuk mengubah laporan untuk menutupi kenyataan penundaan 3. laporan palsu untuk biaya per waktu dan pengeluaran, 4. tekanan untuk mengkompromikan kualitas agar memenuhi jadwal bonus atau penalti. Penelitian menunjukkan sebagian besar orang mengikuti nilai dan standar etika mereka sendiri,tanpa kemimpinan yang baik dan budaya organisasi yang kuat. 3-15

Work Breakdown Structure Level 1. Project 2. Tugas-tugas utama pada project 3. Sub tugas-tugas utama 4. Activities (paket pekerjaaan) yg harus diselesaikan 3-16

Work Breakdown Structure Level ID Level Number Activity 1 1.0 Develop/launch Windows Vista OS 2 1.1 Develop of GUIs 2 1.2 Memastikan kesesuian dengan versi Windows sebelumnya 3 1.21 Kesesuian dengan Windows ME 3 1.22 Kesesuian dengan Windows XP 3 1.23 Kesesuian dengan Windows 2000 4 1.231 Kemampuan import files Figure 3.3 3-17

Work Breakdown Structure Level 1 Develop Windows 7 Operating System 1.0 Level 2 Software Design 1.1 Project System Management 1.2 Testing 1.3 Level 3 Develop GUIs 1.1.1 Planning 1.2.1 Module Testing 1.3.1 Ensure Compatibility with Earlier Versions 1.1.2 Cost/Schedule Management Defect 1.2.2 Testing 1.3.2 Level 4 (Work packages) Compatible with Windows ME Compatible with Windows Vista 1.1.2.1 1.1.2.2 Compatible with Windows XP 1.1.2.3 Figure 3.3 3-18

Project Scheduling Menentukan prioritas hubungan Urutan activities Menentukan activity times & costs Memperkirakan keperluan material & worker Menentukan critical activities 3-19

Maksud dan Tujuan Project Scheduling 1. menunjukkan hubungan setiap aktivitas dengan aktivitas lainnya dan terhadap keseluruhan proyek 2. mengidentifikasikan hubungan yang harus dilakukan diantara aktivitas 3. menunjukkan perkiraan biaya dan waktu realistis untuk setiap aktivitas 4. membantu penggunaan orang, uang, dan sumber daya bahan dengan mengidentifikasi bottleneck kritis (hal-hal yang mungkin menghambat suatu proyek). 3-20

Project Management Techniques Gantt chart Critical Path Method (CPM) Program Evaluation and Review Technique (PERT) 3-21

Example of Gantt Chart Service For a Delta Jet Figure 3.4 3-22

Report: Control Proyek Detail cost breakdowns untuk tiap pekerjaan Kurva Total program pekerja Tabel distribusi Biaya Functional cost & hour summaries Forecast: Raw material & Belanja/pengeluaran Macam-macam report Time analysis reports Work status reports 3-23

PERT and CPM PERT (Program Evaluation & Review Technique/teknik evaluasi dan pengulasan program): Teknik manajemen proyek yang mengunakan tiga perkiraan waktu untuk setiap aktivitas. Dikembangkan di tahun 1958 oleh Booz, Allen, dan Hamilton untuk angkatan laut amerika serikat. CPM (Critical Path Method/metode jalur kritis) : Teknik manjemen proyek yang menggunakan hanya satu faktor waktu per aktivitas. Dikembangkan di tahun 1957 oleh J.E. Kelly dari Remington Rand dan M.R Walker dari dupont unutk membantu pembangunan dan pemeliharaan pebrik kimia di dupont. 3-24

Six Steps PERT & CPM 1. Menetapkan proyek dan menyiapkan struktur penguraian kerjanya. 2. Membangun hubungan antara aktivitasaktivitasnya. Memutuskan aktivitas yang harus dilakukan lebih dahulu dan aktivitas yang harus mngikuti aktivitas lain. 3. Mengambarkan jaringan yang menghubungkan keseluruhan aktivitas. 3-25

Six Steps PERT & CPM 4. Menetapkan perkiraan waktu dan/ atau biaya untuk setiap aktivitas. 5. Menghitung jalur waktu terpanjang melalui jaringan. Hal ini disebut jalur kritis (critical path) 6. Mengunakan jaringan untuk membantu perencanaan, Penjadwalan, dan pengendalian proyek. 3-26

Questions PERT & CPM Can Answer 1. Kapan keseluruhan proyek akan selesai? 2. Apa sajakah aktivitas atau tugas penting pada proyek-yaitu aktivitas-aktivitas yang bila terlmbat akan membuat keseluruhan proyek tertunda? 3. Aktivitas apakah yang nonkritis-yakni aktivitas yang dapat berjalan lambat tanpa membuat tertundanya penyelesaian keseluruhan proyek? 4. Berapa besar probalitas proyek dapat selesai pada tanggal tertentu? 3-27

Questions PERT & CPM 5. Pada tanggal tertentu, apakah proyek masih tetap dalam jadwal, lebih lambat dari jadwal, atau lebih cepat dai jadwaj? 6. Pada tanggal tertentu, apakah uang yang dibelanjakan sama,lebih sedikit, atau lebih besar dibandingkan uang yang dianggarkan? 7. Apakah cukup sember daya untuk menyelesaikan proyek tepat waktu? 8. Jika proyek ingin diselesaikan dalam waktu yang lebih singkat, apakah jalan terbaik untuk mencapai sasaran ini dengan biaya seminimal mungkin? Can Answer 3-28

Perbandingan Diagram Jaringan AON & AOA Activity on Activity Activity on Node (AON) Meaning Arrow (AOA) (a) A B C (b) A B C A datang sebelum B, yang datang sebelumc. A dan B keduanya harus diselesaikan sebelum C dapat dimulai A A B B C C (c) A B C B dan C tidak dapat dimulai hingga A selesai A Figure 3.5 C B 3-29

Perbandingan Diagram Jaringan AON & AOA Activity on Activity Activity on Node (AON) Meaning Arrow (AOA) (d) A B C D C dan D tidak dapat dimulai hingga A dan B keduanya selesi. A B C D (e) A B C D C tidak dapat dimulai hingga A dan B keduanya selesi; D tidak dapat dimulai hingga B selesai dummy activity pada AOA. A B Figure 3.5 C Dummy activity D 3-30

Perbandingan Diagram Jaringan AON & AOA Activity on Activity Activity on Node (AON) Meaning Arrow (AOA) (f) A B D B dan C tidak dapat dimulai A selesai. D tidak dapat dimulai B dan C keduanya A B C selesai. dummy Dummy activity pada activity AOA. C D Figure 3.5 3-31

Activity Gantt Chart Pembangunan Rumah Bulan 0 2 4 6 8 10 Desain Fondasi Order & Kedatangan Material Pembangunan Rumah Pengecetan Lantai Pengerjaan Akhir 1 3 5 7 9 Bulan Copyright 2009 John Wiley & Sons, Inc. 9-32 3-32

Aktivitas Pembangunan Rumah Aktivitas Penjelasan Didahului Langsung A Desain - B Fondasi A C Order dan Kedatangan Material A D Pembangunan Rumah B, C E Pengecekan B, C F Lantai E G Penyelesaian Akhir D, F 3-33

AOA Network Pembangunan RumahProject 3 Dummy A B C 1 2 4 6 7 Desain Fondasi Order & Kedatangan Material Pengecetan Bangun Rumah E D 5 F Lantai Penyelesaian Akhir G Copyright 2009 John Wiley & Sons, Inc. 9-34 3-34

Menentukan Project Schedule Aktivitas Penjelasan Waktu (Bulan) A Desain 3 B Fondasi 2 C Order dan Kedatangan Material 1 D Pembangunan Rumah 3 E Pengecekan 1 F Lantai 1 G Penyelesaian Akhir 1 Total Waktu (Bulan) 12 3-36

Critical Path (Jalur Kritis): Start A 3 B 2 D 3 G 1 C 1 E 1 F 1 I: A-B-D-G 3 + 2 + 3 + 1 = 9 months II: A-B-E-F-G 3 + 2 + 1 + 1 + 1 = 8 months III: A-C-D-G 3 + 1 + 3 + 1 = 8 months IV: A-C-E-F-G 3 + 1 + 1 + 1 + 1 = 7 months Copyright 2009 John Wiley & Sons, Inc. 9-37

Critical Path Analysis Mulai Terdahulu Activity Description Time (weeks) Earliest start (ES) = waktu terdahulu suatu kegiatan dpt dimulai, A Build internal components 2 dgn asumsi semua pendahulu sudah B Modify selesai. roof and floor 3 Selesai Terdahulu C Construct collection stack 2 D Pour concrete and install frame 4 Earliest finish (EF) = waktu terdahulu suatu kegiatan dpt selesai E Build high-temperature burner 4 F Install pollution control system 3 Mulai Terakhir G Install air pollution device 5 Latest start H (LS) Inspect = Waktu and terakhir test suatu kegiatan dpt dimulai 2 sehingga tdk menunda waktu penyelsaian Total Time (weeks) 25 keseluruhan proyek Selesai Terakhir Latest finish (LF) = Waktu terakhir suatu kegiatan dpt selesi sehingga tdk menunda waktu penyelsaian Table 3.2 keseluruhan proyek 3-38

Konfigurasi Notasi Activity Name or Symbol Earliest Start ES A EF Earliest Finish Latest Start LS 2 LF Latest Finish Activity Duration Figure 3.10 3-39

Activity Scheduling Earliest start time (ES) Waktu terdahulu akan dimulai ES = EF dari pendahulunya Forward pass Penentuan waktu ES dimulai dari awal Jaringan CPM/PERT Earliest finish time (EF) Waktu terdahulu akan selesai EF= ES + t Copyright 2009 John Wiley & Sons, Inc. 9-41

Activity Time: Earliest Start(ES) & Earliest Finish(EF) Start B 3 5 2 Fondasi D 5 8 3 Bangun Rumah A 0 3 3 Desain C 3 4 1 E 5 6 Order & Kedatangan Material 1 Pengecetan F 6 7 1 Lantai G 8 9 1 Penyelesain Akhir Copyright 2009 John Wiley & Sons, Inc. 9-42

Activity Scheduling (cont.) Latest start time (LS) Aktivitas waktu terakhi akan dimulai tanpa menunda critical path time LS= LF - t Latest finish time (LF) Aktivitas waktu terakhi akan lenkap tanpa menunda critical path time LF = LS dari terakhir Backward pass Penentuan waktu LF dimulai dari akhir Jaringan CPM/PERT Copyright 2009 John Wiley & Sons, Inc. 9-43

Activity Time: Latest Start(ES) & Latest Finish(EF) Start Fondasi B 3 5 2 3 5 Bangun Rumah D 5 8 3 5 8 Desain A 0 3 3 0 3 C 3 4 1 4 5 E 5 6 Order & Kedatangan Material 1 6 7 Pengecetan F 6 7 1 7 8 Lantai G 8 9 1 8 9 Penyelesain Akhir Copyright 2009 John Wiley & Sons, Inc. 9-44

Tiga Perkiraan Waktu Pada PERT Waktu Optimis (Optimistic Time) (a) semua hal berlangsung sesuai rencana. Dalam memperkirakan nilai ini, biasanaya terdapat probabiltas yang kecil (katakanlah 1/100) bahwa waktu aktivitas akan <a. Waktu Pesimis = Waktu yang dibutuhkan oleh sebuah aktivitas jika = WAktu yang dibutuhkan sebuah aktivitas dengan (pessimistic Time) (b) asumsi kondisi yang ada sangat tidak diharapkan. Dalam memperkirakan nilai ini, Biasanya terdapat probabilitas yangs sangat kecil (juga 1/100) bahwa waktu aktivitas akan >b. Waktu Realistis = Perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk (most Likely Time) (m) menyelesaikan sebuah aktivitas yang paling realistis. 3-46

Kelebihan PERT/CPM 1. Sangat bermanfaat terutama saat menjadwalkan dan mengendalikan proyek besar. 2. Konsep yang lugas atau langsung serta tidak memerlukan perhitungan matematis yang rumit. 3. Jaringan grafis membantu melihat antara aktifitas proyek dengan cepat. 4. Analis jalur kritis dan waktu longgar membantu menunjukan aktifitas yang perlu diperhatikan lebih dekat. 5. Dokumentasi proyek dan gambar menunjukan siapa yang bertanggung jawab untuk berbagai aktifitas. 6. Dapat diterapkan untuk bermacam- macam proyek. 7. Bermanfaat dalam memantau jadwal dan biaya. 3-47

Keterbatasan PERT/CPM 1. Aktivitas proyek harus didefinisikan dengan jelas dan hubungannya harus bebas serta stabil. 2. Hubungan pendahulunya harus didefinisikan dengan jelas dan dijejaringan bersama-sama. 3. Perkiran waktunya cenderung subjektif dan bergantung pada kejujuran para manajer yang takut bahaya jika terlalu optimistis atau tidak cukup pesimistis 4. Ada bayaha terselebung dengan terlalu banyaknya penekanan pada jalur terpanjang atau jalur kritis. jalur yang nyaris kritis perlu diawasi dengan baik pula 3-48

Project Management Software There are several popular packages for managing projects Primavera MacProject Pertmaster VisiSchedule Time Line Microsoft Project 3-49

Trade-Offs and Project Crashing It is not uncommon to face the following situations: The project is behind schedule The completion time has been moved forward Shortening the duration of the project is called project crashing 3-50

Factors to Consider When Crashing a Project The amount by which an activity is crashed is, in fact, permissible Taken together, the shortened activity durations will enable us to finish the project by the due date The total cost of crashing is as small as possible 3-51

Steps in Project Crashing 1. Compute the crash cost per time period. If crash costs are linear over time: Crash cost per period = (Crash cost Normal cost) (Normal time Crash time) 2. Using current activity times, find the critical path and identify the critical activities 3-52

Steps in Project Crashing 3. If there is only one critical path, then select the activity on this critical path that (a) can still be crashed, and (b) has the smallest crash cost per period. If there is more than one critical path, then select one activity from each critical path such that (a) each selected activity can still be crashed, and (b) the total crash cost of all selected activities is the smallest. Note that the same activity may be common to more than one critical path. 3-53

Steps in Project Crashing 4. Update all activity times. If the desired due date has been reached, stop. If not, return to Step 2. 3-54

Crashing The Project Time (Wks) Cost ($) Crash Cost Critical Activity Normal Crash Normal Crash Per Wk ($) Path? A 2 1 22,000 22,750 750 Yes B 3 1 30,000 34,000 2,000 No C 2 1 26,000 27,000 1,000 Yes D 4 2 48,000 49,000 1,000 No E 4 2 56,000 58,000 1,000 Yes F 3 2 30,000 30,500 500 No G 5 2 80,000 84,500 1,500 Yes H 2 1 16,000 19,000 3,000 Yes Table 3.5 3-55

Crash and Normal Times and Costs for Activity B Crash Cost Activity Cost $34,000 $33,000 $32,000 $31,000 Crash Crash Cost/Wk = Crash Cost Normal Cost Normal Time Crash Time $34,000 $30,000 = 3 1 $4,000 = = $2,000/Wk 2 Wks Normal Cost Figure 3.16 $30,000 Normal 1 2 3 Time (Weeks) Crash Time Normal Time 3-56

Using Microsoft Project Program 3.1 3-57

Metodelogi Kajian Pembentukan PD Pasar Kab. Bekasi 2009 TAHAP PERSIAPAN TAHAP SURVEY DAN PENGOLAHAN DATA TAHAP DESAIN DAN ANALISIS Mobilisasi Tim Review KAK, pendekatan dan metodologi Diskusi Tim Teknis Laporan Pendahuluan R e v i s i Diskusi dengan Stakeholder Analisa Hasil Pengolahan Data Penyusunan konsep Pembentukan PD Pasar Penyusunan Laporan Kemajuan Revisi Diskusi Tim Teknis Laporan Antara Perancangan Pembentukan PD Pasar Pendekatan Pola Spasial, Pendekatan Sumber Daya Manusia, Pendekatan Sosial Budaya, Pendekatan Demand, Pendekatan Kelembagaan, dan Pendekatan Kerjasama/Kemitraan Penyusunan Rencana Kerja Detail Penyusunan Laporan Pendahuluan Pengolahan Data Alternatif A Alternatif B Alternatif C Kajian Literatur Manajemen, SDM, Ekonomi, Kelembagaan, Pemasaran, Organisasi Penyusunan Perancangan kisi-kisi persiapan survey Dokumen survey, kuesioner, metode, hipotesis data Survey Pasar Tradisional Demografis Pedagang Demografis Konsumen Draf Perancangan Peraturan Daerah Tentang Pembentukan PD Pasar Diambil Alternatif yang paling sesuai Revisi Penyusunan Laporan Akhir Diskusi Tim Teknis Laporan Akhir 3-60

Perencanaan Proyek Kajian Pembentukan PD Pasar Kab. Bekasi 2009 3-61

1 Start Excavate 2 2 Foundation 4 3 Rough Wall 10 Rough Electrical Work 7 Rough Exterior Plumbing Rough Interior Plumbing 4 5 4 5 6 Roof 0 Dummy 7 6 Exterior Siding Wallboard 7 8 9 8 Exterior Painting 9 Flooring 4 5 Interior Painting 11 0 12 Dummy 6 Interior Fixtures 2 10 13 Exterior Fixtures Finish 3-62

3-63 Activity a m b 1-2 2-3 3-4 4-5 4-6 4-7 5-7 6-8 7-9 8-10 9-11 9-12 10-13 12-13 1 2 6 1 4 3 4 5 3 5 4 1 1 5 2 3.5 9 4.5 5.5 7.5 4 6.5 9 8 4 5.5 2 5.5 3 8 18 5 10 9 10 11 9 17 4 7 3 9

Critical path method (CPM) data Time (days) Cost ( Rp 000.000) Immediate Activity Normal Crash Normal Crash Precedence Relationship A 6 4 100 120 0 B 4 3 80 93 A C 5 4 95 110 0 D 7 7 115 115 A, C E 4 2 64 106 B, D F 8 6 75 99 A, C G 18 13 228 318 0 total 757 1. GAMBARKAN PROJECT NETWORK, DAN TENTUKAN MANA CRITICAL PATH, DAN BERAPA WAKTU PENYELESAIANNYA 2. HITUNG EARLIEST START (ES), LATEST START (LS), EARLIEST FINISH, LATEST FINISH, TOTAL SLACK 3-64

Project network diagram 1 2 A B (4) (6) Dummy C (0) D (5) (7) 3 4 F (8) E (4) 5 G (18) Critical path 3-65

Time calculation Activity t ES LS EF LF Total slack A 6 0 1 6 7 1 0 B 4 6 10 10 14 4 3 C 5 0 2 5 7 2 1 D 7 6 7 13 14 1 1 E 4 13 14 17 18 1 1 F 8 6 10 14 18 4 4 Free slack G 18 0 0 18 18 0 0 3-66

Crash cost slope Activity Cost change / unit time (Rp 000.000,-/crashed-day) A (120-100) / (6-4) = 10 B (93 80) / (4-3) = 13 C 15 D Cannot be crashed E 21 F 12 G 18 3-67

Iteration Iterative steps in crashing project Activity Added Critical path crashed and new time direct cost (Rp juta) Direct cost (Rp juta) Project time (days) Activities at minimum time 0 (G) - - 757 18 D 1 (G) G(17) 18 775 17 D 2 (G) G(16) 18 803 16 D (A-DE) A(5) 10 3 (G) G(15) 18 842 15 D (A-DE) E(3) 21 (CDE) 4 (G) G(14) 18 881 14 D,E (A-DE) E(2) 21 (CDE) 5 (G) G(13) 18 924 13 D,E,G,A,C (A-DE) A(4) 10 (CDE) C(4) 15 3-68

Cost of crash program plan Time schedule (day) Direct cost (Rp juta) Indirect cost (Rp juta) Total cost (Rp-Juta) 18 757 1040 1797 17 775 1010 1785 16 803 980 1783 15 842 950 1792 14 881 920 1801 13 924 890 1814 Optimum crash program plan : activity G from 18 days to 16 days and activity A from 6 days to 5 days 3-69

Project Evaluation and Review Technique (PERT) 1 A C 2 B Dummy (0) D 3 G 4 F E 5 Job Time estimate (days) a m b A 4 6 14 B 3 4 8 C 4 5 6 D 7 7 7 E 3 3 6 F 6 8 14 G 13 18 20 3-70

Mean and variance calculation Jobs a m b mean variance A 4 6 14 7,00 2,78 B 3 4 8 4,50 0,69 C 4 5 6 5,00 0,11 D 7 7 7 7,00 0,00 E 3 3 6 3,50 0,25 F 6 8 14 8,67 1,78 G 13 18 20 17,50 1,36 3-71

Activity Predecessors Time (Weeks) Cost ($) Normal Crash Normal Crash A B C D E F G H - - A B C C D, E F, G 2 3 2 4 4 3 5 2 1 1 1 3 2 2 2 1 22,000 30,000 26,000 48,000 56,000 30,000 80,000 16,000 23,000 34,000 27,000 49,000 58,000 30,500 86,000 19,000 1. GAMBARKAN PROJECT NETWORK, DAN TENTUKAN MANA CRITICAL PATH, DAN BERAPA WAKTU PENYELESAIANNYA 2. HITUNG CRASH COST PER MINGGUNYA UNTUK TIAP AKTIVITAS 3. JIKA DIINGINKAN WAKTU PENYELESAIAN PROYEK ADALAH 12 MINGGU, SUSUN CRASH PROGRAM PLAN YANG OPTIMAL 3-72

Terima Kasih Ir. Hendri, MT