RANGKUMAN SIM BAB 11 MENGELOLA PENGETAHUAN (MANAGING KNOWLEDGE) A. BIDANG MANAJEMEN PENGETAHUAN TABEL ALASAN PENTINGNYA DIMENSI PENGETAHUAN PENGETAHUAN SEBAGAI ASET PERUSAHAAN 1. Pengetahuan adalah asset tak berwujud 2. Perubahan data menjadi pengetahuan dan informasi yang berguna memerlukan penggunaan sumber daya organisasional 3. Pengetahuan bukan merupakan subjek dari the law of diminishing return (hukum hasil yang semakin berkurang) dalam hal asset fisik, tapi pada jaringan, nilainya akan semakin bertambah seiring dengan banyaknya pengetahuan yang dibagikan oleh manusia. PERUSAHAAN MEMILIKI BENTUK YANG BERBEDA 1. Pengetahuan dapat bersifat tersirat tetapi juga bersifat ekplisit (dikodifikasikan). 2. Pengetahuan meliputi cara melakukan sesuatu, keterampilan, dan keahlian. 3. Pengetahuan meliputi cara mengikuti suatu prosedur. 4. Pengetahuan meliputi alasan mengapa, bukan sekadar kapan, sesuatu terjadi (kausalitas). PERUSAHAAN MEMILIKI LOKASI 1. Pengetahuan adalah peristiwa kognitif yang melibatkan model dan pemetaan pikiran orang. 2. Pengetahuan memiliki basis sosial dan individual. 3. Pengetahuan bersifat melekat (sulit digerakkan), letaknya pasti (menyatu dengan budaya perusahaan tertentu), dan kontekstual (hanya tepat digunakan pada situasi tertentu). Tsara Azizah Page 1
PENGETAHUAN TERGANTUNG SITUASI/ SITUASIONAL 1. Pengetahuan bersifat kondisional: Mengetahui kapan saat prosedur diterapkan sama pentingnya dengan mengetahui prosedur itu sendiri (kondisional) 2. Pengetahuan berkaitan dengan konteks: Kamu harus tahu bagaimana menggunakan perangkat tertentu dan pada situasi seperti apa Kamu dapat menggunakannya. MANAJEMEN PENGETAHUAN RANTAI NILAI Manajemen pengetahuan mengacu pada serangkaian proses bisnis dalam suatu organisasi untuk membuat, menyimpan, mentransfer, dan menerapkan pengetahuan. Manajemen pengetahuan meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan untuk menggabungkan pengetahuan ke dalam proses bisnisnya. Bagan tersebut menggambarkan lima langkah nilai tambah dalam nilai rantai manajemen pengetahuan. Tahapan tersebut menambah nilai data mentah dan informasi menjadi pengetahuan yang dapat digunakan. 1. Pengetahuan Akuisisi (Kemutahiran Pengetahuan) Perusahaan harus menciptakan pengetahuan baru dengan menemukan pola di data perusahaan atau dengan menggunakan workstation pengetahuan di mana insinyur Tsara Azizah Page 2
bisa menemukan pengetahuan baru. Sebuah sistem pengetahuan yang koheren dan terorganisir juga membutuhkan sistematis data dari sistem pemrosesan transaksi perusahaan yang melacak penjualan, pembayaran, persediaan, pelanggan, dan data penting lainnya, serta data dari sumber eksternal seperti feed news, laporan industri, pendapat hukum, penelitian ilmiah, dan statistik pemerintah. 2. Penyimpanan pengetahuan Penyimpanan pengetahuan melibatkan penciptaan database. Manajemen harus mendukung pengembangan penyimpanan pengetahuan yang direncanakan oleh sistem, mendorong pengembangan skema perusahaan besar untuk mengindeks dokumen. Pemberian penghargaan perlu dilakukan pada karyawan yang rajin mengupdate data. Misalnya, menghargai tenaga penjualan untuk mengirimkan nama-nama prospek ke database perusahaan bersama prospek di mana semua penjualan personil dapat mengidentifikasi setiap prospek dan meninjau penyimpanan data. 3. Pengetahuan Diseminasi (Penyebaran Pengetahuan) Penggunaan Portal, e-mail, instant messaging, wiki, jaringan sosial, dan mesin pencari merupakan teknologi untuk alat kolaborasi dan berbagi kalender, dokumen, data, dan grafik. Teknologi kontemporer tampaknya telah menciptakan banjir informasi dan pengetahuan. Bagaimana manajer dan karyawan dapat menemukan, di lautan informasi dan pengetahuan, yang yang benar-benar penting bagi keputusan mereka dan pekerjaan mereka? Di sini, program pelatihan, jaringan informal, dan berbagi pengalaman manajemen dikomunikasikan melalui bantuan budaya yang mendukung manajer untuk memusatkan perhatian mereka pada pengetahuan dan informasi penting. 4. Pengetahuan Aplikasi Pengetahuan baru harus dibangun menjadi sebuah proses bisnis perusahaan dan sistem aplikasi utama, termasuk aplikasi perusahaan untuk mengelola proses bisnis menjadi kunci internal dalam hubungan dengan pelanggan. 5. Membangun Organisasi dan Manajemen Modal: Kolaborasi, Komunitas Praktek, dan Lingkungan Kantor Tsara Azizah Page 3
Communities of Practice(COP) adalah jaringan sosial informal yang profesional dimana terdiri dari karyawan dalam dan di luar perusahaan yang memiliki sejenis kegiatan dan kepentingan yang terkait dengan pekerjaan. Kegiatan komunitas ini termasuk kelompok pendidikan, konferensi, newsletter online, berbagi pengalaman dan teknik untuk memecahkan masalah pekerjaan tertentu. Biasanya dilaksanakan secara online, contoh : IBM. 3 TIPE SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN Penjelasan : a. Sistem manajemen perusahaan atau Enterprise-wide knowledge management systems adalah sistem serba guna yang digunakan oleh perusahaan untuk mengumpulkan, menyimpan, mendistribusikan, dan menerapkan pengetahuan dan muatan digital. Sistem ini menyediakan basis data berikut perangkatnya untuk menyusun dan menyimpan dokumen terstruktur dan tidak terstruktur beserta objek pengetahuan lainnya, direktori dan perangkat untuk mencari karyawan yang berpengalaman di bidang tertentu, dan perangkat berbasis Web untuk kolaborasi dan komunikasi. b. Sistem kerja pengetahuan atau Knowledge work systems (KWS) adalah sistem yang dikembangkan khusus untuk para teknisi, ilmuwan, dan para pekerja di bidang pengetahuan lainnya yang bertugas memperoleh dan menciptakan pengetahuan baru bagi perusahaan. Tsara Azizah Page 4
c. Teknik cerdas atau intelligent techniques adalah teknik-teknik yang memliki tujuan yang berbeda, mulai dari fokus pada menemukan pengetahuan baru seperti: penggalian data dan jaringan saraf, pengolahan pengetahuan dalam bentuk aturan bagi program komputer seperti: sistem ahli dan logika fuzzy, sampai pada bagaimana mendapatkan solusi optimal untuk suatu masalah, seperti: algoritma genetik. B. SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN KESELURUHAN PERUSAHAAN SUSUNAN SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN PERUSAHAAN Pengetahuan Terstruktur adalah pengetahuan eksplisit yang ada di dokumen resmi, serta dalam aturan formal yang berasal organisasi. Tapi terkadang manajer memerlukan informasi berbentuk dokumen yang tidak benar-benar terstruktur, seperti : pesan, memo, proposal, e-mail, grafis, presentasi slide elektronik, video yang dibuat dalam format berbeda, dan disimpan di banyak lokasi. Sistem manajemen konten perusahaan membantu organisasi mengelola pengumpulan pengetahuan, penyimpanan, pengambilan, distribusi, dan pelestarian untuk membantu perusahaan meningkatkan proses bisnis dan keputusan. Sistem tersebut termasuk repositori perusahaan dokumen, laporan, presentasi, dan praktik terbaik, serta kemampuan untuk mengumpulkan dan mengorganisir pengetahuan semiterstruktur seperti e-mail. Taksonomi adalah skema untuk mengklasifikasikan informasi dan pengetahuan sedemikian rupa hingga informasi dan pengetahuan tersebut mudah diakses. Perusahaan akan merancang taksonominya sendiri untuk mengklasifikasikan informasi menjadi kategori-kategori. Sistem jaringan pengetahuan menyediakan suatu direktori online mengenai keberadaan pakar dalam bidang pengetahuan tertentu dan menggunakan teknologi komunikasi untuk memudahkan karyawan menemukan pakar yang tepat. Tsara Azizah Page 5
SISTEM JARINGAN PENGETAHUAN Solusi dibuat dalam komunikasi ini kemudian ditambahkan ke database solusi dalam bentuk FAQ, praktik terbaik, atau dokumen lainnya. C. SISTEM KERJA PENGETAHUAN Tsara Azizah Page 6
3 kunci yang sangat penting bagi organisasi dan untuk manajer yang bekerja dalam organisasi: 1. Menjaga aliran pengetahuan dalam perusahaan seiring dengan perkembangan perusahaan dalam teknologi, sains, pemikiran sosial, dan seni. 2. Bertugas melayani sebagai konsultan internal mengenai pengetahuan khusus mereka, berbagai perubahan yang terjadi, dan kesempatan yang muncul. 3. Bertindak sebagai agen perubahan, mengevaluasi, merintis, dan mendukung proyekproyek perubahan. Contoh nya penggunaan Computer aided desain (CAD) yang mengotomatisasi penciptaan dan revisi desain, menggunakan komputer dan software grafis canggih. Dengan m enggunakan CAD workstation, desainer hanya perlu membuat prototipe fisik menjelang akhir dari proses desain karena desainnya dapat dengan mudah diuji dan berubah pada komputer. Kemampuan software CAD menghemat banyak waktu dan uang. Ada Virtual Reality Modeling Language (VRML) berupa aplikasi yang berbasis standar Web, yang dapat membuat model tampilan 3D. Contoh tampilan CAD D. TEHNIK CERDAS Artificial intelligence (AI) atau Kecerdasan buatan dan teknologi basis data memberikan sejumlah teknik cerdas yang dapat digunakan oleh berbagai organisasi untuk Tsara Azizah Page 7
menangkap pengetahuan perorangan dan pengetahuan kolektif, serta mengembangkan pengetahuan tersebut. TABEL CONTOH SISTEM KERJA PENGETAHUAN SISTEM KERJA PENGETAHUAN FUNGSI DALAM ORGANISASI CAD/CAM (computer-aided manufacturing) Memberikan insinyur, desainer, dan manajer pabrik dengan kontrol yang lebih tepat dalam desain industri dan manufaktur. Virtual reality systems Memberikan desainer, arsitek, insinyur, dan medis pekerja dengan tepat, simulasi benda photorealistic Investment workstation PC high-end yang digunakan di sektor keuangan untuk menganalisis situasi perdagangan seketika dan memfasilitasi pengelolaan portofolio SISTEM PAKAR / EXPERT SYSTEM 1. Bagaimana cara kerja expert system? Model sistem pakar pengetahuan manusia sebagai seperangkat aturan yang kolektif disebut basis pengetahuan (knowledge base), strategi menggunakan pencarian knowledge base disebut inference engine. a. Dalam forward chaining, mesin inferensi dimulai dengan memasukkan informasi oleh pengguna dan mencari aturan dasar untuk sampai pada suatu kesimpulan. b. Dalam backward chaining, strategi untuk mencari basis aturan dimulai dengan hipotesis dan hasil dengan mengajukan pertanyaan pengguna tentang fakta-fakta yang dipilih baru hipotesis tersebut dikonfirmasi atau disangkal. KASUS BERBASIS PENALARAN 1. LOGIKA FUZZY Tsara Azizah Page 8
Logika fuzzy adalah teknologi berbasis aturan yang dapat merepresentasikan ketidak presisian, dengan menciptkan aturan yang menggunakan nilai subjektif atau nilai yang mendekati (IF-THEN). Jaringan saraf tiruan digunakan untuk menyelesaikan masalahmasalah yang kompleks dan sulit dipahami, di mana sejumlah besar data mengenai masalah tersebut telah dikumpulkan untuk mencari pola dan hubungan dalam data yang sangat besar yang terlalu rumit dan sulit dianalisis manusia. 2. NEURAL NETWORK Jaringan saraf yang digunakan untuk memecahkan masalah kompleks. Jaringan saraf menemukan pengetahuan ini dengan menggunakan hardware dan software yang paralel dengan pola pengolahan biologis atau otak manusia. Jaringan saraf "belajar" pola dari besar jumlah data dengan memilah-milah data, mencari hubungan, membangun model, dan mengoreksi ulang kesalahan model sendiri. Digambarkan dalam bagan, yaitu: Tsara Azizah Page 9
3. ALGORITME GENETIK Berguna untuk mendapatkan solusi optimal untuk masalah spesifik dengan memeriksa sejumlah besar kemungkinan solusi untuk masalah tersebut. 4. SISTEM HYBRID AI Algoritma genetika, logika fuzzy, jaringan saraf, dan sistem pakar dapat diintegrasikan ke dalam satu aplikasi untuk mengambil keuntungan dari fitur terbaik dari teknologi ini yang disebut system hybrid AI. 5. TEKNOLOGI AGEN INTELIGEN Tsara Azizah Page 10
Membantu para pebisnis menjelajahi data yang besar untuk menemukan dan mengambil tindakan informasi yang dianggap penting. Agen inteligen adalah program peranti lunak yang bekerja di latar belakang tanpa intervensi manusia secara langsung untuk menjalankan tugas-tugas yang spesifik, berulang dan dapat diprediksi. Sumber : Chapter 11. Managing Knowledge. Louden P.jane and Louden C.Kenneth.2012.Prentice Hall Tsara Azizah Page 11