M. Imam Mulyantono Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia RAPAT KOORDINASI NASIONAL SIKN DAN JIKN Yogyakarta, 18 Oktober 2013
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN NASIONAL SISTEM KEARSIPAN NASIONAL ( SKN ) KEBIJAKAN PEMBINAAN PENCIPTA PENCIPTA ARSIP/ ARSIP/ LEMBAGA KEARSIPAN melaksanakan peran arsip instansional / daerah PENGELOLAAN ARSIP ARSIP DINAMIS & STATIS terpercaya, autentik, utuh SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ( SIKN ) JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ( JIKN ) MASYARAKAT peran arsip secara nasional SDM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL SUMBER DAYA
Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan salah satu strategi pengembangan SIKN dan JIKN
TRANSFORMASI PENATA/PENYIMPAN (FISIK) ARSIP PENGELOLA (INFORMASI) ARSIP
1) Pejabat Struktural di Bidang Kearsipan 2) Pejabat Fungsional Tertentu di Bidang Kearsipan: Arsiparis 3) Pejabat Fungsional Umum di Bidang Kearsipan. PP 28/2012 - Pasal 147 Harus profesional dan memiliki kompetensi yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan kearsipan sebagaimana diamanatkan oleh peraturan perundang-undangan. Termasuk di dalamnya penyelenggaraan SIKN dan JIKN.
1 Pengembangan kompetensi administrator SIKN dan JIKN agar memenuhi persyaratan sebagai berikut: a. profesional, yakni memiliki kemampuan dalam melaksanakan pekerjaannya dan tidak menjalankan tugasnya hanya berdasarkan perasaan atau keyakinan sendiri sehingga bertindak tidak adil atau tidak profesional; b. memiliki integritas pribadi yang tinggi, yakni jujur dan menghindari konflik kepentingan; c. hanya masuk ke dalam data atau informasi yang bersifat tertutup karena alasan teknis dan akan menjaga kerahasiaan informasi tersebut; d...
d. menjalankan peraturan perundangan dan kebijakan yang berlaku berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaannya; e. komunikatif kepada manajemen dan pengguna; f. bertanggung jawab terhadap integritas, reliabilitas, dan ketersediaan sistem; g. memelihara aplikasi sehingga dapat mendukung operasional sistem sesuai dengan tujuan pengembangannya.
2 Salah satu persyaratan menjadi simpul jaringan adalah harus memiliki sumber daya manusia yang kompeten dalam bidang kearsipan dan teknologi informasi.
3 Perlu dilakukan upaya peningkatan kapasitas dan pengorganisasian dalam pendayagunaan SDM melalui perencanaan yang matang serta komprehensif sesuai dengan kebutuhan. Upaya tersebut dapat dilakukan melalui jalur pendidikan dan pelatihan baik formal dan serta formal maupun pengembangan standar kompetensi yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan SIKN dan JIKN.
4 Upaya peningkatan kapasitas SDM untuk mendukung penyelengaraan SIKN dan JIKN adalah: a. Peningkatan kesadaran dan pemahaman tentang pentingnya informasi arsip serta pendayagunaan TIK dalam diseminasi; b. pengubahan pola pikir, sikap, dan budaya kerja para pelaksana SIKN dan JIKN; c. penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan TIK bagi para pelaksana SIKN dan JIKN.
5 6 7 Para pelaksana SIKN dan JIKN perlu diperkenalkan dengan pengetahuan dan keterampilan manajemen informasi secara lebih aktif, luas dan mendalam, antara lain melalui seminar atau lokakarya manajemen informasi. Para pejabat/pimpinan yang memiliki kewenangan membuat keputusan strategis penyelenggaraan SIKN dan JIKN perlu memiliki pengetahuan tentang manajemen informasi dan pengelolaan arsip serta informasinya. Pengetahuan dan keterampilan para pelaksana SIKN dan JIKN di bidang teknologi dan manajemen informasi harus selalu diperbarui mengingat TIK berkembang sangat cepat dari waktu ke waktu.
8 9 ANRI sebagai pusat jaringan nasional mempunyai tugas pengembangan SDM secara nasional yang dilakukan melalui pemberian bimbingan teknis, lokakarya, serta pendidikan dan pelatihan bagi para pelaksana SIKN dan JIKN pada simpul jaringan pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, arsip daerah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota dan arsip perguruan tinggi. Lembaga kearsipan provinsi sebagai simpul jaringan mempunyai tugas pengembangan SDM yang dilakukan melalui pemberian bimbingan teknis, lokakarya, serta pendidikan dan pelatihan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan bagi para pelaksana SIKN dan JIKN terhadap simpul jaringan pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi, dan arsip daerah kabupaten/kota.
10 11 Lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota sebagai simpul jaringan mempunyai tugas pengembangan SDM yang dilakukan melalui pemberian bimbingan teknis, lokakarya, serta pendidikan dan pelatihan untuk meningkatkan pengetahuan serta keterampilan bagi para pelaksana SIKN dan JIKN terhadap simpul jaringan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota. Lembaga kearsipan perguruan tinggi sebagai simpul jaringan mempunyai tugas pengembangan SDM yang dilakukan melalui pemberian bimbingan teknis, lokakarya, serta pendidikan dan pelatihan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan bagi para pelaksana SIKN dan JIKN terhadap simpul jaringan pencipta arsip di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan.
12 13 Dalam pelaksanaan pengembangan SDM di atas, pelaksana pembinaan berkoordinasi dengan lembaga terkait dan mengadakan kerja sama dengan pihak ketiga sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. Penyelenggaraan SIKN dan JIKN harus menjadi bagian dari pelaksanaan tugas rutin bagi staf fungsional khusus (arsiparis, pranata komputer, dan staf fungsional khusus lainnya) sehingga merupakan bagian yang menjadi tolok ukur penilaian kinerja staf yang bersangkutan.
14 Dalam rangka pembinaan penyelenggaraan SIKN dan JIKN, pengembangan kompetensi SDM pada semua tingkatan dilakukan dalam bentuk; - pemberian bimbingan, supervisi, fasilitasi dan konsultasi; - sosialisasi; dan - pendidikan dan pelatihan.
1 Administrator sistem di pusat jaringan nasional: 1) mengembangkan dan memelihara aplikasi SIKN dan JIKN; 2) mengontrol pengoperasian aplikasi SIKN dan JIKN; 3) memverifikasi kesiapan infrastruktur jaringan instansi yang akan menjadi simpul jaringan; 4) melindungi sistem serta menjamin keberlangsungan layanan; 5) mem-back up data secara periodik; 6) help-desk nasional terkait dengan operasional sistem dan koneksi jaringan.
2 Administrator simpul jaringan dipusat jaringan nasional: 1) mengelola konten website JIKN; 2) mengelola proses registrasi simpul jaringan; 3) memvalidasi data yang dikirim oleh simpul jaringan; 4) meregistrasi simpul jaringan ke dalam sistem; 5) mengatur hak akses dalam sistem; 6) mengelola proses registrasi pengguna yang akan menyusun informasi kearsipan sesuai dengan tema tertentu; 7) memvalidasi informasi yang telah disusun pengguna untuk dipublikasikan di JIKN; 8) help-desk nasional terkait dengan penggunaan SIKN.
3 Administrator sistem di simpul jaringan: 1) menjamin koneksi jaringan ke jaringan SIKN; 2) mem-back up data yang telah dihimpun secara periodik; 3) memelihara perangkat keras komputer, perangkat peripheral yang digunakan untuk penyelenggaraan SIKN serta koneksi jaringan Internet di lingkungannya.
4 5 6 Pelaksana pengumpulan data kearsipan di simpul jaringan memiliki tugas dan tanggung jawab memasukkan data kearsipan menggunakan aplikasi Modul Penghimpun Data Kearsipan SIKN. Pelaksana validasi data kearsipan di simpul jaringan memiliki tugas dan tanggung jawab memvalidasi data yang telah dimasukkan. Pejabat berwenang yang menetapkan kategori hak akses memiliki wewenang menetapkan kategori hak akses data kearsipan yang akan dikirim ke SIKN;
NO. ARSIPARIS TERAMPIL Tujuan Umum: Mampu melaksanakan pengelolaan data dan informasi kearsipan dalam SIKN dan JIKN Pendidikan: Minimal D3 Kearsipan (atau setara ditambah dengan Diklat Kearsipan) KOMPETENSI Pengetahuan tentang peraturan perundangundangan kearsipan dan undang-undang yang terkait manajemen arsip dinamis dan statis berbasis teknologi informasi dan komunikasi I Pengisian data dan informasi dalam SIKN 1 Mengisi struktur organisasi dan pengguna dalam SIKN Pengetahuan tentang fungsi bisnis (fungsi dan tugas pokok), struktur organisasi, visi, misi, dan nilai-nilai organisasi 2 Mengisi klasifikasi arsip dan jadwal retensi arsip (JRA) dalam SIKN Pengetahuan tentang instrumen pengelolaan arsip 3 Mengisi berkas dan item arsip dalam SIKN Pengetahuan tentang prinsip-prinsip kearsipan (principle of provenance dan principle original order) 4 Mengisi perubahan struktur organisasi dan pengguna dalam SIKN Pengetahuan tentang fungsional aplikasi SIKN 5 Mengisi lokasi penyimpanan arsip dalam SIKN Idem 6 Melakukan digitalisasi arsip untuk SIKN digitalisasi arsip 7 Membuat kopi (salinan) arsip yang di dalamnya terdapat informasi yang dikecualikan sesuai dengan Undang- Undang Keterbukaan Informasi Publik (KIP) menutupi informasi yang dikecualikan
II ARSIPARIS TERAMPIL Persiapan pameran virtual dalam JIKN 1 Menghimpun dan menyiapkan bahan (arsip) untuk pamaren virtual dalam JIKN 2 Melakukan pemindaian (scanning) arsip untuk pameran virtual dalam JIKN KOMPETENSI memilih bahan (arsip) untuk pameran virtual pemindaian arsip III Persiapan pengelolaan informasi tematik dalam SIKN 1 Menghimpun dan menyiapkan bahan (arsip) untuk informasi tematik dalam JIKN penelusuran data dan informasi kearsipan IV Penggunaan media sosial (forum, facebook, twitter, dsb) dalam JIKN 1 Mengimpun dan menyiapkan bahan (arsip) untuk konten (galeri, agenda, berita, statistik) website JIKN penelusuran data dan informasi kearsipan 2 Mengelola arsip e-mail JIKN pengelolaan arsip elektronik 3 Menghimpun dan menyiapkan bahan (arsip) media sosial dalam JIKN 4 Mengelola arsip media sosial (forum, facebook, twitter, dsb) dalam JIKN penelusuran data dan informasi kearsipan Pengelolaan dan keterampilan dalam pengelolaan arsip elektronik
V VI VII VIII ARSIPARIS TERAMPIL Persiapan pengembangan dan pemeliharaan ketentuan fungsional kearsipan dalam aplikasi SIKN dan JIKN 1 Menghimpun dan menyiapkan bahan (referensi) dalam pengembangan dan pemeliharaan ketentuan fungsional kearsipan dalam aplikasi SIKN dan JIKN 2 Menghimpun dan menyiapkan bahan (referensi) dalam pengkajian dan pengembangan penyelenggaraan SIKN dan JIKN Persiapan sosialisasi SIKN dan JIKN 1 Menghimpun dan menyiapan bahan (referensi) sosialisasi SIKN dan JIKN Persiapan implementasi SIKN dan JIKN 1 Menghimpun dan menyiapkan bahan (referensi) dalam implementasi SIKN dan JIKN KOMPETENSI penelusuran referensi Idem penelusuran referensi penelusuran referensi 2 Membimbing penggunaan aplikasi SIKN dan JIKN kompetensi pedagogis* 3 Menghimpun dan menyiapan bahan (referensi) untuk bantuan (help desk) SIKN dan JIKN Persiapan pengawasan dan audit penyelenggaraan SIKN dan JIKN 1 Menghimpun dan menyiapkan bahan (arsip) untuk pengawasan penyelenggaraan SIKN dan JIKN 2 Menghimpun dan menyiapkan bahan (arsip) untk audit penyelenggaraan SIKN dan JIKN penelusuran referensi penelusuran data dan informasi kearsipan idem
ARSIPARIS AHLI Tujuan Umum: Mampu mengontrol dan mengevaluasi penyelenggaraan SIKN dan JIKN Pendidikan: Minimal S1 Kearsipan (atau setara ditambah dengan Diklat Kearsipan) Pengelolaan data dan informasi kearsipan dalam SIKN 1 Mengontrol input struktur organisasi dan pengguna dalam SIKN KOMPETENSI Pengetahuan tentang peraturan perundang-undangan kearsipan dan undang-undang yang terkait manajemen arsip dinamis dan statis berbasis teknologi informasi dan komunikasi Pengetahuan tentang fungsi bisnis (fungsi dan tugas pokok), struktur organisasi, visi, misi, dan nilai-nilai organisasi 2 Mengontrol input klasifikasi arsip dan jadwal retensi arsip (JRA) dalam SIKN Pengetahuan tentang instrumen pengelolaan arsip 3 Mengontrol input berkas dan item arsip dalam SIKN Pengetahuan tentang prinsip-prinsip kearsipan (principle of provenance dan principle original order) 4 Membentuk fonds dan seri arsip dalam SIKN Idem 5 Mengontrol perubahan struktur organisasi dan pengguna dalam SIKN Pengetahuan tentang fungsional aplikasi SIKN 6 Mengontrol pemindahan berkas arsip dalam SIKN Idem 7 Mengontrol perubahan status berkas arsip (aktif, inaktif, dan statis) berdasarkan JRA dalam SIKN 8 Mengontrol perubahan lokasi penyimpanan arsip dalam SIKN penyusutan arsip Pengetahuan tentang fungsional aplikasi SIKN 9 Melengkapi metadata untuk arsip statis dalam SIKN Pengetahuan tentang metadata untuk arsip dinamis dan statis 10 mengontrol hasil digitalisasi untuk SIKN digitalisasi arsip 11 Mengontrol pembuatan kopi (salinan) arsip yang di dalamnya terdapat informasi yang dikecualikan sesuai dengan Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik Pengetahuan tentang informasi yang dikecualikan sesuai dengan peraturan perundangan-undangan KIP
Pengelolaan pameran virtual dalam JIKN ARSIPARIS AHLI 1 Merencanakan dan memilih tema untuk pameran virtual dalam JIKN 2 Mengontrol hasil pemindaian arsip untuk pameran virtual dalam JIKN KOMPETENSI Pengetahuan tentang data dan informasi kearsipan yang menjadi tren dalam pengamatan dan perhatian publik pemindaian arsip 3 Menyusun konten pameran virtual dalam JIKN Keterampilan berkomunikasi dengan baik (verbal dan tulisan) Pengelolaan informasi tematik dalam SIKN 1 Merencanakan dan merancang informasi tematik dalam SIKN Pengetahuan tentang data dan informasi kearsipan yang menjadi tren dalam pengamatan dan perhatian publik 2 Menyusun informasi tematik dalam SIKN Keterampilan berkomunikasi dengan baik (verbal dan tulisan) Pengelolaan media sosial (forum, facebook, twitter), dsb) dalam JIKN 1 Mengelola konten (galeri, agenda, berita, statistik) website JIKN pengelolaan arsip elektronik 2 Mengontrol pengelolaan arsip e-mail JIKN Idem 3 Mengelola konten media sosial dalam JIKN Pengetahuan tentang penggunaan media sosial dalam organisasi 4 Mengontrol pengelolaan arsip media sosial dalam JIKN Pengelolaan dan keterampilan dalam pengelolaan arsip elektronik
ARSIPARIS AHLI KOMPETENSI Pengembangan dan pemeliharaan ketentuan fungsional kearsipan dalam aplikasi SIKN dan JIKN 1 Mengembangkan dan memelihara ketentuan fungsional kearsipan dalam aplikasi SIKN dan JIKN 2 Mengkaji dan mengembangkan penyelenggaraan SIKN dan JIKN 3 Menyusun norma, standar, prosedur, dan kriteria (NSPK) SIKN dan JIKN Pengetahuan tentang ketentuan fungsional kearsipan dalam sistem informasi kearsipan (nasional dan internasional) penelitian dan pengorganisasian Keterampilan dalam berkomunikasi dengan baik (verbal dan tertulis) 4 Menyimpan data dan informasi kearsipan dalam cloud penyimpanan data dan informasi elektronik dalam cloud 5 Mem-back up data dan informasi kearsipan memback up data dan informasi kearsipan Sosialisasi SIKN dan JIKN Pengetahuan dan keterampilan untuk secara proaktif mengurangi dan mengelola potensi kerusakan atau kehilangan arsip dan informasi 1 Merencanakan dan merancang sosialisasi SIKN dan JIKN pengembangan media dan alat sosialisasi 2 Memilih dan menyusun tema dan konten sosialisasi SIKN dan JIKN Keterampilan dalam berkomunikasi dengan baik (verbal dan tertulis)
Implementasi SIKN dan JIKN ARSIPARIS AHLI 1 Merencanakan implementasi SIKN dan JIKN pada simpul jaringan KOMPETENSI desain, strategi, dan implementasi sistem informasi kearsipan 2 Mendidik dan melatih penggunaan aplikasi SIKN dan JIKN kompetensi pedagogis* 3 Mengelola bantuan (help desk) SIKN dan JIKN menganalisis dan memecahkan masalah, serta mencari solusi yang tepat Pengawasan dan audit penyelenggaraan SIKN dan JIKN 1 Mengawasi penyelenggaraan SIKN dan JIKN Kemampuan dalam mematuhi peraturan perundang-undangan pengawasan** 2 Mengaudit penyelenggaraan SIKN dan JIKN Kemampuan dalam mematuhi peraturan perundang-undangan audit***
Catatan: * Kompetensi pedagogis, terdiri dari: 1 menguasai karakteristik peserta pelatihan 2 menguasai teori pembelajaran dan prinsip pelatihan 3 memfasilitasi pengembangan potensi peserta pelatihan 4 berkomunikasi dengan peserta pelatihan secara efektif, empatik, dan santun 5 menilai proses dan hasil serta dampak pelatihan 6 memanfaatkan hasil evaluasi untuk kepentingan pelatihan 7 melakukan tindakan reflektif untuk peningkatan kualitas pelatihan terhadap peserta yang termasuk kategori masih kurang ** Kompetensi pengawasan, meliputi (ISO 15489/2001): 1 kepatuhan dengan standar yang berlaku 2 jaminan arsip dapat menjadi bukti pengadilan, jika diperlukan 3 peningkatan kinerja organisasi *** Kompetensi audit (ISO 15489/2001), terdiri dari: 1 pemahaman terhadap sifat arsip yang diciptakan 2 pengaturan dan pengamanan dalam penataan arsip 3 penerapan proses bisnis dan teknologi yang tepat
Terima Kasih